Kassen-Nachschau: Fragen und Antworten

Kassen-Nachschau ab 2018: BMF-Schreiben klärt die Regeln

Die Kassen-Nachschau ab 2018 gibt dem Finanzamt eine zusätzliche Möglichkeit, Bargeldeinnahmen zu prüfen. Welche Regeln für die Kassen-Nachschau gelten hat das Bundesministerium der Finanzen mit BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 geregelt. Rechnungswesen-Portal.de beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Kassen-Nachschau 2018.

"Guten Tag, ich würde gern einen Blick in Ihre Kassenaufzeichunungen werfen." So oder ähnlich könnte eine Kassen-Nachschau beginnen. Die Finanzverwaltung hat den Finanzämtern zum Jahresbeginn 2018 dieses neue Instrument an die Hand gegeben, um Steuersünder in flagranti zu ertappen. Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 5. Juni 2018 nun alle Details rund um die Kassennachschau geklärt, per Anwendungserlass zu § 146b Abgabenordnung (AO).


Was ist eine Kassen-Nachschau?


Mit einer Kassen-Nachschau sollen Finanzbeamte seit Jahresbeginn schnell und unbürokratisch prüfen können, ob ein Gewerbetreibender, seine Bargeldeinnahmen ordnungsgemäß aufzeichnet und verbucht. Betroffen sind also Händler, Gastronomen, Taxiunternehmen, kurz: Alle Steuerzahler, die regelmäßig Umsätze in Bargeld verzeichnen. Dabei ist die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung (Betriebsprüfung). Eine Kassen-Nachschau muss das Finanzamt dem Steuerzahler nicht ankündigen. Der Prüfer des Finanzamtes, der sogenannte Amtsträger, steht ohne Vorwarnung in den Geschäftsräumen und kann nach Vorlage eines Dienstausweises sofort mit der Prüfung beginnen.

Anders als bei einer Außenprüfung muss der Amtsträger im Anschluss an die Kassen-Nachschau keinen Prüfungsbericht anfertigen. Ändert das Finanzamt jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlage, muss es den Steuerpflichtigen vorher anhören. Dieser kann Einspruch gegen Änderungen in einem Steuerbescheid einlegen.


Was darf der Amtsträger bei einer Kassen-Nachschau?


Das BMF stattet den Amtsträger mit weitreichenden Befugnissen aus. Zunächst kann der Kassen-Nachschau vorausgehen, dass der Prüfer während der Geschäftszeiten in öffentlichen Geschäftsräumen recherchiert. Er darf Abläufe beobachten oder Testkäufe tätigen. Ausweisen muss er sich erst, wenn er nicht öffentliche Räume betreten oder Unterlagen einsehen will. Nachdem er sich ausgewiesen hat, darf er laut Anwendungserlass unter anderem prüfen:
  • Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, 
  • App-Systeme, 
  • Waagen mit Registrierkassenfunktion, 
  • Taxameter, 
  • Wegstreckenzähler, 
  • Geldspielgeräte und 
  • Offene Ladenkassen sowie
  • manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Der Amtsträger darf Unterlagen oder Belege scannen oder fotografieren. Der Steuerzahler muss dem Amtsträger gespeicherte Daten zugänglich machen und sie ihm auf Verlangen auch auf einem Datenträger mitgeben. Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige. Das kann ins Geld gehen, wenn das Unternehmen beispielsweise auf exotische Dateiformate setzt, die das Finanzamt nur mit Der Amtsträger darf auch einen Kassensturz anordnen.

Welche Räume dürfen bei der Kassen-Nachschau betreten werden?


Der Amtsträger darf die Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten. Das umfasst ausdrücklich auch Fahrzeuge, die der Steuerpflichtige beruflich nutzt. Ob die Räume oder Fahrzeuge ihm auch gehören, spielt dabei keine Rolle.

Im Ausnahmefall darf der Amtsträger sogar Wohnräume betreten, wenn es „zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ unvermeidlich ist. § 146b AO schränkt in diesem Punkt die Unverletzlichkeit der Wohnung aus Artikel 13 des Grundgesetzes ein.


Welche Einschränkungen gelten für die Kassen-Nachschau?


Der Gesetzgeber betont, dass eine Nachschau keine Durchsuchung ist. Der Amtsträger kann zwar Einblick in die genannten Abrechnungssysteme und Aufzeichnungen verlangen, die genannten Räume darf er jedoch nur betreten. Er darf sie nicht durchsuchen. Und er darf sie nur betreten, wenn dies dazu dient "Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein könnten". So heißt es im Gesetz.

Eine Horrorvorstellung für jeden Händler oder Gastwirt wäre ein Kassensturz, wenn der Laden voller Kunden ist. In seinem Schreiben bezeichnet das BMF zwar die Kassensturz-Fähigkeit als "zentrales Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen". Weiter heißt es jedoch: "Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind." Hier können Unternehmer also auf Verhandlungsbereitschaft beim Amtsträger hoffen.

Einer Verschiebung in den Feierabend bescheinigt der Fachverlag Haufe-Lexware in einer Information gute Aussichten auf Erfolg, wenn der Kassensturz die Geschäfte stören oder den Ruf des Unternehmens schädigen könnte. Schließlich erlebt nicht nur der Unternehmer einen solchen Fall als einschneidende Erfahrung, sondern auch seine Kunden, etwa Restaurantbesucher.


Wann kann die Kassen-Nachschau stattfinden?


Der Amtsträger kann jederzeit während der Geschäftszeiten hereinschauen. Er kann auch außerhalb der Geschäftszeiten an die noch geschlossene Ladentür klopfen, wenn die Mitarbeiter schon oder noch arbeiten.


Kann die Kassen-Nachschau ohne den Chef stattfinden?


Ansprechpartner für den Amtsträger des Finanzamtes ist der Steuerpflichtige selbst beziehungsweise sein gesetzlicher Vertreter, beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH. Trifft der Amtsträger weder den einen noch den anderen an, dann müssen die Mitarbeiter einspringen. Laut BMF-Schreiben kommen hierfür Personen infrage, "von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen". Diese Mitarbeiter müssen dann die Mitwirkungspflichten des Steuerzahlers übernehmen, soweit sie dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO).

Unternehmen sollten vorsorgen und darauf achten, dass etwa in jeder Schicht in einem Restaurant mindestens ein Mitarbeiter weiß, wie er sich bei einer Kassen-Nachschau verhalten muss. Alternativ könnte das Unternehmen einen Notdienst einrichten, wenn ein Amtsträger in den Geschäftsräumen steht. Dann muss der Bevollmächtigte des Betreibers aber auch innerhalb kurzer Zeit am Ort des Geschehens auftauchen.


Was ist, wenn die Kassen-Nachschau Unregelmäßigkeiten aufdeckt?


Wie bei der Umsatzsteuer-Nachschau und der Lohnsteuer-Nachschau kann der Amtsträger während der Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung übergehen. Die Außenprüfung setzt allerdings einen neuen Verwaltungsvorgang in Bewegung. Ihren beginn muss der Amtsträger mit Datum und Uhrzeit festhalten. Der Steuerpflichtige oder sein gesetzlicher Vertreter kann zwar Einspruch dagegen einlegen, doch eine aufschiebende Wirkung geht davon nicht aus.

Selbstverständlich muss der Amtsträger den Einspruch zu Protokoll nehmen. Findet der Amtsträger grundsätzliche Mängel in der Kassenführung, dann kann er ein Bußgeld verhängen. Die Nichteinhaltung einer ordentlichen Kassenführung ist eine Ordnungswidrigkeit. Noch teurer kann es werden, wenn der Kassen-Nachschau ein Steuerstrafverfahren folgt.


Wie können sich Unternehmer auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten?


Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne jegliche Vorwarnung. Das macht es Geschäftsleuten praktisch unmöglich, sich im konkreten Fall auf eine Kassen-Nachschau einzustellen. Es gibt jedoch Indizien, dass eine Kassen-Nachschau droht, warnt Lexware.de. Finden Kleinunternehmer mehrere Jahre hintereinander auf einem Steuerbescheid die Formel "Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung", dann könnte eine Kassen-Nachschau unmittelbar bevorstehen. Denn eine Außenprüfung dürfte nur drei Jahre rückwirkend die Bücher prüfen. 

So bleibt Unternehmern nur ein Ausweg: Sie müssen ihre Kassengeschäfte ordnungsgemäß führen. Die folgenden Tipps sollten Gewerbetreibende und Unternehmer beherzigen:
  1. GOBDs beachten: Wer konsequent die Regeln zur ordnungsgemäßen Kassenführung befolgt, kann einer Kassen-Nachschau entspannt entgegensehen. Wer seine Kasse nicht ordnungsgemäß führt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die ein Bußgeld nach sich ziehen kann.
  2. Verfahrensdokumentation bereitlegen: Für alle Abläufe bei elektronischer Kassenführung muss der Unternehmer eine Verfahrensdokumentation anlegen. Diese Dokumentation sollte in den Geschäftsräumen bereit liegen. 
  3. Steuerberater einschalten. Gewerbetreibende und Unternehmer sollten frühzeitig mit dem Steuerberater einen Notfallplan erarbeiten. Er kennt das Unternehmen und weiß, worauf die Amtsträger des Finanzamts achten. Wer die Kosten nicht scheut, kann einen Notdienst mit dem Steuerberater vereinbaren. Im Ernstfall einer Kassen-Nachschau geht dann ein Notruf an den Steuerberater, der zur Hilfe eilt.
  4. Vertreter ernennen … : Der Chef kann sich nicht immer im Geschäft aufhalten, das gilt vor allem für Unternehmen mit Filialen. Aber auch in Abwesenheit des Betreibers oder des Geschäftsführers muss klar sein, wer bei einer Kassen-Nachschau die Verantwortung trägt.
  5.  … und schulen: Der Vertreter des Unternehmers sollte die Kompetenzen des Amtsträgers kennen. Ebenso sollte er alle Passörter zu Kassensystemen und zu relevanten Datenbeständen kennen. 
  6. Gegen Betrüger schützen. Wenn der Amtsträger Bargeld eintreiben will, sollte der Vertreter des Unternehmers sofort die Polizei rufen.

Es ist also kein Hexenwerk, eine Kassen-Nachschau zu bestehen. Denn eigentlich prüft das Finanzamt mit diesem Verfahren nur eine einzige Frage: Hält sich ein Einzelhändler, ein Gastwirt oder ein Taxiunternehmer an die Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung? Wer diese Frage mit "Ja" beantworten kann, hat wenig zu befürchten.

letzte Änderung W.V.R. am 16.08.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018, IHK Nürnberg, Deutsche Handwerkszeitung
Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko

Drucken RSS
Webtipps
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Ihr Name:
Ihre E-Mail:
Schutz vor automatischen Mitteilungen:
Schutz vor automatischen Mitteilungen

Symbole auf dem Bild:

Mit dem Absenden des Formulars erklären Sie sich mit den Nutzungsbedingungen >> sowie der Verarbeitung Ihrer angegebenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Kommentars einverstanden. (Datenschutzerklärung und Widerrufshinweise >>)


 

Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

Reisekosten leicht abgerechnet

Reisekostenabrechnung_152px.jpgEinfach zu bedienendes, anwenderfreundliches Excel-Tool zur rechtskonformen Abrechnung von Reisekosten für ein- oder mehrtägige betrieblich und beruflich veranlasste In- und Auslandsreisen. Das Excel-Tool kommt vollständig ohne Makros aus und berücksichtigt alle derzeit geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien. Preis 59,50 EUR  .... Mehr Informationen  hier >>
Anzeige

tippzanox.jpg


Anzeige
Anzeige

Bilanzbuchhalter (m/w) 

Unbenannt.png
Seit der Gründung im Jahr 2007 bietet expondo in mittlerweile 29 Ländern eine Auswahl von über 2.000 Arbeitsmittel und Fachgeräte für Profis an und hat sich dabei auf den Verkauf von hochwertigen Nischenprodukten zu fairen Preisen spezialisiert. In unserer breiten Produktpalette finden Sie unter anderem ausgewählte Catering-​Artikel, Schweißgeräte, Kfz- und Elektrowerkzeuge, Gartengeräte sowie Waagen und vieles mehr. Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine(n) Bilanzbuchhalter (m/w) 
Zum Stellenangebot >>

Anzeige

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>
Anzeige
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

Webtipp

Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern.
Anzeige

RS Controlling-System

RS-Controlling-System.jpg Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>
Anzeige

Controller/in (IHK) werden!

Sie möchten ins Controlling einsteigen? Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 18 Monaten Controller mit IHK-Abschluss. Als Controller/in nehmen Sie aktiv Einfluss auf die Entwicklung eines Unternehmens! Ein Kurs kann daher Sprungbrett für Ihre Karriere sein >>
Anzeige

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>