Kassen-Nachschau: Fragen und Antworten

Die Kassen-Nachschau ab 2018 gibt dem Finanzamt eine zusätzliche Möglichkeit, Bargeldeinnahmen zu prüfen. Welche Regeln für die Kassen-Nachschau gelten hat das Bundesministerium der Finanzen mit BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 geregelt. Rechnungswesen-Portal.de beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Kassen-Nachschau 2018.

"Guten Tag, ich würde gern einen Blick in Ihre Kassenaufzeichunungen werfen." So oder ähnlich könnte eine Kassen-Nachschau beginnen. Die Finanzverwaltung hat den Finanzämtern zum Jahresbeginn 2018 dieses neue Instrument an die Hand gegeben, um Steuersünder in flagranti zu ertappen. Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 5. Juni 2018 nun alle Details rund um die Kassennachschau geklärt, per Anwendungserlass zu § 146b Abgabenordnung (AO).

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Mit einer Kassen-Nachschau sollen Finanzbeamte seit Jahresbeginn schnell und unbürokratisch prüfen können, ob ein Gewerbetreibender, seine Bargeldeinnahmen ordnungsgemäß aufzeichnet und verbucht. Betroffen sind also Händler, Gastronomen, Taxiunternehmen, kurz: Alle Steuerzahler, die regelmäßig Umsätze in Bargeld verzeichnen.

Dabei ist die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung (Betriebsprüfung). Eine Kassen-Nachschau muss das Finanzamt dem Steuerzahler nicht ankündigen. Der Prüfer des Finanzamtes, der sogenannte Amtsträger, steht ohne Vorwarnung in den Geschäftsräumen und kann nach Vorlage eines Dienstausweises sofort mit der Prüfung beginnen.

Anders als bei einer Außenprüfung muss der Amtsträger im Anschluss an die Kassen-Nachschau keinen Prüfungsbericht anfertigen. Ändert das Finanzamt jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlage, muss es den Steuerpflichtigen vorher anhören. Dieser kann Einspruch gegen Änderungen in einem Steuerbescheid einlegen.

Was darf der Amtsträger bei einer Kassen-Nachschau?

Das BMF stattet den Amtsträger mit weitreichenden Befugnissen aus. Zunächst kann der Kassen-Nachschau vorausgehen, dass der Prüfer während der Geschäftszeiten in öffentlichen Geschäftsräumen recherchiert.

Er darf Abläufe beobachten oder Testkäufe tätigen. Ausweisen muss er sich erst, wenn er nicht öffentliche Räume betreten oder Unterlagen einsehen will. Nachdem er sich ausgewiesen hat, darf er laut Anwendungserlass unter anderem prüfen:

• Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, 
• App-Systeme, 
• Waagen mit Registrierkassenfunktion, 
• Taxameter, 
• Wegstreckenzähler, 
• Geldspielgeräte und 
• Offene Ladenkassen sowie
• manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Der Amtsträger darf Unterlagen oder Belege scannen oder fotografieren. Der Steuerzahler muss dem Amtsträger gespeicherte Daten zugänglich machen und sie ihm auf Verlangen auch auf einem Datenträger mitgeben. Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige. Das kann ins Geld gehen, wenn das Unternehmen beispielsweise auf exotische Dateiformate setzt, die das Finanzamt nur mit Der Amtsträger darf auch einen Kassensturz anordnen.

Welche Räume dürfen bei der Kassen-Nachschau betreten werden?

Der Amtsträger darf die Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten. Das umfasst ausdrücklich auch Fahrzeuge, die der Steuerpflichtige beruflich nutzt. Ob die Räume oder Fahrzeuge ihm auch gehören, spielt dabei keine Rolle.

Im Ausnahmefall darf der Amtsträger sogar Wohnräume betreten, wenn es "zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung" unvermeidlich ist. § 146b AO schränkt in diesem Punkt die Unverletzlichkeit der Wohnung aus Artikel 13 des Grundgesetzes ein.

Welche Einschränkungen gelten für die Kassen-Nachschau?

Der Gesetzgeber betont, dass eine Nachschau keine Durchsuchung ist. Der Amtsträger kann zwar Einblick in die genannten Abrechnungssysteme und Aufzeichnungen verlangen, die genannten Räume darf er jedoch nur betreten. Er darf sie nicht durchsuchen. Und er darf sie nur betreten, wenn dies dazu dient "Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein könnten". So heißt es im Gesetz.

Eine Horrorvorstellung für jeden Händler oder Gastwirt wäre ein Kassensturz, wenn der Laden voller Kunden ist. In seinem Schreiben bezeichnet das BMF zwar die Kassensturz-Fähigkeit als "zentrales Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen". Weiter heißt es jedoch: "Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind." Hier können Unternehmer also auf Verhandlungsbereitschaft beim Amtsträger hoffen.

Einer Verschiebung in den Feierabend bescheinigt der Fachverlag Haufe-Lexware in einer Information gute Aussichten auf Erfolg, wenn der Kassensturz die Geschäfte stören oder den Ruf des Unternehmens schädigen könnte. Schließlich erlebt nicht nur der Unternehmer einen solchen Fall als einschneidende Erfahrung, sondern auch seine Kunden, etwa Restaurantbesucher.

Wann kann die Kassen-Nachschau stattfinden?

Der Amtsträger kann jederzeit während der Geschäftszeiten hereinschauen. Er kann auch außerhalb der Geschäftszeiten an die noch geschlossene Ladentür klopfen, wenn die Mitarbeiter schon oder noch arbeiten.

Kann die Kassen-Nachschau ohne den Chef stattfinden?

Ansprechpartner für den Amtsträger des Finanzamtes ist der Steuerpflichtige selbst beziehungsweise sein gesetzlicher Vertreter, beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH. Trifft der Amtsträger weder den einen noch den anderen an, dann müssen die Mitarbeiter einspringen.

Laut BMF-Schreiben kommen hierfür Personen infrage, "von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen". Diese Mitarbeiter müssen dann die Mitwirkungspflichten des Steuerzahlers übernehmen, soweit sie dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO).

Unternehmen sollten vorsorgen und darauf achten, dass etwa in jeder Schicht in einem Restaurant mindestens ein Mitarbeiter weiß, wie er sich bei einer Kassen-Nachschau verhalten muss. Alternativ könnte das Unternehmen einen Notdienst einrichten, wenn ein Amtsträger in den Geschäftsräumen steht. Dann muss der Bevollmächtigte des Betreibers aber auch innerhalb kurzer Zeit am Ort des Geschehens auftauchen.

Was ist, wenn die Kassen-Nachschau Unregelmäßigkeiten aufdeckt?

Wie bei der Umsatzsteuer-Nachschau und der Lohnsteuer-Nachschau kann der Amtsträger während der Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung übergehen. Die Außenprüfung setzt allerdings einen neuen Verwaltungsvorgang in Bewegung. Ihren beginn muss der Amtsträger mit Datum und Uhrzeit festhalten. Der Steuerpflichtige oder sein gesetzlicher Vertreter kann zwar Einspruch dagegen einlegen, doch eine aufschiebende Wirkung geht davon nicht aus.

Selbstverständlich muss der Amtsträger den Einspruch zu Protokoll nehmen. Findet der Amtsträger grundsätzliche Mängel in der Kassenführung, dann kann er ein Bußgeld verhängen. Die Nichteinhaltung einer ordentlichen Kassenführung ist eine Ordnungswidrigkeit. Noch teurer kann es werden, wenn der Kassen-Nachschau ein Steuerstrafverfahren folgt.

Wie können sich Unternehmer auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten?

Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne jegliche Vorwarnung. Das macht es Geschäftsleuten praktisch unmöglich, sich im konkreten Fall auf eine Kassen-Nachschau einzustellen. Es gibt jedoch Indizien, dass eine Kassen-Nachschau droht, warnt Lexware.de. Finden Kleinunternehmer mehrere Jahre hintereinander auf einem Steuerbescheid die Formel "Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung", dann könnte eine Kassen-Nachschau unmittelbar bevorstehen. Denn eine Außenprüfung dürfte nur drei Jahre rückwirkend die Bücher prüfen. 

So bleibt Unternehmern nur ein Ausweg: Sie müssen ihre Kassengeschäfte ordnungsgemäß führen. Die folgenden Tipps sollten Gewerbetreibende und Unternehmer beherzigen:

1. GOBDs beachten: Wer konsequent die Regeln zur ordnungsgemäßen Kassenführung befolgt, kann einer Kassen-Nachschau entspannt entgegensehen. Wer seine Kasse nicht ordnungsgemäß führt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die ein Bußgeld nach sich ziehen kann.
2. Verfahrensdokumentation bereitlegen: Für alle Abläufe bei elektronischer Kassenführung muss der Unternehmer eine Verfahrensdokumentation anlegen. Diese Dokumentation sollte in den Geschäftsräumen bereit liegen. 
3. Steuerberater einschalten. Gewerbetreibende und Unternehmer sollten frühzeitig mit dem Steuerberater einen Notfallplan erarbeiten. Er kennt das Unternehmen und weiß, worauf die Amtsträger des Finanzamts achten. Wer die Kosten nicht scheut, kann einen Notdienst mit dem Steuerberater vereinbaren. Im Ernstfall einer Kassen-Nachschau geht dann ein Notruf an den Steuerberater, der zur Hilfe eilt.
4. Vertreter ernennen … : Der Chef kann sich nicht immer im Geschäft aufhalten, das gilt vor allem für Unternehmen mit Filialen. Aber auch in Abwesenheit des Betreibers oder des Geschäftsführers muss klar sein, wer bei einer Kassen-Nachschau die Verantwortung trägt.
5.  … und schulen: Der Vertreter des Unternehmers sollte die Kompetenzen des Amtsträgers kennen. Ebenso sollte er alle Passörter zu Kassensystemen und zu relevanten Datenbeständen kennen. 
6. Gegen Betrüger schützen. Wenn der Amtsträger Bargeld eintreiben will, sollte der Vertreter des Unternehmers sofort die Polizei rufen.

Es ist also kein Hexenwerk, eine Kassen-Nachschau zu bestehen. Denn eigentlich prüft das Finanzamt mit diesem Verfahren nur eine einzige Frage: Hält sich ein Einzelhändler, ein Gastwirt oder ein Taxiunternehmer an die Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung? Wer diese Frage mit "Ja" beantworten kann, hat wenig zu befürchten.

Quelle: BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018, IHK Nürnberg, Deutsche Handwerkszeitung letzte Änderung W.V.R. am 31.10.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko