Fahrtenbuch richtig führen - Die Anforderungen des Finanzamtes im Detail

Das Führen eines Fahrtenbuchs führt aufgrund der hohen Anforderungen in der Praxis häufig zu Problemen. Nicht selten scheitert die Anerkennung eines Fahrtenbuchs an dem Fehlen einzelner Mindestbestandteile. Auch Diskrepanzen zu den vorhandenen Belegen ziehen häufig eine Nichtanerkennung nach sich. Dabei ist es nicht relevant, ob das Fahrtenbuch vorsätzlich falsch ist, oder ob es sich tatsächlich um ein Versehen handelt. 

Fahrtenbuch gemäß GoBD

Beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit BMF-Schreiben vom 3. März 2022 festgelegt. Das BZSt verweist hier auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, in dem die obersten Finanzbehörden der Länder die GoBD formuliert haben.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, rät daher, zunächst einmal zu prüfen, ob das Fahrtenbuch der Weg zur geringeren Steuerlast ist. Wenn dies bejaht wird z.B. dadurch, dass so gut wie keine Privatfahrten gemacht werden, sollte die Wahl auf das Fahrtenbuch fallen. Um in der Betriebsprüfung unliebsamen Überraschungen vorzubeugen, muss aber von Anfang an darauf geachtet werden, dass eine entsprechende Sorgfalt und die daraus resultierende Ordnungsmäßigkeit gegeben ist.

Fahrtenbuch oder 1 %-Regel

"Je weniger Privatfahrten, desto günstiger ist das Fahrtenbuch. Neben der vorteilhaften steuerlichen Auswirkung eines Fahrtenbuchs ist allerdings der damit verbundene Aufwand nicht zu unterschätzen. Und bei Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs wird zur pauschalen 1%-Regelung übergegangen. Der Arbeitsaufwand für das Erstellen des Fahrtenbuchs war dann völlig umsonst und gemeint ist im wörtlichen Sinne umsonst. Ob das Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung Bestand hat, hängt von der formellen und materiellen Richtigkeit des Fahrtenbuchs ab. Das Finanzamt prüft, ob alle geforderten Angaben vorliegen und ob diese auch inhaltlich der Wahrheit entsprechen können", so Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz. 

Bei der sogenannten 1 %-Regelung wird 1 % des Bruttolistenneuwagenpreises für jeden Monat, in dem das Fahrzeug privat mitbenutzt wird, Gewinn erhöhend berücksichtigt. Dabei ist grundsätzlich der Listenneuwagenpreis zum Ansatz zu bringen, auch wenn das Fahrzeug selbst schon in die Jahre gekommen ist. Günstig ist somit die 1%-Regelung lediglich bei Oldtimern, da die einen geringeren Neuwagenpreis hatten als die heute aktuellen Fahrzeuge, und die Inflation unberücksichtigt bleibt. 

Alternativ zur 1%-Regelung besteht aber die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand der Privatfahrten mittels eines Fahrtenbuchs zu ermitteln. Bei der Festlegung der formalen Anforderungen an ein Fahrtenbuch hat sich der Gesetzgeber weitgehend zurückgehalten. Im Einkommensteuergesetz heißt es hierzu lediglich: Das Fahrtenbuch muss "ordnungsgemäß" sein. Details zur formellen Ordnungsmäßigkeit sind nur in Verwaltungsanweisungen und der Rechtsprechung zu finden, so dass folgende Punkte hervorgehoben werden müssen: 


Zeitnahe Erstellung

So ist eine zeitnahe Erstellung des Fahrtenbuchs erforderlich. Grundsätzlich ist auch ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten gewinnen lassen.
Achtung: Hierbei ist absolut wichtig, dass eine nachträgliche Änderung der ursprünglichen Angaben ausgeschlossen ist, oder, wenn die Möglichkeit besteht, diese per Programm dokumentiert werden muss (Verwaltungsanweisung des Bundesministers der Finanzen vom 21.01.2010). Dies hat in der Praxis zu erheblichen Streitigkeiten geführt. Aus diesen Gründen rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz von der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs ab!

Generell müssen bei einem Fahrtenbuch die Aufzeichnungen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. Dabei muss jede Fahrt einzeln aufgelistet werden. Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein, dass heißt, die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss somit anhand von Belegen nachvollzogen werden können. In der oben bereits angeführten Verwaltungsanweisung vom 21.01.2010 listet das Finanzministerium konkrete Mindestbestandteile auf. Als Mindestbestandteile des Fahrtenbuchs müssen für jede betriebliche Fahrt
  • das Datum, 
  • die Kilometer zu Beginn der Fahrt, 
  • das Reiseziel, 
  • der Reisezweck, 
  • der aufgesuchte Gesprächspartner und die 
  • Kilometer am Ende der Fahrt aufgezeichnet werden.

"In der Praxis kann man hier nicht vorsichtig und sorgsam genug vorgehen! Die Aufzeichnung der Kilometerstände zu Beginn und am Ende sämtlicher betrieblicher Fahrten eines Tages ist nicht ausreichend. Das gilt auch, wenn das Fahrzeug an diesem Tag ausschließlich betrieblich genutzt worden ist. Sollte es notwendig sein, für die Nennung des Reisezwecks auf einen Terminkalender oder eine Kundenkartei zurückgreifen zu müssen, wird das Fahrtenbuch in aller Regel vom Finanzamt verworfen. Werden Umwege gefahren, so ist strengstens darauf zu achten, dass diese zusätzlich aufgezeichnet werden. Zwar handelt es sich hierbei nicht um einen wesentlichen Mangel in der Fahrtenbuchführung, jedoch kann auch dieser bereits zur Nichtanerkennung führen. Für Privatfahrten hingegen reicht die Kennzeichnung als Privatfahrt mit der entsprechenden Kilometerleistung. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk", erklärt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Riskante Erleichterungen

Sofern regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht (Lieferverkehr) werden und die Kunden mit Namen und Lieferadressen in einem Verzeichnis unter einer Nummer geführt werden, bestehen von Seiten des Ministeriums keine Bedenken, im Fahrtenbuch nur noch die Kundennummer anzugeben. Voraussetzung ist, dass die spätere Identifizierung anhand des Verzeichnisses einwandfrei möglich ist. Das Kundenverzeichnis ist in diesem Fall jedoch als Bestandteil des Fahrtenbuchs mit diesem einzureichen.

Für die Praxis rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz von dieser Vorgehensweise ab. Die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Aufzählung ausschließlich von Kundennummern steige. "Gerade vor dem Hintergrund, dass der Betriebsprüfer nach Fehlern im Fahrtenbuch sucht, rate ich von dieser "Erleichterung" ab! Neben den zuvor genannten formellen Voraussetzungen für die Anerkennung eines Fahrtenbuchs verlangt die Finanzverwaltung auch die materielle, also inhaltliche Richtigkeit. Im Falle einer Prüfung wird das Fahrtenbuch somit auf Herz und Nieren gecheckt und mit allen zur Verfügung stehenden Belegen und Aufzeichnungen abgeglichen", so die Steuerberaterin.

Das Fahrtenbuch stellt das Beweismittel für die Anzahl der betrieblichen Fahrten dar und ist somit Grundlage für die Ermittlung der Gewinn erhöhenden Nutzungsentnahme. Nicht zuletzt aufgrund der daraus resultierenden steuerlichen Bedeutung ist es im Prüfungsfalle von besonderem Interesse. Nicht zu vergessen ist auch, dass es sich um einen vom Steuerpflichtigen selbst erstellten Eigenbeleg handelt, was das Finanzamt immer aufhorchen lässt.

Der Steuerpflichtige trägt die objektive Beweislast für die Übereinstimmung seiner Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten. Das Finanzgericht Saarland ist hier sogar der Meinung, dass ein Fahrtenbuch nur im Zusammenspiel mit den entsprechenden Belegen Beweismittelfunktion - und damit Gültigkeit - haben kann.

Unachtsamkeiten vermeiden

Ganz wichtig ist, dass für jedes "Fahrtenbuch-Fahrzeug" ein gesondertes Konto eingerichtet werden muss, über das Kosten (einzeln zugeordnet) gebucht werden: Kraftstoffquittungen, Versicherung, Kfz-Steuer, Reparaturrechnungen, Inspektionen, TÜV-Gebühren (...). Dies ist im Hinblick auf die geforderte Einzelprüfbarkeit unerlässlich, um die Kosten jederzeit transparent einem einzigen Fahrzeug zuordnen zu können. Die nachfolgenden Unachtsamkeiten, Spitzfindigkeiten und Fehler sind daher unbedingt zu vermeiden:
  • Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tanktagen liegt entweder deutlich über oder deutlich unter der normalen Reichweite des Kraftfahrzeugs.
  • Auch der Ölverbrauch lässt Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer zu und passt oft nicht zu den Angaben.
  • Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht vorhanden. Oder: Die privat gefahrenen Kilometer zur Erreichung dieses Ortes sind zu gering.
  • Es existieren Tankbelege oder Parkquittungen von Tagen, an denen das Fahrzeug laut den Aufzeichnungen nicht bewegt wurde (eben mal kurz tanken muss auch eingetragen werden).
  • Der auf der Werkstattrechnung verzeichnete Kilometerstand stimmt nicht mit dem Stand im Fahrtenbuch überein. Daher immer darauf achten, dass der Kilometerstand bei einem Werkstattbesuch nicht geschätzt, sondern exakt abgelesen wird.
  • Jede Unterbrechung, jede nebensächliche Fahrt ist gesondert zu dokumentieren - will heißen: Fahrt von Essen nach München mit Tankstop lautet im Fahrtenbuch Essen - Aral-Tankstelle - München.
  • Der Abgleich der Kilometerstände gilt natürlich nicht nur für Werkstattaufenthalte, sondern auch für TÜV Untersuchungen und jedwede Art von Dokumentationen eines Kilometerstandes in Ihren Belegen.
  • Quittungen oder Rechnungen über den Einkauf von Büromaterial müssen identisch sein mit Ihrem Fahrtenbuch. Eine Unterbrechung der Fahrt von A nach B zum Kauf von Büromaterial: Siehe Beispiel Essen - München.
  • Schriftverkehr aus Ihrer Buchhaltung mit Anwälten, z.B. in Ordnungswidrigkeitsdelikten muss übereinstimmen.
  • Fahrten zum Tanken stellen betriebliche Fahrten dar, d. h. die Fahrt Wohnung - Tanken - Büro ist nicht mehr eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern eine Betriebsfahrt. Wir warnen aber vor Spitzfindigkeiten wie die Fahrt zur Tankstelle, täglich, 5,00 EUR ... !


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Quelle: Roland Franz & Partner, Steuerberater - Rechtsanwälte
letzte Änderung E.R. am 20.12.2022
Bild:  Panther Media / elenabs

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21.10.2011 12:50:40 - Maggy

Also mein voriger Arbeitgeber hat völlig gegen sämtliche Sorgfaltspflichten verstoßen, was die Fahrtenbücher anging..
Privatfahrten werden munter von allerlei MA getätigt, ohne aufschreiben der km-Stände natürlich . Amb. Krankenpfl.
Wieso wird das eigentlich nicht mal vom Zoll geprüft? Ich verstehe das nicht.
[ Zitieren | Name ]

09.01.2015 17:40:52 - Frau L. Funk

Hallo,
Ich habe eine Frage zum Eintrag Privat oder Geschäftlich ins Fahrtenbuch.
Hinfahrt: 2 Stationen geschäftlich, 3. Station privat, dann Rückfahrt. Ist die Rückfahrt privat oder unterteilen ich das in 2 Einträge oder geschäftlich?

Danke schon mal, Funk
[ Zitieren | Name ]

12.01.2015 10:22:08 - wvr

Liebe Leserin, lieber Leser,

bitte schreiben Sie hier nur Anmerkungen und Kommentare direkt zum Beitrag. Fragen zu konkreten Einzelfällen, die Sie hier hinterlassen, können über die Suchfunktionen unseres Forums nicht gefunden werden.

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Viel Spaß
wvr
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01.09.2015 11:51:02 - Oliver Borchert

Guten Tag,

ich habe eine Frage zum Fahrtenbuch.....

Ist die Fahrt zum meinem Arzt oder Krankenhaus Privat oder geschäftlich ?

viele Grüße

Oliver Borchert
[ Zitieren | Name ]

02.09.2015 08:32:23 - wvr

Lieber Herr Borchert,

wenn Sie Ihren Arzt nicht aus geschäftlichen Gründen aufsuchen, etwa weil Sie Pharmavertreter oder Medizintechniker sind, dann ist die Fahrt auch nicht geschäftlich veranlasst und somit privat.

Mit besten Grüßen
wvr
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03.12.2015 20:36:12 - N. Zander

betr. Fahrtenbücher
liebe Forumsmitglieder,
vielleicht kann mir jemand meine Frage beantworten, nachdem ich den Artikel "Fahrtenbuch- richtig führen" gelesen habe und auch verstanden habe: je genauer desto besser.
Ich fotografiere für Makler Immobilien, die verkauft werden sollen. Morgens oder Mittags fahre ich zur Immobilie, fotografiere diese zwischen einer halben bis 1,5 Std. und fahre wieder nach Hause. Muss ich jetzt die Km von mir zur Immobilie mit Zeitangabe eintragen und nach getätigter Arbeit wieder die Fahrt nach Hause mit Zeitangabe und gefahrenen km neu eintragen oder reichen in diesem Fall die gesammt gefahrenen km mit Zeitangabe aus? Es ist ja die gleiche Strecke.
Wenn ich drei Immobilien an einem Tag ohne Zwischenstopp zu Hause mache, ist mir klar, dass ich die vorgeschriebene Vorgehensweise einhalte.
Vielleicht kennt sich jemand genauestens in dieser Materie aus und kann mir die passende Antwort geben.
vielen lieben Dank im Voraus
NZander
[ Zitieren | Name ]

04.12.2015 08:17:01 - wvr

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05.07.2016 11:35:47 - Jan N

Guten Tag,

Frage zum Thema "Zusammenfassung Hin- und Rückfahrt":

Ich bin selbstständiger IT-Berater und an vier bis fünf Tagen pro Woche bei ein- und demselben Kunden. Die Fahrt ist immer die gleiche: Morgens hin, abends zurück, über drei verschiedene mögliche Routen (die sich um ca. 20 km unterscheiden).

Ich habe mir dummerweise angewöhnt, Hin- und Rückfahrt zusammenzufassen, also nur den Kunden und das Fahrtziel anzugeben und das im Fahrtenbuch als eine Zeile "Heimatort -> Kundenort -> Heimatort" zu notieren. Jetzt fürchte ich, dass das nicht anerkannt wird, insbesondere, weil die km-Angaben ja immer voneinander abweichen wegen der drei möglichen Routen (Hin- und Rückfahrt, es gibt also sechs verschiedene Entfernungen).

Muss ich womöglich sogar die genutzte Autobahn dokumentieren, von wegen "richtige Route"?

Besten Dank,
Jan N.
[ Zitieren | Name ]

05.07.2016 13:25:46 - wvr

Liebe Leser,

Bitte nutzen Sie die Kommentare nur für Anmerkungen direkt zum Artikel. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir nicht in Einzelfällen Hilfe leisten können. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden.

Vielen Dank
Die Redaktion
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19.07.2016 13:42:32 - Manfred Weigand

Muß ich den Namen meines Kunden angeben? (Datenschutz)
[ Zitieren | Name ]

19.07.2016 16:28:39 - wvr

Liebe Leser,

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir nicht in Einzelfällen Hilfe leisten können. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden.

Vielen Dank
Die Redaktion
[ Zitieren | Name ]

07.10.2016 11:32:34 - Gast

Hallo,
folgende Situation:
Fahrt jeden Tag mit dem Zug vom Wohnort M bis zu einem bestimmten Bahnhof X , wo der Firmenwagen steht. Von dort dann Fahrt mit dem Firmenwagen zum Büro (18 km einfach). Jahresbahnkarte vorhanden.
Private Nutzung des Wagens erlaubt. Heimfahrten 1-3 im Monat Freitag - Montag dann komplett vom Büro bis Wohnort (70 km einfach). Teils dann private Fahrten am Wochenende / im Urlaub, wieviele km aber noch nicht bekannt.
Wir blicken einfach nicht so durch mit der Berechnung. 1 % + 0,03 kommt sehr teuer.
Fahrtenbuch alternativ. Aber ich würde trotzdem gerne wissen, wie teuer das Ganze in etwa wird, da ich am Ende des Jahres keine böse Überraschung erleben will. Ideen?
Herzliche Grüße K.W.
[ Zitieren | Name ]

02.11.2016 21:16:57 - Andreas

Hallo,
Ich wollte meinen Chef fragen ob er mir sozusagen als Gehaltserhöhung ein Auto zur Verfügung stellen kann. Das heißt ich werde das Auto ausschließlich privat nutzen. Es ist für ein Jahr und es werden max 10000km gefahren. Ich habe ein sehr geringen bruttolohn. Wie kann ich für mich am günstigsten wählen? Muss ich die 1% Regelung nehmen oder kann ich auch ein fahrtenbuch führen?
Was wäre für mich die günstigere Wahl?
[ Zitieren | Name ]

09.06.2017 11:42:39 - 9zehn75

Zitat
Fahrten zum Tanken stellen betriebliche Fahrten dar, d. h. die Fahrt Wohnung - Tanken - Büro ist nicht mehr eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern eine Betriebsfahrt.

Ich habe 130 KM zur Arbeitsstätte. Wenn ich so fahre:

Wohnung - Tankstelle im Ort meiner Arbeit (125 KM)
Tankstelle im Ort meiner Arbeit - Wohnung (5 KM)

Kann ich dann wirklich beide Fahrten im Fahrtenbuch als Betriebsfahrten aufnehmen, obwohl die Fahrt zur Tankstelle keinen Umweg verursacht hat - sie liegt genau auf der Strecke?

Vielen Dank im Voraus!
[ Zitieren | Name ]

30.06.2017 08:32:33 - Gast

Hallo,
ist die Fahrt nach einem Arbeitsunfall zum Krankenhaus auch nicht dienstlich?
[ Zitieren | Name ]

01.08.2017 16:01:53 - Torti

Hallo,muss ich die Zielperson benennen?
[ Zitieren | Name ]

01.06.2018 19:01:53 - Thomas

Hallo,
Ich muss regelmäßig mein elektronisch ermitteltes Fahrtenbuch (GPS-gestützt) auch im Büro ins System einpflegen.
Nun stelle ich mir die Frage, ob es nach der DSGVO noch rechtens ist den Namen unserer Kunden plus Adresse mit anzugeben.
Kann mir das jemand beantworten? Darf man das jetzt überhaupt noch?

Gruß
Thomas
[ Zitieren | Name ]

04.06.2018 09:00:11 - HaWeBe

Hallo Thomas,
Das wäre eine Frage für euren Datenschutzbeauftragten. Aus meiner Sicht musst du auch weiterhin das Fahrtziel angeben. Das ist eine rechtliche Anforderung, die auch in der DSGVO erlaubt ist. Und wie alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen musst deine Firma das Fahrtenbuch auch weiterhin zehn Jahre lang aufbewahren. Es kann allerdings sein, dass du deinen Geschäftspartner darüber informieren musst, und du musst auf jeden Fall in deinen Datenschutzprotokollen beschreiben, wie du die Daten schützt. Aber da musst du echt einen Fachmann fragen.
Gruß
HaWeBe
[ Zitieren | Name ]

04.06.2018 09:02:15 - HaWeBe

Hallo Gast,

ich würde das nicht als Dienstfahrt sehen. Wenn du wegen eines Arbeitsunfalls ins Krankenhaus fahren musst, könnte das eher eine Krankenfahrt sein. Möglicherweise bezahlt das die Berufsgenossenschaft.

Gruß
HaWeBe
[ Zitieren | Name ]

01.12.2018 08:24:28 - Gast

Sehr geehrte Damen und Herren, muss im Fahrtenbuch auch die exakte Uhrzeit zwingend bei betrieblichen Fahrten angegeben werden? Oder reicht die Angabe "unter 8 Stunden? (wegen Reisekosten)

Für eine kurze Rückmeldung via Mail wäre ich sehr dankbar.
Freundliche Grüße
B.Meier
[ Zitieren | Name ]

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