Betriebsprüfung: Tipps für Selbstständige

Selbstständige, Freiberufler oder Unternehmen, die sich nicht auf eine Betriebsprüfung vorbereiten, handeln fahrlässig. Denn irgendwann trifft es jeden. Was Steuerzahler beachten sollten, hat Rechnungswesen-Portal.de zusammengefasst. 

"Guten Tag, Außenprüfung!" Die Worte machen jeden Freiberufler, Gewerbetreibenden oder Unternehmer nervös. So beginnt eine Außenprüfung durch das Finanzamt, im Volksmund "Betriebsprüfung" genannt. Wer keinen klaren Kopf behält, bringt sich unnötig in Schwierigkeiten, wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht. Und früher oder später klingelt das Finanzamt bei jedem, der Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zu versteuern hat. Ein Grund mehr, sich langfristig auf den Ernstfall vorzubereiten. 

Eine Prüfung kann jeden treffen

Eine Betriebsprüfung kann Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler jeder Größe treffen. Faustregel: Je größer der Betrieb desto regelmäßiger schaut das Finanzamt in die Bücher. Ob oder wie häufig das Finanzamt einen Prüfer schickt, hängt aber auch von anderen Faktoren ab. Beispielsweise: 
  1. Die Steuererklärung war nicht plausibel.
  2. Die Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr.
  3. Eine frühere Prüfung ergab erhebliche Steuernachzahlungen.
  4. Der Steuerzahler reicht seine Steuererklärung oft verspätet ein oder zahlt seine Steuern regelmäßig zu spät. 
Kurz: Wenn das Finanzamt den Eindruck gewinnt, ein Steuerzahler habe seine Buchführung nicht im Griff, droht eine Betriebsprüfung. Wer bei Buchführung und Steuererklärung gründlich ist, vermeidet den Anschein, ein genauerer Blick in die Bücher könnte sich lohnen. 

Der umgangssprachliche Begriff der Betriebsprüfung führt in die Irre. Das Finanzamt kann auch in Privathaushalten eine Prüfung anordnen. Die korrekte Bezeichnung lautet daher "Außenprüfung". Bei einer Außenprüfung nimmt der Prüfer vom Finanzamt in der Regel Bücher und Belege für die letzten drei Jahre unter die Lupe. Die Außenprüfung kann sich auch nur auf bestimmte Steuerbereiche beziehen, zum Beispiel bei einer Lohnsteueraußenprüfung. 
Achtung! Steht im letzten Steuerbescheid der Satz „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“ oder der Satz „Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig“? Dies ist ein Signal für eine bevorstehende Außenprüfung. Dann hat das Finanzamt den Betreffenden im Visier. 
Prüfen kann das Finanzamt aber auch, ohne den Steuerzahler schon im Steuerbescheid vorzuwarnen. Eine Außenprüfung kann auch in elektronischer Form stattfinden. Dabei verlangt der Prüfer lediglich Einsicht in digitale Daten der Buchführung. 

Außenprüfung, Betriebsprüfung, Nachschau

Die Außenprüfung oder Betriebsprüfung ist nicht die einzige Form einer Prüfung in den Räumen des Unternehmers. Der Gesetzgeber erlaubt auch eine Lohnsteuer-Nachschau oder eine Umsatzsteuer-Nachschau. Während der Prüfer sich für eine formelle Außenprüfung anmelden muss, kann er zu einer Umsatzsteuer-Nachschau oder zu einer Lohnsteuer-Nachschau unangemeldet während der Geschäfts- oder Bürozeiten vorbeischauen.

Bei einer solchen "Außenprüfung light" begutachtet der Prüfer lediglich Unterlagen, die für die Umsatzsteuer oder für die Lohnsteuerberechnung relevant sind. Ergeben sich jedoch während der Nachschau Verdachtsmomente, kann der Prüfer an Ort und Stelle mit einer Außenprüfung beginnen.

Der Prüfer meldet sich an

Eine Außenprüfung erfolgt in der Regel nach Anmeldung. Von diesem Verfahren weicht die Finanzverwaltung nur ab, wenn ein Verdacht besteht, dass der Betroffene Steuern hinterzieht. Die Prüfungsanordnung muss mindestens 14 Tage vor dem Prüfungstermin zugestellt werden. Meist wird der formellen Ankündigung ein Anruf des Prüfers vorausgehen, in dem er Termin und Ort der Prüfung vereinbaren wird.

In der Regel findet die Prüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens und zu dessen Bürozeiten statt. Lässt der Unternehmer seine Bücher beispielsweise von seinem Steuerberater führen, wird das Finanzamt die Prüfung dort ankündigen. Die Dauer richtet sich nach dem voraussichtlichen Umfang der geprüften Unterlagen. Eine Betriebsprüfung kann sich über Tage oder sogar mehrere Wochen hinziehen.

Den Steuerberater benachrichtigen

Der erste Anruf nach der Ankündigung sollte dem Steuerberater gelten. Er weiß am besten, was zu tun ist. Befürchtet der Steuerzahler strafrechtliche Konsequenzen, sollte er einen Fachanwalt hinzuziehen.
Achtung! Bis zur Zustellung der Prüfungsanordnung können Steuersünder eine strafbefreiende Selbstanzeige einreichen.
Vor jedem weiteren Schriftverkehr sollte der Steuerzahler den Steuerberater oder Anwalt befragen. Denn das Finanzamt darf auch unbedachte Äußerungen verwerten. Unternehmer sollten dem Prüfer von Anfang an signalisieren, dass fachliche Fragen ausschließlich der Steuerberater beantwortet. Obwohl auf den ersten Blick umständlich, ist dieses Verfahren bei Betriebsprüfern akzeptiert. Schließlich kann schon eine falsche Antwort teuer werden oder die Prüfung in die Länge ziehen. Das Fachportal Handwerk.com empfiehlt: Fragen des Prüfers über den Tag sammeln und per E-Mail oder Fax an den Steuerberater weiterleiten. Die Antworten dann am nächsten Tag für den Prüfer bereitlegen.

Angaben auf der Prüfungsanordnung und Einspruch prüfen

Stimmt die Anschrift und die Steuernummer? Sind Prüfer und Helfer genannt? Ist vermerkt, ob es sich um eine elektronische Außenprüfung handelt? Findet sich in der Prüfungsanordnung ein Fehler, kann das ein Anlass für einen Einspruch sein. Durch einen Einspruch verzögert sich das Verfahren, weil das Finanzamt einen neuen Termin festsetzen und ankündigen muss.

Der Buchhaltungssoftwarespezialist Lexware.de empfiehlt: Steuerzahler sollten mit dem Einspruch vorsichtig umgehen. Sonst ist die Stimmung bereits im Vorfeld vergiftet. Keine gute Grundlage für den weiteren Verlauf der Prüfung. Doch es gibt gute Gründe, um eine Verschiebung des Prüfungstermins zu bitten. Gründe können sein:
  • Der Steuerberater ist zum genannten Zeitpunkt verhindert oder der Unternehmer selbst hat bereits einen Urlaub geplant.
  • Unternehmer und Buchhalter sind wegen eines wichtigen Auftrages verhindert.

Auch um eine Verlegung des Ortes kann der Steuerzahler bitten, beispielsweise weil kein Büroraum frei ist. Das hat einen weiteren Vorteil: Findet die Prüfung beispielsweise im Finanzamt oder beim Steuerberater statt, kann der Prüfer keine liegengelassenen Notizen finden und keine unbedachten Äußerungen von Mitarbeitern aufschnappen.

Prüfung vorbereiten

Auf welche Zeiträume sich die Prüfung bezieht, entnimmt der Steuerzahler der formellen Prüfungsanordnung. Das Finanzamt lässt einem Unternehmer in der Regel zwei Wochen Zeit, sich auf die Außenprüfung vorzubereiten. Auf folgende Dinge sollten Steuerzahler bei der Vorbereitung der Prüfung achten.
  • Dem Prüfer die Ansprechpartner nennen (Steuerberater, Buchhalter und der Unternehmer selbst).
  • Bücher durchsehen und gegebenenfalls ordnen. Je schneller der Prüfer einen Beleg findet desto weniger Fragen entstehen, desto kürzer fällt die Prüfung aus.
  • Alle Belege scannen und beispielsweise auf einer externen Festplatte speichern, die der Prüfer ausgehändigt bekommen kann (GDPdU). Das erspart dem Prüfer die Suche in den Computern des Unternehmens, bei der unerwünschte Dateien ins Auge fallen könnten.
  • Alle während des Prüfzeitraums angeschafften größeren Gegenstände (Teppiche, Kunstwerke, Geräte etc.) sollten sich auch im Büro befinden, wenn der Prüfer den Raum betritt.

Während der Prüfung

Abgesehen von den offiziellen Ansprechpartnern sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen ein Redeverbot gegenüber den Prüfern bekommen. Der Prüfer darf alle Details verwenden, die ihm zur Kenntnis gelangen. Leicht können scheinbar unverfängliche Gespräche des Prüfers mit Mitarbeitern des Unternehmens zu Fragen führen. Deshalb sollte die Prüfung in einem Büro stattfinden, in dessen Umgebung sich nur wenige Mitarbeiter aufhalten.

In dem Büro, in dem der Prüfer arbeitet, sollten sich keine Dokumente, Notizen oder Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit nicht braucht. Wenn Platznot eine Prüfung in den Räumen des Unternehmens verhindert, umso besser. Allerdings sollte der Steuerzahler dies gegenüber dem Finanzamt gut begründen können, sonst werden die Beamten dem nicht zustimmen.

Der Prüfer ist kein Feind

Der Prüfer sollte nur erfahren, was er für die Prüfung braucht. Scheinbar belanglose Plaudereien mit dem Prüfer sollten unterbleiben. Unternehmer sollten sich jedoch davor hüten, dem Prüfer die Arbeit zu erschweren. Gewinnt der Prüfer den Eindruck, dass sein Gegenüber etwas zu verbergen versucht, wird er umso beharrlicher nachfragen. Wer unsicher ist, wie er sich gegenüber dem Prüfer verhält, sollte sich im Vorfeld vom Steuerberater genau über Rechte und Pflichten im Rahmen einer Außenprüfung belehren lassen.

Feststellungen, Prüfungsbericht, Einwendungsfrist

Unternehmen sollten im Vorfeld beantragen, dass der Prüfer seine Feststellungen bei der Prüfung schriftlich mit Fundstelle und Hintergrund festhält. Das empfiehlt der Diplom-Volkswirt Klaus Linke in einem Beitrag im Blog von Lexware.de. So kann der Steuerberater später leichter Stellung dazu nehmen. Außerdem sollte das geprüfte Unternehmen beantragen, den schriftlichen Prüfungsbericht vorab zu erhalten. Wer hohe Beträge nachzahlen muss, kann anschließend eine Einwendungsfrist in Anspruch nehmen. Das verschafft dem Unternehmer vier Wochen Zeit für eine Stellungnahme, nachdem er den Bericht eingesehen hat.

Die Außenprüfung vermeiden

Wie eingangs beschrieben, kann eine Außenprüfung jeden Unternehmer erwischen, unabhängig von Größe oder Rechtsform des Unternehmens. Früher oder später steht eine Außenprüfung bevor. Wer die Außenprüfung lieber später als früher im Haus haben will und sie kurz halten will, sollte in jedem Jahr auf eine korrekte Buchführung achten:
  1. Belege immer sofort abheften und verbuchen.
  2. Bücher übersichtlich und nach Vorschrift führen.
  3. Anfragen des Finanzamts fristgerecht und sorgfältig beantworten.
  4. Sollte eine Frist zu knapp sein, das Finanzamt frühzeitig informieren und um Verlängerung bitten.
  5. Jahresabschluss wenn möglich durch einen Steuerberater prüfen (testieren) lassen.
  6. Steuern pünktlich bezahlen.


letzte Änderung W.V.R. am 09.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Lexware.de, manager-magazin.de, Handwerk.com
Bild:  panthermedia.net / ginasanders

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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