Urlaubsrückstellungen - Passivierungspflicht und Berechnung

Alexander Wildt

Passivierungspflicht für Urlaubsrückstellungen

Rückstellungen sind für zukünftige, finanzielle Verpflichtungen zu bilden, die ihren Ursprung in der aktuellen Periode haben, jedoch voraussichtlich erst in der folgenden anfallen. Urlaubsrückstellungen sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten. Für diese besteht laut § 249 Abs. 1 HGB Passivierungspflicht.

Haben Mitarbeiter vor Bilanzstichtag noch einen Urlaubsanspruch erworben, müssen für diese Personalaufwendungen Urlaubsrückstellungen gebildet werden, da Erwerb und Inanspruchnahme nicht im selben Geschäftsjahr liegen. Der Bundesfinanzhof erklärte hierzu, dass die Preisverhältnisse des Vorjahres für die Rückstellung in der Steuerbilanz zu Grunde liegen.

Im Gegensatz dazu müssen in der Handelsbilanz voraussichtliche Gehaltsänderungen einkalkuliert werden, insofern diese zur Bilanzaufstellung zu erwarten sind. Werden im Zeitraum zwischen Stichtag und Aufstellung der Bilanz Änderungen wirksam, müssen sie zwingend erfasst werden. Da durch die unterschiedliche Behandlung in Handels- und Steuerbilanz differierende Wertansätze  herangezogen werden, ist das Entstehen latenter Steuern möglich.

Steuerliche Betrachtung einer Urlaubsrückstellung

Die Höhe der Rückstellung ergibt sich aus dem Entgelt, das der Arbeitgeber den Mitarbeitern bezahlt hätte, wenn diese den Urlaub bereits in Anspruch genommen hätten. Das heißt, sie umfassen das Bruttoarbeitsentgelt (Lohn bzw. Gehalt) inklusive der Lohnnebenkosten. Sondervergütungen und allgemeine Verwaltungskosten sowie Gehaltssteigerungen, die erst nach dem Bilanzstichtag in Kraft treten, bleiben dabei unberücksichtigt.

Da Arbeitnehmer Urlaubstage gerne ansparen, um auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein oder auch überdurchschnittlichen Arbeitswillen zu signalisieren, sammeln sich gegen Ende des Jahres oft erhebliche Summen für die Urlaubsrückstellungen an, die das Unternehmen finanziell sehr belasten können. Für das Management und Controlling ist es daher ratsam, den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter ganzjährig zu beobachten und wenn nötig auf noch ausstehende Freizeit zu verweisen, um Überträge in die Folgeperiode möglichst gering zu halten.

Berechnung von Urlaubsrückstellungen

Für die Berechnung von Urlaubsrückstellungen gibt es zwei Methoden:
  • die  Individualberechnung für jeden Mitarbeiter
  • die Durchschnittsberechnung für alle Mitarbeiter


Die Durchschnittsberechnung eignet sich besonders gut in großen Unternehmen, da diese einfach in der Handhabung ist und mit nur einen geringen Aufwand durchgeführt werden kann. Die Individualberechnung empfiehlt sich vor allem in kleinen Unternehmen. Die kompliziertere Handhabung führt zu einer exakten Bestimmung des Rückstellungswerts, eignet sich aber nur für eine geringe Zahl von Mitarbeitern.

In beiden Varianten benötigen Sie folgende Lohn- und Gehaltsdaten:

  • Aufwendungen für Lohn und Gehalt
  • Arbeitgeberanteil an SV
  • Berufsgenossenschaftsbeiträge
  • Sachbezüge
  • Sonstige Aufwendungen


In der Berechnung dürfen folgende Positionen nicht berücksichtigt werden, bzw. müssen aus den oben genannten Daten herausgerechnet werden:

  • Tantieme
  • Prämien
  • Weihnachtsgeld
  • 13. Monatsgehalt
  • 14. Monatsgehalt
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Aufwendungen für Altersvorsorge
  • Überstundenvergütungen
  • Sonstige Abzüge


Die Hauptkenngröße bei der Berechnung sind die Kosten je Arbeitstag und Mitarbeiter. Diese werden im Anschluss mit den offenen Urlaubstagen multipliziert. Folgende Abbildung zeigt ein mögliches Rechenschema.

Abbildung-2-Urlaubsrückstellung-berechnen-Bericht-kl.jpg

Abb. Muster-Beispiel einer Berechnung der Urlaubsrückstellung


Dieses Beispiel stammt aus einer Excel-Vorlage zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen, die Sie hier erwerben können >>


 
Quellen:

Quick/Wurl: Doppelte Buchführung: Grundlagen – Übungsaufgaben – Lösungen, Wiesbaden 2006.





letzte Änderung Alexander Wildt am 18.11.2022

Literaturhinweise
Excel-Tools
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