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Übernachtungskosten bei Inlandsreisen: Sonderproblem Frühstück

Anna Werner
Übernachtungskosten, die dem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstehen, können in nachgewiesener Höhe, oder ohne Einzelnachweis bis zur Höhe eines Pauschbetrages vom 28,00 EUR (R 9.7 Absatz 3 LStR), steuerfrei ersetzt werden, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat.

Werden dem Dienstreisenden die entstandenen Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe steuerfrei erstattet, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die einzeln nachgewiesenen Übernachtungskosten (nicht den Pauschbetrag) als Werbungskosten abzusetzen. 

Diese Reisekosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Es ist darauf zu achten, dass in den Rechnungen neben den reinen Übernachtungskosten die sämtliche Nebenleistungen (insbesondere Frühstück) gesondert ausgewiesen sein müssen – sowohl der Nettobetrag als auch die jeweilige Umsatzsteuer. Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen unterliegt seit  1. Januar 2010 dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), während für das Frühstück der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19 % zu berechnen ist. Um die Umsatzsteuer zutreffend zu ermitteln, ist die Aufteilung erforderlich. 

Es wird jedoch zugelassen (BMF-Schreiben vom 5. März 2010, Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE), dass bestimmte Nebenleistungen zur Übernachtung, wie Frühstück, Nutzung von Kommunikationsnetzen oder Parkplatz in einem Sammelposten als "Servicepauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden. Entscheidet sich das Hotel für einen Paketpreis mit Hotelnebenleistungen, wird der Preis für Frühstück nicht mehr gesondert aufgelistet.  Die Kosten für das Frühstück können mit 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden für 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschbetrags (R 9.7 Abs. 1 LStR 2011), also im Inland 20 % von 28,00 Euro = 5,60 Euro, aus dem  "Business-Package" herausgerechnet werden. Wird eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann können aus dem „Package“ das Frühstück mit 20 % und für das Mittags- bzw. Abendessen jeweils mit 40% von 28 Euro = 11,20 Euro herausgerechnet werden (R 9.7 Abs. 1 LStR 2011).

Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens kann als Reisenebenkosten (R 9.8 LStR) steuerfrei erstattet werden, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem "Package" die nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (wie zum Beispiel Pay-TV, Massagen).

Alternativ kann für das Frühstück der Ansatz eines Sachbezugswertes nach der SvEV angewandt werden, wenn die Übernachtung und das Frühstück von dem Arbeitgeber veranlasst wurden. Der Sachbezugswert für ein Frühstück darf laut R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2011 angewandt werden, wenn:

  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit (oder doppelte Haushaltsführung) verrichtet,
  • der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt,
  • die Mahlzeit (also jede einzelne) nicht mehr als 40 Euro inklusive Umsatzsteuer kostet,
  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden
  • und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. 

Diese Regelung gilt auch für Mittag- und Abendessen.

Ist das Frühstück oder Mittag- bzw. Abendessen durch den Arbeitgeber veranlasst, so ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers der Sachbezugswert für das Frühstück nach der SvEV von 2,00 EUR (Stand: 2023), für Mittag- bzw.  Abendessen ist jeweils ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 3,80 Euro (Stand: 2023) zuzurechnen. In diesem Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind. Eine Kürzung um 4,80 Euro (oder 9,60 Euro) ist dann nicht vorzunehmen. Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie den Sachbezug oder die Kürzung wählen.

Beispiel
Ein Arbeitnehmer ist zwei Tage auf einer Geschäftsreise (Abwesenheit täglich mehr als 14 Stunden) und übernachtet in einem Hotel auswärts für 150 Euro pro Nacht. In der Hotelrechnung werden die Übernachtungskosten mit 125 Euro (USt 7 %) + Nebenkostenpauschale 25 Euro (USt 19 %) ausgewiesen, die der Arbeitnehmer mit seinen privaten Mitteln beglichen hat. Der Preis für das Frühstück wurde auf der Hotelrechnung nicht separat ausgewiesen.

1) Unternehmer hat selbst die Übernachtung mit Frühstück gebucht und die Rechnung ist auf ihn ausgestellt.
Lösung
Nach Abzug der fiktiver Frühstückanteil 20% von 28 Euro = 5,60 EUR bleiben 144,40 Euro erstattungsfähig als Übernachtungskosten.

2) Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt, der Arbeitnehmer bekommt auf seiner Geschäftsreise ein Frühstück vom Arbeitgeber gewährt.
Lösung
Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht, entweder er kürzt den Sammelposten oder er setzt den Sachbezugswert für die Mahlzeit an.


Setzt der Arbeitgeber die Sachbezüge an, kann er den durch das Frühstück empfangenen geldwerten Vorteil in Höhe von 2,00 Euro entweder als Arbeitnehmer-Eigenleistung bei der Abrechnung der Verpflegungspauschalen abziehen oder lohnsteuerpflichtig in dieser Höhe abrechnen.

Entscheidet sich Arbeitgeber für die Kürzung den Sammelposten um die darin enthaltenen Frühstückskosten, verbleiben nach Abzug der 5,6 Euro für das Frühstück 144,4 EUR als Übernachtungskosten. Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer die Kosten, zieht ihm die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 28 Euro (= 2 x 14 Euro) und zieht 5,60 Euro für das Frühstück ab. Arbeitnehmer erhält 172,40 Euro (= 125 + 25 + 28 - 5,6) ausbezahlt. 

Achtung! Seit 2015 gilt nur noch der Abzug von der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand.  

Um die Abrechnung von Reisekosten zu erleichtern, gibt es spezielle Software für Reisekostenabrechnungen oder auch einfache Excel-Vorlagen.

Stand: 2023








letzte Änderung S.D. am 05.01.2023
Autor(en):  Anna Werner
Bild:  panthermedia.net / pixelbliss

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