Digitale Anlageninventur und medienbruchfreie Inventarisierung des Sachanlagevermögens dank spezieller Software: Ein deutscher Rüstungskonzern hat den Schritt gemeinsam mit einem Münchener IT-Anbieter gewagt und seine Prozesse dabei revolutioniert. Die Unternehmen berichten über das Projekt in einem detaillierten Praxisbericht.

Mobile Anlageninventur

Eine Anlageninventur nach HGB § 240 verlangt meist viel Aufwand. Zuerst werden umfangreiche Listen aus demEnterprise-Resource-Planning (ERP, z.B. SAP) generiert, ausgedruckt und für die Inventur verteilt. Nach der Inventur schreiben Mitarbeitende die Inventurlisten ins System als Inventurergebnis zurück. Diese Vorgehensweise ist nicht nur umständlich und zeitaufwändig. Sie führt auch häufig zu ungenauen Ergebnissen. Schon beim Erfassen der Inventurdaten können beim manuellen Einpflegen in das ERP-System Eingabefehler auftreten. Ein falscher Inventurbestand kann weitere unnötige Kosten verursachen, etwa überhöhte Versicherungskosten. Diese Faktoren gaben bei der MBDA Deutschland GmbH, Hersteller von Lenkflugkörpersystemen, den Anstoß für ein Digitalisierungsprojekt, um die manuelle Erfassung und Eingabe auf einen software-basierten Prozess umzustellen. Mit Unterstützung von Membrain digitalisierte MBDA seine Anlageninventur.

Im Ergebnis habe das neben einer deutlichen Zeiteinsparung bei der jährlichen Inventur auch zu einer lückenlosen Dokumentation des Inventars und letztendlich zu geringeren Kosten geführt, erklärt Membrain in der ausführlichen Fallstudie. Der tatsächliche Bestand lasse sich nun jederzeit abrufen, bei einer Transaktionssicherheit von 100 Prozent.

Excel-Tabellen mit 20.000 Anlagen für 100 Kostenstellen

"Die Sachanlagenverwaltung sowie die Durchführung der Inventuren waren bei MBDA bisher mit großem Aufwand und jeder Menge Papier verbunden", erklärt Reinhold Ziegler, Projektleiter bei der MBDA Deutschland GmbH. Bei Neuanschaffungen bekam jeder Mitarbeiter eine Art Laufzettel mit seiner Sachanlage mitgeliefert. Durch seine Unterschrift musste er die Annahme bestätigen und den Zettel zurück an die Buchhaltung schicken. Allein der Aufnahmeprozess war umständlich, zeitaufwendig und wenig akkurat. Der Überblick fehlte und darüber hinaus war der Sachanlagenbestand unvollständig. Die Inventur wurde in unregelmäßigen Abständen durchgeführt, wie in SAP üblich.

Zur Durchführung erhielten die ca. 100 Kostenstellen eine aus dem SAP-System erstellte Excel-Tabelle mit den aufgelisteten Sachanlagen. Die Inventur selbst mussten die erfahrensten Mitarbeiter durchführen, da nur diese über das notwendige Hintergrundwissen zur Beurteilung der Anlagen verfügten. Nach Inventurabschluss sollten die Kostenstellenverantwortlichen ihre Excel-Listen für den manuellen Abgleich mit dem SAP-System an die Buchhaltung zurückmelden. Dies wurde nur teilweise erledigt. Zur Identifikation verwendete MBDA Papieretiketten, die nach kurzer Zeit oft schlecht oder gar nicht mehr lesbar waren. Einige nicht mehr auffindbare Sachanlagen seien somit gar nicht erfasst worden. Der rein manuelle Abgleich durch die Buchhaltung war aufgrund der 20.000 Anlagen zu komplex, erläutert Ziegler.

Einfache und sichere Prozesse waren ein Muss

Die Hauptanforderung an das neue System war es, die Sachanlageninventur zukünftig für alle Abteilungen möglichst einfach, fehlerfrei und mit nur geringem Arbeitsaufwand abzuwickeln. Jedermann, also auch Aushilfen, Werkstudierende, Azubis, etc. sollte die Inventur zügig und genau durchführen können. Zudem sollte die neue Lösung das bestehende SAP System als führendes System nutzen. Sämtliche Daten sollten dabei ausschließlich direkt gezogen und unmittelbar wieder zurückgespielt werden. Weitere Anforderungen an die neue Software waren der Einsatz von bestehenden mobilen Handscannern. Für die Identifikation sollten Etiketten verwendet werden, die gut lesbar sowie UV-beständig und damit langlebig sind.

Medienbruchfreie Identifizierung dank mobiler Anlageninventur

Die Zusammenarbeit mit Membrain lag nahe, weil man schon seit 2008 eine Lösung des Münchener Unternehmens für das Logistik- und Produktions-Projekt "Medienbruchfreie Identifizierungstechnologie“ im Einsatz" habe, so Ziegler. Darum fiel die Wahl auf die mobile Lösung MembrainPAS-AM. Die Software ermögliche die Durchführung einer papierlosen Anlageninventur nach HGB § 240, verspricht Membrain. Die automatisierte Anlageninventur werde mit Hilfe von mobilen Endgeräten (Handscannern, Smartphones etc.) und einer Windows-Anwendung (Konsole) durchgeführt. Nach Einrichtung der Konsole auf den PCs der berechtigten Mitarbeiter wird das bestehende Backendsystem angebunden und die Inventurlisten für die Anlageninventur werden automatisch daraus generiert. Die Übergabe an die mobilen Geräte erfolgt über das Netzwerk.

Medienbruchfreier Workflow

Das neue System bei MBDA wurde in drei Schritten in Betrieb genommen. Im ersten Schritt wurden die Sachanlagen mittels Barcode-Scanner erfasst und gekennzeichnet. Dafür wurden zunächst neue, gut lesbare und UV-beständige Barcode-Etiketten angeschafft, die das Firmenkürzel, den Firmencode und eine eindeutige Erfassungsnummer enthalten. Falls sich der Barcode nicht scannen lasse, könne so beispielsweise auch die Anlagen- oder Serial Nummer eingegeben werden, erklärt der Anbieter. Anschließend wurden alle Sachanlagen erfasst.

Im zweiten Schritt wurde für den Informationsfluss gesorgt. Zum Auslesen der eindeutigen Erfassungsnummer scannt ein Mitarbeiter das Barcode-Etikett auf der Sachanlage mit einem Handheld. Anschließend steckt er das Gerät einfach in die Dockingstation: Somit werden die Daten an den Membrain RTC-Server (Real-Time-Communicator) weitergeleitet, der im Hintergrund mit dem SAP-System kommuniziert. Im letzten Schritt wurden Steuerung und Kontrolle über die Windows-Anwendung (Konsole) realisiert. Dafür importierte man die Sachanlagenstammdaten des SAP-Systems in eine benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende Konsole auf dem PC.

Die MBDA Deutschland GmbH verfügt über drei Konsolen-Ansichten. Die Buchhaltung erstellt in ihrer Sicht die Inventuraufträge pro Kostenstelle und bucht die Daten nach Inventurabschluss und Prüfung der Inventurergebnisse per Knopfdruck in das SAP-System. Die Kostenstellenverantwortlichen können in ihrer Konsole nur die ihnen von der Buchhaltung zugewiesenen Sachanlagenaufträge sehen. Anschließend vergeben Sie die Inventuraufträge an die entsprechenden Mitarbeiter. Dabei steuert ein integrierter, medienbruchfreier Workflow-Prozess die Abläufe im Hintergrund. Die IT-Abteilung stellt bei der Sachanlagenverwaltung eine spezielle Instanz dar und verfügt über eine dritte Ansicht. Dadurch hat sie Einsicht in die Listen aller der IT zugewiesenen Anlagen. Über entsprechende Oberflächen kann der Mitarbeiter dann entscheiden, wie mit der jeweiligen Anlage weiter verfahren wird.

Die Lösung in der Praxis

MDBA führt die automatisierte Anlageninventur jährlich durch. Dazu erstellt der Anlagenbuchhalter über seine Windows-Anwendung für jeweils maximal fünf der hundert Kostenstellenverantwortlichen die Inventuraufträge in Form von Workflows. Diese öffnen die Kostenstellenverantwortlichen über die Windows-Anwendung und tragen den Auftrag sowie die Inventurmitarbeiter ein. Die Mitarbeiter loggen sich auf dem mobilen Gerät ein und erhalten eine Liste mit ihren Inventuraufträgen. Von da an ist keine Verbindung mehr zum Netzwerk nötig, da die mobile Anwendung vollständig offline arbeitet. Im Hintergrund befindet sich der gesamte Bestand der 20.000 Sachanlagen, den die Mitarbeiter aber nicht sehen können. Auch wenn sie eine Sachanlage finden, die nicht zur Kostenstelle gehört, können sie diese dennoch aufnehmen. Die Mitarbeiter scannen die Raumnummer und erfassen anschließend die im Raum befindlichen Anlagen.

Erfasst werden alle Anlagen, die über der Wirtschaftlichkeitsgrenze von mehr als 150 Euro liegen. Bei jeder Synchronisation wird dem zuständigen Kostenstellenverantwortlichen der Status des Inventurauftrages zurückgemeldet. Der Verantwortliche kann jederzeit Workflows zu Veränderungen anstoßen, wie zum Beispiel die Übernahme eines Inventars von anderen Kostenstellen oder die Übergabe des Inventars an andere Kostenstellen. Ebenso kann der verantwortliche Mitarbeiter in der Konsole Änderungen am Status des Inventars annehmen oder verwerfen.

Nach Erfassung aller Sachanlagen schließt der Mitarbeiter die Inventur ab. Der Kostenstellenverantwortliche prüft, bearbeitet und bestätigt die Eingaben. Für Sachanlagen, die nicht mehr benötigt werden, kann er eine "Verschrottung" über den Workflow anfragen. Die Buchhaltung empfängt, prüft und bucht die Daten abschließend in das SAP-System. Dadurch sind ein automatischer Abgleich sowie ein Quercheck zu SAP möglich.

MBDA-Projektleiter Reinhold Ziegler zieht ein positives Fazit: Die Inventur könne jährlich und ohne großen Aufwand von jedermann schnell und fehlerfrei durchgeführt werden. Die Sachanlagenabläufe seien insgesamt – von der Beschaffung bis zur Inventur – optimiert und beschleunigt worden.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 03.08.2022 Geändert: 19.09.2022 10:55:31 Autor:  Wolff von Rechenberg Quelle:  Membrain GmbH (membrain-it.com) Bild:  Bildagentur PantherMedia / Leung Cho Pan

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