Praxistipps zur Inventur des Anlagevermögens - Interview mit Uwe Jüttner

Fragen zur Inventur des Anlagevermögens hat der Bilanzbuchhalter und Fachautor Uwe Jüttner in einem Interview mit dem Rechnungswesen-Portal beantwortet. Im Gespräch gab der Präsident der EMAA – European Management Accountants Association viele Praxistipps zur Inventur des Anlagevermögens. 

Herr Jüttner, wer muss eigentlich eine Inventur des Anlagevermögens vornehmen?
Jüttner: Jeder Kaufmann hat gemäß § 240 Abs. 1 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im so genannten Inventar aufzuzeichnen. Er soll dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden angeben. Ein solches Inventar hat er jeweils zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres erneut aufzustellen. Die Inventare sind 10 Jahre aufzubewahren. Obwohl nicht ausdrücklich geregelt, sollen generell die Vermögensgegenstände körperlich, vollständig und einzeln aufgenommen werden. Ein Inventar muss darüber hinaus richtig und nachprüfbar sein, durch den Aspekt der Wirtschaftlichkeit ist es jedoch insgesamt vor überzogenen Ansprüchen geschützt.

Welche Arten der Inventur gibt es, und welche Fristen muss der Unternehmer einhalten?
Jüttner: Es gibt die Stichtagsinventur, die vor- oder nachverlegte Inventur und die permanente Inventur. Bei der Stichtagsinventur muss die mengenmäßige Bestandsaufnahme der Vorräte zwar nicht am Abschluss-Stichtag (31. Dezember) erfolgen. Sie muss aber zeitnah innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Abschluss-Stichtag durchgeführt werden. Zugänge und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Abschluss-Stichtag werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den 31. Dezember fortgeschrieben beziehungsweise zurückgerechnet.


Was ist eine vor- oder nachverlegte Inventur?
Jüttner: Die vor- beziehungsweise nachverlegte Inventur stellt gegenüber der Stichtagsinventur eine wesentliche Erleichterung dar. Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Abschluss-Stichtag. Die einzelnen Artikel dürfen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden. Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wird nur wertmäßig auf den Abschluss-Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Nicht mengenmäßig!

Zuletzt hatten Sie noch die permanente Inventur genannt.
Jüttner: Die permanente Inventur ermöglicht es, den am Abschluss-Stichtag vorhandenen Bestand des Vorratsvermögens nach Art, Menge und Wert auch ohne gleichzeitige körperliche Bestandsaufnahme festzustellen. Der Bestand für den Abschluss-Stichtag kann in diesem Fall nach Art und Menge der Lagerkartei entnommen werden. In jedem Geschäftsjahr muss mindestens einmal - der Zeitpunkt ist beliebig! - durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob der in der Lagerkartei ausgewiesene Buch- bzw. Sollbestand des Vorratsvermögens mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand (Istbestand) übereinstimmt.

Muss der Unternehmer die Anlageninventur zu einem bestimmten Zeitpunkt vornehmen, wie man das von der Inventur des Vorratsvermögens kennt?
Jüttner: Im Gegensatz zum Vorratsvermögen bestehen beim Anlagevermögen keine vorgeschriebenen Fristen. Der Unternehmen ist somit in seiner Entscheidung frei, wann er die Anlageninventur durchführen möchte. Sinnvollerweise wird die Inventur in einem Zeitraum durchgeführt, wo es im Betrieb etwas ruhiger zugeht. 

Können Sie in einfachen Worten beschreiben, was zum Anlagevermögen zählt?
Jüttner: Zum Anlagevermögen gehören die immateriellen Wirtschaftsgüter, handelsrechtlich Vermögensgegenstände genannt, die Sachanlagen und die Finanzanlagen. Immaterielle Wirtschaftsgüter sind Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, wie Markenrechte, Patente, Gebrauchsmuster, Urheberrechte, Leistungsschutzrechte, und ähnliche Rechte. Außerdem zählen wir zum Anlagevermögen Geschäfts- und Firmenwerte sowie geleistete Anzahlungen. Zu den Sachanlagen zählen der Grund und Boden, Gebäude und Außenanlagen, technische Anlagen und Maschinen, andere Anlagen (Fuhrpark), Betriebs- und Geschäftsausstattung sowie auch hier Anzahlungen und Anlagen im Bau. Zu den Finanzanlagen gehören Anteile an verbundenen Unternehmen, Ausleihungen an verbundene Unternehmen, Beteiligungen, Ausleihungen an Unternehmungen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, Wertpapiere des Anlagevermögens und Sonstige Ausleihungen.

Bedeutet das, dass ein Unternehmen jedes Jahr die Computer in den Büros durchzählen muss? Welche Alternativen gibt es?
Jüttner: Da Sachanlagen dazu bestimmt sind, dem Betrieb auf Dauer zu dienen, ändern sich ihre Bestände in geringerem Maße als bei häufig umgeschlagenen Vorräten. Allerdings unterliegen die abnutzbaren Anlagengüter einer zumindest regelmäßigen Wertveränderung durch Abschreibungen und gegebenenfalls Zuschreibungen. Weniger als auf die Bestandsaufnahme zum Ende des Geschäftsjahres kommt es deshalb beim Anlagevermögen darauf an, wie es sich im Laufe des Jahres entwickelt hat. Diese Entwicklung sollte aufgezeichnet werden. Zu- und Abgänge des Anlagevermögens können in der Regel von den Anlagekonten der Finanzbuchhaltung abgelesen werden.

Wenn dieses Bestandsverzeichnis zum Beispiel in Form einer Anlagenkartei oder eines Anlagenwirtschaftssystems bestimmten Erfordernissen genügt, können Sie auf eine körperliche Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens zum Jahresende verzichten. Die Anlagenkartei muss folgende Angaben enthalten: Die genaue Bezeichnung des Gegenstandes, den Buchwert am Bilanzstichtag, den Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Abschreibungsmethode und die Nutzungsdauer, die Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, den Tag des Abgangs und gegebenenfalls Zuschreibungen und außerplanmäßige Abschreibungen. Dennoch sollte hin und wieder überprüft werden, ob die in der Buchhaltung ausgewiesenen Anlagengegenstände tatsächlich noch vorhanden sind. Selbst bei sonst ordnungsgemäßer Buchführung kann es vorkommen, dass für neu angeschaffte Maschinen kein Anlagenstammsatz angelegt wird oder weil kein Zahlungsvorgang existiert und deshalb nicht verbucht ist, das Verschrotten einer alten Maschine oder die Entnahme eines gebrauchten Computers übersehen wird.

Solche Fehler werden ggf. nur durch eine körperliche Aufnahme erkannt. Im Normalfall sollte sich jedoch aus der obigen Fortschreibung der zum Bilanzstichtag richtige Bestand ermitteln lassen. Die Empfehlung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften lautet, dass mindestens alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden sollte. Der Grundsatz der Vollständigkeit sieht vor, dass alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten des Kaufmannes in der Bilanz erfasst werden und damit auch im Inventar. Dies mag zunächst selbstverständlich anmuten, stößt aber mitunter auf praktische Probleme bei der eindeutigen wirtschaftlichen Zuordnung der Vermögensgegenstände.

Müssen geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, in die Inventur aufgenommen werden?
Jüttner: Grundsätzlich müssen geringwertige Wirtschaftsgüter nicht in eine Inventur im Sinne des § 240 HGB aufgenommen werden. Zunächst einmal sind die geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) näher zu klassifizieren, da deren Bewertung und Bilanzierung von Wertgrenzen und weiteren Bedingungen abhängen. GWG bis 150 Euro können Unternehmen sofort in den Aufwand buchen oder sie dem Sofortabzug nach § 6 Absatz 2 EStG oder einer Aktivierung als langlebiges Wirtschaftsgut unterwerfen. Das Wahlrecht kann für jedes Wirtschaftsgut individuell in Anspruch genommen werden. Bei Anwendung des § 6 Absatz 2 EStG bestehen mit Ausnahme der buchmäßigen Erfassung des Zugangs des Wirtschaftsgutes keine weiteren Aufzeichnungspflichten. GWGs im Wert zwischen 150 und 410 Euro besteht ein weiteres Wahlrecht.

Derartige Aufwendungen können im maßgebenden Wirtschaftsjahr in voller Höhe gemäß § 6 Abs. 2 EStG als Betriebsausgaben abgezogen werden. Nach § 6 Abs. 2 Satz 4 und 5 EStG ist das Wirtschaftsgut in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht jedoch nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Eine detaillierte Aktivierung im Anlagevermögen ist also nicht zwingend erforderlich. Eine Berücksichtigung bei der Inventur muss daher nicht erfolgen. Im Zweifel sollten sich Unternehmen mit der den Abschluss testierenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft abstimmen. Alternativ können Unternehmen statt dem Sofortabzug für GWGs von mehr als 150 EUR, aber nicht mehr als 1000 EUR im maßgebenden Wirtschaftsjahr gemäß § 6 Absatz 2a EStG einen Sammelposten bilden. Abgesehen von der buchmäßigen Erfassung des Zugangs der Wirtschaftsgüter in den Sammelposten bestehen keine weiteren Aufzeichnungspflichten. Die Wirtschaftsgüter des Sammelpostens müssen aus steuerlichen Gründen nicht in ein Inventar im Sinne des § 240 HGB aufgenommen werden.

Wie soll ein Unternehmer bei der Inventur des Anlagevermögens mit Softwareprodukten verfahren?
Jüttner: Eine körperliche Bestandsaufnahme von immateriellen Wirtschaftsgütern und damit Softwareprodukten ist nahezu ausgeschlossen. Dennoch sollte eine Überprüfung erfolgen. Es erscheint sinnvoll, eine Bestandsliste der Softwareprodukte zu erstellen. Diese könnte beispielsweise nach dem Anschaffungsdatum oder auch nach dem ursprünglichen Anschaffungswert sortiert sein. Software im PC-Einsatz wird häufig so lange genutzt, wie auch die Hardware im Unternehmen eingesetzt wird. Das sind in der Regel drei bis fünf Jahre. Danach ist die Software wahrscheinlich wie die Hardware abgeschrieben und wird mit dem Ausscheiden der Hardware auch nicht mehr genutzt. IT-Verantwortliche im Unternehmen können sicherlich bestimmen, welche Softwareprodukte noch im Einsatz sind. Insbesondere bei hochwertigen Programmen und Individualsoftware sollte die Prüfung jedoch genauer durchgeführt werden. Die Eigner solcher Produkte sollten anhand von Bestandslisten das Vorhandensein und die Nutzung mindestens alle drei Jahre bestätigen.

Eine Inventur braucht Zeit. Wie können Sie den Zeit- und Personalaufwand für die Inventur des Anlagevermögens vorab schätzen?
Jüttner: Der Aufwand ist schwer zu schätzen, weil jedes Unternehmen individuell zu betrachten ist. Aus Erfahrungen kann ich sagen, dass eine Aufnahme von 300 bis 400 Anlagengütern pro Tag von einem Aufnahmeteam bestehend aus zwei Personen durchaus möglich ist. Die Aufnahme kann jedoch auch mit Hilfsmitteln optimiert werden. So ist der Einsatz eines Barcodeinventursystems ab einer gewissen Anzahl an Anlagengütern auf jeden Fall sinnvoll. Nach der Erstinventur und der Identifizierung der Anlagen kann der zeitliche und personelle Aufwand der Folgeinventuren um bis zu zwei Drittel reduziert werden. Abhängig von der Frage, welches Anlagenwirtschaftssystem im Einsatz ist, kann ich gerne Hilfestellung bei der Suche nach einem geeigneten Anlageninventursystem anbieten.

Wie plant man eine Inventur des Anlagevermögens?
Jüttner: Für die Durchführung der Inventur sind organisatorische Vorbereitungen zu treffen. Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Führungskräfte sollten Termine und Verantwortlichkeiten für die Inventur in einem jährlich zu erstellenden Inventurkalender benannt werden. Bevor man mit der Planung beginnt, sollte das Unternehmen folgende Fragen stellen: Kann die Bestandsaufnahme bei laufender Produktion durchgeführt werden? Muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden? Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch?

Worauf sollten Unternehmen bei der Inventur achten?
Jüttner: Um eine richtige, vollständige und nachvollziehbare Inventur zu gewährleisten, Müssen alle Aufzeichnungen mit Kugelschreiber oder Filzstift ausgeführt werden. Bleistifte sind nicht zulässig. Um bei abweichenden Ergebnissen der Zählung nachvollziehen zu können, welches Ergebnis von wem als richtig anerkannt wurde, empfiehlt sich übrigens die Verwendung verschiedener Farben. Falsche Eintragungen sind zu streichen, das Korrigierte muss lesbar bleiben. Die Korrektur muss in die Nebenspalte, wenn möglich, eine Spalte tiefer geschrieben werden. Aufnahmeteams müssen in Ihren Tätigkeiten die aufzunehmenden beziehungsweise zu kontrollierenden Wirtschaftsgüter vollständig überblicken können. Dafür müssen alle nötigen Hilfsmittel zu Verfügung stehen. Leitern, Stapler, Schreibunterlagen, Sitzmöglichkeiten. Die Unternehmen sollten unbedingt die Sicherheitsbestimmungen beachten. So müssen notfalls Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen und Gehörschutz bereitliegen. Die Bestandslisten müssen natürlich mit Datum und Unterschrift versehen sein.

Zum Anlagevermögen zählen auch Finanzanlagen: Welche Anlagen oder Wertpapiere gehören in die Inventur?
Jüttner: Eine körperliche Bestandsaufnahme (die Inventur im engeren Sinne) ist nur bei Sachgegenständen möglich. Das sind in der Regel das materielle Anlagevermögen (Sachanlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) und die Vorräte. Forderungen. immaterielle Wirtschaftsgüter (Vermögensgegenstände) und Verbindlichkeiten usw. können naturgemäß nicht körperlich aufgenommen werden. Die gesamten Finanzanlagen sind durch geeignete Dokumente nachzuweisen. Dazu gehören Auszüge aus dem Grundbuch, Hypotheken- und Grundschuldbriefe, aktuelle Depotbestätigungen der Sparkassen und Banken sowie Vertragsunterlagen über die Geldanlagen.

Worauf muss ein Unternehmer beim Ansetzen von Gebäuden oder Gebäudeteilen achten?
Jüttner: Selbständige Gebäudeteile - und damit selbständige Wirtschaftsgüter - sind solche Gebäudeteile, die nicht in einem einheitlichen Nutzungs- und Funktionszusammenhang mit dem Gebäude stehen. Da wären zunächst die Einbauten für vorübergehende Zwecke, Betriebsvorrichtungen, Ladeneinbauten und Schaufensteranlagen zu nennen. Außerdem gehören Mietereinbauten und Mieterumbauten in die Inventur und sogenannte sonstige Gebäudeteile. Sonstige selbständige Gebäudeteile unterscheidet man nach Nutzung. Da gibt es eigenbetrieblich genutzte Gebäudeteile, fremdbetrieblich genutzte Gebäudeteile, fremden Wohnzwecken dienende Gebäudeteile und eigenen Wohnzwecken dienende Gebäudeteile. Bei Mieterein- und -umbauten unterscheidet man zwischen Scheinbestandteilen, Betriebsvorrichtungen und sonstigen Mietereinbauten und Mieterumbauten.

Welche Tipps zur Inventur des Anlagevermögens haben Sie noch für die Leser? 
Jüttner: Wichtig! Betriebsvorrichtungen nach § 68 Abs. 2 Nr. 2 BewG und R 7.1 Abs.3 EStR sind stets selbstständige, bewegliche abnutzbare Wirtschaftgüter, auch wenn sie bürgerlich-rechtlich wesentliche Bestandteile des Grundstücks sind. Auch Scheinbestandteile gehören bürgerlich-rechtlich nicht zum Grundstück, sie gelten vielmehr als selbständige, bewegliche Wirtschaftsgüter gemäß § 95 BGB. Ertragsteuerlich kommt es auf die tatsächlichen Verhältnisse an: Ist ein Gebäude Scheinbestanteil, so ist es steuerlich gleichwohl ein unbewegliches Wirtschaftsgut (AfA gem. § 7 Abs. 4 oder 5 EStG). Handelt es sich bei dem Scheinbestandteil beispielsweise um eine Rolltreppe, so liegt auch steuerlich ein bewegliches Wirtschaftsgut vor. Das bestimmt R 7.1 Abs. 4 EstR.

Zur Person
Uwe Jüttner ist Bilanzbuchhalter und Präsident der EMAA – European Management Accountants Association sowie Lehrbeauftragter an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Er ist zudem tätig für den Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC), dessen Präsident er bis 2008 war. Uwe Jüttner arbeitet heute als selbstständiger Berater, Dozent und Fachautor.  





Quelle: Uwe Jüttner
letzte Änderung W.V.R. am 02.09.2022
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Uwe Jüttner


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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