Bank-Kassen-Vorgänge mit dem Geldtransitkonto

Das Geldtransitkonto ist innerhalb der Buchführung ein Hilfskonto. Es soll das Verbuchen der Geldflüsse einfacher und transparenter machen. Darüber hinaus lassen sich so die Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens, die über die Kasse oder Bank erfolgen, leichter nachvollziehen. Angelegt wird ein Geldtransitkonto meist im Zusammenhang mit einem Bankkonto und/oder der Kasse. Der Saldo des Kontos Geldtransit muss sich stets wieder ausgleichen. Wird ein Geldtransitkonto angelegt, so erfüllt das Unternehmen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Steuerlich ist das deshalb von Bedeutung, da alle Geschäftsvorgänge lückenlos dokumentiert werden. Betriebsprüfer des Finanzamtes können so die Geldströme des Unternehmens leichter nachvollziehen. Das Unternehmen selbst kann so Fehler vermeiden.

Zur Kassenbuchführung verpflichtet?

Jeder Gewerbetreibende, der buchführungspflichtig ist und Bargeschäfte tätigt, ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. (§ 239 Abs. 4 Satz 1 HGB) Im Kassenbuch sind alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos aufzuzeichnen. Auch Gewerbetreibende, die nicht buchführungspflichtig sind, aber auf freiwilliger Basis Bücher führen, haben dies zu beachten. Selbstständig Tätige, die ebenfalls freiwillig Bücher führen, sind von einer Kassenbuchführung nicht ausgenommen. Bei der Führung des Kassenbuches sind bestimmte Formalien einzuhalten, damit das Finanzamt es anerkennt und der Betriebsprüfer keine Mängel feststellt.


Alle Kasseneinnahmen, aber auch Ausgaben müssen zeitnah festgehalten werden. Täglich ist der Kassenbestand festzustellen und mit dem Sollbestand der Buchhaltung abzugleichen. Das beinhaltet die tägliche Kassensturzpflicht, denn auch ein Betriebsprüfer kann einmal unangemeldet vor der Tür stehen. Eine Ausnahme von der täglichen Verpflichtung zur Aufzeichnung besteht dann, wenn der Umsatz aus den Bargeschäften als gering einzustufen ist. Für einzelne Fälle besteht auch die Möglichkeit, die Aufzeichnungen am Folgetag vorzunehmen. Kommt der Unternehmer seiner Verpflichtung zur täglichen Kassenbuchführung nicht nach, so hat das Kassenbuch einen schweren Mangel. Das kann dazu führen, dass das Finanzamt die gesamte Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft.

Betriebsprüfer beurteilen die tägliche Kassenbuchführung nach Indizien. Ein Indiz ist, dass der Kassenbericht stets ein gleichmäßiges Schriftbild aufweist und mit dem gleichen Kugelschreiber geschrieben wurde. Er zieht daraus die Schlussfolgerung, dass der Kassenbericht nachträglich erstellt wurde. Sind die einzelnen Belege nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst, so ist das ebenfalls ein Indiz dafür, dass nicht täglich aufgezeichnet wird. Weitere Indizien sind:

• der Kassenbestand ist zumindest zeitweise negativ
• die Kassenbuchführung weist Unstimmigkeiten auf
• Kassenfehlbeträge werden nicht unmittelbar aufgeklärt.

Allgemeine Aufbewahrungspflichten für Kassenberichte

Aufzubewahren sind neben den Kassenberichten auch die einzelnen Belege. Generell beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Eine Ausnahme besteht für Registrierkassen. Werden elektronische Registrierkassen eingesetzt, so geht das Finanzamt in der Regel davon aus, dass die "Gewähr der Vollständigkeit" erfüllt ist. Kassenzettel, Kassenbons und Registrierkassenstreifen sind in so einem Fall als Ausnahmetatbestand nicht aufzubewahren. Doch auch für Registrierkassen besteht für folgende Dokumente eine Aufbewahrungspflicht:

• alle Rechnungen, die mithilfe der Registrierkasse erstellt wurden
• die Bedienungs- und Programmieranleitung der Registrierkasse
• die Tagesendsummenbons mit dem Ausdruck des Nullstellungszählers
• Retouren und Entnahmen
• die Geldströme aus Barzahlungen, Scheck- und Kreditkartenzahlungen
• alle Ausdrucke, die beim Tagesabschluss abgerufen wurden.

Das Unternehmen, welches Registrierkassen verwendet, muss die Vollständigkeit des Z-Bons durch Kontrollen sicherstellen. Diese können organisiert oder programmiert werden. Ein Problem ist häufig, dass der Z-Bon auf Thermopapier ausgedruckt wird. In so einem Fall muss sichergestellt werden, dass der Bon dauerhaft lesbar bleibt. Eine Kopie ist hier hilfreich. Der Originalbeleg ist trotzdem aufzubewahren.

Bank-Kassen-Vorgänge mit dem Geldtransitkonto

Wichtig zu wissen ist zunächst einmal, dass sich das Geldtransitkonto immer wieder ausgleichen muss. Für die Kasse gilt, dass alle Einnahmen im Soll gebucht werden müssen und die Ausgaben im Haben dagegen. Wird nun also aus der Kasse Geld entnommen, um es auf das Firmenkonto einzuzahlen, wird das Geldtransitkonto dazwischengeschaltet. Das Gleiche gilt, wenn Geld vom Firmenkonto abgehoben wird, um es in die Kasse einzuzahlen. Das Gegenkonto ist auch in so einem Fall das Geldtransitkonto und nicht die Kasse. Das ist der Grund, warum sich ein Geldtransitkonto immer ausgleichen muss.

Buchungsbeispiele und Konten

Wird Bargeld aus der Kasse auf das Firmenkonto eingezahlt, so ist Folgendes zu beachten:

• Am Tag der Entnahme aus der Kasse wird der Betrag als Ausgabe erfasst.
• Die Gutschrift auf dem Konto erfolgt erst einige Tage später. Deshalb ist die Kassenausgabe auf das Geldtransitkonto im Soll zu buchen.
• Ist die Gutschrift auf dem Bankkonto erfolgt, so ist die Gutschrift ebenfalls entgegengesetzt im Haben auf dem Geldtransitkonto zu buchen.

Werden Barabhebungen von der Bank vorgenommen, um die Kasse aufzufüllen, so wird entsprechend umgekehrt gebucht. Bei Verwendung des SKR 03 wird das Konto 1360 angesprochen. Beim SKR 04 das Konto 1460.

Buchungsbeispiel:

Entnahme aus der Kasse/Einzahlung auf die Bank (SKR 03)
Entnahme Kasse 1360/1000
Eingang Bank 1200/1360

Entnahme aus der Bank/Einzahlung in die Kasse (SKR 04)
Abhebung von der Bank 14600/18000
Einzahlung Kasse 16000/14600

Die Vorteile eines Geldtransitkontos

Die Zwischenschaltung eines Geldtransitkontos als Interims- oder Verrechnungskonto bietet folgende Vorteile:

• Doppelerfassungen werden vermieden,
• die Geldflüsse des Unternehmens werden transparent dargestellt,
• das Geldtransitkonto muss stets ausgeglichen sein,
• Differenzen lassen sich schneller finden und klären,
• keine Probleme diesbezüglich bei der Betriebsprüfung.

Checkliste zur Kassenbuchführung

	Erledigt
Der tägliche Kassenbericht ist vorhanden
Die einzelnen Belege liegen vor
Nachträgliche Änderungen bei elektronischer Kassenbuchführung sind ausgeschlossen
Das Kassenbuch ist chronologisch geführt
Kassenfehlbeträge sind nicht vorhanden
Unregelmäßigkeiten sind dokumentiert
Es ist nichts gestrichen oder überschrieben worden
Alle Einnahmen sind getrennt nach Steuersätzen aufgeführt worden
Die Entnahmen für die Bank sind zeitgemäß erfasst (ebenfalls die Einzahlungen aus der Bank)
Der Kassenbestand ist nicht zu hoch
Die Aufbewahrungspflichten wurden eingehalten

letzte Änderung B.W. am 21.02.2023 Autor(en):  Birgit Wichmann Bild:  Bildagentur PantherMedia / ajcabeza.yahoo.es

Autor:in

Birgit Wichmann Birgit Wichmann ist seit zehn Jahren Autorin, Texterin und Lektorin. Sie schreibt als ausgebildete Steuerberaterin in Deutschland mit mehr als 30 Jahren Erfahrung als Bilanzbuchhalterin, kaufmännische Leiterin und kaufmännische Geschäftsführerin Fachartikel zum Thema Steuern/Rechnungswesen für verschiedene Onlineportale, textet für Websites und Onlinemagazine. Als mehrfache Bestsellerautorin mit vier Preisverleihungen hat sie sich auf historische Romane und Kinderbücher spezialisiert.

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