5 nützliche Tipps, wie Sie Ihren Monatsabschluss zum Fast Close verkürzen können

Christoph Reger
Sie haben noch keinen Fast Close Monatsabschluss eingeführt? D.h. Ihre Ergebnisse liegen erst nach 10 bis 20 Tagen vor? Ihr Management benötigt aber deutlich früher verlässliche Zahlen, um das Unternehmen steuern zu können? Dabei gibt es Möglichkeiten Ihren Monatsabschluss wesentlich zu verkürzen!

Ein Monatsabschluss nach 4 Tagen ist tatsächlich möglich!

Und das sind meine 5 Erfolgsfaktoren aus der Praxis für einen schnellen Abschluss:
  • Gutes Zusammenspiel zwischen allen betroffenen Abteilungen:
    Stellen Sie einen Ablaufplan zusammen mit klar formulierten Aufgaben: Wer macht was bis wann im Abschlussprozess. Ausgehend vom Monatsultimo wird ganz pragmatisch zwischen Finanzbuchhaltung, Controlling und anderen Abteilungen festgelegt, welche Aufgaben bis Tag X und Uhrzeit Y zu erledigen sind.
  • Hoher Grad der Automatisierung in der Buchhaltung: 
    Wer am Monatsende noch Belege zusammensuchen muss, wird die 4 Tage nicht hinbekommen. Die Rechnungsverarbeitung von Debitoren (Ihre Kunden) und insbesondere Kreditoren (Ihre Lieferanten) müssen fast automatisch verlaufen, so dass Sie am Ende lediglich noch die letzten offenen Rechnungsbelege verbuchen oder in einer Summe zusammenzählen und als Rückstellung buchen.
  • Unbedingte Automatisierung der Rechnungsfreigabeprozedur:
    Die häufigste interne Regel ist die Rechnungsfreigabe nach dem 4-Augen-Prinzip. Stellen Sie sicher, dass die Prüfung/Freigabe von den Verantwortlichen sehr kurzfristig (max. 3 Tage nach elektronischem Eingang) durchgeführt wird und Stellvertreter im Falle der Abwesenheit benannt sind. Die Summe der ausstehenden, noch nicht abgezeichneten Rechnungen wird dann automatisch als Rückstellung verbucht oder abgegrenzt.
  • Smarte Standards bei Rückstellungen und Abgrenzungen:
    Definieren Sie genau, wie üblicherweise die Rückstellungen (ausstehende Rechnungen für erfolgte Leistungen) und Abgrenzungen (im Prinzip das Gegenteil, also erhaltene Rechnungen ohne erfolgte fertige Leistung) gerechnet werden sollen. Moderne ERP Systeme bieten dafür sogar programmierbare Läufe an. Das Controlling könnte ggf. abteilungsübergreifende Unterstützung bieten und vorbereitete Templates verschicken oder gleich automatisierte Berichte aus BI-Systemen bereitstellen. Unter Umständen erübrigt sich dann sogar die Beteiligung dieser Fachabteilung, so dass wieder eine Schnittstelle weniger im Abschlussprozess existiert.
  • EDV-Abläufe in eine logische Abfolge bringen: 
    Legen Sie mit den Spezialisten gemeinsam einmalig fest, welche EDV-Prozeduren im Abschluss generell ablaufen müssen und welche Schritte jeweils vorher zu erfolgen haben. Zum Beispiel müssen die Intercompany Buchungen abgeschlossen sein, bevor die Rückstellungen gerechnet werden. Oder die Umsatzbuchungen müssen erfolgt sein, bevor das Controlling mit den Abgrenzungsläufen beginnt usw. Ein wichtiger Aspekt ist hier auch, dass zum Zwecke der Zeitersparnis wichtige Abfragen live, also online verfügbar sein müssen. Sonst wird im Zweifel das Controlling immer eine Nacht warten müssen, bis im BI-System die neuesten Daten zur Verfügung stehen.

Jetzt stellen wir uns folgendes vor: Sie haben Ihren Monatsabschluss vielleicht auf 4 oder 5 Tage verkürzt! Herzlichen Glückwunsch! Aber die unangenehme Nachricht ist: Zur Kommentierung benötigen Ihre Abteilungen mindestens noch einmal mindesten 5-10 Tage, wenn sie schnell sind. Erst danach haben Sie als Manager verstanden was gut oder schlecht gelaufen ist und können aktiv gegensteuern.

Die fatale Nachricht ist also: Sie sind trotzdem mindestens 3-6 Wochen zu spät dran mit der Steuerung Ihrer Stark- und Schwachstellen im Unternehmensbereich. Denn beispielsweise sind Vertriebsentscheidungen zeitlich weit vorher gefallen: Der Kunde hat lange vorher bestellt. Die Produktion hat schon längst gearbeitet. Das Kind ist also schon in den Brunnen gefallen. Sie können es nur noch herausholen und den Brunnen abdecken lassen. Sprich, Sie erkennen die Fehler im Prozess erst nachträglich, minimieren vielleicht noch deren Folgen, können Sie aber nicht mehr verhindern. 

Dabei gibt es auch hierfür Lösungen, um genau diese Zeitspanne zwischen der Geschäftsentscheidung und dem Wirksamwerden in den Unternehmenszahlen mit modernen Controllingmethoden zu überbrücken. 

Eine Lösung besteht zum Beispiel in Business Intelligence Systemen, die Sie und Ihr Management mit modernen Dashboards, zum Beispiel realisiert mit MS Power BI, versorgen. Dort bekommen Sie zeitnahe Informationen über alle Unternehmensbereiche und können schon vor dem Fast Close Abschluss eingreifen.



letzte Änderung C.R. am 19.09.2023
Autor(en):  Christoph Reger
Bild:  Christoph Reger


Autor:in
Herr Christoph Reger
Der Autor verfügt über mehr als 20 Jahre aktive Erfahrung im Vertriebscontrolling in leitender Position in einem börsennotierten Unternehmen im Vertrieb von Investitionsgütern im dreistelligen Millionenbereich. Nebenberuflich ist er Autor und Dozent im Fachgebiet Vertriebsbonussysteme und ist Programmierer für maßgeschneiderte Dashboards realisiert mit Power BI für mittelständische Unternehmen.
Homepage | weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

(Senior) Accountant / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Die Vidal MMI Germany GmbH (Vidal MMI) ist ein E-Health-Unternehmen, welches medienübergreifende Arzneimittelinformationssysteme und IT-Lösungen für Ärzte, Kliniken und Apotheken sowie weitere Leistungserbringer im Gesundheitswesen erstellt. Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Sie sind ein versierter Zahlenexperte mit Führungstalent und suchen eine Aufgabe, in der Ihr Können wirklich geschätzt wird? Das bieten wir Ihnen: Polstermöbel Fischer zählt mit rund 250 Mitarbeitenden zu den großen Polstermöbel-Filialunternehmen in Deutschland mit dem Ziel die Nr. 1 zu sein! Wir... Mehr Infos >>

Office Manager & Personal Assistant (w/m/d)
Die WHU – Otto Beisheim School of Management ist die renommierteste private Hochschule in Deutschland und genießt auch international hohes Ansehen. Unsere Standorte in Vallendar und Düsseldorf bieten ein spannendes und sehr internationales Arbeitsumfeld. Die Kultur an der WHU ist geprägt von unte... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Zur Verstärkung unseres Finanzteams suchen wir eine engagierte und fachlich versierte Persönlichkeit, die in enger Zusammenarbeit mit unserem CFO die Finanzprozesse mitgestaltet. Die Position ist in Teilzeit mit flexibler Wochenstundenanzahl zu besetzen und bietet eine langfristige Perspektive in... Mehr Infos >>

Finanzprüfer*in (w/m/d)
Die Stadt Weinheim mit rund 45.000 Einwohner*innen ist inner­halb der Metropol­region Rhein-Neckar ein beliebter Wohnort mit großem Bildungs-, Sport- und Kultur­angebot. Wir als Beschäftigte (ca. 800) der Stadt­verwaltung wollen unsere Stadt Tag für Tag weiter­entwickeln. Wenn Sie Teil un... Mehr Infos >>

Kaufmännischer Leiter (m/w/d)
Sie übernehmen als kaufmännischer Leiter (m/w/d) die Verantwortung für die Führung Ihres Teams und unterstützen den Geschäftsführer der Lorenz GmbH & Co. KG bei allen betriebswirtschaftlichen Fragen zur Steuerung des Unternehmens. Fachlich berichten Sie an die in München ansässige BRUNATA... Mehr Infos >>

HR-Assistenz / Personalsachbearbeiter (m/w/d)
Die GROTH-GRUPPE und ihre Bau- und Immobiliengesellschaften sind Komplettanbieter für das Bauen. Regionale Präsenz, verbunden mit der Leistungsfähigkeit der gesamten Gruppe, ist unsere Stärke. Wir erbringen mit rund 1.000 Mitarbeitern Bauleistungen für jeden Bedarf aus einer Hand.   Mehr Infos >>

Buchhalter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil eines bodenständigen Unternehmens, das seit 1936 mit Herz und Verstand Landwirte, Gartenbauer und Gewerbetreibende begleitet. Wir legen viel Wert darauf, nah am Menschen zu sein: nah an unseren fast 600 Mitarbeitenden und nah an unseren Mandantinnen und... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Software-Tipp

box_E-Rechnungsgenerator_250px.png
Der „E-Rechnungsgenerator“ ist eine einfache Excel-Lösung, mit der sich (GoBD-konform) E-Rechnungen (im ZUGFeRD-Format) erstellen und auch direkt versenden lassen. Preis: 178,50 EUR  Jetzt hier downloaden >>

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>

ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans

Projektplan.png
Mit dem Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans wird der Controller bei der Präsentation von Meilensteine oder Phasen bzw. Aktivitäten eines Projekts unterstützt. Die Abbildung erfolgt als Balkenplan (Bar Chart, Gantt-Diagramm) oder als Zeitstrahl. Mehr Informationen >>

PLC Preiskalkulations-Tool

Das PLC Preiskalkulations-Tool hilft Ihnen dabei das Produkt zum besten Preis zu verkaufen und die eigenen Kosten mit einzuplanen. Es bietet umfangreiche Eingabemöglichkeiten und Zuschlagssätze, um die bestehenden Kosten direkt mit einzubeziehen. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Ditz_Nachhaltigkeit_ChatGPT.jpg

eBook: Nachhaltigkeit mit ChatGPT

Nachhaltigkeit und KI sind keine Gegensätze, sondern verstärken sich gegenseitig. Für Controller bietet das Buch eine unschätzbare Hilfestellung. Mit einem klaren Bezug zum Controlling bietet es Ihnen die Werkzeuge, um ESG- und CSRD-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen und gleichzeitig die Potenziale von künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT auszuschöpfen.

Jetzt hier für 8,99 EUR downloaden >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>

Excel-Training und -Auftragsarbeiten

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_290px.jpg

Sie möchten in Excel fit werden oder möchten ein individuelles Excel-Tool erstellt haben?
Wir bieten Ihnen:
  • individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
  • lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
  • Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Weitere Informationen >>