5 nützliche Tipps, wie Sie Ihren Monatsabschluss zum Fast Close verkürzen können

Christoph Reger
Sie haben noch keinen Fast Close Monatsabschluss eingeführt? D.h. Ihre Ergebnisse liegen erst nach 10 bis 20 Tagen vor? Ihr Management benötigt aber deutlich früher verlässliche Zahlen, um das Unternehmen steuern zu können? Dabei gibt es Möglichkeiten Ihren Monatsabschluss wesentlich zu verkürzen!

Ein Monatsabschluss nach 4 Tagen ist tatsächlich möglich!

Und das sind meine 5 Erfolgsfaktoren aus der Praxis für einen schnellen Abschluss:
  • Gutes Zusammenspiel zwischen allen betroffenen Abteilungen:
    Stellen Sie einen Ablaufplan zusammen mit klar formulierten Aufgaben: Wer macht was bis wann im Abschlussprozess. Ausgehend vom Monatsultimo wird ganz pragmatisch zwischen Finanzbuchhaltung, Controlling und anderen Abteilungen festgelegt, welche Aufgaben bis Tag X und Uhrzeit Y zu erledigen sind.
  • Hoher Grad der Automatisierung in der Buchhaltung: 
    Wer am Monatsende noch Belege zusammensuchen muss, wird die 4 Tage nicht hinbekommen. Die Rechnungsverarbeitung von Debitoren (Ihre Kunden) und insbesondere Kreditoren (Ihre Lieferanten) müssen fast automatisch verlaufen, so dass Sie am Ende lediglich noch die letzten offenen Rechnungsbelege verbuchen oder in einer Summe zusammenzählen und als Rückstellung buchen.
  • Unbedingte Automatisierung der Rechnungsfreigabeprozedur:
    Die häufigste interne Regel ist die Rechnungsfreigabe nach dem 4-Augen-Prinzip. Stellen Sie sicher, dass die Prüfung/Freigabe von den Verantwortlichen sehr kurzfristig (max. 3 Tage nach elektronischem Eingang) durchgeführt wird und Stellvertreter im Falle der Abwesenheit benannt sind. Die Summe der ausstehenden, noch nicht abgezeichneten Rechnungen wird dann automatisch als Rückstellung verbucht oder abgegrenzt.
  • Smarte Standards bei Rückstellungen und Abgrenzungen:
    Definieren Sie genau, wie üblicherweise die Rückstellungen (ausstehende Rechnungen für erfolgte Leistungen) und Abgrenzungen (im Prinzip das Gegenteil, also erhaltene Rechnungen ohne erfolgte fertige Leistung) gerechnet werden sollen. Moderne ERP Systeme bieten dafür sogar programmierbare Läufe an. Das Controlling könnte ggf. abteilungsübergreifende Unterstützung bieten und vorbereitete Templates verschicken oder gleich automatisierte Berichte aus BI-Systemen bereitstellen. Unter Umständen erübrigt sich dann sogar die Beteiligung dieser Fachabteilung, so dass wieder eine Schnittstelle weniger im Abschlussprozess existiert.
  • EDV-Abläufe in eine logische Abfolge bringen: 
    Legen Sie mit den Spezialisten gemeinsam einmalig fest, welche EDV-Prozeduren im Abschluss generell ablaufen müssen und welche Schritte jeweils vorher zu erfolgen haben. Zum Beispiel müssen die Intercompany Buchungen abgeschlossen sein, bevor die Rückstellungen gerechnet werden. Oder die Umsatzbuchungen müssen erfolgt sein, bevor das Controlling mit den Abgrenzungsläufen beginnt usw. Ein wichtiger Aspekt ist hier auch, dass zum Zwecke der Zeitersparnis wichtige Abfragen live, also online verfügbar sein müssen. Sonst wird im Zweifel das Controlling immer eine Nacht warten müssen, bis im BI-System die neuesten Daten zur Verfügung stehen.

Jetzt stellen wir uns folgendes vor: Sie haben Ihren Monatsabschluss vielleicht auf 4 oder 5 Tage verkürzt! Herzlichen Glückwunsch! Aber die unangenehme Nachricht ist: Zur Kommentierung benötigen Ihre Abteilungen mindestens noch einmal mindesten 5-10 Tage, wenn sie schnell sind. Erst danach haben Sie als Manager verstanden was gut oder schlecht gelaufen ist und können aktiv gegensteuern.

Die fatale Nachricht ist also: Sie sind trotzdem mindestens 3-6 Wochen zu spät dran mit der Steuerung Ihrer Stark- und Schwachstellen im Unternehmensbereich. Denn beispielsweise sind Vertriebsentscheidungen zeitlich weit vorher gefallen: Der Kunde hat lange vorher bestellt. Die Produktion hat schon längst gearbeitet. Das Kind ist also schon in den Brunnen gefallen. Sie können es nur noch herausholen und den Brunnen abdecken lassen. Sprich, Sie erkennen die Fehler im Prozess erst nachträglich, minimieren vielleicht noch deren Folgen, können Sie aber nicht mehr verhindern. 

Dabei gibt es auch hierfür Lösungen, um genau diese Zeitspanne zwischen der Geschäftsentscheidung und dem Wirksamwerden in den Unternehmenszahlen mit modernen Controllingmethoden zu überbrücken. 

Eine Lösung besteht zum Beispiel in Business Intelligence Systemen, die Sie und Ihr Management mit modernen Dashboards, zum Beispiel realisiert mit MS Power BI, versorgen. Dort bekommen Sie zeitnahe Informationen über alle Unternehmensbereiche und können schon vor dem Fast Close Abschluss eingreifen.



letzte Änderung C.R. am 19.09.2023
Autor(en):  Christoph Reger
Bild:  Christoph Reger


Autor:in
Herr Christoph Reger
Der Autor verfügt über mehr als 20 Jahre aktive Erfahrung im Vertriebscontrolling in leitender Position in einem börsennotierten Unternehmen im Vertrieb von Investitionsgütern im dreistelligen Millionenbereich. Nebenberuflich ist er Autor und Dozent im Fachgebiet Vertriebsbonussysteme und ist Programmierer für maßgeschneiderte Dashboards realisiert mit Power BI für mittelständische Unternehmen.
Homepage | weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR inkl. MwSt. im Jahr oder 12,- EUR im Monat! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Software-Tipp

Candis-logo-black-beige.png

Effizienter, schneller, intuitiver: das Rechnungsmanagement mit Candis 
Vom automatischen Rechnungseingang, über reibungslose Freigabeprozesse und ein GoBD-konformes Rechnungsarchiv zur nahtlosen Übertragung in die Buchhaltung – mit Candis erleben Sie ein digitalisiertes Rechnungsmanagement, genau nach Ihren Bedürfnissen. Intuitiv und ohne Handbuch. Mehr Informationen >>

Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de

Stellenanzeigen

Buchhalter (m/w/d)
Wir machen Erneuerbare aus Überzeugung: ABO Wind plant und errichtet weltweit Wind- und Solarparks, Biogasanlagen sowie Batterie- und Wasserstoffprojekte. Seit mehr als 25 Jahren bieten die hausinternen Fachabteilungen von ABO Wind alles aus einer Hand: von der Standortbegutachtung, Planung, Gene... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
SDF ist einer der weltweit führenden Premiumhersteller von Traktoren und Erntemaschinen sowie Motoren. Unsere Unternehmensgruppe umfasst die Marken DEUTZ-FAHR, SAME, LAMBORGHINI, HÜRLIMANN, GRÉGOIRE und VITIBOT. Wir bieten ein erstklassiges Service- und Vertriebsnetz und suchen für unsere stetige... Mehr Infos >>

Finanzbuchhaltung (d/w/m)
Volt ist die erste paneuropäische Partei. Im Kern steht die Überzeugung, dass nur ein gemeinsam handelndes Europa die Herausforderungen unserer Zeit meistern kann. Dabei sind wir in ganz Europa aktiv und setzen uns auf allen Ebenen für ein geeintes und föderales Europa ein. So gestalten wir berei... Mehr Infos >>

Steuerfachangestellte (m/w/d)
Seit unserer Gründung im Jahr 1988 leben wir in unserer Klinik die stetige Entwicklung. Mit einer Kapazität von über 250 Betten gehören wir zu den führenden Rehabilitationskliniken in Nordbayern. Wir verfügen über Fachbereiche für Orthopädie, Neurologie und Arbeitsmedizin sowie eine Intensivstati... Mehr Infos >>

Mitarbeiter (w/m/d) Buchhaltung – Forderungs- und Kreditorenmanagement
Energie Südbayern (ESB) bildet gemeinsam mit den Tochter­unter­nehmen Energie­netze Bayern und der ESB Wärme die ESB-Unter­nehmens­gruppe. Mit rund 450 Mitarbeiterinnen und Mit­ar­beitern, Auszu­bildenden und Trainees stehen wir für leistungs­fähigen Service, flexible Energie­produkte und... Mehr Infos >>

Anlagenbuchhalterin (m/w/d)
Als Mitglied des Teams Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung bearbeiten Sie eigenständig das Anlagevermögen in SAP und kümmern sich dabei besonders und die Aktivierung von Großprojekten. Hierbei haben Sie stets die handels- und steuerrechtlichen Aktivierungsvorgaben, -wahlrechte und Nutzungsdauern i... Mehr Infos >>

Spezialistin / Spezialist (w/m/d) Bilanzen
Berlin gemeinsam besser, grüner und sauberer machen – das ist unsere Mission als größtes kommunales Entsorgungsunternehmen Deutschlands. Dafür suchen wir engagierte Persönlichkeiten. Für unseren Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen suchen wir am Standort Tempelhof eine:n Spezialistin / Spe... Mehr Infos >>

Debitorenbuchhalter (m/w/d)
Die deugro group ist ein international tätiges Unternehmen im Bereich der Projektspedition. Mit weltweit 1.200 Mitarbeitern in mehr als 40 Ländern können wir ein globales Netzwerk an Speditionsexperten vorweisen, ganz egal ob zu Land, Luft oder See. Wir finden Wege, wo heute noch keine sind. Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-10.jpg     
ChatGPT im Steuer- und Rechnungswesen sinnvoll nutzen
ChatGPT & Co. bieten revolutionäre Einsatzmöglichkeiten im Bereich Finance. Das Potenzial der Datenanalyse und Texterstellung mit KI ist enorm und bietet viele Möglichkeiten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung. Lernen Sie im Online-Seminar, wie Sie den Zeitaufwand für Routineaufgaben massiv reduzieren können.  Mehr Infos >>

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>

Software-Tipps

Fibunet_logo_komplett_RGB.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Candis-logo-black-beige.png

Effizienter, schneller, intuitiver: das Rechnungsmanagement mit Candis 
Vom automatischen Rechnungseingang, über reibungslose Freigabeprozesse und ein GoBD-konformes Rechnungsarchiv zur nahtlosen Übertragung in die Buchhaltung – mit Candis erleben Sie ein digitalisiertes Rechnungsmanagement, genau nach Ihren Bedürfnissen. Intuitiv und ohne Handbuch. Mehr Informationen >>

Logo-hmd.png
Vom Kassenbuch bis zum Bilanzbericht und Controlling: in hmd.rewe steckt alles drin, was Sie für Ihren Kanzlei- oder Unternehmensalltag benötigen. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzbericht, Wirtschaftsberatung, E-Bilanz und vieles mehr erhalten Sie von uns in einer komplett durchgängigen und logisch ineinander verzahnten Software zum Rechnungswesen. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>

Excel-Training und -Auftragsarbeiten

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_290px.jpg

Sie möchten in Excel fit werden oder möchten ein individuelles Excel-Tool erstellt haben?
Wir bieten Ihnen:
  • individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
  • lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
  • Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Weitere Informationen >>