Welche Geschenke an Geschäftspartner sind abzugsfähig?

Kleine Geschenke, etwa zu Weihnachten, fördern die Geschäftsbeziehung. Aber: Nicht alle Geschenke an Geschäftspartner sind steuerlich abzugsfähig. Welche Voraussetzungen müssen Unternehmer beachten?

Eine gute Flasche Rotwein, edle Pralinen oder ein Kalender fürs neue Jahr - Unternehmen verschenken gerade zu Weihnachten gerne kleine Aufmerksamkeiten an Kunden oder Geschäftspartner. Dies ist ein guter Weg, um Wertschätzung und Zufriedenheit mit der Geschäftsbeziehung zum Ausdruck zu bringen. Allerdings sind einige Details zu beachten, wenn das Geschenk dann im Rahmen der Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden soll.

Was gilt steuerlich überhaupt als Geschenk?

Die Einkommenssteuerrichtlinie definiert ein Geschenk als unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger. Es kann von der Steuer abgesetzt werden, wenn es aus betrieblichem Anlass gemacht wird. Eine Gegenleistung darf nicht daran gebunden sein. Der Gesetzgeber sieht dabei die Geschäftsbeziehung, die gefestigt oder angebahnt werden soll, nicht als eine Gegenleistung an. Natürlich darf das Geschenk nicht an Bedingungen wie einen Vertragsabschluss geknüpft sein. Und: Es gibt Unterschiede zwischen Geschenken an Geschäftspartner und an eigene Mitarbeiter.

Welche Arten von Geschenken können Unternehmer von der Steuer absetzen?

Nicht alle Geschenke sind abzugsfähig. Von der Steuer abgezogen werden können zum Beispiel: 

• Geld- und Sachzuwendungen ohne Gegenleistung,
• Eintrittskarten zu Veranstaltungen oder Vorführungen (Theater, Festival),
• Blumen (jedoch nicht bei Beerdigungen).

Nicht als Geschenke zu buchen sind:

• Warenproben,
• Rabatte und Kulanzleistungen mit Bezug zu einem vorherigen Vertragsabschluss,
• Trinkgelder (Gegenleistung),
• Preise bei Preisausschreiben,
• Sponsoring (Gegenleistung),
• Prämien für die Vermittlung von Kunden oder Aufträgen.

Welche Freigrenze gilt für Geschenke an Geschäftspartner?

Als Betriebsausgabe verbucht werden können die Kosten für ein Geschenk nur bis zu einer Freigrenze bis zu 35 Euro pro Jahr und Person.

Zurück zu den 35 Euro: Es handelt sich hier um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Sobald der Betrag überschritten wird, kann der gesamte Betrag nicht mehr abgesetzt werden, auch nicht die ersten 35 Euro.
Kostet das Geschenk also 36 Euro, sind 36 Euro als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe zu behandeln und letztlich als Gewinn zu versteuern (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Werden in einem Jahr der gleichen Person mehrere Geschenke zugewendet, werden diese zusammengerechnet.

Wie werden Geschenke an Geschäftspartner bei der Umsatzsteuer behandelt?

Die Freigrenze von 35 Euro bzw. 50 EUR ab 2024 gilt inklusive von nicht abziehbarer Umsatzsteuer. Das bedeutet: Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern kommt der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer zur Anwendung. Wird die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, gibt es auch keinen Vorsteuerabzug für das Geschenk. Bei Kleinunternehmern gilt nach § 19 Abs. 1 UStG der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.

Was gilt für betrieblich nutzbare Geschenke?

Bestimmte Geschenke an Geschäftspartner sind von der Freigrenze ausgenommen, dürfen also auch abgesetzt werden, wenn sie diese überschreiten. Dies sind Geschenke an Kunden und Geschäftspartner, die ausschließlich betrieblich nutzbar sind.

Das Diagnosetool kann nur geschäftlich genutzt werden. Es ist steuerlich absetzbar ohne Beachtung der 35 Euro Grenze. Die Espressomaschine mag zwar im Betrieb stehen, könnte aber genauso gut auch zu Hause beim Chef ihren Dienst tun. Da sie die 35-Euro-Grenze überschreitet, ist sie nicht absetzbar.

Beweispflichtig ist der Schenker. Daher: Rechnung und am besten ein Foto vom Geschenk gut aufbewahren.

Was ist die Pauschalbesteuerung von Geschenken?

Grundsätzlich müssen die beschenkten Geschäftspartner das Geschenk als Einnahme versteuern. Unangenehm wird es, wenn zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung solche Geschenke entdeckt werden. 

Der Beschenkte wäre hier verpflichtet, den Wert des Geschenks bei privater Verwendung zunächst als Betriebseinnahme und dann als Privatentnahme zu verbuchen. Bei betrieblicher Verwendung müsste er es als Betriebseinnahme und dann als Betriebsausgabe erfassen.

Allerdings darf das schenkende Unternehmen die Steuer für den Beschenkten übernehmen. So lässt sich vermeiden, dass das gutgemeinte Geschenk beim Geschäftspartner für Ärger sorgt. Dies gilt nur für Sachgeschenke, also nicht für Geld.

Unternehmer haben dabei die Wahl, ob sie den tatsächlichen Steuersatz des Beschenkten verwenden oder - einfacher - einen Pauschalsteuersatz von 30 %. Dieser gilt für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Geschenke an Geschäftsfreunde. Die Vorschrift gilt für alle Geschenke über oder unter der 35-Euro-Freigrenze. Geregelt ist dies in § 37b Abs. 1 Einkommenssteuergesetz. 

Diese Regelung gilt nach § 37b Abs. 2 auch für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer.

In der Regel werden also pauschal 30 % Einkommenssteuer abgeführt. Kirchensteuer kann ggf. hinzukommen.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Pauschalsteuer hinsichtlich der 35-Euro-Grenze zum Wert des Geschenks hinzuzurechnen ist (Urteil vom 30.3.2017, Az. IV R 13/14). Die Finanzverwaltung scheint jedoch bei der Vereinfachungsregelung zu bleiben, nach der lediglich der Wert des Geschenks bei den 35 Euro berücksichtigt wird.

Der übernommene Steuerbetrag ist bei Geschenken bis 35 Euro als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die 30 % Pauschalsteuer werden auf Basis des Einkaufspreises für das Geschenk inklusive Umsatzsteuer berechnet. Die Regelung zur Pauschalsteuer findet sich in § 37b Einkommenssteuergesetz. 

Der schenkende Unternehmer muss den Beschenkten von einer Übernahme der Pauschalsteuer unterrichten (§ 37b Abs. 3 EStG).

Wann ist die Pauschalierung ausgeschlossen?

Ausgeschlossen ist eine Anwendung der Pauschalbesteuerung, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Jahr oder pro Zuwendung über den Betrag von 10.000 Euro hinausgehen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Was gilt für Streuwerbeartikel und Geschenke unter 10 Euro?

Als Streuwerbeartikel gelten zum Beispiel Kugelschreiber. Solche Artikel und auch geringwertige Warenproben unterliegen nicht der Besteuerung und auch nicht der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG, weder beim Schenker, noch beim Beschenkten. Voraussetzung ist, dass sie unter 10 Euro kosten. Gemeint ist hier der Nettowert (bei vorsteuerabzugsberechtigtem Schenker). Dies wurde im BMF-Schreiben vom 19.5.2015 festgelegt, Az. IV C 6 - S 2297. Die 10-Euro-Grenze bezieht sich auf den einzelnen Werbeartikel, auch wenn ein Beschenkter mehrere Gegenstände erhält.

letzte Änderung U.M. am 21.12.2023 Autor(en):  Ulf Matzen

Autor:in

	Herr Ulf Matzen Ulf Matzen ist Volljurist und schreibt freiberuflich Beiträge für Online-Portale und Unternehmen. Ein wichtiges Thema ist dabei das Immobilienrecht, aber auch das Verbraucherrecht ist häufig vertreten. Ulf Matzen ist Mitautor des Lexikons "Immobilien-Fachwissen von A-Z" (Grabener-Verlag) sowie von Kundenzeitungen und Ratgebern.
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