Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeiter

Weihnachten ist Geschenke-Zeit. Was liegt also näher als auch Geschäftspartnern, Geschäftsfreunde, Kunden und Mitarbeitern das eine oder andere Geschenk machen zu wollen. Dabei stellt sich trotz aller Freude am Schenken die Frage ob und inwiefern sich derartige von der Steuer absetzen lassen. Dabei gibt es große Unterschiede. Ob und wie diese abzugsfähig sind, hängt vorrangig damit zusammen, für wen diese bestimmt sind. Es gibt für jede Art der Aufmerksamkeit gewisse Freigrenzen, die nicht überschritten werden sollten, damit die Buchhaltung sie noch als Betriebsausgaben bei den Steuern angeben kann.

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter / Arbeitnehmer

Zuwendungen an Mitarbeiter gelten grundsätzlich als Arbeitslohn, und darauf fallen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer an. Wer seinen Mitarbeitern etwas zukommen lassen möchte, muss Folgendes also berücksichtigen: Geschenke in Bargeld sind immer Arbeitslohn. Nur Sachgeschenke betrachtet das Finanzamt als Geschenke. Aus persönlichem Anlass darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Geschenk machen. Als Persönliche Anlässe gelten beispielsweise: 

• Geburtstag 
• Bestandene Prüfungen und Abschlüsse 
• Hochzeit 
• Geburt eines Kindes 
• Konfirmation/Kommunion/Jugendweihe eines Kindes 

Für Sachgeschenke zu diesen Anlässen gilt eine Freigrenze von 60 Euro brutto. Diese Grenze darf der Arbeitgeber nicht überschreiten. Bereits eine Überschreitung von nur einem Cent führt zum kompletten Erlöschen der Freigrenze und zur Besteuerung des Geschenkes als Arbeitslohn. Außerdem würde dann der gesamte Betrag für den Arbeitnehmer auch sozialabgabenpflichtig. Die Freigrenze für die Steuerfreiheit kann der Arbeitgeber für jeden persönlichen Anlass des Arbeitnehmers nutzen. Auf diese Art kann die Freigrenze mehrfach im Jahr komplett ausgeschöpft werden, darf aber im Einzelfall nicht überschritten werden. 

Achtung! Ein Mitarbeiter darf nicht mehrmals im Monat beschenkt werden. Außerdem muss der Arbeitgeber immer den Grund des Ereignisses oder den Anlass der Aufmerksamkeit vermerken. 

Sachbezugsfreigrenze: 44 Euro

Der Arbeitgeber darf einem Arbeitnehmer auch ohne direkten Anlass Präsente im Wert von 44 Euro im Monat zukommen lassen. Viele Arbeitgeber nutzen diese Freigrenze, um ihren Mitarbeitern beispielsweise ein Jobticket zu spendieren. Die Weihnachtsgeschenke können unter diesem Posten ebenfalls steuer- und sozialabgabenfrei bleiben. 

Achtung! Auch hier gilt: Es handelt sich um eine Freigrenze. Bekommt ein Arbeitnehmer auch nur einen Cent mehr im Monat zugewendet, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Lässt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern mehrere Zuwendungen regelmäßig zukommen, dann kann er leicht den Überblick verlieren. Bezahlt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern schon für 40 Euro im Monat das Jobticket, dann kann er ihnen keine Mitgliedschaft im Fitnessclub mehr finanzieren.

Die Freigrenzen lassen sich kombinieren. Erhält also ein Mitarbeiter bereits ein Jobticket für 44 Euro im Monat, kann ihm der Arbeitgeber trotzdem zur Hochzeit eine Aufmerksamkeit im Wert von 60 Euro zukommen lassen.  

Gutscheine für Mitarbeiter

Gutscheine entlasten den Geldbeutel des Arbeitnehmers und kommen immer gut an. Doch Unternehmer sollten sehr vorsichtig mit solchen Geschenken umgehen. Selbst kleine Gutscheine im Wert von 15 oder 20 Euro bleiben nur dann frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben, wenn der Beschenkte sie nicht zu Geld machen kann. Selbst die Auszahlung von Restbeträgen muss ausgeschlossen sein. Die Beweispflicht hierfür liegt beim Arbeitnehmer. 

Tipp: Elektronische Gutscheine bieten sich an, weil hier Restbeträgen in der Regel als Guthaben gespeichert und nicht ausgezahlt werden. Außerdem kann der Arbeitgeber bei einer Betriebsprüfung jederzeit nachweisen, wann er seinem Mitarbeiter den Gutschein überreicht hat. Bei Papiergutscheinen müsste der Arbeitgeber beides eigens eintragen lassen oder selbst eintragen, wo für die strengen Richtlinien für Eigenbelege gelten. 

Achtung! Der Gutschein bleibt nur dann steuer- und abgabenfrei, wenn ihn nur ein Dritter einlösen kann. Eine Handelskette, die zu Weihnachten Gutscheine für das eigene Haus ausgibt, muss die Beträge versteuern. Das gilt auch für verbundene Unternehmen. 

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner 

Bei Geschenken für Geschäftspartner sollte man folgendes beachten: Man darf seinen Geschäftspartnern sowohl Geld als auch Sachleistungen zum Geschenk machen. Wichtig ist allerdings dabei, dass keinerlei Gegenleistung des Beschenkten über das normale Verhältnis hinaus in Bezugnahme auf das Geschenk vorliegen darf. Das heißt zum Beispiel dass ein Handelsvertreter durchaus ein Geschenk annehmen darf, darüber hinaus aber keinerlei Sonderkonditionen, die über das normale Maß der bisherigen Gepflogenheiten hinausgehen, einräumen darf. 
Für Lieferanten oder ähnliche Geschäftspartner gilt das gleiche. Außerdem muss diese Art der Aufmerksamkeiten immer einen betrieblichen Hintergrund haben. Ein solcher betrieblicher Hintergrund wäre zum Beispiel der Geburtstag des Geschäftspartners, das Firmenjubiläum des Geschäftspartners oder ein ähnlich gelagertes Ereignis. 
Auch für diese Art der Aufmerksamkeiten gibt es eine Freigrenze. Diese liegt in diesem Fall bei 35 Euro pro beschenkter Person pro Jahr. Dabei wird dieser Betrag brutto bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG, welche nicht umsatzsteuerpflichtig sind, und netto bei allen anderen Unternehmen berechnet. 

Achtung! Auch hier handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Wird sie überschritten, wird der Gesamtbetrag steuerpflichtig. 

Beispiel: Unternehmen A. schenkt Herrn B. zum Geburtstag eine Flasche Wein und ein Buch im Wert von 33 Euro. Dann kann sich Unternehmen A. die entsprechend zu leistende Vorsteuer erstatten lassen und den übrig gebliebenen Betrag als Betriebsausgaben geltend machen. Im Rahmen eines ähnlichen Ereignisses macht dann Unternehmen A. Frau E. ein Geschenk im Wert von 42 Euro. In diesem Fall wird die Freigrenze um ganze sieben Euro überschritten. Das führt zum kompletten Wegfall. Somit kann dieser Betrag in keinem Fall als Betriebsausgabe geltend gemacht und abgesetzt werden. 

Gutscheine für Geschäftspartner 

Das gleiche gilt auch, wenn es sich bei den Geschenken nicht um Sachleistungen, sondern um Gutscheine oder Ähnliches, die direkt umgesetzt werden können, handelt. Somit können zum Beispiel auch Benzingutscheine bis zur Höhe der Freigrenze an Geschäftspartner verschenkt werden. Ein weiterer Punkt der unbedingt Beachtung finden sollte, ist die Tatsache, dass im Gegensatz zu Geschenken an Mitarbeiter beziehungsweise Arbeitnehmer, die Freigrenze nicht mehrfach erreicht werden darf. Wer also zum Beispiel seinem Geschäftspartner mehr als nur einmal im Jahr etwas zukommen lassen möchte, weil zum Beispiel ein Firmenjubiläum und ein runder Geburtstag anstehen, sollte darauf achten dass beiliegende Aufmerksamkeiten gemeinsam diese Freigrenze nicht überschreiten.

Aufmerksamkeiten für Kunden 

Im Gegensatz zu Werbemitteln, wie Anzeigen in Zeitungen oder im Internet oder andere mögliche Werbung unterliegen Werbegeschenke gewissen Einschränkungen. Im Normalfall beschränkt sich die Absetzbarkeit von Werbegeschenken nur auf den Netto-Kaufpreis des entsprechenden Artikels, sowie auf die Umverpackung und den Werbe Aufdruck. Bei höherwertigen Geschenken für die Kunden wird im Einzelfall sogar verlangt, dass die Namen der Kunden komplett aufgelistet werden. 

Diese Maßnahme greift vor allem bei höherwertigen Geschenken für besonders treue Kunden, die zum Teil nicht direkt im Geschäft sondern nach Hause zugestellt werden. Die Verpflichtung des Auflistens der Namen entfällt allerdings für die üblichen so genannten Streuartikel, wie zum Beispiel Feuerzeuge, Kugelschreiber, Kalender, Schlüsselanhängern, Textmarker oder andere Artikel dieser Art.  Diese Regeln sollen verhindern, dass ein Unternehmen völlig überteuerte oder zu hochwertige Geschenke als Betriebsausgabe buchen kann. Wer also Geschenke absetzen möchte, sollte darauf achten dass diese im angemessenen Rahmen bleiben. Dann sind sie steuerlich abzugsfähig und werden als Gewinn mindernd anerkannt. 

Geschenke auf einem eigenen Konto buchen 

Unternehmen sollten alle Geschenke, Aufmerksamkeiten und Zuwendungen auf einem gesonderten Konto oder aber in einer eigenen Spalte oder auch Aufstellung einzeln erfassen. Eine nachträgliche Umbuchung über das gesonderte Konto oder auf eine nachträglich angelegte Spalte oder Aufstellung reichen in diesem Fall nicht aus. Wer eine nachträgliche Umbuchung vorzunehmen versucht, riskiert die Aberkennung aller Beträge. Geschenke und deren steuerliche Behandlung Abb. 1 Geschenke und deren steuerliche Behandlung. 

Abb. 1 Geschenke und deren steuerliche Behandlung

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(Stand: Mai 2019) 

letzte Änderung W.V.R. am 06.12.2019 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Quelle:  Haufe.de, Bund der Steuerzahler Bild:  © PantherMedia/ Yuri Arcurs

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Der Autor:

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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