Typische Fehler bei den Bewirtungsaufwendungen

Ulf Matzen
Ob Geschäftsessen mit Kunden im Restaurant oder Verpflegung bei einer Fortbildung im Betrieb - es fallen Kosten an. Oft handelt es sich um steuerlich absetzbare Bewirtungskosten. Steuerpflichtige können hier leicht Fehler machen, sodass das Finanzamt die Aufwendungen nicht anerkennt. So haben sich zum Beispiel die Vorgaben für einen Bewirtungsbeleg zum 1. Januar 2023 geändert. Hier einige Beispiele für typische Fehler beim Thema Bewirtung.

Fehler 1: Verwechslung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen 

Fall: Ein Unternehmer reicht bei einer Besprechung mit Kunden belegte Brötchen, Kaffee und Tee, verschiedenes Gebäck, Snacks, diverse Kuchen und Torten und abschließend gibt es ein Glas Sekt. Er meint, dass es sich um reine Aufmerksamkeiten handelt. Diese kann man zu 100 % als Betriebsausgaben abziehen. Man braucht nicht einmal große Aufzeichnungspflichten zu beachten.

Fehler: Tatsächlich liegen hier keine Aufmerksamkeiten vor, sondern Bewirtungsaufwendungen. Aufmerksamkeiten sind nur sehr geringfügige Kleinigkeiten. Dies trifft vielleicht noch bei zwei halben belegten Brötchen pro Person und einer Tasse Kaffee zu. Aber nicht mehr bei einem reichhaltigen Kuchen- und Tortenangebot und weiteren Snacks. Auch der Ausschank von Alkohol kann für Probleme sorgen - zumindest gibt es ein Urteil des Finanzgerichts München, das diesen den Bewirtungsaufwendungen zurechnet (Urteil vom 9.3.2021, Az. 6 K 2915/17). Die Folge: Von den Bewirtungsaufwendungen kann der Unternehmer nur 70 % absetzen. Die restlichen 30 % sind seine Privatangelegenheit.     

Fehler 2: Fehler beim Vorsteuerabzug

Fall: Der Unternehmer setzt nun 70 % der Bewirtungsaufwendungen ab. Aber: Wie ist mit der Mehrwertsteuer zu verfahren, die für die Speisen und Getränke angefallen ist? Da werden doch sicher auch nur 70 % als Vorsteuer abziehbar sein.
Fehler: Tatsächlich sind 100 % der angefallenen Vorsteuer abziehbar, also die gesamte Mehrwertsteuer für die ausgegebenen Lebensmittel und Getränke. Die 70/30-Aufteilung gilt beim Vorsteuerabzug nicht.

Fehler 3: Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg

Fall: Ein Unternehmer lädt Kunden in ein Restaurant ein, um einen Geschäftsabschluss zu feiern. Er bekommt vom Restaurant eine Bewirtungsrechnung. Zwar müsste er auch noch eigene Angaben darauf machen, dies verschiebt er jedoch auf morgen. Schließlich erledigt dies ein Mitarbeiter. Er gibt als Zweck der Bewirtung "Geschäftsessen" an und macht zu den Teilnehmern keine weiteren Angaben.

Fehler: Schon geringfügige Lücken in den vorgeschriebenen Angaben führen dazu, dass das Finanzamt den Bewirtungsbeleg nicht anerkennt. "Geschäftsessen" reicht nicht aus, hier muss der genaue Zweck stehen (z. B. "Feier Auftrag Lieferung Traktoren nach Schweden"). Auch nähere Angaben zu den Teilnehmern dürfen nicht fehlen. 

Um Bewirtungsaufwendungen absetzen zu können, muss der Unternehmer einen Bewirtungsbeleg erstellen. Dieser sogenannte Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten (nach: BMF-Schreiben vom 30.6.2021, Gz. V C 6 - S 2145/19/10003 :003):
  • Ort der Bewirtung (z. B. Name und Adresse des Restaurants),
  • Datum der Bewirtung,
  • Namen der Teilnehmer mit Firmenanschrift,
  • Zweck bzw. Anlass der Bewirtung,
  • Höhe der Aufwendungen.

Hinzu kommt die Unterschrift des Gastgebers mit Ort und Datum.

Findet die Bewirtung in einem Restaurant oder einer Gaststätte statt, muss die Bewirtungsrechnung des Lokals dem eigenen Bewirtungsbeleg hinzugefügt, zum Beispiel angeheftet werden. Oft befindet sich auch auf der Rückseite der Restaurant-Rechnung ein Vordruck zum Ausfüllen. Wenn es eine Bewirtungsrechnung des Lokals gibt, sind auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung ausreichend. 

Für die Bewirtungsrechnung des Lokals gibt es auch einen Pflichtinhalt, nämlich:
  • Name und Anschrift des Restaurants,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Art und Menge der Leistungen, d. h. einzelne Getränke und Speisen mit Preisen,
  • Datum der Bewirtung,
  • Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer, Steuersatz.

Bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro inkl. MwSt kommen hinzu:
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants,
  • Rechnungsnummer,
  • Name des Gastgebers,
  • Rechnungsbetrag genau aufgeschlüsselt (Nettobetrag, Umsatzsteuersätze in %,  Umsatzsteuer jeweils als Betrag, Bruttobetrag).

Fehler 4: Unangemessene Aufwendungen

Fall: Ein Unternehmer möchte mit Kunden einen Geschäftsabschluss feiern. Er geht mit ihnen in einen Nachtclub mit Showeinlagen und Animierdamen. Das Glas Sekt kostet dort 59,95 Euro.

Fehler: Steht die Leistung in keinem sinnvollen Verhältnis zum Preis, wird das Finanzamt von nicht angemessenen Aufwendungen ausgehen und die Rechnung nicht anerkennen. Dies kann bei solchen Nachtclubrechnungen ebenso der Fall sein, wie bei einem dem Anlass nicht angemessenen Luxus (Champagner und Kaviar bei unwichtiger Besprechung). 

Fehler 5: Formelle Fehler im Bewirtungsbeleg

Fall: Das Restaurant verwendet eine veraltete elektronische Kasse.

Fehler: Seit Anfang 2023 gelten verschärfte Regeln. Die vom Restaurant ausgestellte Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Handschriftliche Belege werden nicht mehr anerkannt. 

Der Beleg muss Nachweise zur verwendeten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) enthalten. Der Hintergrund: Seit 1. Januar 2023 muss jedes elektronische Kassensystem eine solche TSE besitzen, die Manipulationen verhindert. Zwar ist eine sogenannte "offene Ladenkasse" ohne Elektronik weiter zulässig. Wird jedoch ein elektronisches Kassensystem genutzt - und das tun eigentlich alle üblichen Gastrobetriebe - ist eine TSE erforderlich. Deren Benutzung muss aus der Bewirtungsrechnung hervorgehen, damit diese anerkannt wird.  

Bewirtende Steuerpflichtige können darauf vertrauen, dass ein Kassensystem mit TSE genutzt wurde, wenn auf dem Bewirtungsbeleg eine Transaktionsnummer und die Seriennummer der TSE aufgeführt sind. Auch Vorgangsbeginn und -ende sollten genannt sein. Diese Daten dürfen auch als QR-Code vorliegen.

Fehler 6: Fehlender Trinkgeldbeleg

Fall: Ein Unternehmer geht mit Geschäftsfreunden essen. Danach fällt ihm auf, dass er keinen Beleg über das Trinkgeld für die freundliche Kellnerin hat.

Fehler: Auch das Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten. Es kann abgesetzt, muss aber nachgewiesen werden. 

Wie das Trinkgeld behandelt wird, richtet sich nach der Hauptleistung. Bei einer Bewirtung von Geschäftsfreunden sind 70 % absetzbar. Daher lassen sich hier auch 70 % des Trinkgeldes absetzen. Das Trinkgeld wird zum Nettobetrag der Restaurant-Rechnung hinzuaddiert. Dann ermittelt man von der Gesamtsumme den 70 %-Anteil. 

Beispiel: Wurden bei einer Rechnungssumme von 300 Euro 10 % Trinkgeld gegeben, wären als Gesamtkosten 300 + 30 = 330 Euro anzusetzen. Davon wären 70 % = 231 Euro als Bewirtungsaufwendungen absetzbar.

Ein Nachweis ist auf unterschiedliche Art möglich. So kann das Trinkgeld auf einer elektronisch erstellten Rechnung einfach vom Restaurant mit aufgeführt werden. Oft wird dies nicht der Fall sein, da es erst bei Vorlage der Rechnung bezahlt wird und der Gast auch erst dann über die Höhe entscheidet. Daher ist ein Nachweis auch möglich, indem die Servicekraft den Betrag handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt und mit ihrer Unterschrift bestätigt. 

Eine andere Möglichkeit ist, dass der Steuerpflichtige über das Trinkgeld einen Eigenbeleg ausstellt. Ein Eigenbeleg sollte so viele Angaben wie möglich enthalten, um glaubhaft zu sein, etwa den Namen der Serviceperson oder auch die Namen der Teilnehmer.

Fehler 7: Mitarbeiter und Freiberufler gleich behandelt

Fall: Ein Unternehmer bewirtet im Rahmen einer betriebsinternen Fortbildung sowohl eigene Angestellte als auch freie Mitarbeiter, zum Beispiel Handelsvertreter. Er geht davon aus, dass es sich um einen betrieblichen Anlass handelt, und setzt 100 % der Bewirtungskosten ab.

Fehler: Die Bewirtung der eigenen Angestellten bei einer betrieblichen Veranstaltung ist betrieblich veranlasst. Die Aufwendungen dafür können zu 100 % als Betriebskosten abgesetzt werden. Aber: Nehmen an der Fortbildung neben den eigenen Angestellten auch freie Mitarbeiter wie zum Beispiel Handelsvertreter teil, müssen die Bewirtungsaufwendungen aufgeteilt werden. Dann sind für die eigenen Angestellten 100 Prozent abziehbar, für die freien Mitarbeiter jedoch nur 70 Prozent. Dies geht auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes zurück (18.9.2007, Az. I R 75/06).



letzte Änderung U.M. am 31.10.2023
Autor(en):  Ulf Matzen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / [email protected]


Autor:in
Herr Ulf Matzen
Ulf Matzen ist Volljurist und schreibt freiberuflich Beiträge für Online-Portale und Unternehmen. Ein wichtiges Thema ist dabei das Immobilienrecht, aber auch das Verbraucherrecht ist häufig vertreten. Ulf Matzen ist Mitautor des Lexikons "Immobilien-Fachwissen von A-Z" (Grabener-Verlag) sowie von Kundenzeitungen und Ratgebern.
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