Der beste Weg zur Übermittlung von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen entgegennehmen können. Die Pflicht zum Versand folgt schrittweise und spätestens ab 2028 müssen in Deutschland Rechnungen, im Versand wie beim Empfang, konform mit der CEN-Norm EN 16931 aus der Richtlinie 2014/55/EU sein. Über Fristen der damit nun unmittelbar bevorstehenden E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland, haben wir hier bereits ausführlich berichtet, ebenso über die Definition einer E-Rechnung und ihre gesetzliche Grundlage.  

Was das Format der E-Rechnung angeht, legt sich Deutschland nicht auf eine bestimmte Ausprägung wie z. B. die XRechnung oder ZUGFeRD (Ausprägung EN16931 oder XRechnung) fest, sondern auf alle Formate, die diesem Standard entsprechen. Das kann eine nicht unerhebliche Anzahl sein. Auszugehen ist jedoch davon, dass der bereits im B2G etablierte und durch die KoSIT zentral verwaltete, deutsche Standard „XRechnung“ sowie „ZUGFeRD“ in den Varianten EN16931 und XRechnung im Schwerpunkt von deutschen Unternehmen genutzt werden wird. Darauf deuten auch die Ergebnisse des Bitkom Digital Office Index 2024 hin. Demzufolge versenden bereits 26 Prozent der Unternehmen in Deutschland ZUGFeRD-Rechnungen und weitere neun Prozent XRechnungen. Wer auf Nummer sicher gehen will, realisiert zudem das Senden und Empfangen nach dem EU-Standard BIS Billing 3.

Peppol oder E-Mail?

Ein dediziertes Austauschprotokoll für elektronische Rechnungen schreibt der deutsche Gesetzgeber nicht vor. Natürlich gibt es viele bereits gebräuchliche Kanäle wie AS2, OFTP2, SFTP etc. Mit jedem Lieferanten einen eigenen OFTP- oder anderen Kanal einzurichten, ist allerdings extrem aufwändig. Um das Ganze zu vereinfachen und eine Methode zu verwenden, die nicht der Zustimmung des Empfängers bedarf, bleiben also nur zwei Alternativen: Peppol oder E-Mail – letzteres jedoch behaftet mit fehlender Rechtssicherheit bzw. Zuverlässigkeit und Nicht-Abstreitbarkeit des Erhalts; es gibt zudem keine Zustellgarantie. 
Peppol ist ein auf Standards basierendes Austauschsystem mit einfacher Kommunikation. Jeder ist hierbei Sender und Empfänger bei einem bestimmten Anbieter (Netzwerk-Provider = Access Point). Man spricht deshalb auch von einem „4-Corner-Modell“: Sender, Access Point des Senders, Access Point des Empfängers, Empfänger. Über eine eindeutige ID, welche in Deutschland unter anderem aus der deutschen Steueridentifikationsnummer besteht, lässt sich jeder Empfänger erreichen. Roaming-Gebühren zwischen Access Points fallen nicht an. 

Das Modell dahinter ist ein dezentralisierter Austausch (der auch Continuous Transaction Control + Exchange ermöglicht). Dabei kommunizieren nicht mehr Sender und Empfänger miteinander, sondern bestimmte Service-Provider, sogenannte Access Points (in Deutschland zum Beispiel über ecosio, einen globalen E-Rechnungs-Service-Provider). Diese leiten steuerrelevante Informationen an die Steuerbehörde weiter. Vorteil des Modells: Man muss sich nicht mehr mit den verschiedensten Mandaten und länderspezifischen Schnittstellen beschäftigen, sondern nutzt ein einheitliches Austauschsystem.

Das Peppol-Netzwerk ist mittlerweile ein weltweiter Erfolg. Denn die Schwierigkeit beim Austausch von Dokumenten sieht bislang so aus: Jede Branche hat spezifische Standards und Austauschprotokolle, das bedeutet, je nach Rechnungsempfänger bzw. -sender kann eine Vielzahl von Formaten über eine Vielzahl von Übertragungskanälen gesendet und empfangen werden. Das bedeutet wiederum zahlreiche Schnittstellen in den Unternehmen, die Kosten verursachen und fehleranfällig sein können. Meist ist es zudem so, dass es nicht den einen IT-Servicedienstleister gibt, der diese Schnittstellen betreut, sondern auch hier auf mehrere zurückgegriffen werden muss.

Peppol dürfte damit zum Königsweg der elektronischen Rechnung werden. Denn letztlich geht es darum, möglichst schnell eine für alle Beteiligten funktionierende Methode der Übertragung von elektronischen Rechnungen zu schaffen. Erst wenn dies erreicht ist, steht die Grundlage für ein digitales Meldesystem, das dem Umsatzsteuerbetrug künftig einen Riegel vorschieben soll. Beide Vorgänge sind zwar miteinander verbunden, wurden aber im Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnungspflicht für Deutschland regelt, zunächst technisch entkoppelt: erst die E-Rechnung, dann das Meldesystem.

Weltweit haben in den letzten Jahren viele Länder staatliche Initiativen gestartet, um die E-Rechnung voranzutreiben; Deutschland befindet sich hier im gesunden Mittelfeld. Zum Teil wird auf Anreize und Informationskampagnen gesetzt, zum Teil auf gesetzliche Verpflichtungen. Lateinamerika hat anders als Europa bereits jahrelange Erfahrung mit der elektronischen Rechnung und setzt dabei mehrheitlich auf das sogenannte Clearance-Modell: Vor dem Versand muss eine Rechnung von der Behörde genehmigt werden, diese schickt sie mit einem eindeutigen „Hash“ zurück und erst dann geht sie an den Empfänger. Dieser kann mittels des Hash bei der Behörde verifizieren, ob es sich um eine gültige Rechnung handelt.

Europäischer Flickenteppich

Die EU hat Anfang November die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen. Mit ihr soll die bisherige Umsatzsteuer-Richtlinie modernisiert und transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwunden werden. Gleichzeitig haben verschiedene EU-Staaten bereits eigene Regelungen eingeführt oder sind dabei. Wie in anderen Bereichen, so haben wir es also auch hier mit einem Flickenteppich zu tun.

Immerhin sind es inzwischen schon zahlreiche europäische Länder, in denen die elektronische Rechnungsstellung gefördert wird bzw. sogar obligatorisch ist. Vorreiter ist sicherlich Italien, wo die E-Rechnung im B2G schon 2014 eingeführt wurde. In Polen etwa gilt für B2B-Geschäfte die Frist 2026, in Rumänien gibt es die E-Rechnung im B2B bereits seit Januar 2024 (für Januar 2025 wird die B2C-Rechnung erwartet). Große Unterschiede auch, was die Portale als Mittler angeht: Belgien hat sich an Peppol (s.u.) angeschlossen, in Frankreich gibt es wiederum eine eigene Portallösung usw.

Real-time-Reporting-Modell 

Ungarn arbeitet mit einem einheitlichen Portal. In diesem Real-time-Reporting-Modell findet zuerst die Rechnungsübermittlung von Sender zu Empfänger statt, gleichzeitig aber muss der Sender den Beleg an die Behörde melden. Nachteil für den Sender: Er muss den gleichen Beleg zweimal übermitteln, außerdem ist es technisch aufwändig, denn eine gesonderte Schnittstelle muss eingerichtet werden. 

Italien und die Türkei praktizieren einen zentralisierten Austausch. Dabei fällt die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger weg. Es gibt vielmehr ein zentrales System, über das jede Rechnung läuft (an das sie folglich der Versender überträgt und von dem sie der Empfänger abholt). Vorteil: Man hat immer einen strukturierten (XML-) Datensatz. Auf der anderen Seite öffnet dies Tore für Schattenwirtschaften; so muss zum Beispiel der Lieferort nicht angegeben werden. 

In der Schweiz ist eine E-Rechnungspflicht bislang noch nicht vorgesehen. Mit der QR-Rechnung gibt es dort bereits ein probates Verfahren, um den Rechnungsverkehr weitestmöglich zu digitalisieren, zu automatisieren und somit fehlerfreier und schneller zu gestalten. PDFs enthalten dabei einen QR-Code, der alle notwendigen Zahlungsinformationen in digitaler Form enthält und mit Banking-Apps oder speziellen Lesegeräten gescannt werden kann. Hier müsste für eine europäische Harmonisierung des Rechnungsverkehrs jedoch zusätzlich noch eine koordinierte Vorgehensweise zwischen EU- und Nicht-EU-Ländern etabliert werden.

Erstellt von (Name) E.R. am 05.12.2024 Geändert: 05.12.2024 08:00:05 Autor:  Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group Bild:  Bildagentur PantherMedia / Rawpixel

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