Papierrechnungen und manueller Archivierungsaufwand adé

Übersicht: Die Cuxhaven-Niederelbe Verlagsgesellschaft (CNV) befindet sich mit insgesamt 55 Mitarbeitern und sechs internationalen Standorten seit einigen Jahren auf dem Weg von einem traditionellen Verlagshaus zu einem innovativen Medienunternehmen. Digitale Angebote und Dienstleistungen stehen im Fokus des Portfolios. Ein wichtiger Schritt in diesem Transformationsprozess: die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse, insbesondere des Rechnungseingangs.

Papierchaos und Archivierungsstress bewegen zur Veränderung

Mit der Entscheidung, die kaufmännischen Abläufe zu digitalisieren, stand für die Verlagsgesellschaft ebenso fest, dass sich Archivierungsaufwand und Lagerplatz für Papierrechnungen massiv reduzieren musste. Die Möglichkeit der digitalen Prüfung und Archivierung von Rechnungen hatte daher oberste Priorität.

Verabschiedung vom Aktenordner: Elektronischer Rechnungseingang spart Platz und Kosten

Manuell erstellte Rechnungen bedeuten für ein modernes Unternehmen einen kaum noch zu rechtfertigenden Verwaltungsaufwand. Der hohe Papierverbrauch belastet nicht nur die Umwelt, sondern verursacht auch erhebliche Kosten für Material und Lagerung (einschließlich Regale, Aktenordner, Raum und Wartung) sowie für die mechanische Vernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Lagerfrist im Handels- und Steuerrecht.
Zudem besteht immer das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen. Der Prozess wird weiter durch Medienbrüche und manuelle Eingriffe wie das physische Empfangen der Rechnung, das Einholen von Freigaben, das Abtippen, das Einscannen und Abheften der Belege und die Archivierung, erschwert.

Außerdem bindet die manuelle Ablage Ressourcen, in Form von Zeit für den Posteingang, Erfassung der Daten und Eintragung der Daten in das Buchhaltungssystem. Das lässt sich anhand eines kurzen Rechenbeispiels bildlich darstellen: Bei durchschnittlich 20 Rechnungen in kleineren Unternehmen oder 50 Rechnungen in größeren Unternehmen pro Wochentag ergeben sich etwas mehr als 5000 bzw. mehr als 13000 Rechnungen im Jahr. Auf zehn Jahre hochgerechnet, kommen dabei weit über hundert Ordner zusammen.

Eine kleine Vorstellung genügt, wie viel Aufwand allein das Aufspüren einer einzelnen Rechnung mit sich bringt - insbesondere, wenn eine Prüfung ansteht und entsprechende Rechnungen gesucht, am Arbeitsplatz eventuell kopiert und wieder einsortiert werden müssen.

Dezentrales Arbeiten und Verknüpfung an die Buchhaltung

Für die Suche nach einer geeigneten Lösung legte die Verlagsgesellschaft mehrere Voraussetzungen fest: So sollte etwa die nahtlose Verknüpfung mit dem bestehenden Buchhaltungssystem und die Möglichkeit für die Mitarbeiter, mobil arbeiten zu können, gegeben sein. Darüber hinaus musste der Anspruch erfüllt sein, dass alle von der Verlagsgesellschaft betreuten Firmen die Lösung ebenfalls einsetzen konnten, unabhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Belege. Die passende Antwort auf diese

Herausforderungen: eine Lösung zu wählen, die die Möglichkeit bietet, dezentral zu arbeiten.

Der digitale Rechnungseingang von eGECKO mit angebundener elektronischer Rechnungsverwaltung boten diese Lösung: Alle Mitarbeiter, die über eine Zugangsberechtigung verfügen, können jederzeit und überall Rechnungen aufrufen, bearbeiten, abzeichnen und überprüfen.

Dieser Zugriff läuft auf allen Ebenen durchgehend retrograd und progressiv ab. Da eine Rechnung während ihrer gesamten Lagerzeit meist mehrere Male gesehen und in die Hand genommen wird, senkt sich zeitlich und auf alle Rechnungen des Unternehmens betrachtet langfristig der Verwaltungsaufwand massiv. Außerdem können beispielsweise Lieferscheine digital archiviert und mit den entsprechenden Rechnungen digital verbunden werden. Das Zusammensortieren von Lieferscheinen und anderen Dokumenten zu Rechnungen entfällt.

Verknüpfung des Rechnungseingangs und des Buchhaltungssystems

Doch warum genau die Verknüpfung mit dem Buchhaltungssystem? Da mit eGECKO Buchhaltung, Archiv und Rechnungseingang verbunden ablaufen, müssen Berechtigungen nur einmal erstellt werden. Es werden keine weiteren Lösungen benötigt (wie ein externes Archiv oder externe Prüfungsworkflows), die wiederum mehr Arbeitsaufwand bezüglich Handhabung oder Rechteverwaltung bedeuten. Abgesehen davon, dass solche Drittsysteme meist mühsam einzurichten und zu warten sind.

Ergänzende Anforderungen an den digitalen Rechnungseingang

Neben diesem Anforderungsprofil bot eGECKO der Cuxhaven-Niederelbe Verlagsgesellschaft weitere von ihnen geforderte Funktionen:

Mandantenfähigkeit: Diese Funktion ist wichtig, um organisations- und firmenübergreifend arbeiten zu können. Das Rechnungswesen wird flexibler und passt sich besser Strukturen an, bei denen mehrere Unternehmen unter einem Dach oder als Gesellschaft zusammenarbeiten.

GoBD-Konformität: Damit ein digitaler Rechnungseingang den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff entspricht, muss ein Archiv vorhanden sein, sonst erfüllt eine Lösung für einen digitalen Rechnungseingang nicht die Anforderungen der Finanzbehörde. Zudem muss dieses Archiv den retrograden und progressiven Zugriff aus dem und in das Archiv ermöglichen.

DSGVO-Konformität: Sollten in Archiven oder Systemen, auf die eine Lösung für den digitalen Rechnungseingang zugreift, weitere Daten sowie Informationen (z.B. aus dem Personalwesen) abgelegt sein, ist die Sicherstellung eines durchgängigen Datenschutzes gemäß der Datenschutz-Grundverordnung Pflicht. Ein Unternehmen muss jederzeit gegenüber natürlichen Personen auskunftspflichtig sein, welche Daten es über diese Person speichert und warum, auch das Rechnungswesen muss diesen Anforderungen nachkommen.

Integrationstiefe: Je tiefer die Integration einer Lösung für den digitalen Rechnungseingang reicht, desto flexibler kann das Rechnungswesen mit Belegen und Buchungen umgehen. Beispielsweise verbleibt so eine Buchung nicht nur im Rechnungseingangsbuch, sondern ist bereits vor der Verbuchung in der Buchungsmaske sichtbar und kann bereits für eine Liquiditätsprüfung herangezogen werden. Der Abgleich zwischen Wareneingangsbuchungen und Verbindlichkeiten wird erleichtert.

Skalierbarkeit: Wie der Fall der Cuxhaven-Niederelbe Verlagsgesellschaft zeigt, ist jeder Eingangsworkflow individuell. Eine Lösung zur Digitalisierung der Rechnungseingänge muss in der Lage sein, sich an das jeweilige Unternehmen anzupassen, insbesondere falls eine serielle oder parallele Prüfung der Belege gefordert ist oder mehr mehrstufige Freigabeprozesse oder die Freigabe einzelner Mitarbeiter oder Teams nötig (aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsleitung) sind. Eine ausreichende Skalierbarkeit bietet außerdem weitere individuelle Anpassungsmöglichkeiten, wie ein besseres Abwesenheitsmanagement, bei dem die zuständigen Mitarbeiter eine Benachrichtigung per Mail erhalten, sollte ein Beleg ein paar Tage unbearbeitet bleiben.

Praktischer Ablauf der Umstellung bis zum Echtbetrieb

Von der Entscheidung für eGECKO bis hin zum Echtbetrieb dauerte es für das Medienunternehmen lediglich wenige Monate. Doch wie sieht der Weg bis zum Go Live aus?

Im Rahmen einer Workshop-Phase wird in einer genauen Analyse festgestellt, welche Vorgänge bereits ablaufen, welche Prüfungsmechanismen zum Einsatz kommen, wer die Prüfenden sind und ob ein- oder mehrstufige Workflows nötig sind.

Es gilt zu klären, woran sich erkennen lässt, wo eine Rechnung hinmuss und welche Rahmenbedingungen schon vorliegen. Vor der sich anschließenden Einrichtungsphase muss ebenfalls festgelegt sein, über welche Kanäle und in welcher Medienform der Rechnungseingang erfolgt. Zusätzlich stellte sich die Frage, ob eine Cloud-Anbindung nötig ist.

In der nachfolgenden Einrichtungsphase erfolgt die Einrichtung zusammen mit den Key-Usern. Wichtigste Aufgabe ist die Anbindung an das Vorsystem, wie die Integration an ein vorhandenes ERP-System. Diese wird zunächst testweise durchgeführt. Nach erfolgreichen Testläufen kann die Schnittstelle zu dem Vorsystem eingerichtet werden (externe Archive, Faktura, externes ERP-System).

Parallel zur Einrichtungsphase findet eine Schulungsphase statt, in der alle beteiligten Mitarbeiter den Umgang mit der Lösung für den digitalen Rechnungseingang erlernen. Im Anschluss daran beginnt der Go Live Betrieb.

Digitaler Rechnungseingang macht Arbeiten effizient und transparent

Für das Medienhaus ist eGECKO im Alltag nicht mehr wegzudenken. Mit diesem neuen Workflow ist das standortunabhängige Arbeiten im Tagesgeschäft erleichtert und die Rechnungsprüf- und Freigabeprozesse sind durch den digitalen Umstieg wesentlich effizienter und transparenter. Medienbrüche zwischen digital und analog werden aufgelöst. Ebenso als arbeitserleichternd bzw. ressourcenschonend wahrgenommen wird das digitale Archiv. Belege gehen nicht mehr verloren, das Wissen um ihren Ablageort bleibt erhalten. Sie können jederzeit (auch nach Jahren) wieder herausgesucht werden.

Insgesamt hat sich der Arbeits- und Lageraufwand erheblich reduziert, Rechnungen können schneller verarbeitet werden. Außerdem profitiert die Verlagsgesellschaft von mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz, da ein besserer Überblick, zum Beispiel über Offene Posten, gegeben ist. Zudem sinkt der Papierverbrauch, wodurch die Cuxhaven Niederelbe einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten kann.

Fazit

Die Digitalisierung ist nur sinnvoll, wenn bestehende Prozesse tatsächlich digitalisiert werden und nicht nur in einem elektronischen Medium eine analoge Handhabung erfahren. Das gilt nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch ganz allgemein. Die Digitalisierung im Rechnungswesen sollte ausschließlich unter dem Vorsatz „Weg vom Papier!“ und konsequenter Dezentralisierung erfolgen, um die Einbindung aller Abteilungen, die Anteil an den Prozessen im Rechnungswesen haben, zu gewährleisten. Unter diesem Vorsatz bietet die Digitalisierung viele Möglichkeiten, die Verwaltung zu flexibilisieren. Durch gute, technisch unterstützte Prozesse können hohe Arbeitslasten effektiver bewältigt werden.

Gleichzeitig stellt die Digitalisierung im Mittelstand grundsätzlich eine Herausforderung dar: Tradierte Prozesse und Arbeitsweisen müssen neu gedacht und Strukturen umgebaut oder zum Teil neu aufgebaut werden. Das verlangt viel Beweglichkeit von allen Mitarbeitern und von den Unternehmen. Hier müssen Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam an den zukünftigen digitalen Lösungen arbeiten. Ein erster Schritt in diese Richtung: die Digitalisierung des Rechnungswesens.

Erstellt von (Name) E.R. am 15.08.2023 Geändert: 15.08.2023 08:03:41 Autor:  Stevan Lutz, CFO der CSS AGG Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov

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