Web basierte Lohnabrechnung

Bei Webbasierter bzw. Online-Lohnabrechnung handelt es sich um eine Form der Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem Betrieb. Dabei werden vom Betrieb die Daten an ein Rechenzentrum bzw. ein Unternehmen, dass diesen Service anbietet, gesendet und dort verarbeitet. Die Ergebnisse können je nach Angebot via Post oder E-Mail übertragen werden oder auf einen Internetportal abgerufen werden. Das Besondere hierbei ist, dass der Kunde im Durchschnitt nur die geleisteten Arbeitsstunden einträgt oder bei manchen Anbietern werden die Stunden vorgetragen und das Unternehmen muss nur eventuelle Abweichungen korrigieren.

Änderungen im Mitarbeiterstamm müssen ebenfalls von dem Unternehmen eingegeben bzw. bekannt gegeben werden. In den meisten Fällen genügt der Browser für die Eingabe der Daten, vereinzelt wird aber auch eine Software für die Eingabe bereitgestellt. Im Allgemeinen werden die gängigsten Browser wie der Internet Explorer, Netscape Communicator oder Mozilla Firefox unterstützt.
Wichtig - Ersteingabe der Daten

Dabei ist zu beachten, dass genau wie bei der Anwendung von Standardsoftware die Ersteingabe der Daten einer der wichtigsten Punkte ist, um solche Dienste einwandfrei nutzen zu können. Die Anbieter bieten häufig entsprechende Hotlines an, um bei Unklarheiten Fehler zu vermeiden und den Anwender zu unterstützen. Zudem sorgen Eingabekontrollen für die korrekte Eingabe der Daten. Im Durchschnitt bieten die Anbieter die Übertragung der entsprechende Nachweise wie zum Beispiel Beitragsnach-weise für die Krankenkassen oder die Lohnsteuervoranmeldung über das Programm Elster an, oder haben eine entsprechende Verknüpfung damit der Benutzer dieses selbst ausführen kann.

Diese Art der Lohnabrechnung hat sich auch auf die Finanzbuchhaltung ausgewirkt, somit kann man auch seine Buchführung an einen entsprechenden Anbieter übermitteln und dort seine Daten eingeben. Hierbei ist es aber mehr verbreitet, dass das Unternehmen seine Belege an den entsprechenden Anbieter schickt und dieser dann die Buchungen vornimmt. Diese Art der Dienstleistungen werden im Gesetz durch § 6 Nr.4 Steuerberatergesetz geregelt.

Zusätze

Zudem bieten die Dienstleister häufig in aufgerüsteten Tarifen Auswertungen und Empfehlungen an sowie Schnittstellen für den Steuerberater des Kunden. In der Regel liegt der Preis für solche Lohnabrechnungen zwischen 4,00 € bis 6,00 € je Mitarbeiter und Monat für eine Standardabrechnung. Ebenfalls sind vereinzelt Rabatte für die Größe des Mitarbeiterstammes möglich. Um die Qualität der angebotenen Dienstleistungen zu prüfen, sollte man auf gültige Zertifikate und Siegel achten, die garantieren, dass der Anbieter überprüft worden ist und qualifiziert genug ist diese Anwendung bereit zustellen.

Vorteile

Die Vorteile des Einsatzes dieser Art der Abrechnung sind unter anderem Zeiteinsparungen, wobei diese im Vergleich zum Einsatz von Standardsoftware nicht relevant größer sind, da diese heutzutage auch über übersichtliche Eingabemasken und Hilfestellungen verfügen. Die wesentlichen Vorteile liegen dabei in Einsparpotientalen bei Pflege und Wartung von Standardsoftware sowie etwaigen Aktualisierungen. Hierbei können kleine und mittlere Unternehmen wesentliche Kostenoptimierungen vornehmen, weil der Unternehmer eines kleinen Unternehmens keine Zeit mehr für Korrekturen bei eventuellen Fehleingaben benötigt und mittlere Unternehmen könnten Kostenoptimierungen in ihrer Buchhaltung vornehmen.

Um diese Sparpotientale nutzen zu können und die besten Angebote zu finden, sollte man die Angebote exakt prüfen und die Möglichkeiten, die dem Unternehmer zur Verfügung gestellt werden, genau analysieren um die bestmöglichen Ergebnisse für das eigene Unternehmen zu erzielen.

Um die Sicherheit der Anwender zu gewährleisten, müssen die Anbieter ihre Systeme mit  entsprechend hohen Sicherheitsstandards ausstatten. Tägliche Backups, 128Bit SSL Verschlüsselungen und Zugangskontrollen sollten zum Standardsicherheitsmaß des Anbieters gehören, aber auch die Anwender müssen die Sicherheit gewährleisten durch entsprechende Passwörter und richtiges Verhalten.


letzte Änderung A.W. am 21.08.2018
Autor(en):  Alexander Wildt

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Herr Alexander Wildt
Unser Excel-Experte Herr Dipl. Betriebswirt Alexander Wildt verfügt über mehrjährige Erfahrungen in der Erstellung professioneller Excel-Lösungen im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Beratung unserer Kunden bei der Anwendung der Tools aus unserer eigenen Vermarktung.
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