Digitale Signatur

2) Ein Beispiel
Eine entsprechende Anwendung solcher Signaturen ist zum Beispiel die Verwendung des Programms ELSTER. Aber es werden auch Aktenführungen für Justizbehörden mit entsprechenden Programmen ermöglicht und genehmigt.

Diese Signatur basiert auf zwei generierten Schlüsseln, die in einen Trust-Center generiert werden. Der private Schlüssel wird vom Anbieter genutzt, um die Signatur zu erzeugen, dieser wird im Trust-Center erzeugt aber nicht gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf einer Smartcard. Dabei handelt es sich um einen Mikrocomputer, der das Format einer handelsüblichen Kreditkarte hat. Der zweite Schlüssel wird öffentlicher Schlüssel genannt und auf einer Datenbank hinterlegt. Mit dieser Datenbank kann der Empfänger prüfen, ob die erhaltene Datei mit dem Original übereinstimmt, da der öffentliche Schlüssel nur zum privaten Schlüssel passt. Es gibt aber keinen Nachweis, ob jemand die Datei gelesen hat, um diesen Schutz zu gewähren, wird mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei verschlüsselt. Dadurch kann nur noch der Empfänger mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei lesen.

Die Zertifikate für Signaturen sind immer natürlichen Personen zu geordnet. Somit muss ein Unternehmen für jeden unterschriftsberechtigten Mitarbeiter ein Zertifikat erwerben. Für juristische Personen müssen entsprechende Vertreter im Zertifikat eingetragen werden.

3) Anwendung
In der Anwendung stehen digitalen Signaturen der Unterschrift gleich, in sofern sie der höchsten Sicherheitsstufe entsprechen. Der Anwender erhält seine persönliche Karte auf der sein privater Schlüssel hinterlegt ist. Anschließend kann der Benutzer mithilfe eines geprüften und den Sicherheits-standards entsprechenden Kartenlesegeräts seine Dokumente mit einer digitalen Signatur über Standardprogramme wie MS Outlook versehen.


4) Regelungen bei Rechnungen
Es werden nicht alle Rechnungen, die auf den elektronischen Weg verschickt worden sind, vom Finanzamt anerkannt. Folgende Regeln sollten hierzu beachtet werden:

Versand per E-Mail:
Wenn eine Rechnung per E-Mail versendet wird, muss eine elektronische Signatur vorgenommen werden. Es gibt verschiedene Methoden Rechnungen mithilfe der E-Mail zu versenden.

Zu einen kann direkt in der E-Mail die Rechnung als Text enthalten sein. Wenn dies der Fall ist, muss die E-Mail entsprechend signiert werden. Die Aufbewahrung der Rechnung in ausgedruckter Form ist möglich. Hierfür müssen aber alle Schritte der Veränderung exakt protokolliert werden. Unter anderem muss der Entschlüsselungsprozess und der erzeugte Bestätigungstext mit aufbewahrt werden.

Die zweite gängige Variante ist es, die Rechnung als Anhang der E-Mail zu versenden. Die Formate der angehangenen Dateien sind häufig Word-Formate oder das pdf-Format.  Hierbei gelten die selben Regelungen, wie im normalen E-Mail Versand. Jedoch wird ein Prüfer den Ausdruck eines per E-Mail versendeten pdf-Dokumentes, kaum von einer per Brief versendeten Rechnung unterscheiden können. Im Zweifelsfall kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Zudem sollten Unternehmen zum eigenen Schutz auf eine Signatur bei E-Mail Rechnungen bestehen, um die Gewissheit zu haben, dass die Rechnung nicht verändert wurde.

Direkt Buchung in die Software des Partner Unternehmens (EDI): 
In großen Unternehmen werden bei hohen Rechnungsaufkommen oft die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware des Partnerunternehmens gesendet und dort entsprechend verarbeitet. Diese Methode gewährt den Vorsteuerabzug nur, wenn die Unternehmen garantieren können, dass der Transfer absolut sicher ist. Zudem müssen die Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen Sammelrechnungen ausstellen. Diese können in Papierform oder per elektronischer Datenübermittlung mit Signatur durchgeführt werden.

Rechnung als pdf-Datei von einer Website herunterladen (EBPP):
Diese Art der Rechnungsstellung ist nur möglich, wenn die herunterzuladenden Dateien ebenfalls digital signiert worden sind. Der Vorsteuerabzug wird verwährt, wenn die Dateien nicht signiert wurden.

Rechnung per Fax versenden:  
Solange die Rechnung von einen Standardfaxgerät zu einen Standardfaxgerät versendet werden, ist der Vorsteuerabzug möglich. Solange die Unternehmen die Rechnung entsprechend gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren. Wenn ein Fax von einen Computer-/ Fax-Server versendet oder empfangen wird, müssen digitale Signaturen vorhanden sein.

Quellen:
- gdpdu-portal
- Bilanzbuchhalter und Controller 5/2005  "Welche umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen gelten für elektronische Abrechnungen?"