Digitale Signatur

Die elektronische Signatur, auch digitale Signatur genannt, ist ein Verfahren, bei dem elektronische Daten mit anderen elektronischen Daten verknüpft oder beigefügt werden. Diese Signaturen dienen dann der Authentifizierung dieser Daten. Hierfür werden von bestimmten qualifizierten Unternehmen bzw. Anbietern Zertifikate benötigt. Diese Anbieter erhalten entsprechende Genehmigungen solche Signaturen zu erstellen. Da jeder Anbieter einen eigenen Signierschlüssel besitzt, kann durch Prüfungen exakt festgestellt werden, welches Zertifikat und Schlüssel, die zu untersuchende Datei hat. 

1) Formen der Signatur 
Es wird in drei Arten von Signaturen unterschieden: 

Die erste Form ist die einfache Signatur. Dabei werden zum Beispiel Bitmaps einer Unterschrift in die Datei eingefügt. Diese Art der Signatur hat nur eine sehr begrenzte Beweiskraft, weil sie durch einfache Verfahren verändert werden kann. 

Die zweite Sicherheitsstufe ist die fortgeschrittene Signatur. Diese hat eine erhöhte Beweiskraft, da sie eine erhöhte Verschlüsselung nutzt und somit aufzeigen kann, wenn etwas an dem Dokument verändert worden ist. 

Die höchste Stufe ist die qualifizierte, elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung. Hierfür muss der Anbieter elektronischer Signaturen der Bundesnetzagentur entsprechende Sicherheitskonzepte und Ähnliches vorlegen, um dann ein entsprechendes Zertifikat zu erhalten. Diese höchste Stufe der Signaturen hat eine sehr hohe Beweiskraft. 

2) Ein Beispiel
Eine entsprechende Anwendung solcher Signaturen ist zum Beispiel die Verwendung des Programms ELSTER. Aber es werden auch Aktenführungen für Justizbehörden mit entsprechenden Programmen ermöglicht und genehmigt.

Diese Signatur basiert auf zwei generierten Schlüsseln, die in einen Trust-Center generiert werden. Der private Schlüssel wird vom Anbieter genutzt, um die Signatur zu erzeugen, dieser wird im Trust-Center erzeugt aber nicht gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf einer Smartcard. Dabei handelt es sich um einen Mikrocomputer, der das Format einer handelsüblichen Kreditkarte hat. Der zweite Schlüssel wird öffentlicher Schlüssel genannt und auf einer Datenbank hinterlegt. Mit dieser Datenbank kann der Empfänger prüfen, ob die erhaltene Datei mit dem Original übereinstimmt, da der öffentliche Schlüssel nur zum privaten Schlüssel passt. Es gibt aber keinen Nachweis, ob jemand die Datei gelesen hat, um diesen Schutz zu gewähren, wird mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei verschlüsselt. Dadurch kann nur noch der Empfänger mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei lesen.

Die Zertifikate für Signaturen sind immer natürlichen Personen zu geordnet. Somit muss ein Unternehmen für jeden unterschriftsberechtigten Mitarbeiter ein Zertifikat erwerben. Für juristische Personen müssen entsprechende Vertreter im Zertifikat eingetragen werden.

3) Anwendung
In der Anwendung stehen digitalen Signaturen der Unterschrift gleich, in sofern sie der höchsten Sicherheitsstufe entsprechen. Der Anwender erhält seine persönliche Karte auf der sein privater Schlüssel hinterlegt ist. Anschließend kann der Benutzer mithilfe eines geprüften und den Sicherheits-standards entsprechenden Kartenlesegeräts seine Dokumente mit einer digitalen Signatur über Standardprogramme wie MS Outlook versehen.


4) Regelungen bei Rechnungen
Es werden nicht alle Rechnungen, die auf den elektronischen Weg verschickt worden sind, vom Finanzamt anerkannt. Folgende Regeln sollten hierzu beachtet werden:

Versand per E-Mail:
Wenn eine Rechnung per E-Mail versendet wird, muss eine elektronische Signatur vorgenommen werden. Es gibt verschiedene Methoden Rechnungen mithilfe der E-Mail zu versenden.

Zu einen kann direkt in der E-Mail die Rechnung als Text enthalten sein. Wenn dies der Fall ist, muss die E-Mail entsprechend signiert werden. Die Aufbewahrung der Rechnung in ausgedruckter Form ist möglich. Hierfür müssen aber alle Schritte der Veränderung exakt protokolliert werden. Unter anderem muss der Entschlüsselungsprozess und der erzeugte Bestätigungstext mit aufbewahrt werden.

Die zweite gängige Variante ist es, die Rechnung als Anhang der E-Mail zu versenden. Die Formate der angehangenen Dateien sind häufig Word-Formate oder das pdf-Format.  Hierbei gelten die selben Regelungen, wie im normalen E-Mail Versand. Jedoch wird ein Prüfer den Ausdruck eines per E-Mail versendeten pdf-Dokumentes, kaum von einer per Brief versendeten Rechnung unterscheiden können. Im Zweifelsfall kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Zudem sollten Unternehmen zum eigenen Schutz auf eine Signatur bei E-Mail Rechnungen bestehen, um die Gewissheit zu haben, dass die Rechnung nicht verändert wurde.

Direkt Buchung in die Software des Partner Unternehmens (EDI): 
In großen Unternehmen werden bei hohen Rechnungsaufkommen oft die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware des Partnerunternehmens gesendet und dort entsprechend verarbeitet. Diese Methode gewährt den Vorsteuerabzug nur, wenn die Unternehmen garantieren können, dass der Transfer absolut sicher ist. Zudem müssen die Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen Sammelrechnungen ausstellen. Diese können in Papierform oder per elektronischer Datenübermittlung mit Signatur durchgeführt werden.

Rechnung als pdf-Datei von einer Website herunterladen (EBPP):
Diese Art der Rechnungsstellung ist nur möglich, wenn die herunterzuladenden Dateien ebenfalls digital signiert worden sind. Der Vorsteuerabzug wird verwährt, wenn die Dateien nicht signiert wurden.

Rechnung per Fax versenden:  
Solange die Rechnung von einen Standardfaxgerät zu einen Standardfaxgerät versendet werden, ist der Vorsteuerabzug möglich. Solange die Unternehmen die Rechnung entsprechend gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren. Wenn ein Fax von einen Computer-/ Fax-Server versendet oder empfangen wird, müssen digitale Signaturen vorhanden sein.



Quellen:
- gdpdu-portal
- Bilanzbuchhalter und Controller 5/2005  "Welche umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen gelten für elektronische Abrechnungen?"




letzte Änderung Alexander Wildt am 21.08.2018
Bild:  © PantherMedia / Hans-Joachim Bechheim


Autor:in


weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Literaturhinweise
Webtipps
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

teamwork_pm_Dmitriy_Shironosov_400x300.jpg  
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System
Anzeige

Whitepaper: Digitale Buchhaltungsprozesse mit DATEV
Tipp-Werbung-Rewe-Portal-290x120.png

Rechnungsverarbeitung leicht gemacht – vom Empfang der Rechnung bis zur Übergabe und Verbuchung im DATEV-System. Wie Sie kostengünstig Ihre Buchhaltung digitalisieren, lesen Sie im Whitepaper.
Jetzt downloaden >>
Anzeige

Stellenmarkt

Finanzbuchhalter (m/w/d) HGB, Berlin (in Voll- oder Teilzeit)
Die Berlin Hyp ist als Pfandbriefbank Spezialist für großvolumige Immobilienfinanzierungen und ein zuverlässiger Partner für Investoren und Unternehmen der Wohnungswirtschaft. Seit dem 01.07.2022 sind wir eine 100%ige Tochter der LBBW. Für die deutschen Sparkassen halten wir ein umfangreiches... Mehr Infos >>

Finanz- und Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Artprojekt entwickelt und realisiert nachhaltige unternehmerische Projekte mit starker Innovationskraft in den Geschäftsbereichen Real Estate, Hospitality sowie Nature & Nutrition. Unsere Immobilienprojekte zeichnen sich durch einen hohen Alleinstellungscharakter aus und schaffen eine synergetisc... Mehr Infos >>

Mieten- und WEG-Buchhalter (m/w/d) in der Immobilienwirtschaft
Die Optima-Aegidius-Firmengruppe ist ein Familienunternehmen, das seit über 50 Jahren rund 200.000 qm Immobilien im Wert von 2 Mrd. € im Eigen- und Fremdbestand in München, Berlin, New York, Kitzbühel und Cádiz verwaltet. Wir entwickeln Büro- und Wohnprojekte im In- und Ausland und stehen für ein... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>
ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige

Excel-Tool Unternehmensbewertung (Valuation Box)

Die „Valuation Box“ von Fimovi beinhaltet drei verschiedene, unabhängig voneinander verwendbare Excel-Vorlagen zur einfachen und schnellen Unternehmensbewertung. Dabei werden die Verfahren die Discounted Cashflow Methode (DCF), Venture Capital Methoden und First Chicago Methode.
Mehr Informationen >>

Break Even Analyse

BreakEven.png
Nach Eingabe der Fixkosten, der variablen Stückkosten und des Verkaufspreises wird die Break-Even-Menge sowie für alternative Absatzmengen die Kosten-, Erlös- und Gewinnwerte ermittelt. Für die tabellarische Lösung kann durch die Eingabe der Schrittweite frei festgelegt werden, für welche Absatzmengen die jeweiligen Kosten und Erlöse dargestellt werden sollen.
Mehr Informationen >>

RS Liquiditätsplanung L (Excel-Tool)

Liquiditätsplan.png
Es handelt sich hierbei um ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen sind auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorhanden. Auswertungen erfolgen in der Jahresplanung mit monatlichen Werten.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 24,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR, Mehr Infos >>
Anzeige

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge, ausgewählte sonst kostenpflichtige Excel-Vorlagen und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals im Archiv. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Weitere Informationen >>