Ablauf der Inventur

Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden und muss lt. §240 HGB bei Neugründung, Übernahme und Verkauf des Unternehmens, sowie zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden. Dabei wird in die körperliche Inventur, d.h. die mengenmäßige Aufnahme des stofflichen Vermögens und in Buchinventur, die Erfassung nichtstofflicher Objekte  (z. B. Forderungen), unterschieden.¹

Für die Inventur des Anlagevermögens wird ein Anlagenverzeichnis aufgestellt, welches die Zu- und Abgänge mit Namen, Datum, Kosten und Bilanzwert auflistet.

Die Geschäftsführer sollten jährlich einen Inventurkalender aufstellen, indem die Termine und Inventurverantwortlichen bestimmt werden. Der Verantwortliche beschäftigt sich im Folgenden mit Fragen der Planung und Durchführung der Inventur. Auch die Vorbereitung der Inventurformulare gehören in seinen Aufgabenbereich.

Zu der Inventurplanung gehören:

• Der Zeitplan
• Der Sachplan
• Der Personalplan

1. Der Zeitplan

Hierbei entwirft der Verantwortliche ein Konzept zum Ablauf der Vorbereitungen und Durchführungen der Inventur. Zusätzlich legt er fest, wie lange die Aufbereitung der Daten dauern darf. Dazu gehört auch die Mitteilung der Betriebsunterbrechung für Kunden und Geschäftspartner. Die benötigten Belege müssen fortlaufend nummeriert und auf ihre Vollständigkeit hin vor und nach der Inventur überprüft werden.

2. Der Sachplan

Der Leiter erstellt einen Plan der die Aufteilung der Organisations- zu Inventurbereichen festlegt. Somit sind die Gebiete deutlich bestimmt und doppelte wie auch lückenhafte Aufzählungen können vermieden werden. Die einzelnen Aufnahmeorte werden in einem Verzeichnis aufgelistet. Nicht nur die Lager- und Verkaufsräume unterliegen der Inventur. Auch die Verkehrsflächen, Büros und Produktionsstätten müssen von dem Inventurverantwortlichen eingeteilt werden.

3. Der Personalplan

Seine Tätigkeiten in diesem Bereich umfassen die zeitgerechte Bereitstellung des Personals sowie dessen Leitung und Überwachung. Er hat die Aufgabe, detaillierte Arbeitsanweisungen für seine Mitarbeiter zu erstellen unter Anwendung des Vier-Augen-Prinzips - ein Ansager und ein Schreiber. Das Personal muss den festgelegten Aufnahmeorten zugewiesen werden. Um Manipulationen auszuschließen dürfen keine Mitarbeiter des Lagers oder der Buchhaltung bei der Inventur helfen. Meist werden Aushilfskräfte in den Unternehmen eingestellt, die in die Arbeit und ihren Bereich eingewiesen werden.

Schriftlich festgehalten werden die Namen der:

• Zähler
• Schreiber
• Kontrolleure.

Pro Inventurteam sollte wenigstens ein eigener Mitarbeiter bei der Arbeit anwesend sein.

Inventurverfahren

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt die Durchführung der Inventur bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag. Insofern zu dieser Zeit Bestandsveränderungen auftreten, werden diese anhand von Belegen in Höhe der Menge und des Wertes fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. Sogar drei Monate vor bzw. zwei Monate nach dem Bilanzstichtag darf die verlegte Inventur bei zeitlichen Problemen ausgeführt werden. Allerdings müssen nur die Bestandsänderungen mit ihrer Wertangabe fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden.

Bei der permanenten Inventur erfolgt die Erfassung der Bestandsveränderungen laufend. Die lagernden Vorräte sind also jederzeit erkennbar. Zuzüglich muss einmal jährlich ein Vergleich des tatsächlichen Bestandes mit dem Buchbestand erfolgen. Statistische Verfahren dienen bei der Stichprobeninventur der Berechnung des Gesamtbestandes, nachdem eine stichprobenartige Zählung der Vorräte erfolgte. Im Anschluss an die Inventurdurchführung führt der Verantwortliche die geordnete und vollständige Ablage der Belege durch.

(1) Vgl. Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, H. Jung, 10. Auflage, Oldenbourg Verlag, 2006, S. 1040
(2) ebenda S. 1041