Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht akzeptieren. Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf eine Rechnung in Papierform. Nur wenn das belieferte Unternehmen einstimmt, kann das leistende Unternehmen eine elektronische Rechnung versenden. Vorsicht, hier gilt nach Meinung der Finanzverwaltung auch die stillschweigend geduldete Praxis. Übrigens, auch Rechnungen im pdf-Format bedürfen einer elektronischen Signatur. Ein Ausdruck reicht nicht aus! Ausnahmsweise ist unter bestimmten Voraussetzungen die Signatur bei Online-Fahrausweisen entbehrlich.
Der Gesetzgeber verlangt im Übrigen im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Unternehmen, dass alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Hierbei hat der Unternehmer zwei Fristen zu beachten. So sind beispielsweise (Ausgangs- und Eingangs-) Rechnungen, Inventare, Bilanzen und Lohnbelege zehn Jahre lang aufzubewahren; Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sechs Jahre lang.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in die Bücher, Bilanzen oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Beispiele:
Unternehmer U erhält am 01.02.2007 einen Geschäftsbrief per E-Mail zugeschickt. Die E-Mail ist in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für sechs Jahre bis zum 31.12.2013 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.
Unternehmer U verschickt am 06.01.2007 eine Rechnung per E-Mail. Die Rechnung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Rechnung und die Signatur sind in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für zehn Jahre bis zum 31.12.2017 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.
Über die Jahre sammeln sich so jede Menge Unterlagen. Dies bedeutet für viele Unternehmen, dass eine nicht unbeachtliche Kostenposition entsteht. Lagerplatz ist teuer. Doch wohin mit den Belegen?
Gerade im Onlinehandel bieten sich hier neben der Aufbewahrung des Originals zwei sehr kostensparende Varianten an.
Die erste Variante ist die Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe. Dies bedeutet, dass der Unternehmer die Belege scannt und auf einem Datenträger, wie Festplatten, Mirkofilm oder Webspace, speichert. Es wird also ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen.
Bei der zweiten Variante können Buchungsbelege, die niemals als Bild vorgelegen haben (z. B. interner elektronischer Beleg), mit dem Inhalt aufbewahrt werden, d.h. es ist lediglich eine inhaltliche Wiedergabe notwendig.
Beispiel:
Unternehmer G archiviert seine Belege komplett im Original. Er nutzt dafür einen eigenen Raum in seinem Bürogebäude als Archiv. Alte Belege lassen sich mit viel Mühe notfalls wieder auffinden.
Unternehmer O scannt alle Belege sowie Geschäftsbriefe. Jedes Dokument wird durch einen berechtigten Mitarbeiter mit seiner elektronischen Signatur versehen. Die so aufbereiteten Unterlagen werden in einem Onlinearchiv abgelegt und stehen so zu jeder Zeit und von jedem Ort zur Verfügung. Die Originalrechnungen werden nach dem Scannen und dem Signieren vernichtet. Der Büroraum kann anderweitig genutzt werden. Alte Belege werden über Suchmasken schnell gefunden.
Erfolgt die Aufbewahrung im Original, so hat der Unternehmer die Belege vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen. Insbesondere Feuer und Feuchtigkeit in unterschiedlichen Formen führen meistens zu Verlust oder Beschädigung. In diesem Zusammenhang sind auch Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) zu sehen. Über die Jahre werden diese häufig unleserlich; sorgen Sie hier vor, indem Sie die Belege sofort nach dem Erhalt kopieren und den Inhalt somit konservieren. Unter die Aufbewahrung von Originalen fallen auch elektronische Rechnungen, die zusammen mit den Signaturen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Hierbei hat es sich bewährt, frühzeitig alle wichtigen Ordnungskriterien festzulegen („Wer“, „Wie“, „Was“, „Vernichtung“ u. a.).
Unternehmen, die sich für die papierlose Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe entschieden haben, müssen hierüber hinaus dafür Sorge tragen, dass die Belege im vollen Umfang so gescannt sind, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar sind. Grundsätzlich kann die Digitalisierung im platzsparenden Schwarz-Weiß-Format erfolgen. Das Farbformat ist lediglich dann zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (z.B. um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden). Erfolgt die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens, muss die Unversehrtheit der Daten und die Übereinstimmung mit dem Papierbeleg mittels einer elektronischen Signatur garantiert werden. Steht eine Betriebsprüfung an, so hat das Unternehmen auf seine Kosten dafür Sorge zu tragen, dass diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Zudem muss der Unternehmer auf Verlangen der Finanzbehörde auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erzeugen.
Eine weitere Frage, die häufig in der Praxis auftaucht, ist: „Wie sind Rechnungen oder Belege zu behandeln bzw. aufzubewahren, die mit Hilfe von Abwicklungsprogrammen erstellt wurden?“
Hierbei ist zu beachten, dass sich die Finanzverwaltung alle Türen offen lässt. Die ursprünglich in elektronischer Form vorliegenden Unterlagen sind auch in dieser Form aufzuheben, d.h. Rechungen, Angebote, Buchungen, Saldenlisten müssen auch nach 10 Jahren aus dem Abwicklungsprogramm abrufbar sein. Sind die Unterlagen also mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.
Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung weiterhin verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (GDPdU Schnittstelle*). Die Kosten für die Bereitstellung trägt der Steuerpflichtige.
Ingesamt kann man also festhalten, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung relativ hoch, aber gerade für moderne Onlineunternehmen durchaus zu meistern sind. Neue Archivierungsplattformen im Internet erlauben die rechtssichere Ablage von Dokumenten, die teilweise automatische Verschlagwortung, den Zugriff von nahezu jedem Rechner und das rund um die Uhr. Das veraltete, uneffiziente Archiv gehört also endgültig der Vergangenheit an.
Grieger Mallison Steuerberatungsgesellschaft mbH, www.onlinesteuerrecht.de
letzte Änderung Mathias Kahlke am 19.05.2021 |
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