Aufbewahrungspflichten für Belege im Onlinehandel

Nach dem Steuer- und Handelsrecht sind Unternehmen verpflichtet, Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Welche Aufbewahrungsfristen im Onlinehandel beachtet werden müssen, erklärt Steuerberater Heiko Beyer:  

Hier eine elektronische Rechnung, da eine Bestellung und dazwischen jede Menge E-Mails und sonstige Geschäftspost. Im heutigen Geschäftsleben prasseln täglich unzählige Informationen auf den Unternehmer nieder. Schnell kann es da passieren, dass E-Mails mit unternehmerisch relevanten Informationen gelöscht werden oder im Netzwerkdickicht  aus Laufwerken, Dateien und Ordner für immer verloren gehen. In vielen Unternehmen herrscht im Zuge der fortschreitenden Verbreitung der Onlineabwicklung Unklarheit über die aktuellen Anforderungen an die Archivierung. Welche Fristen sind einzuhalten? In welcher Form muss aufbewahrt werden? Dies sind nur einige Fragen, die wir im ersten Teil unseres Artikels beantworten. 

Die Archivierung wird von vielen Unternehmern als lästiges, zeitraubendes und teures Thema angesehen. Dies muss aber nicht sein. Man kann hier das Muss mit dem Nützlichen verbinden. Beispielsweise haben viele Unternehmer vor der Umstellung auf eine elektronische Ablage viel Zeit mit dem Auffinden von Dokumenten verbracht. Teilweise erlebt man Unternehmen, die aus Kostengründen ihre Belege in ein externes Lager ablegen und die für das Raussuchen einer Rechnung bis zu einen Tag benötigen. 

Diese Negativbeispiele zeigen, dass es hier viel Nachholbedarf gibt. Insbesondere Onlineunternehmen, die aufgrund der teilweise niedrigen Margen pro Stück auf das Massengeschäft angewiesen sind, gehen teilweise in den Papier- und Bürokratiebergen unter. Hilfe kann hier nur ein neuer Ansatz bieten. Die elektronische Aufbewahrung nach den Maßgaben der Finanzverwaltung. Aber Vorsicht, machen Sie es gleich richtig. Die Anforderungen sind relativ hoch.

‚Keine Buchung ohne Beleg.’ – so lautet das Hauptgebot eines jeden Buchhalters. Der Buchungsbeleg ist die Basis für die Umsetzung der einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in sein Rechenwerk, die sich auf dessen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage auswirken. Neben den selbst erstellten Belegen, wie beispielsweise Rechnungen an Kunden, Inventuren, Bilanzen oder Lohnabrechnungen, gelangen noch auf den unterschiedlichsten Wegen Belege in die Unternehmen. Beispielsweise erhalten Unternehmen Belege von Ihren Lieferanten, von Versicherungen, von Ämtern und von Banken und dies mit stark zunehmender Tendenz auf elektronischem Weg. 

So sind elektronische Rechnungen, ob nun direkt in der E-Mail oder als Anhang, aus dem Onlinehandel nicht mehr wegzudenken. Der Unternehmer sollte hier immer auf eine qualifizierte elektronische Signatur achten, die zum elektronischen Beleg gehört. Nur, wenn diese vorliegt, darf ein Unternehmer z.B. aus einer elektronischen Rechnung die Vorsteuer geltend machen. Die elektronische Signatur dient der Finanzverwaltung dabei als Nachweis für die Authentizität des Belegausstellers sowie des Beleges selbst. 

Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht akzeptieren. Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf eine Rechnung in Papierform. Nur wenn das belieferte Unternehmen einstimmt, kann das leistende Unternehmen eine elektronische Rechnung versenden. Vorsicht, hier gilt nach Meinung der Finanzverwaltung auch die stillschweigend geduldete Praxis. Übrigens, auch Rechnungen im pdf-Format bedürfen einer elektronischen Signatur. Ein Ausdruck reicht nicht aus! Ausnahmsweise ist unter bestimmten Voraussetzungen die Signatur bei Online-Fahrausweisen entbehrlich.

Der Gesetzgeber verlangt im Übrigen im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Unternehmen, dass alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Hierbei hat der Unternehmer zwei Fristen zu beachten. So sind beispielsweise (Ausgangs- und Eingangs-) Rechnungen, Inventare, Bilanzen und Lohnbelege zehn Jahre lang aufzubewahren; Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sechs Jahre lang.
 
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in die Bücher, Bilanzen oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Beispiele:

Unternehmer U erhält am 01.02.2007 einen Geschäftsbrief per E-Mail zugeschickt. Die E-Mail ist in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für sechs Jahre bis zum 31.12.2013 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.           

Unternehmer U verschickt am 06.01.2007 eine Rechnung per E-Mail. Die Rechnung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Rechnung und die Signatur sind in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für zehn Jahre bis zum 31.12.2017 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.           

Über die Jahre sammeln sich so jede Menge Unterlagen. Dies bedeutet für viele Unternehmen, dass eine nicht unbeachtliche Kostenposition entsteht. Lagerplatz ist teuer.  Doch wohin mit den Belegen?

Gerade im Onlinehandel bieten sich hier neben der Aufbewahrung des Originals zwei sehr kostensparende Varianten an.

Die erste Variante ist die Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe. Dies bedeutet, dass der Unternehmer die Belege scannt und auf einem Datenträger, wie Festplatten, Mirkofilm oder Webspace, speichert. Es wird also ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen.

Bei der zweiten Variante können Buchungsbelege, die niemals als Bild vorgelegen haben (z. B. interner elektronischer Beleg), mit dem Inhalt aufbewahrt werden, d.h. es ist lediglich eine inhaltliche Wiedergabe notwendig.

Beispiel:

Unternehmer G archiviert seine Belege komplett im Original. Er nutzt dafür einen eigenen Raum in seinem Bürogebäude als Archiv. Alte Belege lassen sich mit viel Mühe notfalls wieder auffinden.

Unternehmer O scannt alle Belege sowie Geschäftsbriefe. Jedes Dokument wird durch einen berechtigten Mitarbeiter mit seiner elektronischen Signatur versehen. Die so aufbereiteten Unterlagen werden in einem Onlinearchiv abgelegt und stehen so zu jeder Zeit und von jedem Ort zur Verfügung. Die Originalrechnungen werden nach dem Scannen und dem Signieren vernichtet. Der Büroraum kann anderweitig genutzt werden. Alte Belege werden über Suchmasken schnell gefunden.      

Erfolgt die Aufbewahrung im Original, so hat der Unternehmer die Belege vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen. Insbesondere Feuer und Feuchtigkeit in unterschiedlichen Formen führen meistens zu Verlust oder Beschädigung. In diesem Zusammenhang sind auch Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) zu sehen. Über die Jahre werden diese häufig unleserlich; sorgen Sie hier vor, indem Sie die Belege sofort nach dem Erhalt kopieren und den Inhalt somit konservieren. Unter die Aufbewahrung von Originalen fallen auch elektronische Rechnungen, die zusammen mit den Signaturen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen.  Hierbei hat es sich bewährt, frühzeitig alle wichtigen Ordnungskriterien festzulegen („Wer“, „Wie“, „Was“, „Vernichtung“ u. a.).  
    
Unternehmen, die sich für die papierlose Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe entschieden haben, müssen hierüber hinaus dafür Sorge tragen, dass die Belege im vollen Umfang so gescannt sind, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar sind. Grundsätzlich kann die Digitalisierung im platzsparenden Schwarz-Weiß-Format erfolgen. Das Farbformat ist lediglich dann zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (z.B. um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden). Erfolgt die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens, muss die Unversehrtheit der Daten und die Übereinstimmung mit dem Papierbeleg mittels einer elektronischen Signatur garantiert werden. Steht eine Betriebsprüfung an, so hat das Unternehmen auf seine Kosten dafür Sorge zu tragen, dass diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Zudem muss der Unternehmer auf Verlangen der Finanzbehörde auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erzeugen.

Eine weitere Frage, die häufig in der Praxis auftaucht, ist: „Wie sind Rechnungen oder Belege zu behandeln bzw. aufzubewahren, die mit Hilfe von Abwicklungsprogrammen erstellt wurden?“

Hierbei ist zu beachten, dass sich die Finanzverwaltung alle Türen offen lässt. Die ursprünglich in elektronischer Form vorliegenden Unterlagen sind auch in dieser Form aufzuheben, d.h. Rechungen, Angebote, Buchungen, Saldenlisten müssen auch nach 10 Jahren aus dem Abwicklungsprogramm abrufbar sein. Sind die Unterlagen also mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.

Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung weiterhin verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (GDPdU Schnittstelle*). Die Kosten für die Bereitstellung trägt der Steuerpflichtige.

Ingesamt kann man also festhalten, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung relativ hoch, aber gerade für moderne Onlineunternehmen durchaus zu meistern sind. Neue Archivierungsplattformen im Internet  erlauben die rechtssichere Ablage von Dokumenten, die teilweise automatische Verschlagwortung, den Zugriff von nahezu jedem Rechner und das rund um die Uhr. Das veraltete, uneffiziente Archiv gehört also endgültig der Vergangenheit an.     


Kurzes ABC der Archivierung

  • Angebote: 6 Jahre
  • Anlageverzeichnis: 10 Jahre
  • Auftragsbestätigungen: 6 Jahre
  • Ausgangsrechungen: 10 Jahre
  • Bilanzen: 10 Jahre
  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Computerausdrucke mit buchungsrelevanten Daten: 10 Jahre
  • Darlehensunterlagen: 6 Jahre
  • Debitorenlisten: 10 Jahre
  • E-Mail (Geschäftsbrief) – in elektronischer Form: 6 Jahre
  • E-Mail (Rechnung) – in elektronischer Form: 10 Jahre
  • Eröffnungsbilanz: 10 Jahre
  • Inventur: 10 Jahre
  • Jahresabschlüsse: 10 Jahre
  • Lohnbelege: 6 Jahre
  • Mahnungen: 6 Jahre
  • Quittungen / Rechnungen (Papier): 10 Jahre
  • Quittungen / Rechnungen (elektronisch): 10 Jahre
  • Sachkonten: 10 Jahre
  • Verträge: 6 Jahre
  • Zahlungsanweisungen: 10 Jahre

 

Grieger Mallison Steuerberatungsgesellschaft mbH, www.onlinesteuerrecht.de


letzte Änderung Mathias Kahlke am 26.07.2018

Drucken RSS
Literaturhinweise
Excel-Tools
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Themenspecials

Für die gefragtesten Themen hat die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion jetzt Themenspecials erstellt, die jeweils die wichtigsten Beiträge zum TOP-Thema auflisten:
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

Buchhalter (m/w/d) 

Unbenannt.png
Die Autohaus Karl + Co. GmbH & Co. KG ist einer der größten BMW-Händlergruppen Deutschlands. Bei ihnen erwartet Sie eine gesicherte Position in einem topmotivierten Team, ein vielseitiges Aufgabengebiet und eine attraktive Entlohnung. Zur Verstärkung ihres Teams am Standort Mainz suchen sie einen: kfm. Mitarbeiter (m/w/d) für die Buchhaltung. Zum Stellenangebot >>

Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige
Anzeige
Anzeige

Software

Zervant - Kostenloses Rechnungsprogramm
Zervant ist das kostenlose Rechnungsprogramm für Selbständige und Kleinunternehmer.  Mit wenigen Klicks können unbegrenzt Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Lieferscheine erstellt werden. Das Programm bietet zudem eine integrierte Kunden- und Produktdatenbank sowie intuitives Re... Mehr Infos >>

Bracht LOHN - Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Produktbeschreibung Der Bracht LOHN ist geeignet für Betriebsgrößen von 1 bis 5000 Mitarbeitern und kann in Unternehmen fast aller Branchen eingesetzt werden. Neben der Standardabrechnung bietet Ihnen der Bracht LOHN viele Zusatzmodule für beispielsweise Zahlstellen, Werkstätten für Mensche... Mehr Infos >>

GDC-Software
Kernkompetenz der GDC Software GmbH ist die GDC-Software mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Entgeltabrechnung, Controlling und Reporting Services zur interaktiven und ganzheitlichen Steuerung des Unternehmens. Mehr als 5.000 Anwender arbeiten mit uns... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

Excel-Tools

Personalkostenplanung auf Kostenstellenbasis
Das Excel-Tool "Personalkostenplanung auf Kostenstellenbasis" ermöglicht Ihnen eine branchenunabhängige monatliche und jährliche Personalkostenplanung und eignet sich ebenfalls als Teilplan für den Wirtschaftsplan. Mehr Infos >>

ABC - Kundenanalyse
Die ABC-Kundenanalyse unterteilt die Kunden eines Unternehmens in A-, B- und C-Kunden. Mehr Infos >>

RS-Liquiditätsplanung L (Excel-Tool)
Es handelt sich hierbei um ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen sind auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produk... Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

RS-Controlling-System für EÜR inkl. Liquiditätsplanung

Bericht5_pm_Jan_Prchal.jpg
Mit dem RS-Controlling-System für Einnahme-Überschuss-Rechnung steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Zusätzlich ermittelt das Tool einen Liquiditätsplan. Mehr Informationen >>
Anzeige

Seminar-Tipps

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Treasury Management I: Kompaktwissen, München, 22.10.2019 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Digitalen Wandel im Finanz- und Rechnungswesen aktiv gestalten, München, 11.02.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Hannover, 02.09.2019 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Umsatzsteuerrecht bei Export und Import von Dienstleistungen, Hamburg, 25.10.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Konsolidierungstechnik nach HGB, Köln, 04.12.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>