Belegorganisation

Einer der wichtigsten Sätze des Rechnungswesens lautet: "Keine Buchung ohne Beleg". Diese Aussage ist durchaus berechtigt, denn die Buchungen für Geschäftsvorfälle müssen stets nachvollziehbar sein. Die Korrektur von Fehlbuchungen kann nur anhand der Quittungen erfolgen. Allgemeine Belege müssen lt. §257 (4) HGB sechs Jahre lang aufbewahrt werden.  Dienen sie jedoch Buchungszwecken verlängert sich die Aufbewahrungsdauer auf zehn Jahre. § 257 (5) HGB deutet darauf hin, dass diese mit dem Abschluss des Kalenderjahres beginnen, in dem der Buchungsbeleg entstand.

Es wird in die folgenden Belegarten unterschieden:

	Eigenbeleg	Fremdbeleg	Notbeleg
Art	(Interner Beleg)	(Externer Beleg)	(Ersatzbeleg)
Ort	Eigenes Unternehmen	Von außen	Ersatz für verlorene / nicht  erhältliche Belege
Bsp.	Kopie einer Ausgangsrechnung	Eingangsrechnung	Betriebliche Nutzung des  Privattelefons

Regeln der Belegorganisation

Nicht nur im regulären Belegverkehr, sondern auch bei Umbuchungen und Stornierungen gilt der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Belegerfolgen darf. Da meist mehrere Belege für die Geschäftsvorfälle vorliegen, muss ein einheitlicher als Buchungsbasis festgelegt werden. So können Bankauszüge und Schecklisten nicht abwechselnd als Belege dienen.

Wie auch in Jahresabschlüssen, dürfen keine Radierer oder Korrekturflüssigkeiten benutzt werden. Die Quittungen sind wie Urkunden zu behandeln und müssen daher bei Änderungen beglaubigt werden.

Schritte für die Belegbearbeitung

Am Anfang steht das Überprüfen der Belege auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Damit wird sicher gestellt, dass Fehler sofort auffallen und beseitigt werden können.

Im Anschluss folgt das Sortieren der Nachweise nach Belegarten. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden strikt getrennt. Sinnvoll für eine gute Organisation ist zudem eine Kennzeichnung der einzelnen Belege. Beispielsweise könnte auf allen Eingangsrechnungen "ER", auf Ausgangsrechungen "AR" vermerkt werden.

Nach diesem Schritt folgt die fortwährende Nummerierung. Diese Vorgänge bilden die wichtige Grundlage für das Kontieren des Belegs. Mithilfe eines Kontierungsstempels bzw. eines Kontierungsblattes wird dann die vorzunehmende Buchung auf Grundlage des Kontenplans notiert und zeitnah vorgenommen.


Ein Kontierungsstempel könnte schematisch wie folgt aussehen:

  

Das Vermerken der Belegnummer ist wichtig für die Ablage der Belege. Diese müssen sortiert abgeheftet werden. Für eine einheitliche Vorgehensweise müssen die festgelegten Ordnungsprinzipien stetig befolgt werden. Damit ist das schnelle Auffinden von den Quittungen gewährleistet. Mögliche Ablagekriterien sind beispielsweise die Ordnung nach Datum, Kunden- oder Rechnungsnummern.


Einen weiteren Beitrag zum Thema Belegorganisation in der Buchhaltung finden Sie hier >>

letzte Änderung Sarah Depold am 03.07.2025