Doppik (doppelte Buchführung)

Doppik ist eine Abkürzung und steht für doppelte Buchführung in den Konten "Soll und Haben". Die doppelte Buchführung schafft die Möglichkeit, relativ schnell den Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens einzusehen. Dafür müssen alle Geschäftsvorfälle mit Belegen erfasst und mindestens auf zwei Konten verbucht werden. 

Die Erfolgsermittlung der Unternehmen erfolgt dabei durch eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie über einen Vermögensvergleich. Die doppelte Buchführung wird fast immer angewandt und ist vorgeschrieben. Die einfache Buchführung darf von Kleingwerbebetreibenden angewandt werden, die mit einer Einnahmenüberschussrechnung abrechnen dürfen. 

Bei der doppelten Buchführung wird auf verschiedenen Konten gebucht. Für mittlere und große Unternehmen werden diese Konten in einem sogenannten Kontenplan vorgegeben. Diese Kontenpläne werden aber zunehmend auch von kleinen Unternehmen genutzt. Die Buchung auf Konten erfordert die Führung von entsprechenden Büchern. Hierunter fallen das Hauptbuch, das Grundbuch (Journal) und die Nebenbücher. Um die Buchführung optimal  durchzuführen, wird eine entsprechende Organisation benötigt. Dabei ist zu beachten, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden.

Belegorganisation:

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegen, durch den die zeitliche Abfolge, der Wert und die Verantwortung der Geschäftsfälle dokumentiert und eingehalten wird. 
Hierbei ist nach Art des Beleges zu unterscheiden:

1. Interne Belege sind zum Beispiel Materialentnahmescheine, Quittungen von Privateinlagen oder -entnahmen oder Lohnlisten. 
2. Externe Belege entstehen durch den normalen Geschäftsverlauf. Beispiele sind Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine. 

Aufgrund der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) muss jeder Verweis eines Beleges nachvollziehbar und überprüfbar sein. Dafür ist es notwendig, Belege zu nummerieren und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Ablagen sind als Organisationshilfen einzurichten. Die Belege sollen nach Sachkriterien sortiert werden. 

Falls Originalbelege abhanden gekommen sind, muss ein Ersatzbeleg mit den folgenden Eigenschaften erstellt werden. Er muss den Zeitpunkt, den Grund sowie den Wert des Originalbelegs enthalten. Eine genaue Belegvorbereitung ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung. Hierbei kann man drei generelle Arbeitsschritte unterscheiden. Im ersten Schritt wird der Beleg für die Buchung vorbereitet. Danach erfolgt die Buchung des Beleges im Grund- und Hauptbuch und zuletzt wird der Beleg entsprechend geltender Vorschriften verwahrt. 

Bücherorganisation:

Ein Kaufmann hat nach §238 HGB  über seine Handelsgeschäfte sowie seine Vermögensgegenstände und Schulden Buch zu führen. Hierbei werden drei Arten von Büchern unterschieden: das Hauptbuch, die Grundbücher und die Nebenbücher.

Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten und dessen Abschluss ergibt die Bilanz, sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Es unterliegt einer sachlichen Ordnung. Im Hauptbuch werden alle Sachkonten aus den im Grundbuch angesprochenen Buchungen übertragen. Deshalb sind die Grundbücher die Vorlage für Buchungen im Hauptbuch. Die Gestaltung der Konten im Hauptbuch erfolgt meist nach Vorlage des Gemeinschaftskontenrahmens (GKR), Industriekontenrahmens (IKR) oder Standardkontenrahmens (SKR). Die Kontenrahmen unterscheiden sich branchenspezifisch, damit eine optimale Buchführung gewährleistet wird. Das Grundbuch oder auch Journal ist für die Verfolgung eines Beleges wichtig und wird daher chronologisch geordnet. Im Allgemeinen enthält es folgende Angaben zu einem Geschäftsfall:

Zu den Grundbüchern gehören zum Beispiel Kassenbücher, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher.

Die Nebenbücher unterstützen die Buchungen im Grund- und Hauptbuch. Da in diesen nur kurze Angaben zu den Buchungen gemacht werden, wird auf die entsprechenden Nebenbücher verwiesen. Häufige Nebenbücher sind beispielsweise das Warenbuch, in dem Warenein-  und -ausgänge verbucht werden oder das Kontokorrentbuch, in dem die Konten der Lieferanten und Kunden mit den jeweiligen Kontoständen vermerkt sind.

Buchführungsformen:

Die Buchführungsformen können primär in zwei große Gruppen unterteilt werden. Zum einen gibt es die konventionellen Buchführungsmethoden und zum anderen die EDV-gestützten Methoden. In der Praxis werden die EDV-gestützten Methoden immer häufiger genutzt, aber für kleine Unternehmen sind konventionelle Methoden noch verwendbar. Konventionelle Buchführungsformen sind die Lose-Blatt-Methode (Durchschreibebuchführung), die Offene-Posten-Buchführung, gebundene Bücher und verschiedene Sonderformen. 

Die Gruppe der gebundenen Bücher beinhaltet die italienische, englische, deutsche, französische oder amerikanische Methode. Diese sind aber nicht mehr geeignet für dir heutige Buchführung, weil durch mehrfaches übertragen von den Grundbüchern in das Hauptbuch eine hohe Übertragungsfehlerquote existiert. Die Offene-Posten-Buchführung findet häufig Anwendung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Dabei werden alle eingegangenen Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind (offene Posten) in einer Kartei gesammelt, wobei sie nach Kunden bzw. Lieferanten sortiert werden müssen. 

Die bezahlten Posten erhalten eine eigene Kartei. Zudem müssen für jede Eingangs- und Ausgangsrechnung zwei Kopien angefertigt werden, wobei eine Kopie das Kontokorrentkonto ersetzt und die andere als Ersatz für das Journal dient. Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie mit anderen Methoden verknüpft werden kann. Somit findet sie auch Anwendung in der EDV-Buchführung.

In der EDV-Buchführung werden durch die simultane Erfassung der Belege Rechen- und Übertragungsfehler reduziert. Da die Belege einzeln eingegeben und durch die EDV-Anlage gespeichert und verarbeitet werden müssen, entstehen weniger Fehler und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung werden besser eingehalten.  

Unternehmen müssen jedoch ein erweitertes Kontrollsystem für ihre EDV-Anlage einrichten, welches z.B. die Prüfung der Vollständigkeit der Eingaben oder die Verwendung der richtigen Stammdaten überwacht. Um die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auch im EDV-Bereich zu wahren, wurden 1995 die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) eingeführt.

letzte Änderung Alexander Wildt am 11.05.2021 Bild:  © PantherMedia / Peter Jobst (Teaser)

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