Worauf beim Digitalisieren von Belegen zu achten ist

In der Buchhaltung läuft heute schon vieles digital, doch noch immer fallen Belege in Papierform an. Wie können diese Belege digitalisiert werden, ohne dass sie die Belegkraft gegenüber dem Finanzamt verlieren? Denn mit einem einfachen Handyfoto oder einem Scan ist es meist nicht getan. Wichtig ist, dass die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beachtet werden.

Grundsätzliches zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die geordnete Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in § 257 HGB. Demnach sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und weitere Unternehmensunterlagen sowie empfangene und Kopien abgesandter Handelsbriefe ebenso aufzubewahren wie Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 HGB). Nach § 257 Abs. 3 HGB kann die Aufbewahrung auch in elektronischer Form erfolgen.

Im Steuerrecht ergänzt § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) die Liste der aufzubewahrenden Unterlagen insbesondere um "sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind". Wie im HGB sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen von der Möglichkeit der rein digitalen Aufbewahrung ausgenommen. Die Unterlagen müssen auch in digitaler Form den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und außerdem inhaltlich den Ursprungsdokumenten entsprechen. Es muss sichergestellt sein, dass sie "während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können" (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO; zu Aufbewahrungsfristen: siehe letzten Abschnitt).

Weitere Aufbewahrungsregelungen speziell für Rechnungen hält § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) bereit. Darin ist u. a. bestimmt, dass die elektronischen Rechnungsunterlagen auch in einem beliebigen EU-Staat aufbewahrt werden können (§ 14b Abs. 2 UStG). Wichtig ist dabei: "Es muss sichergestellt sein, dass die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen unverzüglich über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können" (§ 14b Abs. 4 Satz 2 UStG).

Die grundsätzlichen Vorgaben der GoDB sind Unveränderbarkeit, sichere Speicherung, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und zeitgerechte Erfassung. Abgesehen davon, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung für jeden Geschäftsbetrieb fundamental ist, kann ein Verstoß gegen die Regelungen auch teuer werden: Wenn das Finanzamt die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkennt, kann es die Umsätze und Gewinne schätzen und auf dieser Basis die Steuern erheben. Im schlimmsten Fall droht eine Anklage wegen Steuerhinterziehung.

Belege

"Keine Buchung ohne Beleg", lautet ein eherner Grundsatz der Buchführung. Jede Ausgabe oder Einnahme muss mit einem Dokument belegt werden. Das kann neben einer Rechnung auch ein Kaufvertrag, eine Auftragsbestätigung, ein Zahlungsbeleg, eine Barquittung und unter Umständen ein Lieferschein sein. Einige Belege, wie notarielle Beglaubigungen und Verträge, sollten immer in Papierform aufbewahrt werden.

Bei einer ohnehin digitalisierten Buchhaltung ist das Digitalisieren von Belegen ein folgerichtiger Schritt. Aber auch für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler ohne digitale Buchhaltung gibt es einige Gründe, Belege elektronisch zu speichern:

• Sie können revisionssicher aufbewahrt werden (siehe letzten Abschnitt).
• Beim Jahresabschluss oder bei der Steuererklärung sowie bei einer Betriebsprüfung sind die Belege schnell auffindbar (Zeitersparnis).
• Wenn die Daten in der Cloud gespeichert werden, sind sie bei Bränden oder Überschwemmungen vor der Vernichtung geschützt.
• In diesem Fall ist der Zugriff auf die Daten flexibel von überall auf der Welt möglich.

Nach den GoB ist jeder Geschäftsvorfall zeitnah, möglichst sogar unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Dies gilt auch für die GoBD und bedeutet: Wenn die Buchhaltung im Wesentlichen digital ist, sollte auch die Digitalisierung der Belege so schnell wie möglich geschehen. Bei elektronischer Zahlung ist die GoDB jedoch großzügig: "Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich" (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28.11.2019, Randziffer (Rz.) 47, Satz 2).

Grundsätzlich gilt: Es ist am besten, wenn ein Beleg nicht digitalisiert werden muss, weil er von vornherein in digitaler Form vorliegt. Vor allem wenn jemand auf Geschäftsreise ist, fallen jedoch häufig noch Papierbelege an, z. B. in Form von Bahntickets, Flugbuchungen oder Tankquittungen, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege für Geschäftsessen. Aber auch wenn man nicht unterwegs ist, können Papierbelege anfallen, etwa beim Kauf für Büromaterialien oder bei Handwerkerrechnungen. Wenn sie digitalisiert werden, dann sollte dies mit Bedacht geschehen.

Beim Digitalisieren zu beachten

Falls ein Papierbeleg gescannt oder fotografiert wird, muss die entstandene Datei so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt (Rz. 130, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Wird der Text mit dem Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) so erfasst, dass er elektronisch durchsuchbar wird, ist auch diese Datei aufzubewahren. Im Ausland können Belege auch mit mobilen Geräten, z. B. Smartphones, erfasst werden (Rz. 130).

Unternehmen müssen eine Organisationsanweisung erstellen, die "unter anderem regelt,

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat" (Rz. 136).

Eine Dokumentenerfassung in Farbe ist nur notwendig, wenn etwa Minusbeträge in roter Schrift oder Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben vorhanden sind (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist nicht erforderlich (Rz. 138). Wichtig ist noch, dass eingescannte Dokumente nicht mehr auf dem Papier weiterbearbeitet werden dürfen. Geschieht dies doch, muss das Dokument erneut eingescannt und mit dem ursprünglichen Scan verknüpft werden (Rz. 139).

Zudem sollten beim Scannen ein paar grundsätzliche Dinge beachtet werden:

• Die Dokumente sollten mit einer Auflösung von 300 dpi (dots per inch) und im Regelfall im Schwarz-Weiß-Modus gescannt werden. Zielformate sollten möglichst PDF oder TIF/TIFF sein.
• Alle Seiten eines Dokuments in eine Datei überführen (nicht drei Seiten in drei Dateien).
• Andererseits sollte nur ein Dokument pro Datei erfasst werden (nicht alle Belege eines Tages in einer Datei).
• Alle Seiten sind richtig herum (nicht kopfüber) und in der korrekten Reihenfolge zu scannen.

Nach dem Scannen/Fotografieren nach den genannten Vorgaben können die Papieroriginale vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind“ (Rz. 140, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). In diesem Fall wird auch von „ersetzendem Scannen“ gesprochen und dieses ermöglicht die weitgehende Auflösung des Papierarchivs.

Verfahrensdokumentation

Ob die GoBD eingehalten werden, zeigt sich spätestens bei einer Betriebsprüfung. Dann müssen die Prüfer schnellen und umfassenden zu den von ihnen verlangten Dateien erhalten. Ein wichtiges Instrument, um dies sicherzustellen, ist die Verfahrensdokumentation, denn von den Prüfern kann nicht verlangt werden, dass sie sich in jedes EDV-System spontan hineindenken können.

"Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion" (Rz. 152, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Zu einer solchen Dokumentation gehören in der Regel eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation (Rz. 153).

Wenn ein IT-System sehr übersichtlich ist oder schnell erklärt werden kann, ist eine Verfahrensdokumentation nachrangig, denn: "Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann" (Rz. 155). Auf Nummer Sicher geht man aber mit einer Verfahrensdokumentation.

Revisionssichere Speicherung und Aufbewahrungsfristen

Das lateinische Wort "Revision" bedeutet so viel wie "prüfende Wiederdurchsicht" (Duden – Deutsches Universalwörterbuch). Bekannt ist es durch die "interne Revision", auch "Innenrevision" genannt, die internen Prüfungen in Unternehmen vornimmt. Was revisionssicher ist, muss vor prüfenden Augen bestehen, wobei in der Regel die Prüfer der Finanzbehörden gemeint sind.

Die wesentlichen Kriterien für Revisionssicherheit sind:

• Richtigkeit: Die archivierten Dokumente müssen korrekt wiedergegeben werden.
• Vollständigkeit: Die relevanten Dokumente müssen lückenlos gespeichert werden.
• Unveränderlichkeit: Es muss durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden, dass an archivierten Dokumenten keine Änderungen vorgenommen werden können. Notwendige Ausnahmen müssen dokumentiert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Vorgänge, die ein Dokument betreffen, müssen lückenlos protokolliert werden.
• Verfügbarkeit: Die Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein, auch bei unangekündigten Betriebsprüfungen.
• Sicherheit: Die Dateien müssen so sicher gespeichert werden, dass ein Verlust nahezu ausgeschlossen werden kann.
• Zugriffsschutz: Es muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen auf die archivierten Dateien Zugriff haben.

Zahlreiche Anbieter offerieren mittlerweile ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein vergleichbares Programm. Im besten Fall können sie die Revisionssicherheit durch Zertifizierungen stützen.

Neben der Revisionssicherheit ist die Beachtung der Aufbewahrungsfristen ein zentraler Aspekt. Bis Ende 2024 waren alle wichtigen Unterlagen, wie Bilanzen, Abschlüsse, Inventare, Lageberichte sowie sämtliche Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Lediglich für Geschäftsbriefe (auch per E-Mail) und ähnlich nachrangige Dokumente galt eine Frist von sechs Jahren. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen, darunter auch Rechnungen, auf acht Jahre herabgesetzt worden (§ 257 Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 Satz 1 AO; § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

Zu beachten ist, dass die Frist immer erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem ein Dokument erstellt oder empfangen worden ist. Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung aus dem April 2025 beginnt am 01.01.2026 und endet am 31.12.2033.

letzte Änderung S.P. am 10.10.2025 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  Bildagentur PantherMedia / Maxxyustas

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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