Weshalb man bei durchlaufenden Posten aufpassen sollte

Manchmal ist es im Geschäftsablauf sinnvoll oder praktisch, Zahlungsabwicklungen durchzuführen und zu verbuchen, die dem Unternehmen nicht zugutekommen. Dann entstehen in der Buchhaltung sogenannte „durchlaufende Posten“, die weder zu den Betriebseinnahmen noch -ausgaben zählen und auf die auch keine Umsatzsteuer zu erheben ist. Solche Geschäftsvorfälle müssen jedoch gut dokumentiert werden, damit die Finanzbehörden die Einordnung als durchlaufende Posten auch anerkennt und nicht Betriebseinnahmen darin sieht, die versteuert werden müssen. Manche durchlaufende Posten sind auch gesetzlich vorgeschrieben.

Durchlaufende Posten im Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrecht

Wenn ein Grundstückserwerber die Kaufsumme bei einem Notar hinterlegt, bis die Vertragsbedingungen durch den Grundstücksverkäufer erfüllt sind, dann ist klar, dass der Notar weder der Käufer noch der Verkäufer des Grundstücks ist. Das Geld wird üblicherweise auf ein Anderkonto eingezahlt und stellt für den Notar einen durchlaufenden Posten dar. Doch nicht alle Fälle von durchlaufenden Posten sind so eindeutig.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) definiert die durchlaufenden Posten im Rahmen der Regelungen zum Gewinnbegriff: „Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten)“, heißt es in § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG. Wichtig ist also, dass die Rechnung nicht auf den Unternehmer, der im Grunde als Mittelsmann oder Treuhänder tätig ist, ausgestellt ist, sondern auf den eigentlichen Empfänger einer Leistung.

Im Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die durchlaufenden Posten im Bezug auf das Entgelt der Kunden definiert: „Die Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt (durchlaufende Posten), gehören nicht zum Entgelt“ (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für eine geordnete Buchhaltung sind folgende Angaben wichtig:

• Betrag des durchlaufenden Postens
• Zweck des durchlaufenden Postens
• Datum des Geldeingangs (oder bei Verauslagung: Geldausgangs)
• Datum des Geldausgangs (oder Geldeingangs)
• Name und Anschrift des Unternehmens oder der Person, in dessen/deren Namen und auf dessen/deren Rechnung man den Geldbetrag eingenommen oder ausgegeben hat

Für die letztgenannte Angabe gibt es eine Ausnahme: „Kosten (Gebühren und Auslagen), die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, können als durchlaufende Posten auch dann anerkannt werden, wenn dem Zahlungsempfänger Namen und Anschriften der Auftraggeber nicht mitgeteilt werden“ (10.4. Abs. 2 Satz 4 UStAE – Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Kosten nach Kosten- oder Gebührenordnungen berechnet werden, die den jeweiligen Auftraggeber als Kosten- oder Gebührenschuldner bestimmen (10.4. Abs. 2 Satz 5 UStAE).

In der europäische Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) sind in Artikel 79 die Tatbestände genannt, die nicht in die Steuerbemessungsgrundlage einzubeziehen sind: „(c) Beträge, die ein Steuerpflichtiger vom Erwerber oder vom Dienstleistungsempfänger als Erstattung der in ihrem Namen und für ihre Rechnung verauslagten Beträge erhält und die in seiner Buchführung als durchlaufende Posten behandelt sind.“ Der Gesetzestext führt dann noch aus, dass der Steuerpflichtige den tatsächlichen Betrag der Auslagen nachweisen muss und dass er die Mehrwertsteuer, die in der Regel auf diese Auslagen erhoben worden ist, nicht als Vorsteuer abziehen darf. Dies wird im letzten Abschnitt bei den Fallbeispielen noch deutlicher.

Abgrenzung von durchlaufenden Posten und Nebenleistungen

Wenn ein Reinigungsunternehmen seinem Auftraggeber die Kosten eines Subunternehmers in Rechnung stellt, ist der entsprechende Betrag für das Reinigungsunternehmen ein durchlaufender Posten? In der Regel nicht! Denn üblicherweise beauftragt das Reinigungsunternehmen den Subunternehmer auf eigene Rechnung und reicht die Kosten an den Auftraggeber weiter. Die Leistung des Subunternehmers stellt dann eine Nebenleistung des Reinigungsunternehmens zu seiner selbst erbrachten Hauptleistung dar und wird steuerlich wie die Hauptleistung behandelt.

Damit die Kosten des Subunternehmers als durchlaufende Posten angesehen werden können, müssten folgende Bedingungen gegeben sein:

• Das Reinigungsunternehmen hat den Subunternehmer nicht auf eigene Rechnung angeheuert. Beispielsweise hat der Auftraggeber selbst dem Subunternehmer den Auftrag erteilt. Zugleich hat der Auftraggeber das Reinigungsunternehmen beauftragt, sich um die komplette Abrechnung, also auch die des Subunternehmers, zu kümmern.
• Der Subunternehmer müsste in diesem Fall seine Rechnung auf den Auftraggeber ausstellen.
• Das Reinigungsunternehmen dürfte die Umsatzsteuer, die der Subunternehmer dem Auftraggeber in Rechnung stellt, nicht als Vorsteuer geltend machen. Stattdessen hat das Unternehmen den Betrag, den es vom Auftraggeber für den Subunternehmer erhält, eins zu eins an den Subunternehmer weiterzugeben.

Laut 10.4. Abs. 1 Satz 4 UStAE ist es erforderlich, „dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen“. Der Zahlungsverpflichtete ist im ausgeführten Beispiel der Auftraggeber, der Zahlungsempfänger der Subunternehmer. Dass das Reinigungsunternehmen selbst eine unmittelbare Rechtsbeziehung zum Auftraggeber hat, nämlich durch den Vertrag über die von ihm zu erbringenden Reinigungsleistungen, spielt in diesem Fall keine Rolle.

Buchung durchlaufender Posten

Auch wenn durchlaufende Posten keine Betriebseinnahmen oder -ausgaben sind, müssen sie ordentlich verbucht werden. Die Buchung ist erfolgsneutral und stellt eine Bilanzverlängerung dar, der Betrag ist also auf der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz identisch. Im Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) sind die durchlaufenden Posten unter der Nummer 1590, im SKR 04 unter 1370 verzeichnet. Ein Anderkonto bei der Bank führt SKR 03 unter 1250, SKR 04 unter 1850.

Wenn ein Anwalt die Gerichtskosten für seinen Mandanten auslegt, dann hat er zu buchen:

Durchlaufende Posten   an   Bank (Anderkonto)

Sobald der Mandant die Gerichtskosten dem Anwalt zurückzahlt, erfolgt die Buchung:

Bank (Anderkonto)   an   Durchlaufende Posten

Wenn der Mandant die Gerichtskosten an den Anwalt überweist, noch bevor dieser die Gerichtskosten beglichen hat, dann müssen die Buchungen in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen werden. Zu dokumentieren sind, wie im 1. Abschnitt bereits genannt, Betrag und Zweck des durchlaufenden Postens, Datum des Geldein- und -ausgangs usw. Im Übrigen kann das Konto „Durchlaufende Posten“ beispielsweise auch verwendet werden, wenn man eine Überweisung versehentlich doppelt getätigt hat und auf die Rückerstattung wartet.

Fallbeispiele

Gerichts- und Anwaltskosten

Wenn der Anwalt aus dem vorigen Abschnitt, der dem Mandanten die Gerichtskosten ausgelegt hat, seinem Mandanten eine Rechnung schreibt, dann kann er sein eigenes Honorar und die Gerichtskosten in einer Rechnung unterbringen. Er muss allerdings bei der Umsatzsteuer aufpassen. Angenommen, das Honorar für den Gerichtstermin und vorherige Beratungsleistungen beträgt 800 Euro und die Gerichtskosten machen 150 Euro aus: Dann muss der Anwalt zunächst das Honorar zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (152 Euro) aufführen: 800 + 152 = 952 Euro. Anschließend addiert er dazu die Gerichtskosten (ohne Umsatzsteuer!) und kommt auf einen Rechnungsbruttobetrag von 1.102 Euro. Die Gerichtskosten sind beim Anwalt ein durchlaufender Posten.

Aufwandserstattungen

Ein Journalist erhält von einem Medienhaus den Auftrag, über ein Kunst- und Musikfestival zu schreiben. Als Honorar werden 500 Euro vereinbart, die Fahrtkosten können zusätzlich abgerechnet werden. Der Journalist kauft sich eine Hin- und Rückfahrkarte für 53 Euro. Da der Journalist zum Abzug der Vorsteuer berechtigt ist, kann er die Vorsteuer in Höhe von 3,47 Euro (7 % von 53 Euro) ziehen. Wenn er nach dem Abliefern des Artikels seine Rechnung an das Medienhaus schreibt, muss er aufpassen, dass er von seinem Auftraggeber nicht die doppelte Umsatzsteuer verlangt. Das wäre etwa der Fall, wenn er sein Honorar und die Kosten für die Fahrt addieren (500 + 53 = 553 Euro) und darauf dann eine Mehrwertsteuer von 7 % aufschlagen würde. Stattdessen müsste er den Nettopreis der Fahrkarte (49,53 Euro) verwenden (500 + 49,53 = 549,53 Euro). Die Kosten für die Fahrkarte sind für den Journalisten kein durchlaufender Posten, weil er selbst Vertragspartner der Bahn geworden ist. Dasselbe gilt etwa für Internet- und Telefonkosten, die sich ein Auftragnehmer vom Auftraggeber erstatten lässt und ähnliche Fälle.

Second-Hand-Ware

Ein Second-Hand-Händler lässt sich gebrauchte Waren liefern, die im Besitz des Anlieferers bleiben. Wenn die Ware im Ladenlokal des Second-Hand-Händlers verkauft wird, erhält der Anlieferer den Verkaufspreis abzüglich der Provision für den Händler in Höhe von 25 % plus Umsatzsteuer. Ein Kunde kauft dem Händler eine Ledercouch für 300 Euro ab. Noch am selben Tag überweist der Second-Hand-Händler dem Anlieferer der Couch den Betrag von 210,75 Euro. Dabei rechnet er wie folgt: 300 × 0,25 = 75 Euro (Provision), zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (75 + 14,25 = 89,25 Euro). Vom Verkaufspreis zieht er dann die Provision zusammen mit der Umsatzsteuer ab: 300 – 89,25 = 210,75 Euro. Dieser Betrag ist beim Second-Hand-Händler ein durchlaufender Posten.

Weitere durchlaufende Posten

In der Lohnbuchhaltung gibt es regelmäßig durchlaufende Posten, nämlich die Sozialabgaben und die Einkommensteuer, die der Arbeitgeber vom Lohn seiner Mitarbeiter einbehält. Und letztlich ist auch die Umsatzsteuer selbst, wenn sie vom Unternehmer im Auftrag des Staates erhoben wird, beim Unternehmer ein durchlaufender Posten. Denn ein Vorsteuerabzugsberechtigter erhebt auf seine Leistungen die Umsatzsteuer, reicht diese dann aber ans Finanzamt weiter. Da er selbst bei seinen Betriebsausgaben die Vorsteuer ziehen und mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen darf, ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, auch wenn sie auf einem eigenen Konto verbucht wird.

letzte Änderung S.P. am 22.02.2024 Autor(en):  Stefan Parsch

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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