Rechnungskorrektur: Wann eine Stornorechnung nötig ist

Fehlerhafte Rechnungen sind ärgerlich, sowohl für den Ersteller als auch für den Empfänger. In manchen Fällen kann die unkorrekte Rechnung recht einfach durch eine korrekte ersetzt oder durch ein Berichtigungsdokument ergänzt werden. In anderen Fällen ist nur noch das Erstellen einer Stornorechnung und einer neuen, korrekten Rechnung möglich. Dieser Artikel macht die Unterscheidung dieser Fälle klar und beschreibt, was bei der Stornorechnung zu beachten ist.

Gründe für das Ausstellen von Stornorechnungen

Das Wort „Storno“ kommt aus dem Italienischen und ist abgeleitet vom Verb „stornare“ für „rückgängig machen“. Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe von Gründen für das Ausstellen einer Stornorechnung, z. B.:

• Eine Warenlieferung kommt unvollständig beim Kunden an.
• Teile einer Lieferung werden umgetauscht oder zurückgeschickt.
• Der Kunde erhält einen ihm zustehenden Rabatt, der bei der Rechnungstellung übersehen wurde, oder einen aus Kulanzgründen oder anderen Gründen gewährten Preisnachlass.
• Die Rechnung ist fehlerhaft.

In all diesen Fällen wird eine ursprünglich erstellte und verschickte Rechnung durch eine Stornorechnung rückgängig gemacht (s. u.) und es wird eine neue, korrekte Rechnung geschrieben. Dieser Artikel konzentriert sich jedoch auf den letzten Punkt, die fehlerhafte Rechnung, insbesondere jene an Businesskunden. Denn bei ihr gibt es einige spezielle Aspekte zu beachten.

Korrigierte Rechnung, Berichtigungsdokument und Stornorechnung

Bei der Korrektur von Rechnungen sind die Begriffe nicht immer eindeutig. Zum Teil wird unter „Rechnungskorrektur“ jede Art des Korrigierens einer Rechnung verstanden, zum Teil ist der Begriff aber auch gleichbedeutend mit „Stornorechnung“.

Ähnliches gilt für „Korrekturrechnung“. Deshalb werden an dieser Stelle die drei Begriffe aus der Zwischenüberschrift wie folgt definiert:

• Die korrigierte Rechnung ist eine Rechnung, die mit derselben Rechnungsnummer wie die ursprünglich erstellte Rechnung versehen ist.
• Das Berichtigungsdokument ist eine Ergänzung zur fehlerhaften Rechnung, die eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung Bezug nimmt und die Fehler klar benennt und korrigiert.
• Die Stornorechnung ist eine Rechnung mit eigener Rechnungsnummer, die der ursprünglichen Rechnung gleicht, nur dass sämtliche Geldbeträge mit einem Minuszeichen versehen sind; sie ist ein Beleg für die Stornobuchung zur bereits bezahlten fehlerhaften Rechnung und zieht eine Gutschrift des ursprünglichen Zahlungsbetrags nach sich.

Korrektes Vorgehen bei einer fehlerhaft ausgestellten Rechnung

Nicht jeder Fehler in einer Rechnung muss verbessert werden. Rechtschreibfehler oder andere minderschwere Fehler, die das Verständnis einer Rechnung nicht beeinträchtigen, sind bei der Anerkennung einer Rechnung durch das Finanzamt nicht hinderlich. 

Denn darum geht es letztlich: Dass die Rechnung den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wird das Fehlerhafte einer Rechnung vom Empfänger nicht bemerkt und hat er den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung geltend gemacht, dann kann es für ihn bei einer Betriebsprüfung eine böse Überraschung geben: Wenn die prüfende Finanzbehörde den Vorsteuerabzug nicht anerkennt, dann muss der Unternehmer die erhaltene Vorsteuer zurückzahlen. Falls der Vorgang schon einige Jahre zurückliegt, kommen noch Zinsen (§ 233a AO – Abgabenordnung) hinzu: derzeit 0,5 % im Monat oder 6 % im Jahr. Und wenn das Finanzamt die Anerkennung der Vorsteuer für etliche Rechnungen verweigert, dann kann es richtig teuer werden.

Gravierende Fehler in einer Rechnung betreffen beispielsweise die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz). Wenn beispielsweise die Adresse des Leistungserbringers oder -empfängers, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers, das Ausstellungsdatum oder die Rechnungsnummer falsch sind, dann muss eine Korrektur der Rechnung vorgenommen werden. Das betrifft auch alle anderen wichtigen Angaben, selbst wenn sie nicht zu den Pflichtangaben gehören.

Grundsätzlich gilt, dass nur der Ersteller einer Rechnung diese korrigieren darf. Selbst wenn der Empfänger das Einverständnis des Erstellers hätte, eine Rechnung zu korrigieren, würde dies vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Zudem könnte eine Änderung der Rechnung durch den Empfänger als Urkundenfälschung ausgelegt werden.

Unterscheidung zweier Fälle

Wenn der oder die Fehler bemerkt wird/werden, gibt es zwei Möglichkeiten: Es hat im Zusammenhang mit der Rechnung bereits eine Buchung stattgefunden oder noch nicht. Der letztgenannte Fall ist der einfachere, denn hier kann der Lapsus durch eine korrigierte Rechnung oder ein Berichtigungsdokument aus der Welt geschafft werden. Wenn z. B. der Fehler in der Buchhaltung kurz nach dem Versenden der Rechnung bemerkt wird, kann der Kunde angerufen und gebeten werden, die fehlerhafte Rechnung nicht zu bearbeiten. Dann kann eine korrekte Rechnung mit derselben Rechnungsnummer verschickt werden. Die ursprüngliche Rechnung sollte dann sowohl beim Empfänger als auch beim Absender vernichtet werden, damit das Finanzamt bei einer Prüfung nicht von zwei separaten Rechnungen ausgeht und eine Umsatzsteuernachzahlung verlangt.

Eine Alternative dazu ist ein Berichtigungsdokument, über das es in § 31 Abs. 5 Satz 2 und 3 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) heißt: „Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“ Die ursprüngliche Rechnung berechtigt dann nur in Verbindung mit dem Berichtigungsdokument zum Vorsteuerabzug, denn nur zusammen bilden sie eine korrekte Rechnung.

Der zweite Fall, in dem der Kunde die Rechnung bereits beglichen und verbucht hat, ist mit etwas mehr Aufwand verbunden. Denn dann hat bereits ein buchhalterischer Vorgang stattgefunden und wegen des Radierverbots (§ 239 Abs. 3 HGB – Handelsgesetzbuch) muss eine Korrektur in der Buchhaltung (Stornobuchung) sichtbar bleiben. Hier müssen eine Stornorechnung und eine korrekte neue Rechnung erstellt werden. Zu jedem der drei Buchungsschritte – Buchung der fehlerhaften Rechnung, der Stornorechnung und der korrekten Rechnung – gibt es dann einen Beleg. Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ergibt sich nur durch alle drei Dokumente zusammengenommen.

Was ist beim Erstellen einer Stornorechnung zu beachten?

Zunächst einmal gelten auch für die Stornorechnung die Vorgaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Die Rechnungsnummer muss sich von der Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung unterscheiden. Außerdem sind folgende zusätzliche Angaben zu machen:

• Bezeichnung „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ oder „Korrekturrechnung“
• Nummer und Datum der fehlerhaften Rechnung (Verweis auf die ursprüngliche Rechnung)
• Hinweis, auf welche Weise der bereits bezahlte Rechnungsbetrag erstattet wird (durch Rücküberweisung oder durch Verrechnung mit offenen Rechnungen)

Abgesehen von diesen zusätzlichen Angaben sollte die Stornorechnung der fehlerhaften Rechnung entsprechen, mit dem wesentlichen Unterschied, dass sämtliche Beträge mit einem Minuszeichen versehen sind. Denn die Stornorechnung soll die ursprüngliche Rechnung neutralisieren, so dass am Ende der Betrag null herauskommt. Damit ist der Fehler behoben und anschließend kann die korrekte Rechnung gestellt werden. Auch sie bekommt eine neue Rechnungsnummer, wodurch in Gänze für den gesamten Vorgang drei eindeutige Rechnungsnummern vergeben werden.

Die Stornorechnung und die neue, korrekte Rechnung sollten mit größter Sorgfalt erstellt werden. Zum einen wären weitere Fehler gegenüber dem Kunden peinlich, zum anderen wecken Vorgänge mit Stornorechnungen den Argwohn von Betriebsprüfern, weil solche Vorgänge auch als Mittel der Steuerhinterziehung eingesetzt werden können.

Unterschiede zwischen Stornorechnung und Gutschrift

Kaufmännisch betrachtet, erfolgt aus der Stornorechnung eine Gutschrift, denn dem Kunden wird der gezahlte Betrag aus der fehlerhaften Rechnung wieder gutgeschrieben. Deshalb wurden Stornorechnungen lange Zeit auch mit dem Begriff „Gutschrift“ überschrieben. Dies änderte sich jedoch mit dem Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz von 2013. So stellte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben vom 25.10.2013 klar: „Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne“.

Im Sinne des Umsatzsteuerrechts gilt nur die Abrechnung einer Lieferung oder Leistung als Gutschrift, die der Leistungsempfänger vornimmt – abweichend vom üblichen Fall, dass der Leistungserbringer eine Rechnung erstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Solche Gutschriften sind beispielsweise bei Provisionsabrechnungen mit Handelsvertretern oder bei Honorarabrechnungen von Medienunternehmen mit freien Journalisten üblich.

Zwar besagt das BMF-Schreiben vom 25.10.2013 auch, dass allein das Wort „Gutschrift“ auf einer Stornorechnung noch nicht zur Anwendung des § 14c UStG („unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis“) führt. Dennoch sollte man, um Schwierigkeiten bei Betriebsprüfungen aus dem Weg zu gehen, auf der Stornorechnung die korrekte Bezeichnung aufführen.

Die Stornorechnung und die Gutschrift unterscheiden sich in folgenden Punkten:

• Da die Gutschrift die gleiche Funktion wie eine Rechnung hat, sind in ihr positive Beträge ausgewiesen; bei der Stornorechnung sind sämtliche Beträge negativ.
• Die Gutschrift wird vom Leistungsempfänger, die Stornorechnung vom Leistungserbringer ausgestellt.
• Die Stornorechnung muss einen klaren Verweis auf die ursprüngliche Rechnung enthalten, während die Gutschrift für sich steht.
• Die Gutschrift berechtigt den Aussteller zum Vorsteuerabzug, während dies beim Empfänger der Stornorechnung nur im Zusammenspiel mit der ursprünglichen Rechnung und der neuen, korrekten Rechnung möglich ist.

Gemeinsam ist beiden Dokumenten, dass für sie die Vorgaben aus § 14 Abs. 4 UStG gelten.

letzte Änderung S.P. am 11.07.2024 Autor(en):  Stefan Parsch

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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