Storno buchen - Fehlerkorrektur in der Buchhaltung

Stefan Parsch
Fehler passieren selbst dem besten Buchhalter. Deshalb muss auch er gelegentlich Stornobuchungen vornehmen. In computerbasierten Buchungssystemen wäre es grundsätzlich kein Problem, solche Buchungsfehler einfach spurlos verschwinden zu lassen. Da dies jedoch nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen würde, lassen dies die Buchhaltungsprogramme nicht zu. Ein falsche Buchung muss durch eine Storno-Buchung zunächst rückgängig gemacht und dann richtig neu gebucht werden. Wie ein Storno zu buchen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag. Zunächst jedoch eine Begriffseinordnung.

Vielfältige Verwendung des Begriffs „Storno“

Das Wort „Storno“ kommt aus dem Italienischen und ist abgeleitet vom Verb „stornare“ für „rückgängig machen“, nach dem lateinischen Wort „extornare“ für „ausdrehen, abwenden“. Laut dem Digitalen Wörterbuch der deutschen Sprache ist „Storno“ im 18. Jahrhundert in die deutsche Kaufmannssprache übernommen worden.

Dass es für das Rückgängigmachen in der Buchhaltung einen eigenen Begriff gibt, hat auch damit zu tun, dass es schon lange Vorschriften für eine transparente Buchführung gibt. Das sogenannte „Radierverbot“ ist heute in § 239 Abs. 3 HGB (Handelsgesetzbuch) im deutschen Recht verankert – man stelle sich ein mit Bleistift geführtes Kassenbuch vor, in dem nicht einfach eine Zeile ausradiert werden darf. Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gilt gewissermaßen ein elektronisches Radierverbot: Es müssen also Rückgängigmachungen aller Art, von der Korrektur einer fehlerhaften Buchung bis zur Rückabwicklung eines Verkaufs, aufgezeichnet werden.

Das Radierverbot betrifft unrichtige Buchungen wegen eines Irrtums, eines Schreibfehlers oder eines Widerrufs. Die aus diesem Grund erfolgende Stornierung sollte nicht verwechselt werden mit einer Stornierung wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung, denn diese ist juristisch gesehen ein „Rücktritt“ vom Vertrag (§ 323 BGB – Bürgerliches Gesetzbuch). Gerne verwendet wird „Stornierung“ auch für das 14-tägige Widerrufsrecht bei Verbraucherverträgen, das in § 355 BGB geregelt ist. Die Verwendung der Begriffe „Storno“ und „Stornierung“ für solche Fälle ist zwar naheliegend, die Unterschiede in rechtlicher Hinsicht sollten einem jedoch bewusst sein.

Wer eine Reise oder ein Hotel bucht und dies später storniert, tritt eigentlich von einem geschlossenen Vertrag zurück. Deshalb werden häufig „Stornogebühren“ fällig, die letztlich Vertragsstrafen sind und oft umso höher ausfallen, je näher die Stornierung am gebuchten Tag oder Zeitraum liegt. Denn mit der zeitlichen Nähe wird es unwahrscheinlicher, dass ein Platz in einer Reisegruppe oder ein Hotelzimmer noch anderweitig vergeben werden kann. Üblicherweise sind die Stornobedingungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt.

Auch im Bankwesen sind Stornierungen üblich, etwa bei fehlerhaften Überweisungen. Im Folgenden geht es jedoch um Stornobuchungen im Anschluss an unrichtige Buchungen.

Mögliche und erlaubte Stornobuchungen

Aufgrund des Radierverbots (§ 239 Abs. 3 HGB) ist nicht jede Ausgleichsbuchung einer unrichtigen Buchung buchhalterisch zulässig. Wenn jemand im Geschäft Waren im Wert von 100 € verkauft und in der Buchhaltung versehentlich eine Null zu viel, also 1.000 € gebucht werden, dann wäre es nicht korrekt, 900 € als Ausgleichsbuchung zu erfassen. Um es konkret zu machen: Es wurde fälschlicherweise gebucht: 

Kasse 1.000 €   an   Umsatzerlöse 1000 €

Nun könnte man auf die Idee kommen, einfach den Anteil, der über dem tatsächlichen Betrag liegt (Differenzbetrag), zurückzuüberweisen:

Umsatzerlöse 900 €   an   Kasse 900 €

In diesem Fall wären am Ende 100 € in der Kasse, wie es den Einnahmen entspricht. Dennoch wäre dieser Differenzausgleich als Korrekturbuchung sachlich falsch. Denn der Geschäftsvorfall, bei dem 100 € eingenommen wurden, taucht in den Büchern nicht auf. Außerdem würde das Kassenbuch einen Sollumsatz von 1000 € und einen Habenumsatz von 900 € ausweisen. Das entspricht nicht dem tatsächlichen Geschäftsvorfall und auch nicht dem Grundsatz der Bilanzklarheit und Bilanzwahrheit. Auf Nachbuchungen sollte deshalb bei der Fehlerkorrektur verzichtet werden. Stattdessen muss die unrichtige Buchung mit einer korrekten Stornobuchung rückgängig gemacht werden. In der Regel wird dafür die sogenannte „Generalumkehr“ verwendet.

Beispiel für eine richtige Stornierung einer Buchung:
Wurde statt 300 € versehentlich 330 € gebucht

Konto A 330 €   an   Konto B 330 €,

dann lautet die Generalumkehr:

Konto A –330 €   an   Konto B –330 €.

In der softwaregestützten Buchhaltung sind Stornobuchungen üblicherweise durch ein Minuszeichen gekennzeichnet. Formal dieselbe Wirkung hat jedoch auch die Umkehrung des Buchungssatzes:

Konto B 330 €   an   Konto A 330 €

Im Anschluss darf dann nicht die korrekte Buchung vergessen werden:

Konto A 300 €   an   Konto B 300 €

Durchführung von Storno-Buchungen

Buchungsfehler können natürlich nicht nur den Betrag, sondern auch das Konto oder eine andere Angabe in der Buchung betreffen. Mit einer Generalumkehr ist man dabei immer auf der sicheren Seite. Bei realen Buchungen muss in der Regel noch die Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Ein Beispiel: Eine unerfahrene Buchhalterin der Tornado AG hat eine Ausgangsrechnung über 595 € an einen Kunden versehentlich auf das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen verbundene Unternehmen“ gebucht, obwohl der Kunde kein verbundenes Unternehmen ist. Die Originalbuchung lautet:

Forderungen aus LuL gegen verbundene Unternehmen 595 €   an   Umsatzerlöse 500 €
                                                                                       an Umsatzsteuer (19 %) 95 €

Nachdem sie ihren Fehler bemerkt hat, nutzt sie die Generalumkehr zur Korrektur:

Forderungen aus LuL gegen verbundene Unternehmen –595 €   an   Umsatzerlöse –500 €
                                                                                    an Umsatzsteuer (19 %) –95 €

Anschließend vollzieht die Buchhalterin die korrekte Buchung:

Forderungen aus LuL 595 €   an   Umsatzerlöse 500 €
                                   an Umsatzsteuer (19 %) 95 €

Übrigens gilt auch bei Stornobuchungen: Keine Buchung ohne Beleg! Stornierungen müssen auf die ursprünglichen Belege zurückgeführt werden können. Dies kann beispielsweise durch einen Verweis auf die Originalbuchung geschehen. Nur dann sind Stornobuchungen GoBD-konform.




letzte Änderung S.P. am 26.03.2024
Autor(en):  Stefan Parsch


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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