Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen

Mehraufwendungen für Verpflegung, die dem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstehen, können vom Arbeitgeber nach entsprechender Vereinbarung (einzelvertraglich oder durch eine Betriebsvereinbarung) bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge lohnsteuerfrei ersetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig. 

Bei betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland können die Verpflegungsmehraufwendungen bis zu folgenden Beträgen pro Kalendertag steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG): 

• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
• 14 Euro bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden
• weniger als 8 Stunden, keine Pauschale

Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Die berufliche Abwesenheit von diesen  ist an jedem Kalendertag gesondert zu ermitteln. 

Die Mitternachtsregel 

Führt der Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Es besteht lediglich eine Sonderregelung für Auswärtstätigkeiten, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Tages beendet werden, ohne dass eine Übernachtung stattfindet (§ 4 Abs. 5 S. 2 EStG). In diesen Fällen wird die gesamte Auswärtstätigkeit an beiden Tagen dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet. 

Wenn eine berufliche Tätigkeit sowohl im Inland als auch im Ausland ausgeübt wird, ist für diesen Tag der entsprechende Auslandpauschbetrag maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR 2011).


Beispiel

Der Arbeitnehmer beginnt die Dienstreise am 9.03.2012 um 17:00 Uhr und kehrt am 10.03.2012 um 6.00 Uhr ohne Übernachtung zurück. Am 10.03.2012 um 12.00 Uhr beginnt er eine andere Dienstreise, die um 18.00 Uhr beendet wird.

Lösung

Abwesenheit 09.03.2012: 7 Stunden
Abwesenheit 10.03.2012: Nachtreise: 6 Stunden, weitere Auswärtstätigkeit: 6 Stunden.

Die gesamte Auswärtstätigkeit vom 9.03.2022 auf den 10.03.2022 wird zu einer Auswärtstätigkeit von 13 Stunden zusammengerechnet. Sie wird dem 9.03.2022 zugerechnet, weil die überwiegende Abwesenheit auf diesen Tag entfällt. Es ergibt sich die Dauer von 13 Stunden und damit eine Pauschale von 14 Euro.

Am 10.03.2022 kann keine Pauschale in Anspruch genommen werden, weil die Abwesenheit der Nachtreise dem 09.03 zugerechnet wird und die weitere Auswärtstätigkeit am 10.03.2022 nur 6 Stunden dauerte.

Längerfristige Auswärtstätigkeit im Inland (mehr als drei Monate)

Bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt sich der steuerfreie Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 5 EStG).

Eine Ausnahme besteht dann, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit ausübt. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit ist unbeachtet (R 9.6 Abs. 4 LStR).

Wird die Auswärtstätigkeit aus beruflichen Gründen für mindestens vier Wochen unterbrochen, zum Beispiel durch eine vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, beginnt nach Wiederaufnahme der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte eine neue Dreimonatsfrist für den Abzug der Pauschbeträge (R 9.6 Abs. 4 LStR).

Wenn die Auswärtstätigkeit auf einem Fahrzeug oder auf dem Schiff erfolgt, ist in diesen Fällen der unbegrenzte Abzug der Verpflegungsmehraufwendung demnach gerechtfertigt (BFH-Urteil vom 24.02.2011 VI R 66/10).

Betriebsindividuelle Verpflegungspauschalen

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer auf Grund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Vorschriften höhere als auch niedrigere Pauschalen als die oben genannten Pauschalen erstatten sowie die Pauschalen nach anderen Zeitvoraussetzungen festsetzten.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Verpflegungsmehraufwendungen, so entsteht dadurch lohnsteuerpflichtiger und damit beitragspflichtiger Arbeitslohn. Der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen wird dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet.

Die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen können mit Vergütungen für Fahrtkosten und Übernachtungskosten zusammengerechnet werden. In diesem Fall ist nur die Summe der Erstattungen steuerpflichtig, welche die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen übersteigt. Ausnahmsweise ist es auch zulässig, die vom Arbeitgeber über die steuerfreien Pauschbeträge gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, die die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen, mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zu besteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Darüber hinausgehende Beträge gehören zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn und sind  individuell nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte zu versteuern.

letzte Änderung R. am 23.10.2023 Autor(en):  Anna Werner