Steuerregeln für Reisekosten

Bei Pendlerpauschale, Verpflegungs- und Reisekosten sind seit 2014 umfassend neu geregelt worden. Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte: Das geltende Reisekostenrecht haben vor allem Gerichte durch ihre Urteile geprägt. Das änderte sich 2014. Das neue Reisekostenrecht fasst die Pendlerpauschale neu und eindeutiger. Der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt ab 2014 die Formulierung "regelmäßige Arbeitsstätte".

Pendlerpauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte: Bei Pendlerpauschale, Verpflegungs- und Reisekosten stehen seit 2014 einige Änderungen ins Haus. Ein neues Reisekostenrecht soll die steuerlichen Regeln für Reisekosten einfacher und rechtssicherer machen. Außerdem entlastet es viele Steuerzahler.

Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Das geltende Reisekostenrecht haben vor allem Gerichte durch ihre Urteile geprägt. Das ändert sich 2014. Ein neues Reisekostenrecht soll viele offene Fragen klären. Das neue Reisekostenrecht fasst die Pendlerpauschale neu und eindeutiger. Der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt ab 2014 die Formulierung "regelmäßige Arbeitsstätte".

Pendlerpauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Dahinter steckt mehr als Wortklauberei. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Wichtig: Nur für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) gemäß § 9 Abs. 4 EStG. Für jede andere Fahrt stehen dem Arbeitnehmer Reisekosten oder die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten zu.  

Arbeitgeber bestimmt Tätigkeitsstätte

An welchem Ort sich die erste Tätigkeitsstätte befindet, entscheidet der Arbeitgeber. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Orte in Frage kommen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass es sich um eine "ortsfeste betriebliche Einrichtung" handeln muss, "die von der Wohnung getrennt sein muss" (BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014). Diese ortsfeste Einrichtung kann sich auch in einem verbundenen Unternehmen befinden. In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch in einem fremden Unternehmen seine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Das gilt zum Beispiel für den Einsatz von Leiharbeitern. 

Achtung! Der Arbeitgeber besitzt zwar das Entscheidungsrecht über die erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers. Wenn die Tätigkeitsstätte aber von der im Personalbogen oder auf dem Arbeitsvertrag genannten Adresse abweicht, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer schriftlich darauf hinweisen. 

Die erste Tätigkeitsstätte kann auch eine Bildungseinrichtung sein, wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine langfristige Fortbildung oder ein Studium ermöglicht. Legt der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte fest, dann gelten gesetzliche Bestimmungen. Ab 2014 gehen die Finanzämter von einer festen Zuordnung aus, wenn der Arbeitnehmer einen bestimmten Arbeitsort 

• üblicherweise arbeitstäglich,
• mindestens an zwei Arbeitstagen in der Woche oder
• in 30 Prozent seiner Arbeitszeit aufsucht beziehungsweise aufsuchen soll.

Geht der Arbeitnehmer seiner Arbeit an mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen eines Werks- oder Betriebsgeländes nach, handelt es sich um eine einzelne Tätigkeitsstätte. Gehören die Gebäude verschiedenen Arbeitgebern oder Kunden, handelt es sich um mehrere Tätigkeitsstätten.
 

An der Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer tatsächlich erscheinen

Mit einem ergänzten Schreiben zum Reisekostenrecht vom 24. Oktober 2014 hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass eine ortsfeste betriebliche Einrichtung auch aus einem Baucontainer bestehen kann. Vorausgesetzt, er enthält ein Baubüro, Aufenthaltsräume oder Toiletten. Der Baucontainer muss nur fest mit dem Erdreich verbunden sein. Befinden sich auf einem Betriebs- oder Werksgelände mehrere dieser Baucontainer handelt es sich nicht um mehrere sondern nur um eine einzige Tätigkeitsstätte.

An der ersten Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer auch tatsächlich erscheinen. Die Abgabe von Krankheits- und Urlaubsmeldungen durch Dritte reichen nicht für die Zuordnung. Außerdem muss der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte seiner eigentlichen Tätigkeit nachgehen. Ein LKW-Fahrer, der regelmäßig zum Be- und Entladen oder zum Abgeben von Auftragsbestätigungen oder Stundenzetteln die Spedition ansteuert, begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte. Seine eigentliche Tätigkeit bleibt eine Reisetätigkeit.

Erste Tätigkeitsstätte auch im Ausland

Die erste Tätigkeitststätte kann sich auch im Ausland befinden. Dafür gelten folgende Kriterien:

• Der Arbeitnehmer wurde zu einem verbundenen Unternehmen entsandt.
• Das aufnehmende Unternehmen hat den Arbeitnehmer in einem eigenständigen Arbeitsvertrag einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung zugeordnet.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer dauerhaft im Ausland eingesetzt ist oder nur wiederholt befristet. Das BMF bezeichnet im Schreiben vom 24. Oktober 2014 die bisherige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ausdrücklich als überholt. Das oberste Steuergericht hatte eine regelmäßige Arbeitsstätte noch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer wiederholt befristet im Ausland eingesetzt wird (Az.: VI R 11/13)

Befristet eingesetzte Mitarbeiter arbeiten auswärts

Damit einem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte bei einem Kunden des Arbeitgebers zugeordnet werden kann, muss er an diesem Ort entweder unbefristet oder für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate am Stück tätig sein. Die Industrie- und Handelskammer Würzburg erklärt: "Ist ein Arbeitnehmer nur befristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann gilt dies bis zu einer Dauer von 48 Monaten als Auswärtstätigkeit." 

• Ohne erste Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer Fahrtkosten in Höhe von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer berechnen.
• Sie können für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschbeträge geltend machen.
• Sie können Unterkunftskosten geltend machen.
• Außerdem können auswärts tätige Mitarbeiter alle Nebenkosten (Taxi, Bahn, Bus etc.) absetzen.

Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Geht der Berufstätige länger als 48 Monate einer Auswärtstätigkeit nach, wird die Erstattung von Unterbringungskosten auf 1.000 Euro im Monat gedeckelt, entsprechend den Regeln für die doppelte Haushaltsführung. 

Doppelte Haushaltsführung: Jeden Monat bis 1.000 Euro steuerlich absetzbar

Viele Berufstätige führen ein Leben als Wochenendpendler. Steuerrechtlich liegt dabei eine doppelte Haushaltsführung vor. Betroffene unterstützt der Staat mit einem Zuschuss. Mit doppelter Haushaltsführung kann ein Steuerzahler Unterbringungskosten bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat steuerlich absetzen, etwa für die Zweitwohnung am Arbeitsort.

• Bei Verheirateten geht das Finanzamt davon aus, dass der Lebensmittelpunkt dort liegt, wo die Familie wohnt.
• Bei Alleinstehenden gilt als Lebensmittelpunkt der Ort, an dem sich das soziale Leben abspielt (Wohnort von Eltern, Freunde oder Partner, Sitz des Sportvereins etc.). 

Das Internetportal Steuerrat24 rät: "Das Finanzamt akzeptiert die Hauptwohnung ohne weiteres als Lebensmittelpunkt, wenn Sie durchschnittlich mindestens zweimal im Monat nach Hause fahren, also mindestens 24 Fahrten im Jahr in der Steuererklärung geltend machen."

Führt der Steuerzahler einen doppelten Haushalt, dann kann er dafür eine Entfernungspauschale für eine Familienheimfahrt in der Woche in Anspruch nehmen. Erkennt das Finanzamt die doppelte Haushaltsführung nicht an, dann gelten Heimfahrten als Reisen zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Solche Fahrten sind in beliebiger Anzahl mit der Pendlerpauschale steuerlich absetzbar.

Achtung! Für Fahrten mit einem Firmenwagen können grundsätzlich keine Familienheimfahrten steuerlich geltend machen. 

Verpflegungsmehraufwand: 14 Euro schon ab acht Stunden

Während einer Auswärtstätigkeit – also beispielsweise auf einer Dienstreise – steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Diese Pauschale erstatten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei. Selbstständige können diese Pauschale von der Steuer absetzen. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hängt davon ab, wie lange eine Auswärtstätigkeit dauert. 

Bisher kannte das Reisekostenrecht drei Stufen nach der Dauer der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte oder der Wohnung: Die Beträge galten für Abwesenheitsdauern ab 8 Stunden, ab 14 Stunden und ab 24 Stunden. Das neue Reisekostenrecht sieht ab acht Stunden Abwesenheit schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro vor. Für ganztägige Reisen gilt eine Verpflegungspauschale von aktuell 28 Euro. Die mittlere Stufe ist entfallen.

Abwesenheit nach Kalendertagen

Grundsätzlich gilt: Abwesenheitszeiten müssen je nach Kalendertag berechnet werden. Reist der Mitarbeiter B. am Tag X um 17 Uhr ab und kehrt am Tag darauf um 18 Uhr wieder zurück, dann kann er dafür nicht 28 Euro für mehr als 24 Stunden Abwesenheit berechnen, sondern 14 Euro für mehr als 8 Stunden Abwesenheit am zweiten Tag. Eigentlich! Denn der Gesetzgeber hat zwei Ausnahmen von der Regel formuliert. Eine davon kann B. nützen:

1. Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise mit Übernachtung kann der Arbeitgeber jeweils eine Verpflegungspauschale von 14 Euro steuerfrei ersetzen - ohne Prüfung. Mitarbeiter B. kann also zweimal 14 Euro abrechnen - wenn sein Arbeitgeber damit einverstanden ist.
   
   
2. Arbeitet ein Arbeitnehmer über Nacht - ohne Übernachtung - dann gelten die Abwesenheitszeiten zusammenhängend und sind für den Tag abzurechnen, auf den der größte Teil der Abwesenheit entfällt.

Beispiel: Der Kurierfahrer K. ist typischerweise von 20.00 Uhr bis 5.30 Uhr des Folgetags beruflich unterwegs. In dieser Zeit legt er regelmäßig auch eine Lenkpause von 45 Minuten ein. Seine Wohnung verlässt K. um 19.30 Uhr und kehrt um 6.00 Uhr dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor. K. ist im Rahmen seiner beruflichen Auswärtstätigkeit (Fahrtätigkeit) über Nacht von seiner Wohnung abwesend. Bei der Lenkpause handelt es sich nicht um eine Übernachtung. Die Abwesenheitszeiten über Nacht können somit zusammengerechnet werden. Sie werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, an dem K. den überwiegenden Teil der Zeit abwesend ist. K. erfüllt die Voraussetzungen der Verpflegungspauschale für eine eintägige Auswärtstätigkeit (28 Euro). (Aus: BMF-Schreiben vom 24. Okt. 2014)

Unternimmt ein Mitarbeiter mehrere Dienstfahrten an einem Tag, so gelten die Dauern dieser Fahrten summiert als Abwesenheit. Ist der Arbeitnehmer an einem Tag länger als 8 Stunden unterwegs, dann hat er Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.

Verpflegungspauschale im Ausland

Auf Auslandsreisen errechnen sich die Beträge für die Verpflegungspauschale nach sogenannten Auslandstagegeldern. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen immer wieder neu fest. Nach diesen Pauschalen berechnen sich die steuerlich absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsreisen. Auch bei Auslandsreisen ersetzt das neue Reisekostenrecht die bisher geltenden drei Stufen durch zwei. Ab 2014 gibt es

• ab 8 Stunden Abwesenheit,
• für ganztägige Reisen.
  

Die Beträge aktualisiert das Bundesmninisterium der Finanzen durch jährliche BMF-Schreiben. Die Verpflegungspauschalen für An- und Abreise müssen Unternehmen folgendermaßen berechnen:

• Anreise: Es gilt die Verpflegungspauschale für das Land, in dem sich der Arbeitnehmer bis 24 Uhr aufgehalten hat, ohne dort tätig geworden zu sein.
• Abreise: Es gilt die Verpflegungspauschale für das Land, in dem der Arbeitnehmer zuletzt tätig geworden ist.

Beispiel: Arbeitnehmer A reist am Montag um 20 Uhr von Berlin nach Brüssel, wo er um 2 Uhr ankommt. Am Dienstag arbeitet er in Brüssel. Am Mittwoch reist er nach Amsterdam, wo er bis Donnerstag, 13 Uhr, arbeitet. Am Donnerstag um 22.30 Uhr ist er zurück in Berlin. Es ergeben sich folgende Verpflegungspauschalen:

1. Montag: Inländische Pauschale, da A. sich um 24  Uhr noch in Deutschland befand.
2. Dienstag: Pauschale für Belgien.
3. Mittwoch: Pauschale für Niederlande, weil A. dort vor 24 Uhr eintraf.
4. Donnerstag: Pauschale für Niederlande, weil Amsterdam der Ort ist, an dem A. zuletzt gearbeitet hat. (Quelle: BMF-Schreiben v. 24.10.2014)
   

Mahlzeit: Auf Reisen an das Frühstück denken

Zahlt ein Unternehmen einem Arbeitnehmer auf Reisen neben der Verpflegungspauschale auch die Mahlzeiten unterwegs, dann muss es für ein Frühstück 20 Prozent der Verpflegungspauschale für einen vollen Tag (24 Stunden) abziehen - beziehungsweise für ein Mittag- oder Abendessen je 40 Prozent. Sonst entsteht ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Als vom Arbeitgeber bezahlt gelten auch Bordmahlzeiten in Flugzeugen, in Zügen oder auf Schiffen, wenn sie im Fahrpreis inbegriffen sind. Das gilt auch für Auslandsreisen. Diese Regel greift beispielsweise dann, wenn das Frühstück im Preis der Hotelübernachtung inbegriffen war.

Beispiel A: Arbeitnehmer A reist im Auftrag seines Arbeitgebers zu einer Tagung. Das Frühstück war im Preis inbegriffen. Außerdem war ein Mittagessen für alle Tagungsteilnehmer Bestandteil des Programms. In diesem Fall wären bei der Berechnung der Reisekosten folgende Schritte zu bedenken:

• Am Anreisetag steht A eine Verpflegungspauschale von 14 Euro vor. Dies gilt auch dann, wenn A am Anreisetag weniger als 8 Stunden unterwegs war.
• Am Tagungstag reist er nachmittags ab. Also steht ihm eine weitere Verpflegungspauschale von 14 Euro zu. Davon abziehen muss das Unternehmen 20 % für ein Frühstück (5,60 Euro) und 40 % für ein Mittagessen (11,20 Euro). Denn beides hat der Arbeitgeber bezahlt.

Ergebnis A: A erhält eine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Die Kürzungen für die Mahlzeiten am Abreisetag übersteigen die Verpflegungspauschale für A. Er erhält dennoch die Verpflegungspauschale für den Anreisetag in voller Höhe. Gemäß § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) dürfen die Kürzungen nicht die Pauschale übersteigen.

Beispiel B: Arbeitnehmer B reist zu einer anderen Tagung. Da das Frühstück nicht im Übernachtungspreis enthalten ist, zahlt B den Betrag selbst. Nach dem Frühstück fährt er zur Tagungsstätte. Auch bei dieser Tagung ist das Mittagessen Bestandteil des Programms. Es gilt daher als vom Arbeitgeber bezahlt. Hier sähe die Berechnung folgendermaßen aus.

• Am Anreisetag steht B eine Verpflegungspauschale von 14 Euro zu. Unabhängig davon, wie lange er unterwegs war.
• Am Tagungstag, der auch Abreisetag ist, steht B ebenfalls eine Pauschale von 14 Euro zu. Ein Frühstück ist davon nicht abzuziehen, schließlich hat B sein Frühstück selbst bezahlt. Allerdings muss der Buchhalter 40 % (11,20 Euro) von Bs Verpflegungspauschale für das Mittagessen abziehen. 

ErgebnisB: Arbeitnehmer B erhält eine Verpflegungspauschale von 16,80 Euro.

Quelle: BMF, LVH, IHK Würzburg, Steuerrat24.de, Spesen-Ratgeber.de,Handwerksblatt.de letzte Änderung W.V.R. am 28.05.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  PantherMedia / tom sch

Autor:in

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge