Das geltende Reisekostenrecht haben vor allem Gerichte durch ihre Urteile geprägt. Das ändert sich 2014. Ein neues Reisekostenrecht soll viele offene Fragen klären. Das neue Reisekostenrecht fasst die Pendlerpauschale neu und eindeutiger. Der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt ab 2014 die Formulierung "regelmäßige Arbeitsstätte".
Dahinter steckt mehr als Wortklauberei. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Wichtig: Nur für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) gemäß § 9 Abs. 4 EStG. Für jede andere Fahrt stehen dem Arbeitnehmer Reisekosten oder die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten zu.
An welchem Ort sich die erste Tätigkeitsstätte befindet, entscheidet der Arbeitgeber. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Orte in Frage kommen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass es sich um eine "ortsfeste betriebliche Einrichtung" handeln muss, "die von der Wohnung getrennt sein muss" (
Achtung! Der Arbeitgeber besitzt zwar das Entscheidungsrecht über die erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers. Wenn die Tätigkeitsstätte aber von der im Personalbogen oder auf dem Arbeitsvertrag genannten Adresse abweicht, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer schriftlich darauf hinweisen.
Die erste Tätigkeitsstätte kann auch eine Bildungseinrichtung sein, wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine langfristige Fortbildung oder ein Studium ermöglicht. Legt der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte fest, dann gelten gesetzliche Bestimmungen. Ab 2014 gehen die Finanzämter von einer festen Zuordnung aus, wenn der Arbeitnehmer einen bestimmten Arbeitsort
Damit einem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte bei einem Kunden des Arbeitgebers zugeordnet werden kann, muss er an diesem Ort entweder unbefristet oder für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate am Stück tätig sein. Die Industrie- und Handelskammer Würzburg erklärt: "Ist ein Arbeitnehmer nur befristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann gilt dies bis zu einer Dauer von 48 Monaten als Auswärtstätigkeit."
Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Geht der Berufstätige länger als 48 Monate einer Auswärtstätigkeit nach, wird die Erstattung von Unterbringungskosten auf 1.000 Euro im Monat gedeckelt, entsprechend den Regeln für die doppelte Haushaltsführung.
Viele Berufstätige führen ein Leben als Wochenendpendler. Steuerrechtlich liegt dabei eine doppelte Haushaltsführung vor. Betroffene unterstützt der Staat mit einem Zuschuss. Mit doppelter Haushaltsführung kann ein Steuerzahler Unterbringungskosten bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat steuerlich absetzen, etwa für die Zweitwohnung am Arbeitsort.
Das
Führt der Steuerzahler einen doppelten Haushalt, dann kann er dafür eine Entfernungspauschale für eine Familienheimfahrt in der Woche in Anspruch nehmen. Erkennt das Finanzamt die doppelte Haushaltsführung nicht an, dann gelten Heimfahrten als Reisen zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Solche Fahrten sind in beliebiger Anzahl mit der Pendlerpauschale steuerlich absetzbar.
Achtung! Für Fahrten mit einem Firmenwagen können grundsätzlich keine Familienheimfahrten steuerlich geltend machen.
Während einer Auswärtstätigkeit – also beispielsweise auf einer Dienstreise – steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Diese Pauschale erstatten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei. Selbstständige können diese Pauschale von der Steuer absetzen. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hängt davon ab, wie lange eine Auswärtstätigkeit dauert. Bisher kannte das Reisekostenrecht drei Stufen nach der Dauer der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte oder der Wohnung:
Das neue Reisekostenrecht sieht ab acht Stunden Abwesenheit schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro vor. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Die mittlere Stufe entfällt.
Grundsätzlich gilt: Abwesenheitszeiten müssen je nach Kalendertag berechnet werden. Reist der Mitarbeiter B. am Tag X um 17 Uhr ab und kehrt am Tag darauf um 18 Uhr wieder zurück, dann kann er dafür nicht 24 Euro für mehr als 24 Stunden Abwesenheit berechnen, sondern 12 Euro für mehr als 8 Stunden Abwesenheit am zweiten Tag. Eigentlich! Denn der Gesetzgeber hat zwei Ausnahmen von der Regel formuliert. Eine davon kann B. nützen:
Beispiel: Der Kurierfahrer K. ist ypischerweise von 20.00 Uhr bis 5.30 Uhr des Folgetags beruflich unterwegs. In dieser Zeit legt er regelmäßig auch eine Lenkpause von 45 Minuten ein. Seine Wohnung verlässt K. um 19.30 Uhr und kehrt um 6.00 Uhr dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor. K. ist im Rahmen seiner beruflichen Auswärtstätigkeit (Fahrtätigkeit) über Nacht von seiner Wohnung abwesend. Bei der Lenkpause handelt es sich nicht um eine Übernachtung. Die Abwesenheitszeiten über Nacht können somit zusammengerechnet werden. Sie werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, an dem K. den überwiegenden Teil der Zeit abwesend ist. K. erfüllt die Voraussetzungen der Verpflegungspauschale für eine eintägige Auswärtstätigkeit (12 Euro). (Aus: BMF-Schreiben vom 24. Okt. 2014)Unternimmt ein Mitarbeiter mehrere Dienstfahrten an einem Tag, so gelten die Dauern dieser Fahrten summiert als Abwesenheit. Ist der Arbeitnehmer an einem Tag länger als 8 Stunden unterwegs, dann hat er Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.
Neue Regeln gelten ab 2014 auch für Auslandsreisen. Auf Auslandsreisen errechnen sich die Beträge für die Verpflegungspauschale nach sogenannten Auslandstagegeldern. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen immer wieder neu fest. Nach diesen Pauschalen berechnen sich die steuerlich absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsreisen.
Auch bei Auslandsreisen ersetzt das neue Reisekostenrecht die bisher geltenden drei Stufen durch zwei. Ab 2014 gibt es
Die Verpflegungspauschalen für An- und Abreise müssen Unternehmen folgendermaßen berechnen:
Beispiel: Arbeitnehmer A reist am Montag um 20 Uhr von Berlin nach Brüssel, wo er um 2 Uhr ankommt. Am Dienstag arbeitet er in Brüssel. Am Mittwoch reist er nach Amsterdam, wo er bis Donnerstag, 13 Uhr, arbeitet. Am Donnerstag um 22.30 Uhr ist er zurück in Berlin. Es ergeben sich folgende Verpflegungspauschalen:
- Montag: Inländische Pauschale, da A. sich um 24 Uhr noch in Deutschland befand.
- Dienstag: Pauschale für Belgien.
- Mittwoch: Pauschale für Niederlande, weil A. dort vor 24 Uhr eintraf.
- Donnerstag: Pauschale für Niederlande, weil Amsterdam der Ort ist, an dem A. zuletzt gearbeitet hat. (Quelle: BMF-Schreiben v. 24.10.2014)
Beispiel A: Arbeitnehmer A reist im Auftrag seines Arbeitgebers zu einer Tagung. Das Frühstück war im Preis inbegriffen. Außerdem war ein Mittagessen für alle Tagungsteilnehmer Bestandteil des Programms. In diesem Fall wären bei der Berechnung der Reisekosten folgende Schritte zu bedenken:
- Am Anreisetag steht A eine Verpflegungspauschale von 12 Euro vor. Dies gilt auch dann, wenn A am Anreisetag weniger als 8 Stunden unterwegs war.
- Am Tagungstag reist er nachmittags ab. Also steht ihm eine weitere Verpflegungspauschale von 12 Euro zu. Davon abziehen muss das Unternehmen 20 % für ein Frühstück (4,80 Euro) und 40 % für ein Mittagessen (9,60). Denn beides hat der Arbeitgeber bezahlt.
Ergebnis: A erhält eine Verpflegungspauschale von 12 Euro. Die Kürzungen für die Mahlzeiten am Abreisetag übersteigen die Verpflegungspauschale für A. Er erhält dennoch die Verpflegungspauschale für den Anreisetag in voller Höhe. Gemäß § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) dürfen die Kürzungen nicht die Pauschale übersteigen.
Beispiel B: Arbeitnehmer B reist zu einer anderen Tagung. Da das Frühstück nicht im Übernachtungspreis enthalten ist, zahlt B den Betrag selbst. Nach dem Frühstück fährt er zur Tagungsstätte. Auch bei dieser Tagung ist das Mittagessen Bestandteil des Programms. Es gilt daher als vom Arbeitgeber bezahlt. Hier sähe die Berechnung folgendermaßen aus.
- Am Anreisetag steht B eine Verpflegungspauschale von 12 Euro zu. Unabhängig davon, wie lange er unterwegs war.
- Am Tagungstag, der auch Abreisetag ist, steht B ebenfalls eine Pauschale von 12 Euro zu. Ein Frühstück ist davon nicht abzuziehen, schließlich hat B sein Frühstück selbst bezahlt. Allerdings muss der Buchhalter 40 % (9,60 Euro) von Bs Verpflegungspauschale für das Mittagessen abziehen.
Ergebnis: B erhält eine Verpflegungspauschale von 14,40 Euro.
letzte Änderung W.V.R. am 12.09.2019 Autor(en): Wolff von Rechenberg Quelle: BMF, LVH, IHK Würzburg, Steuerrat24.de, Spesen-Ratgeber.de,Handwerksblatt.de Bild: PantherMedia / Doris Heinrichs |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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17.11.2015 22:24:08 - Gast
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