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Kommt die verpflichtende E-Rechnung im B2B zum 1.1.2025?

Mit der EU-Initiative ViDA sowie dem Diskussionsvorschlag des BMF rückt ein flächendeckendes E-Invoicing in Deutschland näher. Eine E-Invoicing-Pflicht im B2B ab 2025 wird aktuell in Deutschland  diskutiert. Parallel treibt die EU die Initiative "VAT in the Digital" voran. Während sich ViDA in erster Linie auf grenzüberschreitende Geschäfte bezieht, gehen die Pläne in Deutschland jedoch noch deutlich weiter. 

Es ist quasi täglich zu beobachten: ein Unternehmen nach dem anderen verschickt keine Papierrechnungen mehr, sondern fakturiert per PDF/E-Mail. Das liegt auch daran, dass im B2B-Geschäft Empfänger immer häufiger keine Rechnungen per Briefpost mehr akzeptieren, sondern nur noch E-Mails an ein eigens eingerichtetes Rechnungspostfach erhalten möchten. 
Eine PDF-Rechnung an ein elektronisches Postfach zu schicken, entspricht allerdings nicht der Vorstellung eines echten elektronischen Rechnungsversands und der anschließenden automatisierten Annahme und Weiterverarbeitung. Richtiges E-Invoicing bedeutet vielmehr, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung) auszustellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. 

100 Prozent digital bedeutet Fehlerminimierung

Es sollte leichtfallen, dem Papier Lebewohl zu sagen. Denn wenn Unternehmen es ernst meinen mit der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Arbeitsprozesse, liegt im Papier nämlich der größte Bremsklotz. Der Grund: Eine OCR-Software kann noch so gut trainiert sein, beim Auslesen von Rechnungsdaten aus eingescannten Belegen (auf Kopf- und erst recht auf Positionsebene) geschehen doch immer wieder Fehler. Je weniger Papierrechnungen also eintreffen, desto einfacher und optimierter lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren.

Gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU ist elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand in Deutschland seit einiger Zeit möglich und wird vom Bund und ersten Ländern sogar verlangt. Mit ViDA würde gleiches dann für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft gelten. Was die mögliche Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze angeht, hatte das BMF erst im April 2023 zahlreiche Verbände um eine Stellungnahme gebeten. Für die Einführung vorgeschlagen wurde der 1. Januar 2025. Ebenfalls in der Diskussion ist eine schrittweise Einführung, gestaffelt nach Rechnungssumme oder Unternehmensgröße. 

Hohe Transparenz für Monats- und Jahresabschlüsse

Um Eingangsrechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten zu können, gibt es geeignete Software auf dem Markt. Sie liest die Rechnungsinhalte aus und transferiert die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystems. So minimieren sich Fehler, da wiederkehrende Routineaufgaben im Rechnungswesen wie manuelle Datenerfassung entfallen. Bis zu 60 Prozent schnellere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Damit einhergehend sorgt hohe Transparenz in den Arbeitsprozessen für deutlich reibungslosere Monats- und Jahresabschlüsse sowie eine bessere Skontoausnutzung. 

Erstellt von (Name) E.R. am 21.06.2023
Geändert: 18.12.2023 17:26:57
Autor:  Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group
Bild:  Bildagentur PantherMedia / violetkaipa
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