Besonderheiten und Beachtenswertes in der Anlagenbuchhaltung

Im Handels- und Steuerrecht ist das Anlagevermögen eines Unternehmens ein Teil des Betriebsvermögens. Für verschiedene gesetzliche Vorgaben müssen bilanzierungspflichtige Unternehmen den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens erfassen und im Jahresabschluss niederlegen. Darüber hinaus sind die gesammelten Daten auch für unternehmensinterne Zwecke von Interesse, etwa für Investitionsentscheidungen. Rund um das Anlagevermögen hat sich eine spezialisierte Anlagenbuchhaltung entwickelt.

Rechtliche Grundlagen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) definiert das Anlagevermögen wie folgt: „Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen“ (§ 247 Abs. 2 HGB). Dementsprechend zählen Gegenstände, die nur relativ kurz im Unternehmen sind, wie Handelsware, Rohstoffe oder Verbrauchsmittel, nicht zum Anlagevermögen, sondern zum Umlaufvermögen.

§ 253 Abs. 1 Satz 1 HGB bestimmt, in welcher Weise Gegenstände des Anlagevermögens im Jahresabschluss zu bewerten sind, nämlich mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um die Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 bis Abs. 5 HGB. Laut § 255 Abs. 1 HGB sind Anschaffungskosten die "Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen".

Hinzu kommen Nebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten, etwa für die Modernisierung eines erworbenen Gebäudes. Als Herstellungskosten können der Verbrauch von Gütern, die Inanspruchnahme von Diensten, Material-, Fertigungs- und Sonderkosten sowie angemessene Gemeinkosten geltend gemacht werden (§ 255 Abs. 2 HGB).

In der Bilanz ist das Anlagevermögen mit folgenden Untergliederungen darzustellen (§ 266 Abs. 2 HGB):

• immaterielle Vermögensgegenstände (z. B. Rechte, Lizenzen oder Konzessionen, aber auch Anzahlungen) 
• Sachanlagen (z. B. Grundstücke, Gebäude, technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) 
• Finanzanlagen (z. B. Anteile an verbundenen Unternehmen, Beteiligungen, Wertpapiere des Anlagevermögens)

Kapitalgesellschaften müssen nach § 284 Abs. 3 HGB im Anhang der Bilanz die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens in einer gesonderten Aufgliederung darstellen, die üblicherweise Anlagenspiegel oder Anlagengitter genannt wird (s. u.). Kleine Kapitalgesellschaften nach § 267 Abs. 1 HGB können gemäß § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB darauf verzichten.

Aufgaben der Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung erfüllt zunächst einmal als Teil des externen Rechnungswesens die gesetzlichen Vorgaben. Die verwalteten Daten können aber auch für das interne Rechnungswesen (siehe nächsten Abschnitt) verwendet werden. Aufgaben im externen Rechnungswesen sind vor allem:

Führen einer Anlagenkartei für jeden Vermögensgegenstand, in der u. a. verzeichnet sind:

• Führen einer Anlagenkartei für jeden Vermögensgegenstand, in der u. a. verzeichnet sind:
• Anschaffungs-/Herstellungsjahr 
• Anschaffungs-/Herstellungskosten 
• Lieferant(en) 
• Kostenstelle 
• Nebenkosten 
• Anlagekonto 
• Nutzungsdauer 
• Abschreibungsmethode 
• Buchwert/Wertverluste
• Ermittlung der Anschaffungs- und Herstellungskosten der Anlagegegenstände 
• Ermittlung der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Anlagegüter 
• Berechnung regelmäßiger Jahresabschreibungen sowie Sonderabschreibungen und Wertberichtigungen 
• Ermittlung von Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Grundsteuer und ggf. weiteren Besitzsteuern 
• Erstellen von Inventaren, mit denen die Ergebnisse der Inventur verglichen werden können 
• zum Stichtag des Jahresabschlusses: Ermittlung des aktuellen Anlagevermögensbestands und der Entwicklung in der vergangenen Rechnungsperiode gemäß den Anforderungen der Bilanz 
• Erstellen des Anlagespiegels/-gitters als Anhang zur Bilanz

Anlagenrechnung

Die Daten über das Anlagevermögen, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben erhoben werden, können auch für das Management interessant sein, um Entscheidungen zu treffen. Dies wird üblicherweise als "Anlagenrechnung" bezeichnet. Typische Aufgaben der Anlagenrechnung sind:

• Ermittlung kalkulatorischer Abschreibungen, die beispielsweise bei der Entscheidung helfen, ob eine Maschine aus wirtschaftlichen Gründen repariert oder ersetzt werden sollte (Wirtschaftlichkeitsanalyse) 
• grundlegende Berechnungen für die Kosten- und Leistungsrechnung 
• Feststellung des monetären Werts von Anlagegütern für eine entsprechende Versicherung 
• Erstellung von Investitionsplänen im Rahmen der Budgetplanung

Anlagenspiegel/-gitter

Für Kapitalgesellschaften ist nach § 284 Abs. 3 HGB ein Anlagenspiegel oder -gitter zur Erläuterung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung vorgeschrieben. Im Gesetz ist genannt, was aus dem Anlagenspiegel zu erlesen sein soll, die genaue Form ist jedoch nicht vorgegeben. Üblicherweise wird jedoch eine Tabelle für die Darstellung verwendet. Neben den Pflichtangaben kann ein Unternehmen auch weitere Angaben in die Übersicht aufnehmen. Die Pflichtangaben zum Anlagevermögen – meist als Spalten angeordnet – sind:

• (ursprüngliche) Anschaffungs- oder Herstellungskosten 
• Zugänge 
• Abgänge 
• Umbuchungen 
• Zuschreibungen 
• Abschreibungen
• Summe der Abschreibungen aus den vergangenen Jahren 
• Summe der Abschreibungen im aktuellen Geschäftsjahr 
• kumulierte Abschreibungen (unter Berücksichtigung der Zuschreibungen)
• Restbuchwert (Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich aller Abschreibungen)

Im letzten Satz schreibt § 284 Abs. 3 HGB noch vor, wie mit Zinsen für Fremdkapital, falls sie in die Herstellungskosten einbezogen worden sind, umgegangen werden muss. So ist für jeden Posten des Anlagevermögens anzugeben, welcher Betrag an Zinsen im Geschäftsjahr aktiviert worden ist.

Übrigens scheidet ein Vermögensgegenstand nicht aus dem Betriebsvermögen aus, wenn er vollständig abgeschrieben ist; vielmehr ist er erst dann ein Abgang, wenn er verkauft oder verschrottet wird, also tatsächlich aus dem Betriebsvermögen ausscheidet. In der Spalte „Abgänge“ ist dann der aktuelle Buchwert einzutragen.

Bei den Abschreibungen sind sowohl die planmäßigen Abschreibungen ("Absetzung für Abnutzung" – AfA) als auch die außerplanmäßigen Abschreibungen, etwa nach Wertverlusten von Grundstücken, Beteiligungen oder aufgrund von Schäden an einer Maschine, aufzuführen.

Für geringwertige Wirtschaftsgüter bis von einem Anschaffungs-/Herstellungswert von 800 € gilt: Bis 250 € werden sie sofort als Aufwand verbucht, bei 250,01 € bis 800 € besteht die Wahl, ob sie als Aufwand verbucht oder in einem Sammelposten abgeschrieben werden. Wird ein Gegenstand des Anlagevermögens direkt als Betriebsausgabe geltend gemacht, taucht er im Anlagenspiegels nicht auf.

Die genaue Einteilung der Zeilen des Anlagengitters ist nicht vorgeschrieben, kann aber beispielhaft so aussehen:

• Maschinen und technische Anlagen 
• andere Anlagen • geleistete Anzahlungen 
• immaterielles Vermögen 
• Grundstücke und Gebäude 
• Beteiligungen

Beispiel für Abschreibung und Buchung in der Anlagenbuchhaltung

In der folgenden Beispielrechnung wird eine vorhandene Maschine verkauft. Dazu werden mögliche Konten in den Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 angegeben.

Das Unternehmen möchte eine neue Maschine anschaffen und kann die Bestandsmaschine zum 01.06. für 14.637 € (Bruttowert einschließlich Umsatzsteuer) verkaufen; die Maschine steht im Anlagenspiegel des Vorjahres mit einem Buchwert von 14.400 € (Anschaffungswert: 48.000 €, lineare Abschreibung über zehn Jahre). Um korrekt zu buchen, muss zunächst ermittelt werden, ob der Verkauf mit einem Gewinn oder einem Verlust gegenüber dem Buchwert verbunden ist.

Die lineare Abschreibung muss für die ersten fünf Monate des aktuellen Jahres fortgesetzt werden: 14.400 – (5 × 400) = 12.400. Dieser Nettopreis hätte erzielt werden müssen, damit die Maschine genau zum Buchwert verkauft wird. Tatsächlich aber waren es: 14.637 : 119 × 100 = 12.300. Es sind zwar nur 100 € Verlust, dennoch wirkt sich dies auf das Konto aus, auf dem gebucht wird:

Forderung aus LuL: 14.637 €	an	Erlöse aus Sachanlagevermögen
		19 % Umsatzsteuer bei Buchverlust: 12.300 €
	an	Umsatzsteuer 19 %: 2.337 €
(SKR03: 10000; SKR04: 10000)		(SKR03: 8801; SKR04: 6885)
		(SKR03: 1776; SKR04: 3806)

Die entsprechende Abschreibung ist wie folgt zu buchen:

Abschreibung Anlagevermögen: 2.000 €	an	Anlagevermögen (Maschinen): 2.000 €
(SKR03: 4830; SKR04: 6220)		(SKR03: 0210; SKR04: 0440)

Was eine Software zur Anlagenbuchhaltung leisten sollte

Grundsätzlich sollte eine Software die im zweiten Abschnitt genannten Aufgaben der Anlagenbuchhaltung bewältigen können. Darüber hinaus ist es sinnvoll, auf Folgendes zu achten:

• Bei der Führung von Anlagenkarteien sollte es möglich sein, den Gegenstand bestimmten Vorgängen zuzuordnen, wie Abgang, Zugang, Umbuchung, Teilwertabschreibung. 
• Der Anlagenspiegel/das Anlagengitter sollte in verschiedenen Formaten ausgegeben werden können. 
• Die Software der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung sollte kompatibel sein; am besten stammt sie vom selben Hersteller. 
• Eine Inventarliste sollte einfach erstellt werden können. 
• Abschreibungsläufe sollten hinterlegt sein, sodass das Programm die Beträge der planmäßigen Abschreibungen automatisch berechnen kann. Idealerweise greift die Software immer auf aktuelle AfA-Tabellen und gesetzliche Vorgaben zurück. Auch die Sammelabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter sollte problemlos möglich sein. 
• Manche Programme können auch auflisten, welche Kontenbewegungen nicht eindeutig einem Vorgang in der Anlagenbuchhaltung zugeordnet werden können. Das ist vorteilhaft, weil Bearbeiter einen Überblick erhalten und nachträglich entsprechende Zuordnungen vornehmen können.

letzte Änderung S.P. am 11.11.2024 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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