Wie die Aufbewahrung digitaler Belege rechtssicher erfolgen kann

Im Zuge der Digitalisierung der Buchhaltung kommt oft die Frage auf, wie Belege in digitaler Form rechtssicher aufbewahrt werden können. Dabei gelten viele Regelungen, die auch für Papierdokumente Gültigkeit besitzen, aber auch einige besondere Vorschriften. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte und verweist auf Dokumente mit einer ausführlichen Darstellung und der Beantwortung von üblichen Fragen.

Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Grundsätzlich gelten für die Aufbewahrung digitaler Buchungsbelege dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierbelege. Lange Jahre waren es zehn Jahre, doch mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege auf acht Jahre gesenkt; dies gilt seit 01.01.2025 sowohl im Steuerrecht (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 3 Satz 1 AO – Abgabenordnung) als auch im Handelsrecht (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 Satz 1 HGB – Handelsgesetzbuch; Ausnahmen für Banken und Versicherungen in § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).


Die Frist beginnt jeweils nach dem Ablauf des Jahres, in dem ein Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sind auch Ausgangs- und Eingangsrechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen müssen nach wie vor zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 Satz 1 AO); eine vergleichbare Regelung gibt es im Handelsrecht (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 4 Satz 1 HGB).

Erlaubnis der digitalen Aufbewahrung

Das Handelsrecht erlaubt die Aufbewahrung von Belegen in digitaler Form ausdrücklich in § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB. Voraussetzung ist allerdings, dass "dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht", dass die digitale Version vorhandenen Papierversion optisch und inhaltlich übereinstimmt und dass die Belege während der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Im Steuerrecht ist die Vorschrift vergleichbar (§ 147 Abs. 2 AO).

Beide Regelungen nehmen die Eröffnungsbilanz und die (Jahres-)Abschlüsse ausdrücklich aus. Doch in der Praxis ist die digitale Aufbewahrung eines digital erstellten Jahresabschlusses sehr wohl möglich. In ihren FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung schreibt die Bundessteuerberaterkammer (BStBK): "Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektronische Form ersetzt werden."

Mit der "elektronischen Form" ist eine qualifizierte elektronische Signatur gemeint (siehe nächsten Abschnitt). Nach § 257 Abs. 3 HGB sind Abschlüsse als Original aufzubewahren. Die BStBK folgert daraus: "Damit müssen Jahresabschlüsse, die digital aufgestellt und qualifiziert elektronisch signiert sind, als Original digital aufbewahrt werden."

Denn wie aus der Antwort der damaligen Bundesregierung vom 30.04.2024 auf eine parlamentarische Anfrage (Drucksache 20/11573) hervorgeht, ist ein digital erstellter Abschluss als Original zu betrachten. Gleiches gilt für Belege, die den Empfänger in digitaler Form erreichen: Auch hier ist die elektronische Form das Original, während ein Ausdruck des Dokuments rechtlich nicht relevant ist. Analog ist dies auf geschäftliche E-Mails anzuwenden, die deshalb in digitaler Form revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

Durch das "ersetzende Scannen" (siehe nächsten Abschnitt) können digitale Versionen aus Papierbelegen erstellt werden, die den Originalen gleichwertig sind. Wenn die entsprechenden Vorgaben eingehalten werden, können die Papierbelege nach diesem Vorgang vernichtet werden (dies gilt allerdings nicht für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen).

Ersetzendes Scannen und qualifizierte elektronische Signatur

Damit ein eingescanntes Dokument die Beweiskraft eines Originals erlangen kann, müssen technische und prozessuale Anforderungen berücksichtigt werden. Für die technischen Voraussetzungen kann eine technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herangezogen werden: die BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (nach dem früheren Namen auch TR RESISCAN, für "rechtssicheres Scannen"). Das Dokument ist hier abrufbar.

Die prozessualen Anforderungen sind durch eine Verfahrensdokumentation zu erfüllen. Diese ist wichtig, um beispielsweise gegenüber Finanzbehörden die Rechtssicherheit der digitalen Archivierung nachzuweisen. Die Dokumentation enthält einerseits technische Angaben, etwa zur verwendeten Hard- und Software sowie zur Aufbewahrung der Scans. Andererseits müssen Verantwortliche für das Scannen und für die Qualitätskontrollen genannt werden. Die BStBK und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. haben eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorgelegt, die hier abgerufen werden kann. Darin wird auch das mobile Scannen behandelt, das für die Erfassung von Belegen auf Dienstreisen von Bedeutung ist.

Selbst die eigenhändige Unterschrift unter einem Dokument kann mittlerweile durch eine elektronische Form ersetzt werden. Eine anerkannte Beweiskraft hat jedoch nur die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a Abs. 1 BGB – Bürgerliches Gesetzbuch), die in der eIDAS-Verordnung der EU beschrieben ist (eIDAS: "electronic IDentification, Authentication and Trust Service"). Diese Signaturen werden von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgegeben, die nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) in Deutschland der Überwachung durch die Bundesnetzagentur unterliegen.

Aufbewahrungsmodalitäten für digitale Belege

Für die Aufbewahrung digitaler Belege wird allgemein eine revisionssichere Archivierung verlangt. Die Vorgaben leiten sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie dem Handels- und dem Steuerrecht ab und umfassen in der Regel folgende Aspekte:

• Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumente
• Sicherheit des Gesamtverfahrens und Sicherung vor Datenverlust
• Nutzung nur durch Berechtigte und Schutz vor unbemerkter Veränderung und Verfälschung
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Zugriffsmöglichkeit innerhalb dieser Fristen
• Dokumentation des Verfahrens

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen üblicherweise eine revisionssichere Speicherung. Doch auch das Brennen von Daten auf eine CD einschließlich Fixierung ist eine Möglichkeit, Revisionssicherheit herzustellen.

Zur Unveränderlichkeit der Daten schreibt die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. in ihrem GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen, dass die Möglichkeit bestehe, Änderungen vorzunehmen; dies müsse jedoch so geschehen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt, als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar blieben.

Außerdem beschreibt der Praxisleitfaden, wie eine Unveränderlichkeit grundsätzlich erzeugt werden kann: "Die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten; insbesondere sind auch Kombinationen davon möglich und ggf. zweckmäßig."

letzte Änderung S.P. am 04.05.2026 Autor(en):  Stefan Parsch

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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