Kommt die Rechnung in diesem Jahr im digitalen Zeitalter an? Die Europäische Kommission lässt hoffen, hatte sie doch Ende 2022 ihren langerwarteten Richtlinien-Entwurf zu "VAT in the Digital Age", kurz ViDA (COM 2022 701) vorgestellt, samt korrespondierender EU-Verordnung. Wo die Ampelkoalition konkrete Ansagen hinsichtlich einer E-Rechnungspflicht bislang vermissen lässt, erweist sich nun also die EU als Treiber.

Im Kern geht es bei ViDA um eine Modernisierung der bisherigen Umsatzsteuer-Richtlinie, mit der künftig transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwunden werden sollen. Möglich ist dies aber nur über eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Deshalb lässt sich die Richtlinie als lupenreiner Entwurf zur Umsetzung einer E-Rechnungspflicht lesen.

Auswirkungen auf innerdeutschen Rechnungsaustausch

Der Entwurf der Verordnung bezieht sich auf grenzüberschreitende Rechnungen. Voraussichtlich zwischen 2025 und 2028 soll es dann Pflicht werden, dass dies nur noch E-Rechnungen sein dürfen, die direkt automatisch mit an die Steuerbehörde gehen. Die Auswirkungen auf den innerdeutschen Rechnungsaustausch im Mittelstand dürften dennoch nicht auf sich warten lassen.
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt das Vorhaben der Europäischen Kommission und verspricht sich – wenn die Richtline verabschiedet ist – starke Impulse für eine rasche Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Im Endeffekt würden dann für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft die gleichen Vorschriften gelten wie bereits jetzt für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand.

Effizienzgewinne beim E-Invoicing

So werden künftig alle Unternehmen von den Effizienzgewinnen eines konsequenten E-Invoicings profitieren. Dabei werden Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und so zugestellt, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen und verarbeiten kann. Durch Einsatz intelligenter Rechnungsbearbeitungssoftware lassen sich diese Vorgänge weitgehend oder sogar vollständig automatisieren. So werden Prozesse schneller, Fehler minimieren sich und stupide Routineaufgaben für das Rechnungswesen entfallen.

Echtes E-Invoicing bedeutet aber auch: Abschied vom Papier. Denn der größte Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung ist die Fehleranfälligkeit beim Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen. Je weniger Papierrechnungen eintreffen (sondern XML-Formate), desto höher ist der Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung. Um dies noch komfortabler zu gestalten, können Unternehmen zum Beispiel auch ein Lieferantenportal einbinden, um darüber die gesamte Kommunikation sowie den Dokumentenaustausch mit Lieferanten vollständig digital abwickeln zu können.

Erstellt von (Name) B.W. am 12.01.2023 Geändert: 13.01.2023 08:12:35 Autor:  Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group (Foto) Bild:  xSuite / Cornelia Hansen

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