E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO): Fragen und Antworten

Rechtliche Vorgaben für die XRechnung

Die XRechnung kommt: Bis zum 27. November 2019 müssen alle Bundesbehörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Länder und Kommunen müssen bis zum 18. April 2020 fit sein für die elektronische Rechnung, und ab dem 27. November 2020 dürfen öffentliche Verwaltungen in Deutschland in der Regel keine Papierrechnungen mehr annehmen. Das bestimmt die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) vom 7. September 2017.

In der E-Rech-VO verordnet die Bundesregierung Verfahrensweisen auf Grundlage von § 4a Absatz 3 des E-Government-Gesetzes, der durch Artikel 1 Nummer 2 des Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) eingefügt worden ist. Rechnungswesen-Portal.de beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rech-VO.

Was ist eine E-Rechnung?


Zunächst ist auch eine E-Rechnung eine normale Rechnung, die ein Unternehmer stellt, um darin eine Lieferung oder sonstige Leistung abzurechnen. Die E-Rech-VO legt jedoch weitere Details fest. So muss eine E-Rechnung aus einem elektronisch übermittelten strukturierten Datensatz bestehen, der eine elektronische automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 2 E-Rech-VO). Die Behörde als Rechnungsempfänger muss ihrerseits eine eingegangene XRechnung "medienbruchfrei" mindestens über ein browsergestütztes Verfahren einsehen und verarbeiten können.

Erfüllt die PDF-Rechnung die Vorgaben der E-Rech-VO?


Hieraus ergibt sich, dass die PDF-Rechnung technisch nicht als elektronische Rechnung im Sinne der E-Rech-VO gelten kann. Eine Rechnung per PDF besteht aus einem exportierten oder eingescannten schriftlichen Dokument. Zwar werben viele Software-Anbieter damit, dass ihre Produkte den Inhalt eines PDF auslesen und die Rechnung korrekt verbuchen können. Doch fehlerfrei funktionieren diese Systeme bis heute nicht. Der Rechnungsverkehr per PDF erfordert also manuelle Korrekturen und Nacharbeiten. Eine automatisierte Verarbeitung ist mit PDF-Rechnungen nicht möglich.

Wie übermittelt man die XRechnung?


Die XRechnung muss der leistende Unternehmer über ein Verwaltungsportal stellen (§ 3 Abs. 2 E-Rech-VO). Für Bundesbehörden existiert mit der zentralen Rechnungseingangsplattform ZRE bereits ein solches Portal. Einen Versand per E-Mail lässt die Verordnung nicht zu. Daraus ergeben sich Fragen nach dem bereits fortgeschrittenen Standard ZUGFeRD, der den E-Mailversand einer Rechnung aus einem PDF und einem strukturierten Datensatz vorsieht.

Was ist mit ZUGFeRD?


Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das den Standard aus der Taufe gehoben hat, betont, dass die Datenstruktur von ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.0 ebenso wie die XRechnung 1.0 die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. ZUGFeRD 2.0 könne deshalb für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden (§ 4 Abs. 1 E-Rech-VO). Wie der Standard die bereits erwähnten Anforderung der E-Rech-VO nach Rechnungsstellung über eine zentrale Plattform erfüllt, teilt das Forum allerdings nicht mit.

ZUGFeRD könnte sich zumindest im privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr bewähren. Anders als die XRechnung enthält ZUGFeRD neben dem strukturierten Datensatz einen Bildteil in PDF. Eine Rechnung nach diesem Standard könnte also auch an Rechnungsempfänger versandt werden, die (noch) keine automatisierte Verarbeitung eingerichtet haben. Zudem seien mit ZUGFeRD sowohl geringere Rechnungsanforderungen (Format BASIC) als auch erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung (Profil Extended) möglich, erklärt das FeRD. Anders als die XRechnung schließt ZUGFeRD also auch kleine oder weniger digitalisierte Rechnungsempfänger nicht aus.

Müssen Unternehmen künftig alle Rechnungen per XRechnung stellen?


Die E-Rech-VO gilt als Verordnung zunächst nur als Grundlage für den Rechnungen an öffentliche Verwaltungen. Privatwirtschaftliche Unternehmen dürfen auch weiterhin Rechnungen etwa auf Papier ausstellen. Lieferungen oder sonstige Leistungen an Behörden müssen sie allerdings ab dem 27. November 2020 Rechnungen per XRechnung abrechnen. Dabei dürfen Unternehmen auch externe Dienstleister einschalten. Von dieser Pflicht hat der Gesetzgeber nur drei Ausnahmen zugelassen, von denen zwei auch für privatwirtschaftliche Unternehmen relevant sein können:
  1. Wer einen Direktauftrag bis zu einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro ausgeführt hat, darf auch weiterhin eine Papierrechnung ausstellen. 
  2. Rechnungsdaten, die der Geheimhaltung unterliegen (§ 4 Abs. 2 Sicherheitsüberprüfungsgesetz), müssen nicht per XRechnung abgerechnet werden. Die Vertragspartner dürfen sich aber darauf einigen. Per E-Mail dürfen solche Rechnungen hingegen keinesfalls übermittelt werden. 
  3. Die dritte Ausnahme betrifft Rechnungen, die im Zuge einer sogenannten Organleihe in Wettbewerbsfragen gestellt werden. Wenn also kommunale oder Landesorgane für den Bund tätig werden. 


Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?


Die XRechnung muss gemäß § 5 Abs. 1 u. 2 E-Rech-VO die folgenden Angaben enthalten:
  1. Eine Leitweg-Identifikationsnummer, 
  2. die Bankverbindungsdaten, 
  3. die Zahlungsbedingungen und 
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. 

Wenn der Rechnungssteller bei der Bestellung bereits eine Lieferantennummer beziehungsweise eine Bestellnummer erhalten hat, so muss er auch diese Angaben auf der E-Rechnung vermerken.

Schlussbemerkung


In Anbetracht der kurzen Zeitspanne bis zur endgültigen Einführung der XRechnung als verbindlichem Standard auf allen Ebenen der Verwaltung sollten sich Unternehmen schon jetzt mit den Anforderungen der E-Rech-VO vertraut machen. Natürlich ist die PDF-Rechnung für den Rechnungssteller bequem, während der Empfänger sehen muss, wie er die Rechnung verbucht. Die E-Rech-VO kehrt dieses Verhältnis um.

Während sich die Rechnung beim Empfänger (zunächst vor allem die öffentlichen Verwaltungen) quasi von selbst verbucht, muss sich der Rechnungssteller nun Gedanken machen. Da die Softwarehersteller allerdings schon fleißig daran arbeiten, die Anforderungen der XRechnung in ihren Programmen umzusetzen, besteht wohl kaum ein Grund zur Panik. So könnte sich die XRechnung am Ende durch einen komplett digitalen und automatisierten Rechnungslauf als Gewinn für die gesamte Wirtschaft erweisen.

letzte Änderung W.V.R. am 29.04.2020
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / ginasanders

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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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