E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO): Fragen und Antworten

Rechtliche Vorgaben für die XRechnung

Wolff von Rechenberg
Die XRechnung ist im Rechnungsaustausch mit Behörden und Auftraggebern der öffentlichen Hand Standard: Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das hat der Gesetzgeber 2017 in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) festgelegt. Für den Rechnungsempfänger wird dadurch die Rechnungsverarbeitung einfacher: Er muss sich jetzt keine Gedanken mehr machen, wie er eine Rechnung verbucht, das geschieht automatisch.

Schwieriger wird es für den Rechnungssteller: Er muss dafür sorgen, dass eine Rechnung deinem vorgegebenen Standard entspricht, und da wird es kompliziert: In den meisten Fällen vergeben nicht Bundesbehörden, sondern Organe der Kommunen oder Bundesländer öffentliche Aufträge. Das erschwert Unternehmen, die in verschiedenen Bundesländern für die öffentliche  Hand arbeiten, die Umsetzung der XRechnung. Denn die Bundesländer setzen die E-Rechnung in eigener Kompetenz um.

Es könne für Lieferanten dadurch zu abweichenden und teils sehr unterschiedlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch kommen, erklären die Bundesministerien der Justiz und der Finanzen und des Inneren auf einer gemeinsamen Online-Plattform zur E-Rechnung (s. Webtipps). Bei Unsicherheiten bezüglich der Gesetzeslage sowie der zu adressierenden Leitweg-ID empfiehlt das Informationsportal der beiden Bundesministerien, direkt beim Auftraggeber in der Landesverwaltung nachzufragen. Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und Saarland verzichten auf eine landeseinheitliche Leitweg-ID. Hier gibt die jeweils beauftragende Stelle beim Bestellvorgang die Leitweg-ID vor. 

Rechnungswesen-Portal.de beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rech-VO.


Was ist eine E-Rechnung?

Zunächst ist auch eine E-Rechnung eine normale Rechnung, die ein Unternehmer stellt, um darin eine Lieferung oder sonstige Leistung abzurechnen. Die E-Rech-VO legt jedoch weitere Details fest. So muss eine E-Rechnung aus einem elektronisch übermittelten strukturierten Datensatz bestehen, der eine elektronische automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 2 E-Rech-VO). Die Behörde als Rechnungsempfänger muss ihrerseits eine eingegangene XRechnung "medienbruchfrei" mindestens über ein browsergestütztes Verfahren einsehen und verarbeiten können.

Erfüllt die PDF-Rechnung die Vorgaben der E-Rech-VO?

Hieraus ergibt sich, dass die PDF-Rechnung technisch nicht als elektronische Rechnung im Sinne der E-Rech-VO gelten kann. Eine Rechnung per PDF besteht aus einem exportierten oder eingescannten schriftlichen Dokument. Zwar werben viele Software-Anbieter damit, dass ihre Produkte den Inhalt eines PDF auslesen und die Rechnung korrekt verbuchen können. Doch fehlerfrei funktionieren diese Systeme bis heute nicht. Der Rechnungsverkehr per PDF erfordert also manuelle Korrekturen und Nacharbeiten. Eine automatisierte Verarbeitung ist mit PDF-Rechnungen nicht möglich.

Wie übermittelt man die XRechnung?

Die XRechnung muss der leistende Unternehmer über ein Verwaltungsportal stellen (§ 3 Abs. 2 E-Rech-VO). Für Bundesbehörden existiert mit der zentralen Rechnungseingangsplattform ZRE bereits ein solches Portal. Einen Versand per E-Mail lässt die Verordnung nicht zu. Daraus ergeben sich Fragen nach dem bereits fortgeschrittenen Standard ZUGFeRD, der den E-Mailversand einer Rechnung aus einem PDF und einem strukturierten Datensatz vorsieht.

Was ist mit ZUGFeRD?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das den Standard aus der Taufe gehoben hat, betont, dass die Datenstruktur von ZUGFeRD in den aktuellen Versionen ab 2.0 die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. ZUGFeRD könne deshalb für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden (§ 4 Abs. 1 E-Rech-VO).

ZUGFeRD könnte sich zumindest im privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr bewähren. Anders als die XRechnung enthält ZUGFeRD neben dem strukturierten Datensatz einen Bildteil in PDF. Eine Rechnung nach diesem Standard könnte also auch an Rechnungsempfänger versandt werden, die (noch) keine automatisierte Verarbeitung eingerichtet haben. Zudem seien mit ZUGFeRD sowohl geringere Rechnungsanforderungen (Format BASIC) als auch erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung (Profil Extended) möglich, erklärt das FeRD. Anders als die XRechnung schließt ZUGFeRD also auch kleine oder weniger digitalisierte Rechnungsempfänger nicht aus.

Müssen Unternehmen künftig alle Rechnungen per XRechnung stellen?

Die E-Rech-VO gilt zunächst nur als Grundlage für den Rechnungen an öffentliche Verwaltungen. Privatwirtschaftliche Unternehmen dürfen auch weiterhin Rechnungen etwa auf Papier ausstellen. Lieferungen oder sonstige Leistungen an Behörden müssen sie allerdings seit dem 27. November 2020 Rechnungen per XRechnung abrechnen. Dabei dürfen Unternehmen auch externe Dienstleister einschalten. Von dieser Pflicht hat der Gesetzgeber nur drei Ausnahmen zugelassen, von denen zwei auch für privatwirtschaftliche Unternehmen relevant sein können:
  1. Wer einen Direktauftrag bis zu einem Rechnungsbetrag von maximal 1.000 Euro ausgeführt hat, darf auch weiterhin eine Papierrechnung ausstellen. 
  2. Rechnungsdaten, die der Geheimhaltung unterliegen (§ 4 Abs. 2 Sicherheitsüberprüfungsgesetz), müssen nicht per XRechnung abgerechnet werden. Die Vertragspartner dürfen sich aber darauf einigen. Per E-Mail dürfen solche Rechnungen hingegen keinesfalls übermittelt werden. 
  3. Die dritte Ausnahme betrifft Rechnungen, die im Zuge einer sogenannten Organleihe in Wettbewerbsfragen gestellt werden. Wenn also kommunale oder Landesorgane für den Bund tätig werden. 

Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?

Die XRechnung muss gemäß § 5 Abs. 1 u. 2 E-Rech-VO die folgenden Angaben enthalten:
  1. Eine Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID), 
  2. die Bankverbindungsdaten, 
  3. die Zahlungsbedingungen und 
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. 

Wenn der Rechnungssteller bei der Bestellung bereits eine Lieferantennummer beziehungsweise eine Bestellnummer erhalten hat, so muss er auch diese Angaben auf der E-Rechnung vermerken.

Wo bekomme ich die jeweiligen Anforderungen an eine XRechnung in den Bundesländern?

Die Bundesländer bieten eigenen Informationsportale an. Hamburg und Schleswig-Holstein stehen geben nur per E-Mai Auskunft:

Schlussbemerkung

Während sich die Rechnung beim Empfänger (zunächst vor allem bei öffentlichen Verwaltungen) quasi von selbst verbucht, muss sich der Rechnungssteller nun Gedanken machen, wie er die Anforderungen erfüllt. Das Problem können ihm moderne Buchhaltungsprogramme abnehmen. Die Produkte der großen Anbieter am Markt hat die XRechnung bereits integriert. Auch viele Online-Rechnungsportale erlauben das Erstellen und den Versand einer XRechnung.

Diese Entwicklung wird sich fortsetzen und aus der XRechnung einen allgemeinen technischen Standard zum Rechnungsaustausch in ganz Europa machen. So könnte sich die XRechnung am Ende durch einen komplett digitalen und automatisierten Rechnungslauf als Gewinn für die gesamte Wirtschaft erweisen – wie es die Europäische Union geplant hat.




letzte Änderung W.V.R. am 17.04.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / ginasanders


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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