Reisekostenabrechnung - Software-Lösungen im Vergleich

Die Abrechnung von Reisekosten bildet einen wichtigen Posten im Rechnungswesen eines Unternehmens. Sie dient dazu, die Kosten für Dienstreisen zu erfassen und abzurechnen. Dabei müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, wie die Art der Reise, die Dauer und die entstandenen Ausgaben. Um diesen Prozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, gibt es zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt. Eine davon ist die Verwendung von Excel-Tabellen. Mit Hilfe von Formeln und Funktionen können Reisekosten schnell und einfach erfasst und berechnet werden. Doch worauf kommt es bei der Wahl einer Softwarelösung an?

Reisekostenabrechnung: Software oder Excel?

Eine Alternative zu Softwarelösungen ist die Verwendung von Excel-Vorlagen. Mit Hilfe von Formeln und Funktionen können Reisekosten schnell und einfach erfasst und berechnet werden. Das können Excel und Softwarelösung gleichermaßen gut. Beide Lösungen bieten ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Abrechnungsprozesses. Alle relevanten Informationen können in Echtzeit aufgezeichnet und und analysiert werden. So behält das Unternehmen jederzeit den Überblick über alle Kostenelemente. Ausgabengrenzen können festgelegt und überprüft werden. Das ermöglicht eine effektive Budgetierung aller Reisekostengrößen. Für einer Excel-Lösung sprechen zwei Argumente:

1. Datenkontrolle: Das Unternehmen behält alle Daten. Nichts muss in eine Cloud hochgeladen werden.
2. Preis: Während für Software in der Regel eine monatlichen Gebühr zu entrichten ist. Fällt für eine Excel-Lösung nur ein einmaliger Kaufpreis an. Das rechnet sich vor allem für Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen. Denn die Gebühr für die Softwareangebote steigt oft mit der Zahl der vorgesehenen Bearbeiter. 
3. Anpassbarkeit: Die nötigen Excel-Kompetenzen vorausgesetzt, lassen sich Excel-Vorlagen an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Die Software kann folgende Vorteile gegenüber Excel-Lösungen für sich reklamieren:

1. Dokumentenmanagement: Belege werden eingescannt, mehr oder weniger gut von einer Software analysiert (OCR) und dann sicher abgelegt. 
2. Weniger Fehler bei Eingaben und Übertragungen: Die Verarbeitung geschieht nach der Eingabe im System, das am Ende die fertigen Abrechnungen für die Buchhaltung erstelle. Diese Abrechnungen werden automatisch an die Buchhaltung übertragen – meist per Schnittstelle. Verschlagwortung und Zuordnung geschieht meist automatisch, was die Gefahr von Falscheingaben weiter senkt. 
3. Reporting: Mit der Software können Buchhalter per Mausklick Berichte erstellen und speichern, um alle Details der Reisekostenerstattung übersichtlich darzustellen. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter jederzeit nachverfolgen, welche Ausgaben wofür angefallen sind.
4. Mobil verfügbar: Mitarbeiter können Details ihrer Reisekostenabrechnung schon unterwegs eingeben. Einige Apps nutzen direkt die Standortbestimmung durch das Smartphone zur Ermittlung der Reisedaten, was die Eingaben weiter automatisiert und Falscheingaben vermeidet.

Funktionen von Software zur Reisekostenabrechnung

Die grundsätzlichen Funktionen eines Reisekosten-Abrechnungsprogramms stellen alle Produkte in unserer Übersicht zur Verfügung.

• Dienst- und Geschäftsreisen können mit allen Details erfasst werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Fahrt im Inland oder im Ausland handelt. 
• Eine Datenbank mit landesspezifischen Pauschalen und Währungen hilft bei der genauen Erfassung und Berechnung der Tages- und Übernachtungspauschalen nach dem aktuellen gesetzlichen Standard. 
• Auch die automatische Vorsteuerberechnung ist in allen Programmen Standard.

Einige Softwarelösungen enthalten ein Fahrtenbuch oder eine Schnittstelle zu einem externen Fahrtenbuch-Programm angeboten. Einige Programmhersteller gehen sogar einen Schritt weiter und bieten eine Erfassung durch den mobilen Daten-Import vom Smartphone oder einer Datenübernahme aus Navigationssystemen.

Hervorzuheben ist auch, dass der Großteil von Programmen Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung beinhaltet, was die Kommunikation mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt stark vereinfacht. Eine weitere Vereinfachung bieten viele Programme indem sie über eine Schnittstelle mit Fibu- und Lohnbuchhaltungsprogrammen kommunizieren können. Die DATEV-Schnittstelle und ein Export der Daten zur Weiterverarbeitung ist dagegen bei nahezu jedem Programm dabei.

Außerdem ist in den Cloudangeboten eine Funktion zur elektronischen Belegarchivierung integriert, die ermöglicht, alle benötigten Belege elektronisch zu speichern und zu verarbeiten. Dabei setzen die Anbieter auf Künstliche Intelligenz: Die Texterkennung (OCR) analysiert und verschlagwortet jeden Beleg. Durch Korrekturen des Nutzers lernt das Verfahren und wird zunehmend sicherer.

Technische Details

Excel-Vorlagen funktionieren oft in vollem Umfang nur auf Windows-PCs. Hier bieten die Cloudprogramme einen enormen Vorteil, etwa für Nutzer von Apple-Computern. Sie setzen nur einen Internetbrowser voraus.

Tipp: Besonders bei Reiseabrechnungsprogrammen ist die mobile Nutzung der Programme von Vorteil. Damit Anwender auch unterwegs auf die Software zugreifen und die Reisekosten im Blick behalten.

Support

Notwendige Hilfe erhalten die Nutzer der Programme am einfachsten wenn Sie die FAQ lesen, ihre Anfragen per E-Mail schicken oder den Service-Chat nutzen. Bei fast allen Anbietern gehört dieser Service zum Programm-Paket. Software-Schulungen sind in der Regel nicht vorgesehen. Ob ein Hersteller sein Versprechen einer intuitiven Bedienbarkeit auch einlösen kann, sollten Kunden am besten anhand der kostenlosen Testphasen herausfinden, die jede Software anbietet. Teilweise schränken die Anbieter für diesen Zeitraum allerdings die Funktionen ein. Excel-Lösungen können für sich den Vorteil in Anspruch nehmen, dass nahezu jeder Mensch auf diesem Planeten schon mit Excel zu tun hatte oder hat. Testzeiträume sind bei den Anbietern von Excel-Vorlagen allerdings nicht vorgesehen.

Fazit

Vor der Auswahl der Software ist es wichtig die firmeneigenen IT-Umgebung und die Ansprüche an das Programm genau zu kennen. Mit der Beantwortung dieser Fragen fallen bereits einige Reiseabrechnungsprogramme weg. Auch notwendige Schnittstellen, die die Arbeit mit bereits vorhandenen Buchhaltungslösungen vereinfachen sollten unbedingt in Betracht gezogen werden. Unbedingt empfehlenswert ist die Nutzung der kostenlosen Testversionen. Hat man nach dem Test die passende Lösung gefunden, können bereits eingegebene Daten später einfach weiterverwendet werden.

Excel-Vorlagen für Reisekostenabrechnung

(Alle Preisangaben inkl. Mehrwertsteuer)

Produkt	Reisekostenabrechnung 2024 (Excel-Vorlage)
Eigenschaften	Alle aktuellen gesetzlich gültigen Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im In- und Ausland (für mehr als 200 verschiedene Länder), gesetzliche Vorgaben zur Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes bei erhaltenen Mahlzeiten sowie den Ausweis ggf. zu versteuernder Sachbezüge.  Fremdwährungsbelege können auf einem eigenen Tabellenblatt eingegeben und kommentiert werden und lassen sich einfach und schnell auf Basis des aktuellen Wechselkurses in Euro umrechnen.  Bei Kauf mehrerer Lizenzen wird der Preis erheblich günstiger Sprache zwischen Deutsch und Englisch mit einem Klick umstellbar Mit PDF-Handbuch
Anbieter	Fimovi GmbH
Preis	59,50 Euro, zum Angebot >>

Produkt	XTravel – Reisekostenabrechnung mit Microsoft Excel
Eigenschaften	Berücksichtigung aller gesetzlichen Pauschalen (In- und Ausland),  bei Bedarf individuelle Abzüge der gesetzlichen Pauschalen Buchungsliste mit konfigurierbaren Sachkonten. Verrechnung von Vorschüssen Abrechnung von bis zu 50 Reisen gleichzeitig Erfassung/Umrechnung von Belegen in beliebigen Fremdwährungen  Verarbeitung von Mehrwertsteuer und viele weitere Funktionen zweisprachig Deutsch/Englisch
Anbieter	Patrick Tappe
Preis	179,00 Euro, zum Angebot >>

Produkt	Reisekosten Formular einfach in Excel
Eigenschaften	Abrechnung aller angefallenen Reisekosten wie z.B. Hotelübernachtungen, Flug- und Bahntickets, Restaurantrechnungen, Parkhaus-Tickets, Kilometerpauschalen, etc.  Des Weiteren können Sie Haken setzen, ob Sie Frühstück, Mittag- und Abendessen in Anspruch genommen haben, was in der Spesenrechnung automatisch berechnet wird.
Anbieter	Kristoffer Ditz
Preis	15 Euro, zum Angebot >>

Weitere Excel-Tools für Reisekostenabrechnung und andere Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software für Reisekostenabrechnung

(Kostenangaben zuzgl. Mehrwertsteuer)

Produkt	Belegmeister
Eigenschaften	Mobile App / Coud Automatische Belegerkennung mit OCR und KI  Belege aufteilen Rundreisen mit Zwischenzielen  Automatische Berechnung von Pauschalen für In- und Ausland  Tagesaktuelle Wechselkurse für Fremdwährungen  Automatische Kontierung  Individuelle Gegenkontozuordnung aller Kontenrahmen  Buchhaltungsexport ins DATEV-Format (mit Belegen)  Konfigurierbarer PDF- und CSV-Export
Anbieter	Belegmeister GmbH
Preis	4,99 Euro / Monat (Einzelnutzer), zum Angebot >>

Produkt	Circula
Eigenschaften	Cloud Quittungs- und Rechnungskosten  Inklusive OCR-Scanner Reisen anlegen Automatische Berechnung der Kilometerpauschale  Verpflegungsmehraufwände  Tagespauschalen international  Automatische Währungsumrechnung (EZB-Schnittstelle)  PDF-Parsing  Ordner für Ausgaben Offline-Modus
Anbieter	Circula GmbH
Preis	8,50 Euro /Lizenz u. Monat, zum Angebot >>

Produkt	Expensya
Eigenschaften	Cloud Unbegrenzte Nutzung der OCR+ Bilderkennungstechnologie  Erfassung der E-Mail Rechnungen  Verwaltung von Fahrtkosten  Mehrstufiger Genehmigungs-Workflow  PDF- und Excel-Exporte für Buchhaltung
Anbieter	Expensya
Preis	ab 5,00 Euro / Monat, zum Angebot >>

Produkt	finway
Eigenschaften	Cloud Digitale Rechnungsverarbeitung  Mehrstufige Freigabeprozesse & Workflows  Lieferanten- & Mitarbeiterregeln  Vorkontierung & Rechnungssplit  Virtuelle & physische Karten  Bankanbindung  Budgets & Reporting  Auslagenerstattung  Liquiditätsmanagement  DATEV-Export & Schnittstelle  Abonnement-Management  Mobile Apps
Anbieter	finway GmbH
Preis	169 Euro / Monat (100 Eingangsrechnungen), zum Angebot >>

Produkt	HRworks Reisekostenabrechnung
Eigenschaften	Cloud Automatische Belegerkennung  Kreditkarten-Importe möglich  Aktuelles Reisekostenrecht  Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen  Kontrolle über Reisemanagement  Entlastet Reisende und Buchhalter
Anbieter	HRworks
Preis	258,00 Euro / Monat (20 Lizenzen Minimum + Grundgebühr), zum Angebot >>

Produkt	Lexware Reisekosten
Eigenschaften	Software zum Download für Windows Komplette Reisekostenabrechnung für In- und Auslandsreisen mit Schritt-für-Schritt Assistenten für den leichten Programmeinstieg  Mit automatischer Vorsteuer- und Kilometergeldabrechnung, und inkl. aller gesetzlichen Pauschalen sowie gesetzeskonformen Berechnungswerte  Inklusive online-Routenplaner mit Übernahme von Reisedaten in die Abrechnung  Integriertes Fahrtenbuch inkl. Kfz-Verwaltung Abrechnung von Kfz-Belegen bei jeder Reiseart  Artikel beinhaltet 1 x Haufe-Lexware reisekosten 2023 Download-Version, für Selbstständige, Arbeitnehmer und Unternehmen, die Jahreslizenz ist 365 Tage nutzbar
Anbieter	Haufe-Lexware
Preis	153,00 Euro inkl. Mwst. , zum Angebot >>

Produkt	Pleo
Eigenschaften	Cloud Pleo-Firmenkarten (Plastik-/virtuell)  Ausgaben-Tracking in Echtzeit  Automatisierte Ausgabenberichte  Rechnungen verwalten und bezahlen  Integration mit Buchhaltungssoftware  Automatisierter E-Mail-Belegfinder  Apple Pay und Google Pay
Anbieter	Pleo Technologies GmbH
Preis	Kostenlos mit eingeschränkten Funktionen, zum Angebot >>

Produkt	rydoo
Eigenschaften	Cloud Unbegrenzte Spesen  Kilometerpauschalen  Basis Integration  Mobile App zum Scannen von Belegen  Export zu PDF und Excel
Anbieter	Rydoo NV.
Preis	8,00 Euro /Monat (jährliche Abrechnung), zum Angebot >>

Produkt	Spesenfuchs
Eigenschaften	Cloud In- und AuslandsreisenAlle Länderpauschalen Gesetzliche Regelung für Arbeitnehmer/Selbstständige Individuelle Reisekosten- und Kilometerpauschalen Belege mit Belegerkennung (OCR) PDF Export Auswertungen und Berichte Such- und Hilfefunktion Bestehende Konten anpassen CSV-Export nach z.B. Excel Schnittstellen zu DATEV: Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt LODASSchnittstellen zu lexoffice, sevDesk, BuchhaltungsButler, Kontolino!
Anbieter	Spesenfuchs GmbH
Preis	25,00 Euro / Monat (1 Benutzer), zum Angebot >>

Weitere Software-Lösungen für Reisekostenabrechnung finden Sie in unserem Software-Verzeichnis >>

Quelle: Anbieterangaben letzte Änderung W.V.R. am 18.12.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net/ gstockstudio