In einer Zeit, in der Rechnungen digital verschickt, Kunden per elektronischem Newsletter benachrichtigt und Belege jahrzehntelang aufbewahrt werden, wächst die Bedeutung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen immer weiter. Besonders Unternehmen haben mit einem enormen Papierkrieg zu kämpfen, in dem schnell die Übersicht verloren gehen kann. Somit wird nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es ermöglicht alle wichtigen Unterlagen zu archivieren und diese bei Bedarf auch schnell wiederfinden zu können. Die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion hat sich acht DMS-Software-Lösungen näher angesehen und einen Vergleich erstellt. 

Allgemein 

"Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) – genauer: computer­gestütztes Dokumentenmanagement – umfasst die Eigenschaft der digitalen Archivierung und dient der Verwaltung elektronischer Dokumente." (1) Dokumentenmanagement beinhaltet dabei den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Archivierung.

Funktionen 

Da es viele verschiedene DMS-Systemen gibt, gibt es auch ein sehr umfangreiches Angebot an Funktionen. Die Anforderungen an ein DMS-System können von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren, sodass es sinnvoll ist zunächst einen individuellen Kriterien-Katalog aufzustellen, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. 

Allgemein sollte ein DMS-System soweit ausgebaut sein, dass alle Abläufe vom Erstellen über die Aufbewahrung bis hin zur Löschung eines Dokuments unterstützt werden, so dass keine weiteren Programme herangezogen werden müssen. 

Von zusätzlichen Funktionen, wie der Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management) oder der Unterstützung von Zusammenarbeit in einer Gruppe (Groupware), können besonders Unternehmen profitieren, da diese viele Arbeitsschritte zentralisieren und optimieren.
Rechtskonforme Ablage der Dokumente

Für Unternehmen bedeuten verschiedene Unterlagen auch meist verschiedene Aufbewahrungszeiten. So ist es besonders wichtig, dass die Dokumente so gut abgelegt werden, dass sie diese Fristen einhalten und unverändert und fälschungssicher jederzeit wieder gefunden werden können. Dabei müssen auch alle Aktionen auf das jeweilige Dokument protokolliert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen. Wenn Unterlagen unter diesen Bedingungen archiviert werden können, dann spricht man von einem revisionssicheren und somit rechtskonformen Archivierungssystem.

Ein Dokumentenmanagementsystem gilt im Allgemeinen als revisionssicher, wenn es folgende Kriterien in Ableitung der HBG-Vorschriften erfüllt:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit (5)

Die Revisionssicherheit wird im Prinzip von allen Dokumentenmanagementsystemen unterstützt, jedoch reicht ein DMS-System allein nicht aus, um diese zu garantieren. Deswegen muss die Konfiguration und Administration stets darauf ausgerichtet sein die Kriterien eines revisionssicheren Archivs einhalten zu können.

Der Vergleich

Unter diesen Aspekten haben wir nachfolgend einen kleinen Vergleich von DMS-Systemen vorgenommen, wobei wir uns auf Lösungen für kleine Unternehmen von bis zu zehn Mitarbeitern konzentrierten (siehe pdf-Dokument unten). Wir haben uns überlegt, welche Funktionen besonders für kleine Unternehmen benötigt werden und überprüft, ob diese vorhanden sind.

Funktionen

Zunächst haben wir die Funktionen der unterschiedlichen DMS-Systeme miteinander verglichen. Wir mussten dabei feststellen, dass fast jede o.g. Funktion von allen Produkten unterstützt wird. Die einzelnen Unternehmen haben sich jedoch auf verschiedene Bereiche spezialisiert, sodass die Ausprägung der unterschiedlichen Eigenschaften stark variiert.

Für die Arbeit im Unternehmen ist es wichtig, dass man seine Unterlagen, ohne unnötige Bearbeitungsschritte, möglichst schnell archivieren kann. Deswegen stellt die Einbindung in unterschiedliche Systeme eine besonders interessante Funktionalität dar. Darunter zählen beispielsweise die Form der E-Mail-Archivierung oder die Möglichkeit der Office-Integration. Zudem haben wir auch die Möglichkeiten des Backups, also der Speicherung der gesamten Daten die im DMS-System liegen, geprüft.

Die Zugriffskontrolle dient der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, denn nicht jeder im Unternehmen soll sehen können, was auch der Chef sehen kann. Und Funktionen, wie die Checkin/Checkout Funktion sind wichtig, um gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können.

Support und Lizenzbestimmungen

Der Kunden-Support ist bei allen Anbietern gut ausgeprägt. Auf E-Mail Anfragen wurde in der Regel innerhalb von 48 Stunden reagiert, wobei meist auch persönliche Gespräche und Kontaktaufnahme angeboten wurde. Einige der Anbieter stellen kostenlose Rückrufe oder auch Durchwahlen zur Verfügung, wohingegen andere zum normalen Festnetzpreis anbieten und wieder andere teure 0900er-Nummern bevorzugen.

Um ein Produkt optimal nutzen zu können, bieten fast alle Anbieter Software-Schulungen an, die man bei den Paketen für kleine Unternehmen meist zusätzlich zum Produkt erwerben muss. Einige Anbieter veröffentlichen zusätzlich noch kostenlose Videoanleitungen für ihre Software-Lösungen. Oft werden diese noch durch Nutzerforen und FAQ-Listen, sowie detaillierte Benutzerhandbücher unterstützt.

Bei allen Anbietern wurde zudem noch ein kostenfreier Programmtest angeboten, wobei das Programm 30 Tage lang meist voll getestet werden konnte. Jedes Unternehmen, dass sich überlegt ein DMS-System einzuführen, sollte auf diese Programmtests zurückgreifen, denn nur so lässt sich im Vorfeld erkennen, ob das ausgewählte Produkt alle Anforderungen erfüllen kann.

Preise

Die im Vergleich getesteten Software-Lösungen liegen alle zwischen 49,00 EUR bis 1095,00 EUR. Als Unternehmen sollte jedoch nicht der Preis der ausschlaggebende Faktor sein, denn viel entscheidender ist, dass sich die ausgewählte Lösung später optimal einsetzen lässt.

Fazit

Jede der Software-Lösungen bringt Vor- und Nachteile mit sich, wobei alle die grundlegenden Funktionen für ein DMS-System unterstützen. Letztendlich lässt sich sagen, dass die Wahl des richtigen DMS-Systems ein sehr individueller Prozess ist, da jedes Unternehmen andere Ansprüche hat. Um die Kaufentscheidung daher zu optimieren, sollten die Programme im Vorfeld einige Tage getestet und verglichen werden, denn schließlich nutzt auch das beste System nichts, wenn man es nicht richtig anwenden kann.

Der Dokumentenmanagementsystem-Vergleich im Detail



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Quellen:
(1) http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/dms.html
(2) http://www.tu-chemnitz.de/informatik/service/if-berichte/pdf/CSR-05-01.pdf
(3) http://www.computerwoche.de/a/dms-software-im-test,1052393
(4) http://www.softselect.de/anforderungskatalog/document-management-system
(5) http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
(6) http://www.andreas-pfund.de/archivierung/elektronische_archivierung/revisionssicherheit.php

Autor(en): Jenny Ludwig letzte Änderung . am 21.08.2018 Autor(en):  Jenny Ludwig Bild:  PantherMedia / Andres Rodriguez