Dokumentenmanagementsysteme (DMS) - Software-Lösungen im Vergleich

In einer Zeit, in der Rechnungen digital verschickt, Kunden per elektronischem Newsletter benachrichtigt und Belege jahrzehntelang aufbewahrt werden, wächst die Bedeutung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen immer weiter. Besonders Unternehmen haben mit einem enormen Papierkrieg zu kämpfen, in dem schnell die Übersicht verloren gehen kann. Somit wird nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es ermöglicht alle wichtigen Unterlagen zu archivieren und diese bei Bedarf auch schnell wiederfinden zu können. Die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion hat sich acht DMS-Software-Lösungen näher angesehen und einen Vergleich erstellt. 

Allgemein 

"Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) – genauer: computer­gestütztes Dokumentenmanagement – umfasst die Eigenschaft der digitalen Archivierung und dient der Verwaltung elektronischer Dokumente." (1) Dokumentenmanagement beinhaltet dabei den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Archivierung.

Funktionen 

Da es viele verschiedene DMS-Systemen gibt, gibt es auch ein sehr umfangreiches Angebot an Funktionen. Die Anforderungen an ein DMS-System können von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren, sodass es sinnvoll ist zunächst einen individuellen Kriterien-Katalog aufzustellen, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. 

Allgemein sollte ein DMS-System soweit ausgebaut sein, dass alle Abläufe vom Erstellen über die Aufbewahrung bis hin zur Löschung eines Dokuments unterstützt werden, so dass keine weiteren Programme herangezogen werden müssen. 

Von zusätzlichen Funktionen, wie der Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management) oder der Unterstützung von Zusammenarbeit in einer Gruppe (Groupware), können besonders Unternehmen profitieren, da diese viele Arbeitsschritte zentralisieren und optimieren.
Rechtskonforme Ablage der Dokumente

Für Unternehmen bedeuten verschiedene Unterlagen auch meist verschiedene Aufbewahrungszeiten. So ist es besonders wichtig, dass die Dokumente so gut abgelegt werden, dass sie diese Fristen einhalten und unverändert und fälschungssicher jederzeit wieder gefunden werden können. Dabei müssen auch alle Aktionen auf das jeweilige Dokument protokolliert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen. Wenn Unterlagen unter diesen Bedingungen archiviert werden können, dann spricht man von einem revisionssicheren und somit rechtskonformen Archivierungssystem.

Ein Dokumentenmanagementsystem gilt im Allgemeinen als revisionssicher, wenn es folgende Kriterien in Ableitung der HBG-Vorschriften erfüllt:
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit (5)

Die Revisionssicherheit wird im Prinzip von allen Dokumentenmanagementsystemen unterstützt, jedoch reicht ein DMS-System allein nicht aus, um diese zu garantieren. Deswegen muss die Konfiguration und Administration stets darauf ausgerichtet sein die Kriterien eines revisionssicheren Archivs einhalten zu können.

Der Vergleich

Unter diesen Aspekten haben wir nachfolgend einen kleinen Vergleich von DMS-Systemen vorgenommen, wobei wir uns auf Lösungen für kleine Unternehmen von bis zu zehn Mitarbeitern konzentrierten (siehe pdf-Dokument unten). Wir haben uns überlegt, welche Funktionen besonders für kleine Unternehmen benötigt werden und überprüft, ob diese vorhanden sind.

Funktionen

Zunächst haben wir die Funktionen der unterschiedlichen DMS-Systeme miteinander verglichen. Wir mussten dabei feststellen, dass fast jede o.g. Funktion von allen Produkten unterstützt wird. Die einzelnen Unternehmen haben sich jedoch auf verschiedene Bereiche spezialisiert, sodass die Ausprägung der unterschiedlichen Eigenschaften stark variiert.

Für die Arbeit im Unternehmen ist es wichtig, dass man seine Unterlagen, ohne unnötige Bearbeitungsschritte, möglichst schnell archivieren kann. Deswegen stellt die Einbindung in unterschiedliche Systeme eine besonders interessante Funktionalität dar. Darunter zählen beispielsweise die Form der E-Mail-Archivierung oder die Möglichkeit der Office-Integration. Zudem haben wir auch die Möglichkeiten des Backups, also der Speicherung der gesamten Daten die im DMS-System liegen, geprüft.

Die Zugriffskontrolle dient der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, denn nicht jeder im Unternehmen soll sehen können, was auch der Chef sehen kann. Und Funktionen, wie die Checkin/Checkout Funktion sind wichtig, um gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können.

Support und Lizenzbestimmungen

Der Kunden-Support ist bei allen Anbietern gut ausgeprägt. Auf E-Mail Anfragen wurde in der Regel innerhalb von 48 Stunden reagiert, wobei meist auch persönliche Gespräche und Kontaktaufnahme angeboten wurde. Einige der Anbieter stellen kostenlose Rückrufe oder auch Durchwahlen zur Verfügung, wohingegen andere zum normalen Festnetzpreis anbieten und wieder andere teure 0900er-Nummern bevorzugen.

Um ein Produkt optimal nutzen zu können, bieten fast alle Anbieter Software-Schulungen an, die man bei den Paketen für kleine Unternehmen meist zusätzlich zum Produkt erwerben muss. Einige Anbieter veröffentlichen zusätzlich noch kostenlose Videoanleitungen für ihre Software-Lösungen. Oft werden diese noch durch Nutzerforen und FAQ-Listen, sowie detaillierte Benutzerhandbücher unterstützt.

Bei allen Anbietern wurde zudem noch ein kostenfreier Programmtest angeboten, wobei das Programm 30 Tage lang meist voll getestet werden konnte. Jedes Unternehmen, dass sich überlegt ein DMS-System einzuführen, sollte auf diese Programmtests zurückgreifen, denn nur so lässt sich im Vorfeld erkennen, ob das ausgewählte Produkt alle Anforderungen erfüllen kann.

Preise

Die im Vergleich getesteten Software-Lösungen liegen alle zwischen 49,00 EUR bis 1095,00 EUR. Als Unternehmen sollte jedoch nicht der Preis der ausschlaggebende Faktor sein, denn viel entscheidender ist, dass sich die ausgewählte Lösung später optimal einsetzen lässt.

Fazit

Jede der Software-Lösungen bringt Vor- und Nachteile mit sich, wobei alle die grundlegenden Funktionen für ein DMS-System unterstützen. Letztendlich lässt sich sagen, dass die Wahl des richtigen DMS-Systems ein sehr individueller Prozess ist, da jedes Unternehmen andere Ansprüche hat. Um die Kaufentscheidung daher zu optimieren, sollten die Programme im Vorfeld einige Tage getestet und verglichen werden, denn schließlich nutzt auch das beste System nichts, wenn man es nicht richtig anwenden kann.

Der Dokumentenmanagementsystem-Vergleich im Detail

DMS-Software-Vergleich

Zum Vergrößern klicken Sie bitte auf das Bild

Weitere Buchhaltungssoftware-Lösungen finden Sie im Softwareverzeichnis >>


Quellen:
(1) http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/dms.html
(2) http://www.tu-chemnitz.de/informatik/service/if-berichte/pdf/CSR-05-01.pdf
(3) http://www.computerwoche.de/a/dms-software-im-test,1052393
(4) http://www.softselect.de/anforderungskatalog/document-management-system
(5) http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
(6) http://www.andreas-pfund.de/archivierung/elektronische_archivierung/revisionssicherheit.php



letzte Änderung . am 21.08.2018
Autor(en):  Jenny Ludwig
Bild:  PantherMedia / Andres Rodriguez

Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen



Keine passende Stelle gefunden? 

Tragen Sie sich im kostenfreien Talentpool ein & Firmen bewerben sich bei Ihnen!
1. In wenigen Minuten Ihr Profil erstellen
Teilen Sie uns mit, wie Ihr Wunscharbeitgeber aussieht, welche Gehaltsvorstellungen Sie haben und in welcher Region Sie arbeiten möchten.
2. Arbeitgeber bewerben sich bei Ihnen
Wir stellen Ihnen passende Arbeitgeber vor und Sie entscheiden, mit wem Sie ein Interview führen.
3. Ihren neuen Traumjob antreten
Prüfen Sie im Interview, ob der neue Arbeitgeber Ihren Vorstellungen entspricht, und falls ja: Starten Sie Ihre neue Karriere!
Kostenlos registrieren und passende Jobs erhalten:jetzt registrieren

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

26.09.2014 10:14:31 - Gast

Hallooo :wink1: Tolle Seite :klatschen:
[ Zitieren | Name ]

29.11.2015 16:08:31 - Gast

Super Artikel, Kurz und prägnant! Vielen Dank
[ Zitieren | Name ]

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie als StudentIn oder Auszubildene(r) Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de zum Vorzugspreis von 39,- EUR für 2 Jahre. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge, ausgewählte sonst kostenpflichtige Excel-Vorlagen und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals im Archiv. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Weitere Informationen zum Ausbildungspaket >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kennzahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

Stellenmarkt

Leitung (m/w/d) Abteilung Haushalt und Finanzen
Die Große Kreisstadt Lindau (B) liegt attraktiv im Dreiländereck Deutschland, Österreich und der Schweiz. Unsere Tourismus- und Tagungsstadt besitzt einen hohen Freizeitwert und verfügt über ein sehr gut gegliedertes Schul- und Bildungsangebot. Sie möchten Teil unseres Teams werden? Mehr Infos >>

Book Keeper
We are an internationally renowned coffee roaster that also operates a cake bakery and cafes in Berlin. With a passion for quality, it is our goal to produce the best coffees in the world, taking into account environmental and social impacts. Mehr Infos >>

Finanzbuchhaltung (w/m/d)
Beginnend mit der LIMES Vertriebsgesellschaft mbH, das führende Unternehmen in Berlin für klassische Riesenposterwerbung am Baugerüst und extravagante OOH-Werbemaßnahmen, hat sich das Firmenkonstrukt der ASSIES Gruppe stets darüber hinaus weiterentwickelt und neue Branchen erobert. Aktuell verfüg... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software

Microsoft Office 2019 Professional Plus
Anwender, welche die volle Bandbreite von Microsoft Office zu Hause oder im Büro nutzen, sind mit der Professional Plus-Edition hervorragend beraten. Enthalten sind alle wichtigen Programme: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher und Access. Mehr Infos >>

KONSOLIDATOR
EINE EINFACHE LÖSUNG FÜR DIE KONZERNKONSOLIDIERUNG Cloudbasierte Softwarelösung Konsolidator® ist eine cloudbasierte, moderne SaaS-Lösung für die finanzielle Konsolidierung und Berichterstattung basierend auf Microsoft Azure, die Ihnen hilft, Ihre Finanzfunktion zu digit... Mehr Infos >>

Agenda Rechnungswesen
Kosten, Rentabilität und Umsatz: Um den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern, brauchen Sie alle wichtigen Kennzahlen immer im Blick. Mit Agenda Rechnungswesen haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Zahlen und Auswertungen. Ihre Geschäftsentscheidungen stützen Sie damit immer auf ein solides Fun... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

Excel-Tools

KIS Gebäudeflächen-Rechner (GFR 1.2)
Der Gebäudeflächen-Rechner (GFR) in Excel ist ein Hilfsmittel für die Immobilienverwaltung. Mit diesem Excel-Tool können die qm-Flächen von Gebäuden gem. der Wohnflächenverordnung ermittelt werden. Mehr Infos >>

Planung Textil-Versandhandel und eCommerce
In diesem Excel-Tool planen die Einkäufer die relevanten Kennzahlen. Mehr Infos >>

Excel-Tool Arbeitszeiterfassung
Mit dem Excel-Tool Arbeitszeiterfassung können Sie Ihre täglichen Arbeitszeiten dokumentieren. Das Tool ist gleichermaßen für ein Arbeitsumfeld mit festen Arbeitsbeginn- und Endzeiten sowie für Gleitzeitregelungen geeignet. Einzuhaltende Arbeitspausen werde... Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

PLC Immobilien-Bewertung 

Haus-Geld-Muenzen-Hand_pm_tobs-lindner-gmx-de_B240576902_290px.jpg
Sie wollen in Immobilien investieren? Dann ist das PLC- Immobilienbewertungs-Tool genau richtig für Sie!

Mit diesem Tool kalkulieren Sie ganz einfach alle Kosten des Immobilienkaufs mit ein und sehen Ob Sie einen positiven Cash Flow generieren können. Weiterhin bietet unser Tool eine Prognose zur Wertsteigerung und der Aufstellung Ihres Vermögens für die kommenden Jahre.  Zum Shop >>
Anzeige

Seminar-Tipps

LucaNet Academy GmbH, Konzernrechnungslegung I, Dortmund, 27.09.2021 1 Tag
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Stufe III - Berichtswesen & Kommunikation für Controller, Controlling-Competence-Center, Hamburg, 25.10.2021 5 Tage
Mehr Infos >>

NWB Verlag GmbH & Co. KG, Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen, Würzburg, 11.10.2021 1 Tag
Mehr Infos >>

Technische Akademie Wuppertal, Vertriebscontrolling, Wuppertal, 06.12.2021 2 Tage
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Stufe V Online - Präsentation & Moderation im virtuellen Raum, CAonAir Online Training, 17.05.2021 4 Tage
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

RS-Investitionsrechner

RS-Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie als StudentIn oder Auszubildene(r) Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de zum Vorzugspreis von 39,- EUR für 2 Jahre. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge, ausgewählte sonst kostenpflichtige Excel-Vorlagen und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals im Archiv. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Weitere Informationen zum Ausbildungspaket >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>