Dokumentenmanagementsysteme (DMS) - Software-Lösungen im Vergleich

Dokumentenmanagementsysteme DMS sind ein unverzichtbares Werkzeug für viele Unternehmen. Schließlich steigt die Zahl digitaler Dokumente, etwa durch XRechnung bzw. PDF-Rechnungen. Doch die Anbieter und Systeme sind vielfältig. Worauf kommt es bei der Auswahl an und welches System ist das beste für Ihr Unternehmen?

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, effizientere Abläufe und bessere Arbeitsergebnisseim Rechnungswesen zu erzielen. Ein digitales Dokumentenmanagement eliminiert mögliche Fehlerquellen durch falsch abgelegte Dokumente. Es erleichtert außerdem die Auffindbarkeit von Dokumenten zu einem bestimmten Geschäftsvorgang. Ein gutes DMS sollte schnell, benutzerfreundlich und leicht zu bedienen sein. Darüber hinaus sollte es auch über eine Reihe an fortgeschrittenen Funktionen verfügen. Etwa über eine automatische Texterkennung (OCR), die Ihnen hilft, Dokumente zu verschlagworten. Außerdem sollte es fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen besitzen, damit die Dokumentenablage den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung genügt.

Welche Punkte sollte man bei der Auswahl eines DMS beachten?

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sind viele Punkte zu beachten. Ein gutes System sollte einfach zu bedienen sein und alle Funktionen haben, die für Ihren Zweck benötigt werden. Einige Faktoren, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, sind:

1. Kosten: Wie viel kostet das System? Welche Kosten fallen jährlich an? Was ist im Preis enthalten und was muss separat bezahlt werden? 
2. Sicherheit: Wie gut ist das System vor Viren, Hacking und anderen Cyber-Bedrohungen geschützt? Gibt es eine eingebaute Verschlüsselungsfunktion? 
3. Funktionen: Welche DMS-Funktionen bietet das System? Gibt es Backup-/Restore-Funktionen oder Suchfunktionen? Wie leicht lassen sich Dateien hochladen und herunterladen? 
4. Benutzerfreundlichkeit: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen oder erfordert sie erhebliche Einarbeitungszeit? Bietet das System eine mobile App oder eine Web-Oberfläche für den Desktop-Zugriff? 
5. Support & Updates: Wird das System regelmäßig aktualisiert, um neue Funktionen hinzuzufügen und Sicherheitslücken zu schließen? Bietet der Hersteller technischen Support bei Fragen und Problemen mit dem System? 
6. Integrierbarkeit: Können andere Anwendungen (z.B. MS Office) in das DMS integriert werden, um den Datenaustausch zu vereinfachen und die Produktivität zu verbessern? 

Bei der Auswahl des richtigen DMS sollten Sie also diese Punkte berücksichtigen, um das beste Ergebnis für Ihre spezifischen Anforderungen zu erhalten. Ein gutes System passt nicht nur zu Ihrem Budget, sondern bietet auch alle Funktionen, die Sie benötigen. Mit der richtigen Wahl wird Ihr Dokumentenmanagementsystem auch in Zukunft als unverzichtbares Instrument für Ihr Unternehmen dienlich sein.

Was ist ein Dokument?

Ein Dokument ist eine Abbildung oder Darstellung, die als Referenzquelle für zukünftige Informationen verwendet werden kann. Es kann in verschiedenen Formaten vorliegen, wie Text, Audio, Video oder Grafik. Dokumente sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie eine umfassende Aufzeichnung ihrer Aktivitäten ermöglichen und auch als Beweisquelle dienen können. Dokumente können auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Etwa in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und PDF-Dateien.

Auch Softwareprogramme können eigene Dokumente erstellen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Dokumente den geltenden Richtlinien entsprechen und in Übereinstimmung mit dem Gesetz stehen. Daher sollten Unternehmen regelmäßig überprüfen, ob bestimmte Dokumente vorhanden sind und ob diese den geltenden Standards entsprechen. Unternehmen sollten auch Vorsorge treffen um sicherzustellen das Dokumentationssystem richtig funktioniert und regelmäßig revisionssichere Kopien angefertigen.

Rechtskonforme Ablage der Dokumente

Für Unternehmen bedeuten verschiedene Unterlagen auch meist verschiedene Aufbewahrungszeiten. So ist es besonders wichtig, dass die Dokumente so gut abgelegt werden, dass sie diese Fristen einhalten und unverändert und fälschungssicher jederzeit wieder gefunden werden können. Dabei müssen auch alle Aktionen auf das jeweilige Dokument protokolliert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen. Wenn Unterlagen unter diesen Bedingungen archiviert werden können, dann spricht man von einem revisionssicheren und somit rechtskonformen Archivierungssystem.

Ein Dokumentenmanagementsystem gilt im Allgemeinen als revisionssicher, wenn es folgende Kriterien der Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) erfüllt:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Die Revisionssicherheit wird im Prinzip von allen Dokumentenmanagementsystemen unterstützt, jedoch reicht ein DMS-System allein nicht aus, um diese zu garantieren. Deswegen muss die Konfiguration und Administration stets darauf ausgerichtet sein die Kriterien eines revisionssicheren Archivs einhalten zu können.

Cloud-Computing: Ja oder Nein?

Cloud Computing ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Anwendungen und Dienste im Internet zu hosten, anstatt sie auf einem lokalen Server zu hosten. Cloud Computing bietet Unternehmen eine flexiblere Infrastruktur. Unternehmen können die Ressourcen und Anwendungen, die sie benötigen, schnell und einfach bereitstellen, ohne dass sie physische Server oder Speichergeräte installieren müssen. Das spart Kosten und Arbeitszeit. Unternehmen könnnen so schneller auf Veränderungen reagieren und neue Dienste und Anwendungen bereitstellen können.

Technisch bietet Cloud Computing Unternehmen – potentiell – eine höhere Verfügbarkeit und eine bessere Sicherheit. Da die Anwendungen und Dienste im Internet gehostet werden, können Unternehmen jederzeit und überall auf sie zugreifen. Außerdem müssen Unternehmen sich nicht um die Sicherheit ihrer Daten sorgen, da die meisten Cloud-Anbieter regelmäßig Backups durchführen, um die Daten zu schützen.

Nachteile der Cloud

Als größter Nachteil von Cloud Computing wird in Unternehmen immer noch die Sicherheit angesehen. Das Unternehmen gibt seine Daten in die Obhut eines Fremden und muss sich darauf verlassen, dass diese dort vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Der Cloud-Anbieter muss eine robuste Sicherheitsinfrastruktur haben, um sicherzustellen, dass die Daten des Kunden geschützt sind. Es gibt jedoch kaum Kontrollmöglichkeiten, dass wie gut die Daten vor Hackerangriffen und anderen Gefahren geschützt sind.

Viele Unternehmen entscheiden sich darum, ihr Dokumentenmanagement auf lokalen Servern zu betreiben. Diese können sicherer sein und eine höhere Performance als Cloud-Services bieten – wenn die Server gut eingerichtet, gut gewartet und gut abgesichert sind. Allerdings verlangt dies ein höheres Maß an Wartung und Pflege, und das kann teuer werden.

Eine weitere Option vor allem für kleinere Unternehmen sind Edge Computing-Lösungen. Dabei werden Daten nicht in der Cloud, sondern an einem einzigen Ort gespeichert. Dies kann eine lokale Festplatte, ein USB-Stick oder sogar ein externer Server sein. Mit Edge Computing können Sie Ihre Daten sicher und schnell speichern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken. Allerdings müssen Betreiber eigener Server oder Nutzer von Edge-Computing selber darauf achten, dass die Daten durch Backups vor Verlust geschützt sind.

Funktionen

Die Funktionen der unterschiedlichen DMS-Systeme hängen stark davon ab, wie ein System angeboten wird. Nur bei wenigen Systemen handelt es sich um Stand-alone-Systeme. In der Regel kommt das DMS als Teil von Finanzsoftware. Aber auch beliebte Cloud-Dienste wie Dropbox oder Microsoft OneDrive bieten Funktionen für das Dokumentenmanagement. 

Für die Arbeit im Unternehmen ist es wichtig, dass man seine Unterlagen, ohne unnötige Bearbeitungsschritte, möglichst schnell archivieren kann. Deswegen stellt die Einbindung in unterschiedliche Systeme eine besonders interessante Funktionalität dar. Darunter zählen beispielsweise die Form der E-Mail-Archivierung oder die Möglichkeit der Office-Integration. Zudem haben wir auch die Möglichkeiten des Backups, also der Speicherung der gesamten Daten die im DMS-System liegen, geprüft.

Die Zugriffskontrolle dient der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, denn nicht jeder im Unternehmen soll sehen können, was auch der Chef sehen kann. Und Funktionen, wie die Checkin/Checkout Funktion sind wichtig, um gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können. 

Ebenso wichtig ist die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments. Hier spielen datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme ihre Stärken aus. Wer Dokumente in einer Ordnerstruktur sortiert, läuft Gefahr, irgendwann den Überblick zu verlieren. 

Support und Lizenzbestimmungen

Für den Kunden-Support setzen alle Anbieter auf E-Mail-Kontakt. Einige der Anbieter stellen kostenlose Rufnummern oder auch einen Support-Chat zur Verfügung. Nutzerforen bzw. Wissensdatenbanken (FAQ) zählen ebenfalls zum Standard. Um ein Produkt optimal nutzen zu können, bieten einige Anbieter Software-Schulungen an, die man bei den Paketen für kleine Unternehmen meist zusätzlich zum Produkt erwerben muss. Einige Anbieter veröffentlichen zusätzlich noch kostenlose Videoanleitungen für ihre Software-Lösungen. 

Viele Anbieter ermöglichen einen kostenfreien Programmtest. Jedes Unternehmen, das sich überlegt ein DMS-System einzuführen, sollte auf diese Programmtests zurückgreifen, denn nur so lässt sich im Vorfeld erkennen, ob das ausgewählte Produkt alle Anforderungen erfüllen kann.

Fazit

Jede der Software-Lösungen bringt Vor- und Nachteile mit sich, wobei alle die grundlegenden Funktionen für ein DMS-System unterstützen. Letztendlich lässt sich sagen, dass die Wahl des richtigen DMS-Systems ein sehr individueller Prozess ist, da jedes Unternehmen andere Ansprüche hat. Um die Kaufentscheidung daher zu optimieren, sollten die Programme im Vorfeld einige Tage getestet und verglichen werden, denn schließlich nutzt auch das beste System nichts, wenn man es nicht richtig anwenden kann.

Produkt	BLU DELTA
Eigenschaften	Die BLU DELTA OCR KI für Rechnungserfassung extrahiert ohne Regeln und Templates Daten aus Rechnungen und Belegen – und das ganz ohne Trainingsaufwand. BLU DELTA liefert einen Workflow für die Erfassung und Übertragung in das ERP oder DMS System mit. Die Software deckt aber nur diesen Teilbereich des Dokumentenmanagements ab. Die BLU DELTA KI bietet eine künstliche Intelligenz, die Daten in Bildern erkennen kann und Rechnungen und andere Dokumente semantisch versteht. Die BLU DELTA KI Rechnungserfassung und -verarbeitung kann in der Cloud oder OnPremise stattfinden. In der Cloud ist eine Speicherung ihrer Daten nicht zwingend notwendig und ist daher für spezielle Sicherheitsanforderungen geeignet.
Module	Keine Module
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 1.000 Euro je Lizenz

Produkt	BuchhaltungsButler
Eigenschaften	BuchhaltungsButler ist eine cloud-basierte Buchhaltungssoftware. Der Anbieter fokussiert sich auf Automatisierung und Effizienz für kleine und wachsende Unternehmen, die sowohl Rechnungen schreiben als auch ihre Buchhaltung effizient erledigen und automatisieren wollen. Ermöglicht wird dies durch eine KI-gestützte Erkennung und Vorkontierung sämtlicher Belege. Mit nur einem Klick können Unternehmer aus einem Angebot eine Rechnung in individuellem Design erstellen, über den Bankenabgleich bleiben unbezahlte Rechnungen übersichtlich im Blick und am Monatsende leitet die Software intuitiv durch die notwendigen Buchhaltungs-To-dos. Auch ein Rechnungsdesign ohne Anbieterbranding bspw. für Steuerberaterkanzleien ist umsetzbar.
Module	Keine Module
Preis	29,95 Euro / Monat bei jährlicher Abrechnung (Paket: Selbstbucher), Premium-Paket für 79,95 Euro / Monat bei jährlicher Abrechnung

Produkt	Dropbox Business (Link: s. Webtipps)
Eigenschaften	Der beliebte Clouddienst ermöglicht das Speichern und Teilen von Daten online. Ideal für Unternehmen, die oft Dokumente oder Dateien mit Geschäftspartnern teilen wollen. Viele ERP- und DMS-Systeme bieten Schnittstellen zu Dropbox. Auch ein Backup von Dateien ist möglich. Das Paket "Professional + eSign" ermöglicht das Unterzeichnen und Speichern von Dokumenten
Module	Keine Module
Preis	25,99 Euro / Monat (Professional + eSign)

Produkt	eGECKO Rechnungswesen
Eigenschaften	Das eGECKO Rechnungswesen stellt eine branchenübergreifend einsetzbare Softwarelösung dar. Bei Bedarf auch in Fremdwährungen. Das objektorientierte Datenmodell von eGECKO bietet ein Informationssystem, mit dem schnell und einfach Transparenz in die Unternehmensdaten gebracht werden kann. Die vollständige Integration der eGECKO Software ermöglicht nicht nur das direkte Durchbuchen in Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung etc., sondern es erlaubt auch das anwendungsübergreifende Verzweigen und die Drill-down-Funktionalität bis auf den Urbeleg. Mit ERP- und Reporting-Funktionen.
Module	Module für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Konzernmanagement
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 5.000 Euro je Lizenz

Produkt	GDL-4 ERP für Gebäudedienstleister
Eigenschaften	DL-4 ERP bietet ein Dokumentenmanagement-System als Teil einer umfassenden ERP-Lösung speziell für Gebäude-Dienstleister. Über die Software hinaus bietet das Unternehmen Dienstleistungen und Hardware-Optionen an, um den IT-Betrieb beim Kunden sicherzustellen.
Module	Keine Module
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 1.000 Euro je Lizenz

Produkt	HS Finanzwesen
Eigenschaften	Dokumente automatisch und gemäß den GoBD aufbewahren – mit dem HS Dokumentenmanagement-System. Das Programm für das Dokumentenmanagement ist eine Systemerweiterung für die HS Produktlinien, etwa für HS Finanzwesen. Es reduziert Personalaufwand und spart Kosten für Lagerung und Papier. Neben der digitalen Ablage dient das HS Dokumentenmanagement-System (DMS) als unternehmensweite Informationsplattform. Mitarbeiter haben durch die Dokumentenmanagement-Software jederzeit Zugriff auf wichtige Akten. Das verbessert ihre Auskunftsfähigkeit und verschlankt die Prozesse.
Module	HS Personalwesen, HS Auftragsverarbeitung
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 5.000 Euro je Lizenz

Produkt	LogicalDOC
Eigenschaften	LogicalDOC ist ein intuitives Dokumentenmanagement-System, das Unternehmen jeder Größe beste Suchergebnisse über seinen Dokumentenstamm bietet. LogicalDOC unterstützt Organisationen, die Kontrolle über ihre Dokumente zu gewinnen. Dabei setzt es den Schwerpunkt auf schnelles Wiederauffinden der Inhalte und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit LogicalDOC können Teams beliebig viele Dokumente erstellen, bearbeiten und koordinieren. Durch die Webschnittstelle , die Integration von Microsoft Office und Outlook sowie einem automatischen Import aus freigegebenen Ordnern können Unternehmen mit LogicalDOC die Zusammenarbeit und Produktivität Ihrer Organisation entscheidend verbessern. Breite Unterstützung für Plattformen: Windows, Apple, Linux.
Module	Eine Cloud-Version ist verfügbar
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 1.000 Euro je Lizenz

Produkt	Microsoft SharePoint (Link: s. Webtipps)
Eigenschaften	Ein Blick auf den Datendienst von Microsoft lohnt sich schon deshalb, weil er Teil des Pakets Microsoft Office 365 ist, das in fast allen Unternehmen zum Alltag zählt. Sowohl in der Cloud (Office 365) nutzbar als auch auf eigenem Server installierbar (SharePoint Server). Wegen der Verbreitung des Dienstes bieten zahlreiche Business-Softwarepakete Schnittstellen zu Office 365 und SharePoint. Microsoft garantiert Speicherung auf deutschen Servern.
Module	SharePoint Designer 2013, OneDrive Synchronisierung
Preis	Entsprechend Office 365

Produkt	postStream Dokumentenmanagement
Eigenschaften	PostStream ist eine Dokumentenmanagementsystem-Software zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Die Software umfasst insofern die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung spezifizierter Daten. Dabei können unterschiedliche Arten von Dokumenten, wie gescannte Papierdokumente, E-Mails/E-Mail-Anhänge und Dateien aus Büroanwendungen erfasst und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet und archiviert werden. Nach dem Erfassen wird die Verschlagwortung der Dokumente vorgenommen, wobei die integrierten Texterkennungsfunktionen (OCR) den Vorgang erleichtern. Die Verteilung der Dokumente kann individuell oder über vordefinierte Workflows erfolgen. PostStream verfügt über eine Lernfunktion zur erleichterten und automatisierten Verschlagwortung, sowie über diverse Konvertierungsfunktionen zur Umwandlung in andere Dateiformate. Das Programm speichert Dokumente revisionssicher im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.
Module	Kein Modul
Preis	Preisklasse bis 200 Euro, unter 1.000 Euro je Lizenz

Produkt	rs2 Dokumenten-Management-System
Eigenschaften	Das rs2 DMS ist in die gesamte rs2 ERP Welt integriert. Dadurch werden alle Dokumente wie z.B. Ausgangsrechnung, Bestellwesen, Eingangsrechnungserfassung oder Geschäftsbriefe direkt im Ablauf beschlagwortet und im Prozess verankert. Jede Eingangsrechnung wird gescannt und mit dem Kontext im DMS archiviert.
Module	Teil von rs2 ERP-System
Preis	a. Anfrage

Produkt	StarMoney Business
Eigenschaften	StarMoney Business bietet umfassende Tools für modernes Finanzmanagement und eignet sich dank vielfältiger Einsatzmöglichkeiten für Geschäftskunden unterschiedlicher Größe. Die Banking-Software enthält unter anderem ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Installierbar auf einem Windows PC oder einem Windows-Server.
Module	Cash Management, Offene-Posten-Verwaltung, EBICS für Massenüberweisungen
Preis	Preisklasse bis 200 Euro

Produkt	webclapp ERP
Eigenschaften	Mit dieser CRM- und ERP-Software für KMU können Unternehmen auch Ihre Buchhaltung abwickeln - online in der Cloud oder mit weclappON auf dem eigenen Server. Die Datenspeicherung in der Cloud erfolgt auf zertifizierten Servern in Deutschland und gewährleistet hohe Sicherheit. Enthält unter anderem ein Dokumenten-Management-System (DMS).
Module	Keine
Preis	Preisklasse bis 200 Euro

Produkt	xSuite Invoice Cube
Eigenschaften	Die Lösung xSuite Invoice Cube ist ein Einstieg in die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP. Mit digitalen Workflows für alle Prüf-, Freigabe- und Vervollständigungsschritte. SAP-integriert und -zertifiziert. Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen in SAP Verfügung: Papier, E-Mail, PDF, EDI, XML, etc. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. KI erleichtert Verschlagwortung und Auffindbarkeit.
Module	Keine Module
Preis	Preisklasse über 5.000 Euro

Weitere Buchhaltungssoftware-Lösungen finden Sie im Softwareverzeichnis >>


Quellen:
[1] https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/dms.html

letzte Änderung W.V.R. am 16.02.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  PantherMedia / Vladru

Autor:in

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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