![]( "Rechnung online erstellen - Vergleich und Marktübersicht")
Online Rechnungen zu erstellen, kann für viele Unternehmen und Freiberufler eine große Hilfe sein. Einfach die Daten eingeben, der
Rechnungsgenerator erstellt daraus eine professionelle Rechnung. Doch die
Online-Rechnung achtet ganz nebenbei auch darauf, dass der Nutzer die
Rechnungsdaten vollständig einträgt. Bei der Auswahl eines geeigneten Angebots gibt es einige wichtige Punkte, die man beachten sollte, damit die Rechnungen sicher, rechtssicher und effizient erstellt werden. Rechnungswesen-Portal.de erklärt, worauf man achten sollte, und hat einige Angebote in einer Übersicht von Rechnungsportalen zusammengestellt.
Online-Rechnungen: Worauf man achten sollte
Was kostet die Online-Rechnung?
Grundsätzlich ist der
Rechnungslauf eine Grundfunktion jeder
Online-Buchhaltung. Wer bereits ein Buchhaltungsprogramm online oder auf dem PC nutzt, braucht keine zusätzliche Lösungen für den Rechnungsversand. Viele Portale, auf denen Nutzer online Rechnungen erstellen können, bieten diesen Dienst kostenlos an. Diese Angebote enthalten jedoch oft kein Dokumentenmanagement für die Sicherung der Belege und können keine
XRechnungen versenden.
Mit solchen fortgeschrittenen Funktionen können die kostenpflichtigen Programme punkten. Zwar stellen auch diese Anbieter oft kostenlose Versionen zur Verfügung. Dabei handelt es sich jedoch oft um Testzugänge, die entweder im Funktionsumfang oder in der Leistung stark beschränkt sind. Diese Angebote eignen sich oft nicht für einen produktiven Einsatz.
Die von uns zusammengetragenen Lösungen für eine Online-Rechnung lassen sich in drei unterschiedliche Kategorien einteilen:
- Rechnungsgeneratoren dienen einfach dazu, Rechnungen optisch ansprechend zu gestalten, um sie anschließend als PDF versenden zu können.
-
Online-Rechnungsportale erlauben den Versand der Rechnung direkt aus der Anwendung. Auch das Erstellen von XRechnungen ist oft vorbereitet. Andere Funktionen (Mahnwesen, Dokumentenablage etv.) finden sich entweder nur begrenzt oder gar nicht.
-
Online-Rechnungsverwaltungen bieten zusätzlich etwa ein Dokumentenmanagement, ein umfangreiches Mahnwesen, eine Zeiterfassung oder die Möglichkeit, auch Eingangsrechnungen digital zu verbuchen.
Da der Rechnungslauf mit XRechnung über
Peppol an Bedeutung zunimmt, gibt es zudem Portale, die eine Art Mittlerdienst anbieten. Dort können Unternehmen ihre Rechnungen als XRechnungen einstellen und dann über das öffentliche Verwaltungsnetzwerk Peppol versenden. Zwei Portale haben wir am Ende der Übersicht angefügt. Dazu wollen wir uns anschauen, was sich hinter diesen Begriffen verbirgt:
Stichwort Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden (Quelle: Bundesregierung, s. Webtipps). Den Versand über das Peppol-Netzwerk dürfen nur zertifizierte Dienstleister anbieten.
Stichwort XRechnung
Mit einer XRechnung versendet der Rechnungsteller mit seiner Rechnung einen
XML-Code, der alle
Daten der Rechnung enthält. Beim Rechnungsempfänger werden diese Daten automatisch ausgelesen und verbucht. Behörden und öffentliche Verwaltungen dürfen Rechnungen nur noch als XRechnung entgegennehmen. Unternehmen werden nach und nach folgen. Die großen Buchhaltungsprogramme können XRechnungen versenden und auslesen. Auch viele spezielle Portale für das Erstellen von Rechnungen beherrschen diese Standards. Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, sollten bei der Auswahl darauf achten.
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Online Rechnungen stellen: Darauf sollten Unternehmen achten
Die kostenlosen Angebote eignen sich eher für
Kleinunternehmer, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben müssen. Sobald ein Unternehmer zusätzliche Funktionen braucht, führt kein Weg an einer kostenpflichtigen Rechnungslösung vorbei. Wer sich dafür entscheidet, Rechnungen online zu erstellen, sollte einige wichtige Dinge beachten. So begrenzen einige Anbieter die Anzahl der Rechnungen, die man im Monat stellen kann.
- Datenschutz: Zunächst sollte die gewählte Plattform sicher sein und Daten verschlüsselt übertragen. Dies ist bei allen Angeboten in der Übersicht der Fall. Angebote mit Dokumentenspeicher sollten auch hier alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.
- Gesetzliche Anforderungen: Jede Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung entsprechen. entsprechen und alle notwendigen Angaben enthalten. Eine gute Software sollte dabei helfen, dies automatisch zu erledigen. Die Anbieter in unserer Liste versprechen dies auch.
- Direktversand: Die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der Software heraus zu versenden und den Zahlungsstatus zu verfolgen, ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl. Denn nur dann spart der Nutzer tatsächlich kostbare Zeit. Einige Angebote bieten sogar eine Schnittstelle zum Versand von Briefen.
- Zahlungsverfolgung: Eine Zahlungsverfolgung mit Mahnfunktion kann zusätzlich Zeit und Arbeit sparen.
- Eingangsrechnung: Die konsequente Digitalisierung des Rechnungswesens setzt voraus, dass Unternehmen auch ihre eingehenden Rechnungen digitalisieren können.
- Dokumentenablage: Einige Angebote umfassen eine sichere Speicherung der Rechnungen. Wichtig: Für Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren.
- XRechnung: Behörden und öffentliche Verwaltungen dürfen Rechnungen nur noch digital als XRechnung annehmen. Wer Aufträge für die öffentliche Verwaltung abrechnen will, braucht ein Tool, das XRechnungen erzeugen kann.
- Letztendlich sollte die Software einfach zu bedienen sein und den individuellen Bedürfnissen entsprechen.
Übersicht: Online-Rechnungen
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Produkt
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B2Brouter Basic
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Eigenschaften
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- XRechnung
- Unbegrenzter Versand von elektronischen Rechnungen
- Rechnungsversand über Peppol
- Kundenverwaltung
- Speicherung der Rechnungen – allerdings nur für drei Monate
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Preis
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Gratis: zum Angebot >> |
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Produkt
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Buhl MeinBüro Web
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Eigenschaften
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- Mit wenigen Klicks professionelle Rechnungen
- Vorlagen oder eigenes Briefpapier.
- Pflichtangaben werden automatisch ergänzt.
- Der Rechnungsstatus lässt sich verfolgen, sodass keine Rechnung offen bleibt.
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Preis
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6,00 Euro / Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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Easybill Basic
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Eigenschaften
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- Rechnungsversand
- Unbegrenzte Dokumente
- bis 20 Kunden
- Integration von Datev, Lexware-Integration und anderen vorbereitet
- XRechnung
- Steuerberaterzugang
- Persönliches Onboarding
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Preis
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12,00 Euro/Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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FastBill Solo
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Eigenschaften
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- XRechnung
- Post- und Mailversand
- Kundenverwaltung
- Banking
- Datev-Export für Steuerberater
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Zeiterfassung
- Module für zusätzliche Funktionen gegen Aufpreis
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Preis
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9,00 Euro / Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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Invoice-Portal
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Eigenschaften
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- XRechnung
- Web-Formulare
- 10 Rechnungen pro Jahr
- Speicherung von Rechnungen, allerdings nur für drei Monate
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Preis
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Kostenlos: zum Angebot >> |
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Produkt
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InvoiceSimple Starter
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Eigenschaften
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-
3 Rechnungen/Kostenvoranschläge pro Monat
- Web-Formular für Rechnungen
- Rechnungsübersicht
- Design-Auswahl
- Kundenverwaltung
- Artikelverwaltung
- 24/7 Support
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Preis
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2,99 Euro / Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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Online-Rechnungen.de
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Eigenschaften
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- Rechnungsversand auch per Post
- Unbegrenzte Anzahl an Rechnungen erstellen
- bis 100 Kontakte
- bis 100 Produkte
- Zusatzmodul: Schnittstelle zu Amazon, eBay & Magento
- Jahres- und Monatsstatistiken
- Datev-Export
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Preis
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4,00 Euro / Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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Papierkram Free
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Eigenschaften
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- Online Buchhaltung
- Kontaktverwaltung (CRM)
- Angebote und Rechnungen erstellen
- Ausgaben erfassen Belegmanagement
- Stammdaten konfigurieren
- Waren und Dienstleistungen erfassen
- Projektverwaltung
- Zeiterfassung auch via App
- GoBD-zertifiziertes Dokumentenmanagement und XRechnung nach Upgrade auf kostenpflichtigen Tarif
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Preis
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Kostenlos: zum Angebot >> |
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Produkt
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Rechnungen-Muster
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Eigenschaften
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- Rechnungsgenerator
- Alle Angaben müssen manuell eingegeben oder eingestellt werden.
- kein Dokumentenmanagement
- keine XRechnung
- keine Rechnungsverfolgung (Mahnwesen)
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Preis
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Kostenlos: zum Angebot >>
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Produkt
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Rechnungen-schreiben.de
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Eigenschaften
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- Rechnungsgenerator
- Rechnungsvorlagen
- Alle Angaben müssen manuell eingegeben werden.
- kein Dokumentenmanagement
- keine XRechnung
- keine Rechnungsverfolgung (Mahnwesen)
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Preis
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Kostenlos: zum Angebot >> |
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Produkt
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sevDesk Rechnungen schreiben
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Eigenschaften
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- XRechnung
- Angebote erstellen
- Rechnungen schreiben
- Zahlungserinnerungen
- DATEV- / ADDISON Exporte
- Verknüpfung zum Steuerberater
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Preis
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8,90 Euro / Monat: zum Angebot >> |
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Produkt
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VR Smart-Guide: Rechnung
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Eigenschaften
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- XRechnung
- Einfache, schnelle und rechtssichere Rechnungsstellung.
- Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Anwendung.
- Direkte Verknüpfung mit Angeboten, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen.
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Preis
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Kostenlose Testphase: zum Angebot >> |
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Produkt
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Windream: Digitale Rechnungsverarbeitung
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Eigenschaften
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- Automatische Rechnungsverarbeitung mit Workflows
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD und UStG
- Standardisierte Rechnungsformate, z.B. ZUGFerD, XRechnung
- Transparente und protokollierte Prozesse (Historie)
- Berichtsfunktionen Verarbeitung von Eingangsrechnungen
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Preis
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Auf Anfrage: zum Angebot >> |
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Produkt
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Zervant: Kostenloses Rechnungsprogramm
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Eigenschaften
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- Rechnungsgenerator
- XRechnung,
- Mahnwesen und Zeiterfassung gegen Aufpreis
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Preis
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Kostenlos: zum Angebot >> |
XRechnung und Peppol online
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Produkt
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Capevision: SmartPath
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Eigenschaften
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- Umwandlung von Rechnung als XRechnung
- Versand über Peppol
- Empfang von XRechnung und Umwandlung in andere Formate
- Dokumentenmanagement gemäß DSGVO und GoBD
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Preis
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Auf Anfrage: zum Angebot >> |
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Produkt
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Ecosio
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Eigenschaften
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- Versand von XRechnungen
- Versand über Peppol
- Empfang von XRechnung und Umwandlung in andere Formate
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Preis
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Auf Anfrage: zum Angebot >> |
letzte Änderung W.V.R. am 13.04.2023
Autor(en):
Wolff von Rechenberg
Bild:
Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov
|
Autor:in
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