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Rechnung online erstellen - Vergleich und Marktübersicht

Wolff von Rechenberg
Online Rechnungen zu erstellen, kann für viele Unternehmen und Freiberufler eine große Hilfe sein. Einfach die Daten eingeben, der Rechnungsgenerator erstellt daraus eine professionelle Rechnung. Doch die Online-Rechnung achtet ganz nebenbei auch darauf, dass der Nutzer die Rechnungsdaten vollständig einträgt. Bei der Auswahl eines geeigneten Angebots gibt es einige wichtige Punkte, die man beachten sollte, damit die Rechnungen sicher, rechtssicher und effizient erstellt werden. Rechnungswesen-Portal.de erklärt, worauf man achten sollte, und hat einige Angebote in einer Übersicht von Rechnungsportalen zusammengestellt.
Online-Rechnungen: Worauf man achten sollte

Was kostet die Online-Rechnung?

Grundsätzlich ist der Rechnungslauf eine Grundfunktion jeder Online-Buchhaltung. Wer bereits ein Buchhaltungsprogramm online oder auf dem PC nutzt, braucht keine zusätzliche Lösungen für den Rechnungsversand. Viele Portale, auf denen Nutzer online Rechnungen erstellen können, bieten diesen Dienst kostenlos an. Diese Angebote enthalten jedoch oft kein Dokumentenmanagement für die Sicherung der Belege und können keine XRechnungen versenden.

Mit solchen fortgeschrittenen Funktionen können die kostenpflichtigen Programme punkten. Zwar stellen auch diese Anbieter oft kostenlose Versionen zur Verfügung. Dabei handelt es sich jedoch oft um Testzugänge, die entweder im Funktionsumfang oder in der Leistung stark beschränkt sind. Diese Angebote eignen sich oft nicht für einen produktiven Einsatz.

Die von uns zusammengetragenen Lösungen für eine Online-Rechnung lassen sich in drei unterschiedliche Kategorien einteilen:
  1. Rechnungsgeneratoren dienen einfach dazu, Rechnungen optisch ansprechend zu gestalten, um sie anschließend als PDF versenden zu können.
  2. Online-Rechnungsportale erlauben den Versand der Rechnung direkt aus der Anwendung. Auch das Erstellen von XRechnungen ist oft vorbereitet. Andere Funktionen (Mahnwesen, Dokumentenablage etv.) finden sich entweder nur begrenzt oder gar nicht.
  3. Online-Rechnungsverwaltungen bieten zusätzlich etwa ein Dokumentenmanagement, ein umfangreiches Mahnwesen, eine Zeiterfassung oder die Möglichkeit, auch Eingangsrechnungen digital zu verbuchen. 

Da der Rechnungslauf mit XRechnung über Peppol an Bedeutung zunimmt, gibt es zudem Portale, die eine Art Mittlerdienst anbieten. Dort können Unternehmen ihre Rechnungen als XRechnungen einstellen und dann über das öffentliche Verwaltungsnetzwerk Peppol versenden. Zwei Portale haben wir am Ende der Übersicht angefügt. Dazu wollen wir uns anschauen, was sich hinter diesen Begriffen verbirgt:

Stichwort Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden (Quelle: Bundesregierung, s. Webtipps). Den Versand über das Peppol-Netzwerk dürfen nur zertifizierte Dienstleister anbieten. 

Stichwort XRechnung
Mit einer XRechnung versendet der Rechnungsteller mit seiner Rechnung einen XML-Code, der alle Daten der Rechnung enthält. Beim Rechnungsempfänger werden diese Daten automatisch ausgelesen und verbucht. Behörden und öffentliche Verwaltungen dürfen Rechnungen nur noch als XRechnung entgegennehmen. Unternehmen werden nach und nach folgen. Die großen Buchhaltungsprogramme können XRechnungen versenden und auslesen. Auch viele spezielle Portale für das Erstellen von Rechnungen beherrschen diese Standards. Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, sollten bei der Auswahl darauf achten.


Online Rechnungen stellen: Darauf sollten Unternehmen achten

Die kostenlosen Angebote eignen sich eher für Kleinunternehmer, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben müssen. Sobald ein Unternehmer zusätzliche Funktionen braucht, führt kein Weg an einer kostenpflichtigen Rechnungslösung vorbei. Wer sich dafür entscheidet, Rechnungen online zu erstellen, sollte einige wichtige Dinge beachten. So begrenzen einige Anbieter die Anzahl der Rechnungen, die man im Monat stellen kann.
  1. Datenschutz: Zunächst sollte die gewählte Plattform sicher sein und Daten verschlüsselt übertragen. Dies ist bei allen Angeboten in der Übersicht der Fall. Angebote mit Dokumentenspeicher sollten auch hier alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. 
  2. Gesetzliche Anforderungen: Jede Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung entsprechen. entsprechen und alle notwendigen Angaben enthalten. Eine gute Software sollte dabei helfen, dies automatisch zu erledigen. Die Anbieter in unserer Liste versprechen dies auch. 
  3. Direktversand: Die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der Software heraus zu versenden und den Zahlungsstatus zu verfolgen, ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl. Denn nur dann spart der Nutzer tatsächlich kostbare Zeit. Einige Angebote bieten sogar eine Schnittstelle zum Versand von Briefen.
  4. Zahlungsverfolgung: Eine Zahlungsverfolgung mit Mahnfunktion kann zusätzlich Zeit und Arbeit sparen. 
  5. Eingangsrechnung: Die konsequente Digitalisierung des Rechnungswesens setzt voraus, dass Unternehmen auch ihre eingehenden Rechnungen digitalisieren können. 
  6. Dokumentenablage: Einige Angebote umfassen eine sichere Speicherung der Rechnungen. Wichtig: Für Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren. 
  7. XRechnung: Behörden und öffentliche Verwaltungen dürfen Rechnungen nur noch digital als XRechnung annehmen. Wer Aufträge für die öffentliche Verwaltung abrechnen will, braucht ein Tool, das XRechnungen erzeugen kann. 
  8. Letztendlich sollte die Software einfach zu bedienen sein und den individuellen Bedürfnissen entsprechen. 

Übersicht: Online-Rechnungen

Produkt B2Brouter Basic
Eigenschaften
  • XRechnung 
  • Unbegrenzter Versand von elektronischen Rechnungen
  • Rechnungsversand über Peppol 
  • Kundenverwaltung
  • Speicherung der Rechnungen – allerdings nur für drei Monate
Preis Gratis: zum Angebot >>


Produkt Buhl MeinBüro Web
Eigenschaften
  • Mit wenigen Klicks professionelle Rechnungen
  • Vorlagen oder eigenes Briefpapier. 
  • Pflichtangaben werden automatisch ergänzt. 
  • Der Rechnungsstatus lässt sich verfolgen, sodass keine Rechnung offen bleibt.
Preis 6,00 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt Easybill Basic
Eigenschaften
  • Rechnungsversand 
  •  Unbegrenzte Dokumente 
  •  bis 20 Kunden 
  •  Integration von Datev, Lexware-Integration und anderen vorbereitet 
  •  XRechnung 
  • Steuerberaterzugang 
  • Persönliches Onboarding
Preis 12,00 Euro/Monat: zum Angebot >>


Produkt FastBill Solo
Eigenschaften
  • XRechnung 
  • Post- und Mailversand 
  • Kundenverwaltung 
  • Banking 
  • Datev-Export für Steuerberater 
  • Umsatzsteuervoranmeldung 
  • Zeiterfassung 
  • Module für zusätzliche Funktionen gegen Aufpreis
Preis 9,00 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt Invoice-Portal
Eigenschaften
  • XRechnung 
  • Web-Formulare 
  • 10 Rechnungen pro Jahr 
  • Speicherung von Rechnungen, allerdings nur für drei Monate
Preis Kostenlos: zum Angebot >>


Produkt InvoiceSimple Starter
Eigenschaften
  • 3 Rechnungen/Kostenvoranschläge pro Monat 
  • Web-Formular für Rechnungen 
  • Rechnungsübersicht 
  • Design-Auswahl 
  • Kundenverwaltung 
  • Artikelverwaltung 
  • 24/7 Support
Preis 2,99 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt Likvi
Eigenschaften
  • Zugriff auf alle Funktionen 
  • Kostenloser Steuerberater Zugang 
  • DATEV-Export 
  • Jederzeit kündbar
Preis 8,00 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt Online-Rechnungen.de
Eigenschaften
  • Rechnungsversand auch per Post 
  • Unbegrenzte Anzahl an Rechnungen erstellen 
  • bis 100 Kontakte 
  • bis 100 Produkte 
  • Zusatzmodul: Schnittstelle zu Amazon, eBay & Magento 
  • Jahres- und Monatsstatistiken 
  • Datev-Export
Preis 4,00 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt Papierkram Free
Eigenschaften
  • Online Buchhaltung 
  • Kontaktverwaltung (CRM) 
  • Angebote und Rechnungen erstellen 
  • Ausgaben erfassen Belegmanagement 
  • Stammdaten konfigurieren 
  • Waren und Dienstleistungen erfassen 
  • Projektverwaltung 
  • Zeiterfassung auch via App 
  • GoBD-zertifiziertes Dokumentenmanagement und XRechnung nach Upgrade auf kostenpflichtigen Tarif
Preis Kostenlos: zum Angebot >>


Produkt Rechnungen-Muster
Eigenschaften
  • Rechnungsgenerator 
  •  Alle Angaben müssen manuell eingegeben oder eingestellt werden. 
  • kein Dokumentenmanagement 
  •  keine XRechnung 
  •  keine Rechnungsverfolgung (Mahnwesen)
Preis Kostenlos: zum Angebot >>


Produkt Rechnungen-schreiben.de
Eigenschaften
  • Rechnungsgenerator 
  • Rechnungsvorlagen 
  • Alle Angaben müssen manuell eingegeben werden. 
  • kein Dokumentenmanagement 
  • keine XRechnung 
  • keine Rechnungsverfolgung (Mahnwesen)
Preis Kostenlos: zum Angebot >>


Produkt sevDesk Rechnungen schreiben
Eigenschaften
  • XRechnung 
  • Angebote erstellen 
  • Rechnungen schreiben 
  • Zahlungserinnerungen 
  • DATEV- / ADDISON Exporte 
  • Verknüpfung zum Steuerberater
Preis 8,90 Euro / Monat: zum Angebot >>


Produkt VR Smart-Guide: Rechnung
Eigenschaften
  • XRechnung 
  • Einfache, schnelle und rechtssichere Rechnungsstellung. 
  • Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Anwendung. 
  • Direkte Verknüpfung mit Angeboten, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen.
Preis Kostenlose Testphase: zum Angebot >>


Produkt Windream: Digitale Rechnungsverarbeitung
Eigenschaften
  • Automatische Rechnungsverarbeitung mit Workflows 
  • Revisionssichere Archivierung nach GoBD und UStG 
  • Standardisierte Rechnungsformate, z.B. ZUGFerD, XRechnung 
  • Transparente und protokollierte Prozesse (Historie) 
  • Berichtsfunktionen Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Preis Auf Anfrage: zum Angebot >>


Produkt Zervant: Kostenloses Rechnungsprogramm
Eigenschaften
  • Rechnungsgenerator 
  • XRechnung, 
  • Mahnwesen und Zeiterfassung gegen Aufpreis
Preis Kostenlos: zum Angebot >>


XRechnung und Peppol online

Produkt Capevision: SmartPath
Eigenschaften
  • Umwandlung von Rechnung als XRechnung
  • Versand über Peppol
  • Empfang von XRechnung und Umwandlung in andere Formate
  • Dokumentenmanagement gemäß DSGVO und GoBD
Preis Auf Anfrage: zum Angebot >>


Produkt Ecosio
Eigenschaften
  • Versand von XRechnungen
  • Versand über Peppol
  • Empfang von XRechnung und Umwandlung in andere Formate
Preis Auf Anfrage: zum Angebot >>





letzte Änderung W.V.R. am 13.04.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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