Fahrtenbuch-Programme im Vergleich

Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen bekommt, darf ihn in der Regel auch privat nutzen. Diesen geldwerten Vorteil muss man jedoch versteuern. Dies kann man entweder mit der so genannten 1-Prozent-Regelung tun oder man nutzt ein Fahrtenbuch. Wer die realen Kosten von der Steuer absetzen will, kommt um das Fahrtenbuch nicht herum. Wir haben 10 Programme unter die Lupe genommen.

Das Führen eines Fahrtenbuches ist die einzige Möglichkeit die realen Kosten des Dienstwagen absetzen zu können. Allgemein lohnt sich das Fahrtenbuch je höher der Anteil der Dienstfahrten ist. Die Vorgaben an das Fahrtenbuch sind jedoch sehr streng und der Aufwand groß. Sollte das Finanzamt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen, war alles umsonst.
Tipp: Wer nicht sicher ist, ob er ein Fahrtenbuch nutzen oder die 1-Prozent-Regel nutzen sollte, dem raten wir auch bereits im ersten Jahr ein Fahrtenbuch zu führen. Die Entscheidung muss erst bei der Erstellung der Steuererklärung fallen. Allerdings dürfen Steuerzahler sogar dann noch zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel wechseln, wenn sie die Steuererklärung schon abgegeben haben. Das hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden (Az: 5 K 2268/06). Erst wenn der Steuerbescheid rechtskräftig ist, geht nichts mehr.

Es ist also wichtig, dass das Fahrtenbuch finanzamtkonform arbeitet. Dabei gelten folgende Anforderungen:
  • Datum
  • Reisestrecke sowie Reiseziel
  • Aufgesuchter Kunde bzw. Geschäftspartner
  • Reisezweck
  • Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt

Auch private Fahrten müssen erfasst werden. Hier reichen jedoch die Kilometerstände. Wichtig ist, dass das Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah, also bereits im Auto, geführt wird. Auch das versucht das Finanzamt zu kontrollieren.

Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an das Fahrtenbuch in einem Urteil vom 1. März 2012 noch einmal formuliert (Az: VI R 33/10).
  • Nutzt ein Unternehmer mehrere Autos für Dienstfahrten, muss er für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch* führen.
  • Fahrtenbücher dürfen nicht nachträglich änderbar sein und auch das nachträgliche Austauschen einzelner Seiten sollte nicht ohne Weiteres möglich sein. Die Nutzung von Excel ist also nicht gestattet.
  • Flüchtigkeitsfehler beim Führen des Fahrtenbuchs, Durchstreichungen und Korrekturen gefährden die Glaubwürdigkeit.
  • Die Aufzeichnungen müssen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. Jede Fahrt einzeln aufgelistet werden.
  • Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein. Die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss durch Belege beweisbar sein. 
  • Umwege, beispielsweise fürs Tanken, müssen ebenfalls aufgelistet sein.

Tatsächliche Kosten eines Dienstwagens

Die realen Kosten pro Kilometer ermittelt man, indem man die für den Dienstwagen angefallenen Kosten durch die im Jahr gefahrenen Kilometer teilt. Zu den Kosten zählen:
  • Kraftstoff, Öl und weitere Betriebsstoffe,
  • Reparatur- und Inspektionskosten sowie Wagenpflege,
  • Ersatzteile,
  • Steuer und Versicherungen,
  • Garagenmiete
  • Zinsen für PKW-Anschaffungsdarlehen.
  • Abschreibungen

Das elektronische Fahrtenbuch

Mittlerweile sind elektronische Fahrtenbücher auf dem Vormarsch. Diese können fest im Wagen eingebaut sein oder an der Bordsteckdose angeschlossen werden. Auch App Lösungen finden sich immer häufiger.
Gerade bei der Nutzung von Apps sollte man darauf achten, dass diese wirklich den hohen Anforderungen gerecht werden und dass man sie genauestens bedient. Andernfalls wird das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkannt.
Auch der Bedienungsumfang und die Auswertungsmöglichkeiten der App sollten beachtet werden und den eigenen Maßstäben genügen. Im Zweifel kann das Finanzamt oder der Hersteller des Programms helfen, wenn Zweifel daran bestehen, ob das Programm als Fahrtenbuch anerkannt wird.


Der Vergleich im Detail


Fahrtenbuch.jpg

Zur Detailansicht klicken Sie bitte auf das Bild.


Eine Übersicht für Fahrtenbuch-Software finden Sie hier >>


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letzte Änderung Torsten Elsner am 16.09.2019
Bild:  panthermedia.net / Arne Trautmann

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