Fahrtenbuch-Programme im Vergleich

Wolff von Rechenberg, Torsten Elsner
Wer von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen oder Dienstwagen bekommt, darf ihn in der Regel auch privat nutzen. Dadurch entsteht dem Nutzer ein sogenannter geldwerter Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil muss man versteuern. In der Regel besteuert das Finanzamt den Vorteil nach der 1-Prozent-Regel. Es gibt aber auch eine Alternative: das Fahrtenbuch. Dabei beziffert der Nutzer exakt die Kosten für die Privatnutzung des Wagens. Dabei können digitale Fahrtenbücher oder Fahrtenbuch-Programme helfen.

Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der Wagen tatsächlich überwiegend oder fast ausschließlich für Dienstfahrten genutzt wird. Faustregel: Je höher der Anteil der Dienstfahrten, desto eher lohnt sich die Aufzeichnung der Fahrten für den Steuerzahler. Denn nur mit dem Fahrtenbuch kann der Steuerzahler die realen Kosten seines Firmenwagens absetzen. Entsprechend streng sind die Anforderungen des Finanzamts an das Führen eines Fahrtenbuches. Sollte das Finanzamt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen, war alles umsonst.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Folgenden Anforderungen muss jedes Fahrtenbuch genügen:
  • Die Aufzeichnungen müssen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. 
  • Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. 
  • Dabei muss jede Fahrt einzeln aufgelistet werden. 
  • Umwege – etwa zur Tankstelle – müssen ebenfalls festgehalten werden.
  • Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein, dass heißt, die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss somit anhand von Belegen nachvollzogen werden können.

Für jede einzelne Fahrt muss das Fahrtenbuch folgende Angaben enthalten:
  • Datum
  • Reisestrecke sowie Reiseziel
  • Aufgesuchter Kunde bzw. Geschäftspartner
  • Reisezweck
  • Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt

Ein Fahrtenbuchprogramm kann dabei helfen. Aber auch das digitale Fahrtenbuch muss finanzamtskonform arbeiten. Besonders wichtig: Für das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das bedeutet, dass eine nachträgliche Änderung der ursprünglichen Angaben ausgeschlossen ist, oder entsprechende Änderungen per Programm dokumentiert werden müssen. 

Auch private Fahrten müssen erfasst werden. Hier reichen jedoch die Kilometerstände. Wichtig ist, dass das Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah, also bereits im Auto, geführt wird. Auch das versucht das Finanzamt zu kontrollieren.

Tatsächliche Kosten eines Dienstwagens

Die realen Kosten pro Kilometer ermittelt man, indem man die für den Dienstwagen angefallenen Kosten durch die im Jahr gefahrenen Kilometer teilt. Zu den Kosten zählen:
  • Kraftstoff, Öl und weitere Betriebsstoffe,
  • Reparatur- und Inspektionskosten sowie Wagenpflege,
  • Ersatzteile,
  • Steuer und Versicherungen,
  • Garagenmiete
  • Zinsen für PKW-Anschaffungsdarlehen.
  • Abschreibungen

Das elektronische Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuchprogramm ist eine Software, die dabei hilft, Fahrten zu dokumentieren und ein Fahrtenbuch zu führen. Es gibt verschiedene Arten von Fahrtenbuchprogrammen, und alle können die relevanten Informationen zu deinen Fahrten einzugeben, wie Datum, Uhrzeit, Start- und Zielort, Kilometerstand und den Zweck der Fahrt. Einige Programme bieten auch die Möglichkeit, die Art des Fahrzeugs und den Fahrer zu erfassen.

Ein Fahrtenbuchprogramm kann dabei helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Schließlich muss der Fahrer nicht mehr manuell alle Informationen in ein Papier-Fahrtenbuch eintragen. Außerdem können viele Programme automatisch die Entfernung zwischen Start- und Zielort berechnen und somit die Kilometerangaben für dich übernehmen. Noch weiter gehen die Smartphone-Apps. Sie ermitteln anhand der Karten-App (Google Maps etc.) Start- und Zielort.

Wer du ein Fahrtenbuchprogramm nutzt, sollte jedoch darauf achten, dass es den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Das bedeutet, dass es alle erforderlichen Informationen enthält und eine lückenlose Dokumentation aller Fahrten gewährleistet. Insgesamt kann ein Fahrtenbuchprogramm eine nützliche Unterstützung sein, um das Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen und so Steuervorteile zu nutzen.

Elektronisches Fahrtenbuch: Apps, Module und GPS

Auf der Suche nach dem richtigen Fahrtenbuch-Programm sollte zunächst der Funktionsumfang zählen. Das Satellitenortungsprogramm GPS zählt mittlerweile zum Standard. Wer nur seinen eigenen Firmenwagen erfassen will, kann zu einer der Apps fürs Smartphone greifen. Das ist die einfachste Lösung. Allerdings können dabei Zusatzkosten entstehen, was ein Diensthandy voraussetzt. Eine Alternative stellen GPS-Module dar, die sich per OBD-Stecker im Auto betreiben lassen. Andere Hersteller bündeln das digitale Fahrtenbuch mit einem autarken Gerät, das fest im Fahrzeug verbaut wird.
Wichtig: Ein Fahrtenbuchprogramm sollte alle Daten revisionssicher gemäß den GOBD speichern, andernfalls handelt es sich nur um ein digitales Privatspielzeug. Alle hier ausgewählten Produkte versprechen das. In der Regel bieten Hersteller einen kostenlosen Testzeitraum an. Diesen Zeitraum sollten Kunden nutzen, um gemeinsam mit dem Steuerberater zu prüfen, ob das Programm dieses Versprechen hält.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kompatibilität mit dem Betriebssystem und dem Fahrzeug. Nicht alle Programme sind mit jedem Auto oder jeder App kompatibel, und PC-Fahrtenbuchprogramme setzen in der Regel Windows voraus. Apple-Nutzer müssen zu einer anderen Lösung greifen.  Natürlich zählt am Ende auch der Preis. Wer auf die automatische Erfassung der Fahrten verzichtet, kann sparen. PC-Programme erfordern zwar die manuelle Eingabe aller Daten der Fahrt, ermöglichen dies aber auch für große Fuhrparks und das bei einem einmaligen Anschaffungspreis.

Der Vergleich im Detail

Produkt Accredis Elektronisches Fahrtenbuch
Eigenschaften
  • Fest eingebautes Gerät oder Modul für den OBD-Anschluss im Fahrzeug (Plug & Play)
  • Nachträglich erlaubte Ergänzungen nur innerhalb der 7 Tage Änderungsfrist möglich, werden den Anforderungen entsprechend gekennzeichnet. 
  • Nicht erlaubte Veränderungen sind ausgeschlossen (BFH, Urteil vom 16. November 2005 VI R 64/04, BFH/NV 2006). 
  • Manipulationssicher – Jede Fahrt wird ordnungsgemäß dokumentiert und die Rahmendaten sowie Datum, Uhrzeit, Gesamtkilometerstand, zurückgelegte Strecke können nicht geändert oder gelöscht werden.
  • Alle Daten 10 Jahre Aufbewahrungsfrist verschlüsselt gespeichert. 
Preis Auf Anfrage: zum Angebot >>


Produkt AutoLogg
Eigenschaften
  • GPS-Modul für Anschlüsse in Ford, BMW, Mercedes Benz und Porsche
  • inkl. Smartphone App
  • Finanzamt- und DSGVO-konforme digitale Fahrtenbuch-Lösung zur automatischen Erfassung und sicheren Verwaltung von Fahrten.
  • Web-Plattform für die Verwaltung von Flotten.
  • Erfüllt Anforderungen der Finanzbehörden aus Deutschland und Österreich.
Preis 15 Euro (brutto) / Monat: zum Angebot >>


Produkt Fleetize Fahrtenbuch
Eigenschaften
  • OBD-Modul zum Anstecken im Fahrzeug.
  • Bis zu 85% der für das Finanzamt relevanten Fahrtenbuchinformationen werden vollautomatisch und während der Fahrt erfasst, live übertragen und unveränderbar abgespeichert. 
  • Jede einzelne Fahrt erscheint nach Fahrtende im Benutzerzugang. Weitere Angaben können per Smartphone oder PC ergänzt werden.
  • Speicherung auf deutschen Servern.
  • Fahrtenbuch kann jederzeit in monatlichen Abständen als geschütztes und nicht veränderbares PDF-Dokument heruntergeladen und an Steuerberater oder Finanzamt weitergegeben werden.
Preis 17,95 Euro (netto) / Monat: zum Angebot >>


Produkt GPS CarMagic Logger App
Eigenschaften
  • Smartphone-App
  • Fahrtenbuch nach den Richtlinien der deutschen Finanzbehörden
  • App nutzt Mobilfunkverbindung und GPS-Empfänger des Smartphones
  • Weitere Angaben (Reisezweck etc.) per App oder PC online
Preis 95,00 Euro (brutto) / Jahr: zum Angebot >>


Produkt KFZ-Fahrtenbuch Pro
Eigenschaften
  • Streckenaufzeichnung durch Smartphone App
  • Rechtssicherer Finanzamt Modus
  • Intelligente Adressvervollständigung
  • Spracherkennung
  • Zugriff auf lokales Adressbuch
  • DSGVO-konform
  • Belegverwaltung
  • Datenexport nach CSV / Excel
Preis 4,19 Euro (netto) / Monat (jährliche Zahlungsweise): zum Angebot >>


Produkt Lexware elektronisches Fahrtenbuch
Eigenschaften
  • GPS-Fahrtenbuch-Stecker für das Auto.
  • Fahrten werden automatisch aufgezeichnet.
  • Fahrten auf dem Smartphone oder PC kategorisieren (App).
  • Erfüllt alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden.
Preis 19,90 Euro (netto) / Monat: zum Angebot >>


Produkt ProVerDa
Eigenschaften
  • Fahrtenerfassung über fest eingebautes Telematikgerät für besonders genaue Positionsbestimmung per GPS.
  • fälschungssicher und erfüllt alle Anforderungen des Finanzamtes. 
  • Erinnerungsfunktionen sorgen für eine zeitnahe Bearbeitung. 
  • Dienstfahrten, Arbeitswege und Privatfahrten werden unterschieden.
  • Angaben können nach dem Periodenabschluss nicht mehr geändert werden.
Preis Auf Anfrage: zum Angebot >>


Produkt SoftwareNetz Fahrtenbuch 3
Eigenschaften
  • Für PC (Windows).
  • Kein GPS-Tracking.
  • Im Finanzamt-konformen Modus sind Änderungen nur bedingt möglich und alle Änderungen werden, wie vom Finanzamt. gefordert, festgehalten.
  • Mandantenfähig.
  • Beliebig viele Fahrzeuge.
  • Berechnung sämtlicher Fahrtkosten.
Preis 49,90 Euro (brutto): zum Angebot >>


Produkt TravelControl Komplettpaket
Eigenschaften
  • Aufzeichnung der Fahrten durch mitgeliefertes GPS-Gerät.
  • Zwischenspeicherung auf Chipkarte.
  • Vervollständigung am PC mit Chipkartenlesegerät.
  • Speicherung der Daten nur lokal, nicht in der Cloud.
  • Anforderungen des Finanzamtes werden erfüllt.
  • TÜV geprüft und zertifiziert.
Preis 990,00 Euro (netto): zum Angebot >>


Produkt WISO Fahrtenbuch 2023
Eigenschaften
  • Für Windows-PC.
  • Finanzamtkonforme Fahrtenbücher für das Geschäftsjahr 2023.
  • Kompatibel mit Fahrtenbuch-Apps (kostenpflichtig). 
  • Beliebig viele Fahrzeuge parallel verwalten.
  • Auswertungen über Kraftstoffverbrauch, Ausgaben für Reparaturen, Fahrstrecken und Fahrleistung u.v.m. 
  • Vergleichsrechner: Pauschalregelung oder Fahrtenbuchmethode.
  • Kfz-Steuer-Rechner.
  • Ermittlungshilfe für Verpflegungsmehraufwendungen. 
Preis 14,99 Euro (brutto): zum Angebot >>





Quelle: Bildagentur PantherMedia / AnnaOmelchenko
letzte Änderung W.V.R. am 30.03.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg, Torsten Elsner
Bild:  panthermedia.net / Arne Trautmann


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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