Ratgeber Fahrtenbuch mit kostenloser Fahrtenbuchvorlage

Tipp: Wer nicht sicher ist, welche Variante für ihn die beste ist, sollte auf jeden Fall im ersten Jahr ein Fahrtenbuch führen. Die Entscheidung muss erst bei der Erstellung der Steuererklärung fallen. Allerdings dürfen Steuerzahler sogar dann noch zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel wechseln, wenn sie die Steuererklärung schon abgegeben haben. Das hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden (Az: 5 K 2268/06). Erst wenn der Steuerbescheid rechtskräftig ist, geht nichts mehr.

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Anforderungen an das Fahrtenbuch

• Datum
• Reisestrecke sowie Reiseziel
• Aufgesuchter Kunde bzw. Geschäftspartner
• Reisezweck
• Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt

1. Für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch. Nutzt ein Unternehmer mehrere Autos für Dienstfahrten, muss er für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen.
2. Es sollte sich um ein gebundenes Fahrtenbuch handeln. Ein nachträgliches Austauschen einzelner Seiten sollte nicht ohne Weiteres möglich sein.
3. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Eintragungen sind direkt nach einer Fahrt vorzunehmen.Nachträgliche ergänzende Aufzeichnungen sind nicht gestattet. Flüchtigkeitsfehler beim Führen des Fahrtenbuchs, Durchstreichungen und Korrekturen gefährden die Glaubwürdigkeit des gesamten Fahrtenbuchs.
4. Die Aufzeichnungen müssen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. Dabei muss jede Fahrt einzeln aufgelistet werden.
5. Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein, dass heißt, die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss durch Belege beweisbar sein.   
6. Wichtig für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Umwege, beispielsweise fürs Tanken, müssen ebenfalls penibel aufgelistet sein.

Anforderungen genau nehmen

Beispiel: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass für regelmäßig aufgesuchte Kunden auch die Angabe einer Kundennummer reicht . Dafür müssen Identität und Adresse des Kunden aus anderen Unterlagen zweifelsfrei hervorgehen. In einem anderen Urteil hat der BFH die Richtlinien insgesamt etwas gelockert (Az: VI R 38/06): Ist das Fahrtenbuch insgesamt plausibel, sollten Finanzämter über kleinere Mängel hinwegsehen. Experten raten jedoch davon ab, sich auf Vereinfachungen zu verletzen. Das Fahrtenbuch ist ein sogenannter Eigenbeleg des Steuerzahlers. die Finanzämter prüfen deshalb besonders gründlich.

Tatsächliche Kosten eines Dienstwagens

Interessant ist das Fahrtenbuch auch deswegen, weil nur so die tatsächlichen Kosten eines Autos steuerlich absetzbar sind. Die realen Kosten pro Kilometer ermittelt ein Fahrzeughalter, indem er über zwölf Monate die für den Dienstwagen angefallenen Kosten durch die im Jahr gefahrenen Kilometer teilt. Zu den Kosten zählen:

• Kraftstoff,
• Öl und ähnliche Betriebsstoffe,
• Reparaturen/Inspektionen sowie für Wagenpflege,
• Ersatzteile,
• Versicherungen,
• Kfz-Steuer,
• Garagenmiete und
• Zinsen für PKW-Anschaffungsdarlehen.
• Abschreibungen

Das elektronische Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen. Grundsätzlich teilen alle Vorlagen für das Fahrtenbuch dasselbe Problem: Sie sind nicht gebunden und dadurch leichter zu manipulieren als ein gebundenes Fahrtenbuch. Wer Fahrtenbuchvorlagen benutzt, darf die Eintragungen nicht am PC vornehmen: 

1. Wer seinen PC nicht überall hin mitnimmt, der wird kaum behaupten können, dass er die Fahrten unmittelbar nach der Fahrt eingetragen hat.
2. Einträge in Computerdateien lassen sich jederzeit ohne erkennbare Spur ändern. Das widerspricht dem Dokumentencharakter des Fahrtenbuchs.

Elektronische Fahrtenbücher lassen sich auch mit speziellen Computerprogrammen führen. Auch hier gilt: Die Vorgaben der GoBD müssen eingehalten werden.

Muster-Vorlage für das Fahrtenbuch

Diese Vorlage für ein Fahrtenbuch entspricht vom Tabellen-Aufbau den gesetzlichen Anforderungen eines Fahrtenbuches. Wichtig!! Eintragungen müssen handschriftlich auf dem ausgedruckten Blatt erfolgen und dürfen nicht nur direkt in der Datei erfolgen. Diese Vorlage muss ausgedruckt und am besten gebunden werden, damit alle Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt sind. Trotz fachlicher Prüfung können wir jedoch für die Richtigkeit dieser Vorlage keine Haftung übernehmen.



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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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