Ratgeber Fahrtenbuch mit kostenloser Fahrtenbuchvorlage

Wer alle Ausgaben für den Dienstwagen von der Steuer absetzen will, der muss ein Fahrtenbuch führen. Steuerexperten raten dennoch zur Vorsicht. Die Vorschriften sind streng, der Aufwand groß. Und wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt war alles umsonst.

Steuerlich absetzbar ist ein Dienstwagen nur auf zwei Wegen. Der Gesetzgeber lässt die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regel oder dem Fahrtenbuch. Nur wer Fahrtenbuch führt, kann die realen Kosten für alle Dienstfahrten von der Steuer absetzen. Aber: Die 1-Prozent-Regel ist einfach, das Fahrtenbuch kompliziert. 

Das Fahrtenbuch lohnt sich je höher der Anteil der Dienstfahrten ist.

Tipp: Wer nicht sicher ist, welche Variante für ihn die beste ist, sollte auf jeden Fall im ersten Jahr ein Fahrtenbuch führen. Die Entscheidung muss erst bei der Erstellung der Steuererklärung fallen. Allerdings dürfen Steuerzahler sogar dann noch zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel wechseln, wenn sie die Steuererklärung schon abgegeben haben. Das hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden (Az: 5 K 2268/06). Erst wenn der Steuerbescheid rechtskräftig ist, geht nichts mehr.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Für Dienstfahrten muss das Fahrtenbuch die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Reisestrecke sowie Reiseziel
  • Aufgesuchter Kunde bzw. Geschäftspartner
  • Reisezweck
  • Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt


Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden. Das bedeutet: Auch privat gefahrene Kilometer gehören ins Fahrtenbuch. Allerdings verzichtet das Finanzamt hier auf weitere Angaben. Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an das Fahrtenbuch in einem Urteil vom 1. März 2012 noch einmal formuliert (Az: VI R 33/10).

  1. Für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch. Nutzt ein Unternehmer mehrere Autos für Dienstfahrten, muss er für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen.
  2. Es sollte sich um ein gebundenes Fahrtenbuch handeln. Ein nachträgliches Austauschen einzelner Seiten sollte nicht ohne Weiteres möglich sein.
  3. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Eintragungen sind direkt nach einer Fahrt vorzunehmen.Nachträgliche ergänzende Aufzeichnungen sind nicht gestattet. Flüchtigkeitsfehler beim Führen des Fahrtenbuchs, Durchstreichungen und Korrekturen gefährden die Glaubwürdigkeit des gesamten Fahrtenbuchs.
  4. Die Aufzeichnungen müssen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. Dabei muss jede Fahrt einzeln aufgelistet werden.
  5. Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein, dass heißt, die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss durch Belege beweisbar sein.   
  6. Wichtig für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Umwege, beispielsweise fürs Tanken, müssen ebenfalls penibel aufgelistet sein.


Anforderungen genau nehmen

Wer von den Anforderungen abweicht, riskiert, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch* nicht anerkennt. Das gilt auch für Vereinfachungen., die grundsätzlich erlaubt sind.

Beispiel: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass für regelmäßig aufgesuchte Kunden auch die Angabe einer Kundennummer reicht . Dafür müssen Identität und Adresse des Kunden aus anderen Unterlagen zweifelsfrei hervorgehen. In einem anderen Urteil hat der BFH die Richtlinien insgesamt etwas gelockert (Az: VI R 38/06): Ist das Fahrtenbuch insgesamt plausibel, sollten Finanzämter über kleinere Mängel hinwegsehen. Experten raten jedoch davon ab, sich auf Vereinfachungen zu verletzen. Das Fahrtenbuch ist ein sogenannter Eigenbeleg des Steuerzahlers. die Finanzämter prüfen deshalb besonders gründlich. 

Tatsächliche Kosten eines Dienstwagens

Interessant ist das Fahrtenbuch auch deswegen, weil nur so die tatsächlichen Kosten eines Autos steuerlich absetzbar sind. Die realen Kosten pro Kilometer ermittelt ein Fahrzeughalter, indem er über zwölf Monate die für den Dienstwagen angefallenen Kosten durch die im Jahr gefahrenen Kilometer teilt. Zu den Kosten zählen:

  • Kraftstoff,
  • Öl und ähnliche Betriebsstoffe,
  • Reparaturen/Inspektionen sowie für Wagenpflege,
  • Ersatzteile,
  • Versicherungen,
  • Kfz-Steuer,
  • Garagenmiete und
  • Zinsen für PKW-Anschaffungsdarlehen.
  • Abschreibungen

Das elektronische Fahrtenbuch

Grundsätzlich teilen alle Vorlagen für das Fahrtenbuch dasselbe Problem: Sie sind nicht gebunden und dadurch leichter zu manipulieren als ein gebundesnes Fahrtenbuch. Wer Fahrtenbuchvorlagen benutzt, darf die Eintragungen nicht am PC vornehmen: 

  1. Wer seinen PC nicht überall hin mitnimmt, der wird kaum behaupten können, dass er die Fahrten unmittelbar nach der Fahrt eingetragen hat.
  2. Einträge in Computerdateien lassen sich jederzeit ohne erkennbare Spur ändern. Das widerspricht dem Dokumentencharakter des Fahrtenbuchs.

Elektronische Fahrtenbücher lassen sich auch mit speziellen Computerprogrammen führen. Doch auch hier gilt: Wer seinen PC nicht immer dabei hat, verstößt gegen die sofortige Eintragspflicht. Ob das Finanzamt ein solches elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, sollte man im Vorfeld klären.

Muster-Vorlage für das Fahrtenbuch

Diese Vorlage für ein Fahrtenbuch entspricht vom Tabellen-Aufbau den gesetzlichen Anforderungen eines Fahrtenbuches. Wichtig!! Eintragungen müssen handschriftlich auf dem ausgedruckten Blatt erfolgen und dürfen nicht nur direkt in der Datei erfolgen. Diese Vorlage muss ausgedruckt und am besten gebunden werden, damit alle Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt sind. Trotz fachlicher Prüfung können wir jedoch für die Richtigkeit dieser Vorlage keine Haftung übernehmen.

Fahrtenbuchvorlage mit Excel

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letzte Änderung W.V.R. am 09.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  PantherMedia / Arne Trautmann

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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08.08.2015 14:45:18 - Lars

Hallo , wie wird der Arbeitsweg versteuert ? Also fahren zwischen Wohnung und Büro ? Gibt es einen mindestanteil betrieblicher Fahrten den man erfüllen muss damit das Fahrtenbuch anerkannt wird ? Gruß Lars
[ Zitieren | Name ]

11.08.2015 08:22:19 - Gast

Hallo, übersichtlicher und leicht verdaulicher Beitrag :) @Lars: Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften müssen mindestens 50% betriebliche Fahrten nachgewiesen werden, damit die 1% Regel angewendet werden kann. Bei GmbH soll das wohl keine Rolle spielen. Gruß, CP1
[ Zitieren | Name ]

25.06.2018 11:13:15 - Roland Herrmann

Hallo, habe als selbstständiger Kurierfahrer mit eigenem PKw meinen Firmensitz zuhause. Ich habe dann gleichzeitig Ware von mehreren Kunden im Fahrzeug die ich in 2-3 Rundfahrten zustelle bevor ich wieder abends zu Hause am Firmensitz eintreffe. Wie soll ich da Reiseroute und Ziel, Zweck der Fahrt und Besuchte Personen, Firmen, Behörden in das Fahrtenheft eintragen. Für Taxifahrer und Fahrlehrer gibt es Erleichterungen, aber anscheinend nicht für Kurierdienste. Die 1% Regelung kostet mir 250,- € noch dazu für ein Fz das ich gebraucht privat angeschafft habe und deshalb nie einer Abschreibung unterlag. Mit freundlichen Grüßen Roland Herrmann
[ Zitieren | Name ]

26.06.2018 09:14:22 - Gast

Hallo Roland, 1%-Regel für einen Gebrauchten kann natürlich ganz schön weh tun. Wenn du zur Fahrtenbuchmethode wechseln willst, dann sehe ich keine andere Möglichkeit als jeden einzelnen Stop beim Kunden einzutragen. Gast
[ Zitieren | Name ]

21.07.2018 14:27:08 - Gast

Ich bin Einzelunternehmerin und habe einen Geschäftswagen. Wie ist das mit dem Fahrtenbuch, wenn ich vom Kundentermin direkt zu meinem Freund fahre ca. 50 km? Und am nächsten Tag von dort aus ca. 5 km zum Kunden fahre. Und nach dem Termin wieder zu meinem Freund Fahre? Mein Wohnort ist ca. 75 km von meinem Freund entfernt. Mit freundlichen Grüßen Daniela Metzeler
[ Zitieren | Name ]

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