Kassenführung und Bargeld-Einnahmen - Was ist zu beachten?

Trotz verschiedener elektronischer Zahlungsmöglichkeiten machen Bargeldeinnahmen in vielen Branchen noch immer einen Großteil des betrieblichen Umsatzes aus. Um hierbei möglichen Steuerbetrug einzuschränken, hat der Gesetzgeber in den vergangenen Jahren eine Reihe von Gesetzesänderungen und Verordnungen erlassen. Insbesondere bei der Kassenführung gelten strengere Vorgaben als noch vor einigen Jahren. Die derzeit öffentlich diskutierte „Bonpflicht“ ist dabei nur die Spitze des Eisbergs.

Diskussion um die Kassenbonpflicht

Seit Anfang 2020 erhalten Kundinnen und Kunden auch dort Kassenzettel, wo es sie zuvor oft nicht gab, etwa in Bäckereien. Grund dafür ist das bereits 2016 verabschiedete "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen", auch "Kassengesetz" genannt, das in der Abgabenordnung zu einer Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) geführt hat. Doch erst jetzt, da die Auswirkungen im Alltag zu spüren sind, wird öffentlich über die Sinnhaftigkeit der Belegausgabepflicht diskutiert.

Vor allem Gewerbetreibende beklagen die große Menge an Papierbons, die häufig bei ihnen verbleiben, weil die Kunden nicht verpflichtet sind, sie mitzunehmen. Da ein Großteil der Belege auf Thermopapier gedruckt werden, das verschiedene Chemikalien enthält, können die Zettel nicht einfach im Altpapier entsorgt werden. Auch wer als Kunde einen Bon auf Thermopapier mitnimmt, sollte diesen in den Restmüll geben, rät das Umweltbundesamt. Umweltschutzgründe werden ebenfalls gegen die Belegausgabepflicht ins Feld geführt.

Zwar kann der Beleg kann auch in digitaler Form ausgegeben werden (§ 6 Satz 3 KassenSichV). Dazu ist jedoch die Zustimmung des Kunden erforderlich, zudem muss dieser über die technischen Möglichkeiten zum Empfang eines solchen Belegs (z. B. eine entsprechende App auf dem Smartphone) verfügen. Ebenso ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 148 AO möglich, sie wird aber nach Angaben des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) in der Regel von den Finanzbehörden nicht gewährt.

Einzelaufzeichnungspflicht, Kassennachschau und tSE

Insgesamt sind die gesetzlichen Änderungen zu Bargeldeinnahmen und zur Kassenführung erheblich tiefgreifender. Schon 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Anforderungen an eine elektronische Registrierkasse in der sogenannten "Kassenrichtlinie" festgelegt. Zudem machte das Kassengesetz Ende 2016 die Aufzeichnung jedes einzelnen Kassenvorgangs zur Pflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, Einzelaufzeichnungspflicht).

Seit Anfang 2018 steht der Finanzverwaltung das Instrument der "Kassennachschau" zur Verfügung: Ihren Mitarbeitern muss auf Verlangen jederzeit Zugang zu den elektronischen Aufzeichnungen eines Kassensystems gewährt werden (§ 146b AO). Die Kassenführung muss also "kassensturzfähig" sein. Das  bedeutet, dass ein Prüfer anhand des Kassenbstandes überprüfen kann, dass die Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß sind und entsprechend in die Buchhaltung übertragen werden.

Neben der Belegausgabepflicht ist auch die Pflicht zu einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE; § 146a Abs. 1 AO) an elektronischen Kassensystemen zum 1. Januar 2020 wirksam geworden. Allerdings gewährt das Bundesfinanzministerium noch einen Aufschub: Bis 30. September 2020 beanstandet die Finanzverwaltung nicht, wenn die tSE fehlt (BMF-Schreiben vom 6. November 2019).

Die offene Ladenkasse

Es gibt weiterhin keine Verpflichtung, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen. Kleinstbetriebe oder Markthändler können nach wie vor die "offene Ladenkasse" verwenden. Für sie genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG), solange sie keine Registrierkasse oder andere elektronische Kassensysteme verwenden ("offene Ladenkasse").

Wichtig: Verwendet jedoch ein Kleingewerbetreibender – auch wenn er nicht dazu verpflichtet ist – ein Kassenbuch oder eine elektronische Kasse, müssen diese den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Zwar können Gewerbetreibende im Handel und Dienstleistungsbereich mit einer Vielzahl von Kunden und kleinen Beträgen (z. B. Bäcker, Friseur) aus Gründen der Zumutbarkeit auf die Einzelaufzeichnung verzichten (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Eine tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ist aber auch für sie Pflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), etwa in Form eines Kassenberichts für jede einzelne Kasse.

Dieser Bericht sollte mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift versehen werden. Die Finanzverwaltung erwartet eine Ablage der Berichte, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Und auch hier gilt: Die Kasse muss kassensturzfähig sein. Das bedeutet: Das Ergebnis der Kassenaufzeichnungen muss mit dem Kasseninhalt übereinstimmen. 

letzte Änderung S.P. am 06.04.2023 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  panthermedia.net / Oleg Dudko

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge