Belegorganisation in der Buchhaltung

Stefan Parsch
"Keine Buchung ohne Beleg", lautet einer der wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung, abgeleitet aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Ebenso bedeutsam ist allerdings, dass die Handhabung von Belegen gut und gesetzlich korrekt organisiert ist. Seit 2014 erlaubt die deutsche Finanzverwaltung auch die rein digitale Belegorganisation. Was dabei zu beachten ist, erläutert der finale Abschnitt dieses Artikels.

Gesetzliche Grundlagen

Die Belegpflicht in der Buchhaltung ist nicht wörtlich in Gesetzestexten festgehalten, ergibt sich aber aus den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO). So heißt es in § 239 Abs. 2 HGB: "Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden." Ein ähnlicher Satz findet sich in § 146 Abs. 1 AO im Hinblick auf steuerliche Belange; allerdings wird hier zusätzlich gefordert, dass die Buchungen "einzeln" zu erfolgen haben.

§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB verlangt außerdem: „Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“ Buchungsbelege werden in den Gesetzestexten u. a. erwähnt in dem Zusammenhang, dass die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen können (§ 239 Abs. 4 Satz 1 HGB; § 146 Abs. 5 Satz 1 AO). Auch bei den Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen werden Buchungsbelege ausdrücklich erwähnt (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).

Für Einzelheiten verweisen HGB und AO auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Diese sind jedoch ein unbestimmter Rechtsbegriff, "der insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist", wie es in den GoBD heißt. In diesen "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die GoB ins digitale Zeitalter fortgeschrieben und konkretisiert. Die aktuell gültigen GoBD sind im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 bekanntgegeben worden und sind seit 01.01.2020 in Kraft.

In den GoBD ist die Belegpflicht konkret formuliert: "Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können" (Randziffer (Rz.) 30, Satz 2 GoBD). Die GoBD haben allerdings keinen Gesetzescharakter, sondern sind eine verbindliche Verwaltungsvorschrift.


Belegarten

Grundsätzlich sind Belege alle Dokumente, die Auskunft über eine Veränderung des Betriebsvermögens geben, also Einnahmen und Ausgaben betreffen. Als Beispiele nennt Rz. 62 GoBD: Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege. In der Belegorganisation werden drei Arten von Belegen unterschieden:
  • Fremdbelege (auch externe Belege oder natürliche Belege genannt)
  • Eigenbelege (auch interne Belege genannt)
  • Notbelege (auch Ersatzbelege genannt)

Fremdbelege sind Dokumente, die von Personen oder Institutionen erstellt werden, die nicht zum eigenen Unternehmen gehören. Auch wenn beispielsweise ein Kontoauszug im Unternehmen ausgedruckt oder in digitaler Form archiviert wird, ist der Ersteller des Auszugs die Bank, und die steht außerhalb des eigenen Unternehmens.

Eigenbelege stammen hingegen aus dem eigenen Unternehmen. Dies können neben Ausgangsrechnungen z. B. auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Belege für die Materialentnahme aus einem Lager sein. Auch Kopien von abgesendeten Handelsbriefen gehören zu den internen Belegen.

Not- oder Ersatzbelege kommen dann zum Einsatz, wenn andere Belege nicht vorliegen. Das kann zum einen der Ersatz für einen ursprünglich vorhandenen Beleg sein, der verlorengegangen ist; dann sollte im Anhang plausibel erklärt werden, wie der Originalbeleg abhandenkommen konnte. Zum anderen können Notbelege ausgestellt werden, wenn es keine Originalbelege gibt, etwa beim Trinkgeld im Restaurant, von einer Taxifahrt im Ausland oder vom Münzeinwurf in Kopiergeräte.

Allerdings sollten Notbelege sparsam verwendet werden. Denn wenn immer wieder Originalbelege verlorengehen oder auch größere Ausgabesummen mittels Notbeleg nachgewiesen werden, können beim Finanzamt Zweifel aufkommen, dass die Buchhaltung ordnungsmäßig erfolgt ist. Außerdem haben Notbelege einen Nachteil: So können auf ihrer Basis zwar Betriebsausgaben belegt werden, doch berechtigen sie nicht zu einem Vorsteuerabzug. Gerade bei größeren Beträgen kann dies zu empfindlichen Einbußen führen.
Hinweis: Im Steuerrecht werden Not-/Ersatzbelege "Eigenbelege" genannt. Das ist nicht ganz unberechtigt, denn schließlich werden die Belege vom eigenen Unternehmen erstellt und können somit als interne Belege angesehen werden.

Was Belege enthalten müssen

Belege können sehr unterschiedlich sein. So enthält eine Lohn- und Gehaltsabrechnung natürlich völlig andere Angaben als eine Rechnung. Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) gibt im Dokument IDW-RS-FAIT-1 vom 24.09.2002 Folgendes als Mindestangaben für einen Buchungsbeleg an (Nr. 36):
  • hinreichende Erläuterung des Vorgangs (Buchungstext oder -schlüssel)
  • Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
  • Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls (Belegdatum, Bestimmung der Buchungsperiode)

Für Fremdbelege kommt noch die Bestätigung (Autorisierung) durch den Buchführungspflichtigen (sachliche und rechnerische Richtigkeit) hinzu.

Bei Rechnungen gelten die Vorgaben nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), wonach u. a der Netto- und der Bruttobetrag des Rechnungswertes angegeben werden muss. Auch auf anderen Belegen sollten idealerweise noch die folgenden Angaben zu finden sein:
  • Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
  • eindeutige, möglichst fortlaufende Belegnummer
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
  • Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person (kann bei maschinell erstellten Belegen entfallen)
  • Schritte in der Belegorganisation und Buchhaltung

Arbeitsablauf

Die Verarbeitung der Belege geschieht in der Regel in drei Schritten: Vorbereitung, Buchung, Archivierung.

Zur Vorbereitung gehört zunächst einmal die Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit: Sind beispielsweise in einer Eingangsrechnung Produkt und Menge wie bestellt aufgeführt? Stimmen die Einzelpreise und Summen und ist die Mehrwert-/Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen? Ist die Rechnung formal korrekt?

Als Nächstes erfolgt die Belegsicherung, nämlich durch eine laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine, Rechnungen und anderen Belege, durch die laufende Ablage in besonderen, nach Belegarten sortierte Mappen und Ordnern und durch eine zeitgerechte Erfassung im Grundbuch oder in vergleichbaren Aufzeichnungen (Rz. 68 GoBD). Bei elektronischen Belegen kann die Nummerierung automatisch erfolgen (Rz. 69 GoBD). Wenn sich mehrere Belege auf einen Geschäftsvorfall beziehen, ist sicherzustellen, dass keine Doppel- oder Mehrfachbuchung stattfindet.

Die unmittelbare Vorbereitung der Buchung besteht dann in der Kontierung: Üblicherweise mit einem Kontierungsstempel und dem Ausfüllen der entsprechenden Felder werden Angaben zu den Konten gemacht, auf die gebucht werden soll. Allgemein soll die Belegerfassung „zeitgerecht“ erfolgen (§ 239 Abs. 2 HGB; § 146 Abs. 1 AO). Bei Zahlungen, die nicht in bar erfolgen, gelten zehn Tage als unbedenklich (Rz. 47 GoBD). Kasseneinnahmen und -ausgaben sind jedoch nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten.

Im zweiten Schritt wird der Geschäftsvorfall nach den Vorgaben der Kontierung und mit einem Verweis auf den Beleg gebucht. Dies geschieht im Grundbuch für die zeitliche Zuordnung und im Hauptbuch (oder zunächst einem Nebenbuch) für die sachliche Zuordnung. Der dritte Schritt ist die Archivierung der Belege, die im kommenden Abschnitt behandelt wird.

Behandlung und Aufbewahrung von Belegen

Nach § 239 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 4 AO dürfen Buchungen und Aufzeichnungen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist und dass nicht erkennbar ist, ob eine Angabe ursprünglich ist oder später hinzugefügt wurde. Diese Vorgaben gelten auch für Belege. Sie sind wie Urkunden zu behandeln, es dürfen also keine Korrekturmittel und Radierer zum Einsatz kommen. Erforderliche Änderungen müssen von der ändernden Person mit einem Datum versehen und beglaubigt werden.

Für Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind, legen § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren fest; Geschäfts- und Handelsbriefe ohne entsprechende Inhalte sind sechs Jahre aufzubewahren. Insbesondere für eine Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern gilt, dass die Daten "während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können" (§ 239 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Die Aufbewahrung darf nicht planlos und ungeordnet erfolgen. "Ansonsten würde dies mit zunehmender Zahl und Verschiedenartigkeit der Geschäftsvorfälle zur Unübersichtlichkeit der Buchführung führen, einen jederzeitigen Abschluss unangemessen erschweren und die Gefahr erhöhen, dass Unterlagen verlorengehen oder später leicht aus dem Buchführungswerk entfernt werden können." (Rz. 54 GoBD).

Bis zum Geschäftsjahr 2016 mussten Unternehmen im Zuge der Steuererklärung noch sämtliche Belege ans Finanzamt schicken. Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18.07.2016 (BGBl. I, S. 1679), das zum 01.01.2017 in Kraft trat, veränderten sich die Belegvorlagepflichten in Belegvorhaltepflichten: Der Steuerpflichtige muss die Belege entsprechend der Aufbewahrungsfrist vorhalten und bei der Anforderung durch das Finanzamt jederzeit vorlegen können. Die Regelung entlastet sowohl Steuerpflichtige als auch Steuerbehörden.

Digitales Belegmanagement

Wie die Buchhaltung insgesamt wird auch das Belegmanagement zunehmend digital vorgenommen. Dank der GoBD ist das inzwischen auch rechtssicher möglich. Dabei vermeidet es die GoBD, technische Vorgaben oder Standards (z. B. zu Archivierungsmedien oder Kryptografieverfahren) zu machen – zu schnell sei die technische Entwicklung. „Im Zweifel ist über einen Analogieschluss festzustellen, ob die Ordnungsvorschriften eingehalten wurden, z. B. bei einem Vergleich zwischen handschriftlich geführten Handelsbüchern und Unterlagen in Papierform, die in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt werden, einerseits und elektronischen Handelsbüchern und Unterlagen, die mit einem elektronischen Zugriffsschutz gespeichert werden, andererseits“ (Rz. 10 GoBD).

Grundsätzlich gilt also: Was im Digitalen den GoB entsprechen soll, muss mit einem entsprechenden analogen Verfahren vergleichbar sein. Insbesondere ist das Verfahren der Digitalisierung detailliert zu dokumentieren. Ein wesentliches Problem bei der digitalen Archivierung ist die Fähigkeit digitaler Systeme, Veränderungen an Dokumenten so durchzuführen, dass sie nicht erkennbar sind. Für Datenmanagement- und Archivierungssysteme kommt es deshalb darauf an, dass sie revisionssicher sind, dass also Veränderungen nicht oder nicht unbemerkt vorgenommen werden können.

Dazu heißt es in den GoBD: "Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden" (Rz. 110 GoBD).

Bei der Software, die Digitalisierung verwendet wird, sollte demnach darauf geachtet werden, dass sie GoBD-konform ist. Denn nur dann können die Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden – und nur so können auch die Regalmeter an Akten reduziert werden. Einige Dokumente müssen jedoch in Papierform aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO):
  • Jahresabschlüsse
  • Eröffnungsbilanzen
  • notariell beurkundete Verträge
  • Urkunden
  • Dokumente mit Wasserzeichen
  • Zollanmeldungen

Zu beachten ist, dass in einem Rechtsstreit die Vernichtung von Originaldokumenten die Beweissituation unter Umständen verschlechtert.




letzte Änderung S.P. am 13.02.2023
Autor(en):  Stefan Parsch
Bild:  Bildagentur PantherMedia / maxxyustas


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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