Rückstellungen für die Archivierung von Geschäftsunterlagen

Wolff von Rechenberg
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen im Jahresabschluss Rückstellungen bilden. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (vgl. BFH-Urteil vom 19.8.2002, BStBl. II 2003, S. 131). Rechnungswesen-Portal.de erklärt, was man dazu wissen muss.

Jahresabschlüsse, Rechnungen, Belege, Geschäftsbriefe: Geschäftsunterlagen sammeln sich schnell und brauchen Raum. Schließlich muss die Masse der Unterlagen eines Unternehmens ja für die nächsten zehn Jahre gespeichert werden. Das kostet Geld, und dafür muss das Unternehmen im Jahresabschluss Rückstellungen bilden.

Diese Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten muss mit dem Betrag passiviert werden, der zum Bilanzstichtag wahrscheinlich notwendig sein wird, damit das Unternehmen seinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen kann.


Achtung: Die Rückstellung darf nicht abgezinst werden. Eine Abzinsung käme nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EstG nur für den Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung in Frage. Die Erfüllung beginnt in diesem Fall jedoch mit dem Entstehen der Unterlagen. Es gibt also keinen Abzinsungszeitraum.

Dabei müssen Unternehmen folgendes beachten:
  1. Die Rückstellung ist für die zukünftigen Kosten der Archivierung von Geschäftsunterlagen zu bilden.
  2. Es zählen nur die Kosten für die Archivierung jener Geschäftsunterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, und zwar nur bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Will das Unternehmen aus anderen Gründen weitere Unterlagen archivieren oder die genannten Unterlagen noch länger aufheben, so kann es die Kosten dafür nicht in die genannte Rückstellung aufnehmen.

Zu den Aufbewahrungsfristen. Der Gesetzgeber gibt zwei Aufbewahrungsfristen vor:
  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege ((§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 3 AO) sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b UStG) sind 10 Jahre aufzubewahren.
  2. Für Geschäftsbriefe und die Kopien abgesandter Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 3 AO).

Die Oberfinanzdirektion Magdeburg hat in einer Verfügung vom 21.09.2006 die Kosten genannt, die ein Unternehmen in die Rückstellung einbeziehen muss:
  • Einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen, ggf. Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung,
  • Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden (vgl. auch H 4.7 [Nebenräume] EStH 2005 und das dort genannte BFH-Urteil vom 5.9.1990, BStBl. II, 1991, S. 389, betr. ein Archiv in einem Kellerraum eines Wohnhauses), es sei denn, dies führt zu einem (offenbar) unangemessenen Ergebnis (vgl. auch R 4.2 [6] EStR 2005 – ggf. bei Bankgebäuden),
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale, Schränke),
  • anteilige Personalkosten, z.B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht rückstellungsfähig sind demnach:
  • anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG – Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),
  • die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
  • die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie
  • die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Für die Berechnung der Aufbewahrungskosten gibt der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten vor.
  1. Unternehmen können die Kosten für die aufzubewahrenden Unterlagen eines Jahres für die Unterlagen eines Jahres ermitteln. Diesen Betrag multipliziert das Unternehmen dann mit der Zahl der Jahre der Restaufbewahrungsdauer.
  2. Unternehmen können die jährlichen Kosten für den Archivraum mit dem Faktor 5,5 multiplizieren. Nach Angaben der Ofd Sachsen-Anhalt ist das die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer, die der Gesetzgeber zugrunde legt. Unternehmen müssen nach dieser Methode in der Regel nicht nach der Aufbewahrungsfrist von sechs bzw. zehn Jahren unterscheiden. Es sei denn, die Berechnung führe zu einem offensichtlich unangemessenen Ergebnis.

Wichtig: Kosten für das Einbringen der Unterlagen in den Archivraum oder für das Digitalisieren von Geschäftsunterlagen dürfen Unternehmen nicht multiplizieren, sondern nur einmalig ein-stellen, da diese Kosten ja auch nur einmal anfallen.

Tipp: Sie berechnen Rückstellungen im Handumdrehen in Excel mit dem RS-Rückstellungsrechner XL. Die Berechnung sieht dann folgendermaßen aus:

Berechnung Rückstellung für Aufbewahrung Geschäftsunterlagen
Position Wert Kommentar
Wiederkehrende Kosten
Lagermiete inkl. NK 120,00 30 qm × 10,- € je qm (Beko + anteilige GK für Haustechnik)
Personalkosten 2.160,00 60 Stunden (1 h je Ordner + 10 h Gemein, Stundensatz 36,- €)
Einrichtungskosten 0,00 (entfällt da Regale bereits abgeschrieben)
Zwischensumme 2.280,00
 
Einmalige Kosten
Einlagerungskosten 0,00 Kosten für das Scannen z.B. (nur für das aktuelle Jahr)
Kosten für Speichermedien 100,00 nach Beleg für Sicherungsbänder
Datensicherungskosten 1.000,00 Schätzung der anteiligen Kosten für IT-Support + Abschr. Hard-/Software
Zwischensumme 1.100,00
 
Anzahl Jahre 5,50 Vereinfachung (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn)
Rückstellung 13.640,00
Bearbeiter: Klaus Peter Mustermann erstellt mit RS-Rückstellungsrechner
von reimus.Net GmbH





Quelle: OFD Sachsen-Anhalt
letzte Änderung W.V.R. am 16.11.2022
Autor(en):  Wolff von Rechenberg


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Literaturhinweise

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de.

- über 500 Premium-Fachbeiträge und 
- Video-Kurse
- professionelle Excel-Vorlagen
- Aufgaben und Lösungen

Alle Premium-Inhalte im Überblick >>

Der Beitrag beträgt einmalig 39,- EUR inkl. MwSt. (unbegrenzte Laufzeit, Kein Abonnement!). Weitere Informationen >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
kennzahlen-guide_titel_250px.jpg
Kennzahlen-Guide für Controller - Über 200 Kennzahlen mit Erläuterung und Beispielrechnung aus den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.

Preis: E-Book 12,90 EUR mehr >>

LI-In-Bug.pngBleiben Sie auf dem Laufenden und informieren sich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und Jobangebote auf unserer LinkedIn-Seite >>

Stellenanzeigen

Finanzbuchhalter (m/w/d) in Vollzeit
Die Handwerkskammer Wiesbaden hat mehr als 27.000 Mitgliedsbetriebe. Sie sorgt für eine gemeinsame und solidarische Vertretung der Anliegen aller Handwerkerinnen und Handwerker in Politik und Öffentlichkeit. Unter dem Motto „praxisnah und fachkundig“ bietet die Handwerkskammer maßgeschneiderte Be... Mehr Infos >>

Produktionscontroller (m/w/d)
GOLDBECK realisiert zukunftsweisende Immobilien in Europa. Wir verstehen Gebäude als Produkte und bieten alle Leistungen aus einer Hand: vom Design über den Bau bis zu Services im Betrieb. Aktuell beschäftigt unser Familienunternehmen mehr als 13.000 Mitarbeitende an über 100 Standorten bei einer... Mehr Infos >>

Controller (M/W/D) in Vollzeit - Schwerpunkt Abteilungscontrolling & Reporting
Wir sind immer auf der Suche nach engagierten Talenten, die unsere dynamische Organisation verstärken. Mit einem kollegialen, kooperativen und innovativen Arbeitsumfeld sowie guten Entwicklungsmöglichkeiten ist dies die perfekte Gelegenheit für alle, die mit Leidenschaft etwas im Gesundheitswesen... Mehr Infos >>

Senior Controller*in (w/m/div)
Du arbeitest gerne authentisch auf Augenhöhe von Mensch zu Mensch? Dann komm zu uns! Wir, die Sparda-Bank Berlin mit ca. 800 Kolleg*innen, sind als Genossenschaftsbank im und für den Osten von Deutschland tätig. Für unsere 460.000 Privatkund*innen arbeiten wir alle täglich daran positive Kundener... Mehr Infos >>

Stellvertretende Abteilungsleitung (m/w/d) Finanz- und Rechnungswesen / Bilanzbuchhaltung
Menschen machen den Unterschied. Seit der Gründung im Jahr 1919 hat sich unser Familienunternehmen zu einem führenden Anbieter in den Bereichen Feuerverzinkung, Beschichtung, Rietbergbehälter und Gitterroste entwickelt. Heute arbeiten mehr als 1.750 Mitarbeitende an 20 Standorten in Deutschland, ... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter:in als Teamleitung (m/w/d)
Das Leibniz-Institut für Finanzmarktforschung SAFE – Sustainable Architecture for Finance in Europe – (www.safe-frankfurt.de) fördert Forschung und unabhängige Politikberatung zu allen Aspekten, die sich mit der Struktur und Funktionsweise des Finanzsystems befassen. Es verfolgt das Ziel,... Mehr Infos >>

Controller mit Schwerpunkt Pricing (m/w/d)
Als erfolgreiches mittelständisches Großhandelsunternehmen  gehören wir seit vielen Jahren zu den führenden Anbietern der Sanitär- und Heizungsbranche. Ein anspruchsvolles Warensortiment und ein umfangreicher Service bilden die Grundlage unseres Wachstums. Doch im  Mittelpunkt... Mehr Infos >>

Schleifring GmbH
In Kürze: Bei SCHLEIFRING erwartet Sie in unserem international ausgerichteten, produzierenden Unternehmen eine vielseitige Controlling-Rolle mit großem Gestaltungsspielraum. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen. Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

45808e48-f094-4f2d-8e7b-b68c402dad0d.jpg            
Lernen Sie heute, was Sie morgen brauchen!
Mehr Wissen zu Accounting, Bilanzierung, Unternehmensbewertung, Steuern ...
Für alle, die mit Power im Job stehen.   
Jetzt Seminare entdecken >>

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Software-Tipp

box_E-Rechnungsgenerator_250px.png
Der „E-Rechnungsgenerator“ ist eine einfache Excel-Lösung, mit der sich (GoBD-konform) E-Rechnungen (im ZUGFeRD-Format) erstellen und auch direkt versenden lassen. Preis: 178,50 EUR  Jetzt hier downloaden >>

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>

ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Kreditrechner - 50 Darlehen in Excel verwalten

Kreditrechner_Excel.jpg
Mit diesem Kreditrechner für Excel hast du deine gesamte Schuldenlage im Griff – einfach, übersichtlich und effektiv. Spare bares Geld durch bessere Planung. Dieser Planer wurde speziell dafür entwickelt, auch bei komplexen Kreditstrukturen Übersicht und Kontrolle zu behalten. Bis zu 50 Kredite gleichzeitig verwalten und Laufzeiten bis zu 50 Jahre abbilden

Jetzt hier für 17,90 EUR downloaden!

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>