Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was ist bei der Beantragung und Prüfung einer Umsatzsteuer-ID zu beachten?

Stefan Parsch
Der freie Verkehr von Waren und Dienstleistungen ist eine der großen Errungenschaften der Europäischen Union. Für eine geregelte Besteuerung der Lieferungen und Leistungen wurde die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nummer) eingeführt. Seit 01.01.2020 ist ihre Anwendung verpflichtend, anderenfalls ergeben sich Steuernachteile für den Lieferanten oder Dienstleister. Bei der Verwendung der USt-ID-Nummer sind einige Dinge zu beachten.

Zweck und Aufbau der USt-ID-Nummer

Zurzeit gilt für Exporte ins EU-Ausland dasselbe wie für Exporte in Nicht-EU-Staaten: Für das liefernde Unternehmen ist die Ausfuhr steuerfrei, sofern die Ausfuhr vorschriftsgemäß belegt wird (§ 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG).

Bei EU-grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen ist es ebenso. Mit der EU-Mehrwertsteuerreform wird sich dies in den kommenden Jahren ändern (wenn auch Ausnahmen vorgesehen sind): Dann wird der Lieferant oder Dienstleister die Umsatzsteuer für die erbrachte Leistung einziehen, und zwar nach den Umsatzsteuersätzen im Land des Empfängers. 

Noch aber gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): Wenn Anbieter und Abnehmer eine EU-Binnengrenze trennt, zahlt der Empfänger einer Ware oder sonstigen Leistung die Umsatzsteuer im eigenen Land. Bei Warenlieferungen und Dienstleistungen innerhalb eines Staates ist es hingegen der Anbieter, der die Umsatzsteuer auf den Nettopreis aufschlägt und die Steuern ans Finanzamt abführt. Die USt-ID-Nummern der Handelspartner sorgen dafür, dass die Finanzbehörden die Steuerpflicht des Empfängers und die Steuerfreiheit der Ausfuhr eindeutig zuordnen können.

Nach EU-Vorgaben vergibt jeder EU-Staat eigene USt-ID-Nummern an die eigenen Mitbürger. Die Nummer besteht aus einer Länderkennung mit zwei Buchstaben (DE für Deutschland, AT für Österreich) sowie zwischen acht und zwölf Ziffern und Buchstaben. In Deutschland sind es neun Ziffern, von denen die letzte eine Prüfziffer ist.


Antragsberechtigung für eine USt-ID-Nummer

Antragsberechtigt für eine USt-ID-Nummer sind Unternehmer im Sinne des § 2 UStG. In der Regel geht es dabei um Unternehmen, die Waren und sonstige Leistungen Unternehmen in anderen EU-Ländern anbieten oder von dort empfangen.

Das gilt selbst für Kleinunternehmer, die nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind, sobald sie Waren und Dienstleistungen im EU-Ausland anbieten. Keine USt-ID-Nummer benötigt, wessen Kunden ausschließlich Privatpersonen oder ihnen steuerlich gleichgestellte Einrichtungen sind. Gibt ein Kunde seine USt-ID-Nummer an, ist er als Unternehmer zu behandeln.

Wenn sie die USt-ID-Nummer für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen, können auch solche juristischen Personen eine Nummer beantragen,
  • die keine Unternehmer sind oder
  • Waren nicht für ihr Unternehmen erwerben (§ 27a Abs. 1 S. 2 UStG).

Bei rechtlich selbstständigen Unternehmen, die jedoch steuerlich zu einer Organschaft zusammengefasst sind, erhält der Organträger (z. B. ein Konzern) eine USt-ID-Nummer. Auf Antrag des Organträgers können jedoch auch einzelne Organgesellschaften eine USt-ID-Nummer erhalten (§ 27a Abs. 1 S. 3 UStG).

Beantragung einer USt-ID-Nummer

Für die Erteilung der USt-ID-Nummer ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig. Der Antrag muss schriftlich gestellt werden (§ 27a Abs. 1 S. 4 UStG), dies kann aber auch online geschehen: http://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=ustid. Die Adresse für eine Beantragung per Brief lautet: 
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Der Antrag kann auch per Telefax an die Nummer 0228/406-3801 gesendet werden. Unternehmensgründer können die USt-ID-Nummer direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung durch das zuständige Finanzamt beantragen. Für die Beantragung entstehen keine Kosten.

Folgende Angaben werden im Antrag benötigt (§ 27a Abs. 1 S. 5 UStG):
  • Name und Anschrift des Antragstellers
  • Finanzamt, bei dem das Unternehmen geführt wird
  • Steuernummer, unter der das Unternehmen geführt wird

Sofern das Unternehmen kein Einzelunternehmen ist, genügen Name und Anschrift des Unternehmens (Sitz) sowie dessen Rechtsform. Beim Online-Antrag erhält der Antragsteller zwar einen elektronisch erstellten Bescheid, die USt-ID-Nummer wird jedoch ausschließlich per Brief zugestellt, um missbräuchliche Beantragungen zu unterbinden.

Auch wenn ein Unternehmer in ganz unterschiedlichen Gewerben tätig ist, erhält er nur eine USt-ID-Nummer, denn die Umsatzsteuer wird grundsätzlich unter einer gewerbeübergreifenden Steuernummer erfasst.

Einfache und qualifizierte Bestätigungen

Nach § 6a Abs. 4 UStG muss der Lieferant oder Dienstleister die "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" walten lassen, wenn es um die Angaben seines Geschäftspartners aus dem EU-Ausland geht. Um dies im Hinblick auf die USt-ID-Nummer zu gewährleisten, bestätigt das BZSt solche Nummern aus anderen EU-Ländern (§ 18e UStG). Denn sollte sich die USt-ID-Nummer des Geschäftspartners als falsch erweisen, bedeutet das für den Anbieter empfindliche Steuernachzahlungen.

Bei einer "einfachen Bestätigung" wird nur überprüft, ob die angefragte USt-ID-Nummer zurzeit gültig ist. Die Nummer kann jedoch zu einem anderen Unternehmen gehören als dem vom Geschäftspartner angegebenen.

Im Zweifelsfall könnte dies für die "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" nicht ausreichen. Bei einer "qualifizierten Bestätigung" werden auch zur USt-ID-Nummer zugehörige Daten genannt: Firmenname und -rechtsform, Straße, Postleitzahl und Ort. Somit kann ein Abgleich mit den Angaben des Geschäftspartners erfolgen.

Da die qualifizierte Bestätigung aufwendiger ist (Schriftform), könnte es sinnvoll sein, nur bei neuen Geschäftspartnern eine solche Anfrage ans BZSt zu stellen. Wenn der Geschäftspartner bereits bekannt ist, braucht nur überprüft zu werden, ob seine USt-ID-Nummer noch gültig ist.

Das BZSt bietet Unternehmen, die sehr viele Geschäfte über die Binnengrenzen abwickeln, eine informationstechnische Schnittstelle an, um die Bestätigung zu automatisieren. Über die XML-RPC-Schnittstelle sind sowohl einfache als auch qualifizierte Bestätigungen möglich. Die technische Anbindung an die firmeninterne Software muss jedes Unternehmen jedoch selbst vornehmen, das BZSt kann dabei keine Hilfestellung leisten.

Rechnungstellung und USt-ID-Nummer

Wer beim Aufsetzen einer Rechnung eine USt-ID-Nummer verwendet, muss zusätzlich zu den üblichen Anforderungen von § 14 Abs. 4 UStG an eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben machen (§ 14a Abs. 3 und 5 UStG): 
  • USt-ID-Nummer des Lieferanten oder Dienstleisters (Rechnungsstellers) und die USt-ID-Nummer des Waren- oder Leistungsempfängers (Rechnungsadressaten)
  • Angabe der "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", z. B. mit den Worten "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung", "steuerfrei nach § 4 Nr. 1 b Umsatzsteuergesetz" oder "zero-rated intra-community supply of goods"

Anderenfalls gilt der für die innergemeinschaftliche Lieferung notwendige Buchnachweis (§ 17c UStDV) nicht als gegeben, sodass die Lieferung auch im eigenen Land versteuert werden muss. Die Rechnung ist spätestens zum 15. des Monats zu stellen, der auf den Monat der Lieferung folgt (§ 14a Abs. 3 UStG).

Für die Rechnungstellung innerhalb Deutschlands genügt die Steuernummer, die das zuständige Finanzamt dem Unternehmer zugeteilt hat. Sie soll langfristig abgelöst werden durch die Steuer-Identifikationsnummer, die seit 2007 jeder einzelne Bundesbürger erhält und sein Leben lang behält.

Weitere Pflichten beim EU-Binnenhandel

Die Verwendung der USt-ID-Nummer ist nur eine der Vorgaben, die die Finanzbehörden den Unternehmen machen, die am innergemeinschaftlichen Dienstleistungs- und Warenverkehr teilnehmen. Weitere Pflichten sind:
  • Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG)
  • für folgende Aktivitäten: steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 18a Abs. 6 UStG) oder unternehmensinterne Verbringungen von Gegenständen in ein anderes Land des Gemeinschaftsgebiets (§ 3 Abs. 1a UStG); Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (§ 25b Abs. 2 UStG); Dienstleistungen in einem anderen EU-Staat, bei denen der Empfänger nach § 3a Abs. 2 UStG steuerpflichtig ist; Lieferung von Waren an Konsignationslager in einem anderen EU-Staat (§ 6b Abs. 1 UStG)
  • Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung (§ 18 UStG)
  • gesonderte Aufführung der Bemessungsgrundlagen einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung in beiden Dokumenten
  • Nachweise nach § 6a UStG und § 17a bis § 17d UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung)
  • Intrastat-Meldung
  • Meldung an das Statistische Bundesamt in Wiesbaden, wenn der Wert der Lieferungen ins EU-Ausland 500.000 Euro oder der Import aus dem Binnenmarkt 800.000 Euro im Vorjahr überschritten wurde.

Wenn ein Unternehmen eine USt-ID-Nummer zugeteilt wurde, muss diese nach § 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG (Telemediengesetz) im Impressum der Internetseite des Unternehmens genannt werden. Anderenfalls riskieren Unternehmen Abmahnungen.





letzte Änderung S.P. am 13.12.2023
Autor(en):  Stefan Parsch


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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