DSGVO: Datenschutzrisiko Papier

Die Datenschutzrichtlinie GSGVO gilt nicht nur für digitale Daten, sondern auch für die analoge Aktenablage

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) versetzt Unternehmen in Alarmstimmung. Vor allem Rechts- und IT-Abteilungen versuchen noch bis zum 25. Mai 2018 Datenverarbeitungsprozesse den Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinie anzupassen. Doch was ist mit dem Papier? Akten, Verträge, Visitenkarten stellen ein Datenschutzrisiko dar, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwahrt werden, warnt Andreas Guhl, Legal Director DACH beim Büroausstatter Office Depot.

Die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO gilt ab dem 25. Mai 2018 für alle Unternehmen. Wer dann beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Verträge, Visitenkarten oder Notizzettel offen auf dem Schreibtisch herumliegen lässt, riskiert existenzbedrohende Strafen. Denn die DSGVO gilt nicht nur für die Datenspeicherung auf PCs und Servern, sondern auch für den Umgang mit analogen Dokumenten auf Papier. Daten dürfen ab dem 25. Mai 2018 nur noch für einzelne legitime Zwecke erhoben und abgelegt werden. In bestimmten Fällen wird man von betroffenen Personen im Nachhinein eine Einverständniserklärung einholen müssen, warnt Guhl in einer Pressemitteilung von Office Depot.

Unternehmen sollten ihre Dokumente nach Zweck und Anwendungsbereich ablegen. Für jeden Datensatz müssen Unternehmen dokumentieren können:
  • Für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wurde er erhoben?
  • Die Einwilligung der Person zur Datenspeicherung.
  • Die Dauer der Speicherung.

Mit einer solchen Dokumentation können Unternehmen bei einer Prüfung nachweisen, dass sie den Datenschutz ernst nehmen.

Wegschließen oder vernichten


Unternehmen müssen auch den Zugang zu Dokumenten regeln. Offen umherliegende Dokumente, aber auch Visitenkarten und Notizzettel mit personenbezogenen Daten sind ein Verstoß gegen den Datenschutz. Guhl empfiehlt für Notizen den Einsatz von Wiedervorlagemappen. So geraten Vorgänge nicht in Vergessenheit. Für den Transport von Unterlagen empfiehlt der Experte abschließbare Transportboxen. Akten sollten grundsätzlich in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern aufbewahrt werden. Die Schlüssel dazu dürfen nur in die Hände derjenigen Mitarbeiter gelangen, die mit den betreffenden Akten arbeiten müssen.

Karteileichen sind ab dem 25. Mai 2018 verboten. Unternehmen müssen Unterlagen löschen, die für den vorgesehenen Zweck nicht oder nicht mehr benötigt werden. Wer jetzt Notizzettel, Visitenkarten und Altverträge in den Papierkorb wirft, begeht den nächsten Datenschutzverstoß. Guhl empfiehlt die Anschaffung eines Aktenvernichters. Dies sei sicherer und meist günstiger als externe Dienstleister. So könnten die Unternehmer einfach am Feierabend alle nicht mehr benötigten Aufzeichnungen schreddern.

Externe Dienstleister vernichten meist nur nach Terminvereinbarung. Außerdem muss das Unternehmen sein Altpapier unzerkleinert einem unbefugten Dritten übergeben, was die DSGVO verbietet. Unternehmen, die beispielsweise wegen großer Papiermengen auf einen externen Dienstleister angewiesen sind, sollten sich von diesem vertraglich zusichern lassen, dass die Vernichtung unter Einhaltung des Datenschutzes geschieht.

letzte Änderung W.V.R. am 24.08.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Office Depot
Bild:  panthermedia.net / Helma Spona

Drucken RSS
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur autorisierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
zur Newsletter-Anmeldung >>
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

Buchhalter (m/w/d) für die Unternehmensbuchhaltung

Unbenannt.png
Die Tattersall-Lorenz Immobilienverwaltung und -management GmbH ist ein expandierendes Immobilienunternehmen und seit über 20 Jahren der besondere Dienstleister im Property Management. Derzeit verwalten sie an unseren 5 Niederlassungen bundesweit 330 Immobilien mit einer Gesamtfläche von 2,6 Mio. Quadratmetern. Um ihren Wachstumskurs kontinuierlich fortzusetzen, erweitern sie ihre Teams: Für den Standort in Berlin suchen sie zur tatkräftigen Unterstützung einen Buchhalter (m/w/d) für die Unternehmensbuchhaltung.
Zum Stellenangebot >>

Anzeige
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software

GDI-Finanzbuchhaltung
Liquidität ist lebenswichtig – GDI-FiBu schafft Klarheit und Sicherheit Jedes Geschäft steht auf zwei Beinen: Leistung und Finanzen. Darum sollte auch Ihre Finanzbuchhaltung von Anfang an genau so professionell gemacht werden, wie Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistung. Und zwar in Ihre... Mehr Infos >>

WISO Konto Online Plus 365
Für alle, die den perfekten Überblick über ihre Online-Konten haben wollen Girokonten, Sparbücher, Bausparen, Festgeld, Kreditkarten – haben Sie den Überblick über Ihre Guthaben und Verpflichtungen? Mit WISO Konto Online räumen Sie Ihre Finanzen auf. Schnell und einfach. Die Software zeigt I... Mehr Infos >>

WISO Unternehmer 365
Mit WISO Unternehmer bilden Sie all Ihre Geschäftsprozesse professionell und sicher ab: Angefangen bei Einund Verkauf, über Liquiditätsplanung und Buchhaltung, bis hin zu Löhnen und Gehältern. Mit WISO Unternehmer erstellen Sie Angebote, schreiben Rechnungen, buchen Zahlungseingänge und rechnen A... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

Excel-Tools

Excel-Tool: RS-Bilanzanalyse (Kennzahlen Berechnung)
Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und GuV. Neben den Kennzahlen, die mit Erläuterungen versehen sind, werden die G+V und Bilanz in 5 Jahres-Überischt dargestellt und automatisch eine Kapitalflussrechnung... Mehr Infos >>

Checkliste Baukosten-Planung Hausbau
Excel-Vorlage zur Planung der Baukosten Ihres Hausbaus. Checkliste enthält alle relevanten Kosten-Positionen inkl. Erwerbsnebenkosten und Baunebenkosten für Ihre Hausplanung. Mehr Infos >>

Netto-Gehaltsrechner
Mit diesem Netto-Gehaltsrechner können Sie ihr Nettogehalt berechnen. Er berrechnet alle Werte auf Monatsbasis und gibt zusätzlich neben den Arbeitnehmeranteil auch den Arbeitgeberanteil aus. Die Berechnung erfolgt nach dem Programmablaufplan für 2010 vom Bundesfinanzministerium.... Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

Buch-Tipp

Unbenannt.pngInternational Financial Reporting Standards (IFRS) 2019
Die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind auf Grund einer Verordnung EU-weit von allen börsennotierten Unternehmen verbindlich anzuwenden. In Deutschland besteht für Konzernabschlüsse nicht-kapitalmarktorientierter Konzerne und für spezielle Jahresabschlüsse die Möglichkeit einer freiwilligen Bilanzierung nach IFRS. Preis: 29,99 Euro bestellen >>

Anzeige

Seminar-Tipps

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Fernkurs Bilanzierung nach aktuellem HGB, Online, 28.06.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

NWB Verlag GmbH & Co. KG, Konzernrechnungslegung nach HGB: Basiskurs, Frankfurt/M., 04.12.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

NWB Verlag GmbH & Co. KG, Rechnungslegung in Krankenh?usern, Frankfurt/M., 03.12.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

Technische Akademie Wuppertal, Fuhrparkmanagement, Wuppertal, 27.05.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

NWB Verlag GmbH & Co. KG, Bilanzierung von Best?nden, München, 15.10.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

RS Controlling-System

RS-Controlling-System.jpg Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>