DSGVO: Datenschutzrisiko Papier

Die Datenschutzrichtlinie GSGVO gilt nicht nur für digitale Daten, sondern auch für die analoge Aktenablage

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) versetzt Unternehmen in Alarmstimmung. Vor allem Rechts- und IT-Abteilungen versuchen noch bis zum 25. Mai 2018 Datenverarbeitungsprozesse den Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinie anzupassen. Doch was ist mit dem Papier? Akten, Verträge, Visitenkarten stellen ein Datenschutzrisiko dar, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwahrt werden, warnt Andreas Guhl, Legal Director DACH beim Büroausstatter Office Depot.

Die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO gilt ab dem 25. Mai 2018 für alle Unternehmen. Wer dann beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Verträge, Visitenkarten oder Notizzettel offen auf dem Schreibtisch herumliegen lässt, riskiert existenzbedrohende Strafen. Denn die DSGVO gilt nicht nur für die Datenspeicherung auf PCs und Servern, sondern auch für den Umgang mit analogen Dokumenten auf Papier. Daten dürfen ab dem 25. Mai 2018 nur noch für einzelne legitime Zwecke erhoben und abgelegt werden. In bestimmten Fällen wird man von betroffenen Personen im Nachhinein eine Einverständniserklärung einholen müssen, warnt Guhl in einer Pressemitteilung von Office Depot.

Unternehmen sollten ihre Dokumente nach Zweck und Anwendungsbereich ablegen. Für jeden Datensatz müssen Unternehmen dokumentieren können:
  • Für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wurde er erhoben?
  • Die Einwilligung der Person zur Datenspeicherung.
  • Die Dauer der Speicherung.

Mit einer solchen Dokumentation können Unternehmen bei einer Prüfung nachweisen, dass sie den Datenschutz ernst nehmen.

Wegschließen oder vernichten


Unternehmen müssen auch den Zugang zu Dokumenten regeln. Offen umherliegende Dokumente, aber auch Visitenkarten und Notizzettel mit personenbezogenen Daten sind ein Verstoß gegen den Datenschutz. Guhl empfiehlt für Notizen den Einsatz von Wiedervorlagemappen. So geraten Vorgänge nicht in Vergessenheit. Für den Transport von Unterlagen empfiehlt der Experte abschließbare Transportboxen. Akten sollten grundsätzlich in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern aufbewahrt werden. Die Schlüssel dazu dürfen nur in die Hände derjenigen Mitarbeiter gelangen, die mit den betreffenden Akten arbeiten müssen.

Karteileichen sind ab dem 25. Mai 2018 verboten. Unternehmen müssen Unterlagen löschen, die für den vorgesehenen Zweck nicht oder nicht mehr benötigt werden. Wer jetzt Notizzettel, Visitenkarten und Altverträge in den Papierkorb wirft, begeht den nächsten Datenschutzverstoß. Guhl empfiehlt die Anschaffung eines Aktenvernichters. Dies sei sicherer und meist günstiger als externe Dienstleister. So könnten die Unternehmer einfach am Feierabend alle nicht mehr benötigten Aufzeichnungen schreddern.

Externe Dienstleister vernichten meist nur nach Terminvereinbarung. Außerdem muss das Unternehmen sein Altpapier unzerkleinert einem unbefugten Dritten übergeben, was die DSGVO verbietet. Unternehmen, die beispielsweise wegen großer Papiermengen auf einen externen Dienstleister angewiesen sind, sollten sich von diesem vertraglich zusichern lassen, dass die Vernichtung unter Einhaltung des Datenschutzes geschieht.

letzte Änderung W.V.R. am 24.08.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Office Depot
Bild:  panthermedia.net / Helma Spona

Drucken RSS
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige

tippzanox.jpg


Anzeige

RS Liquiditätsplanung L

RS-Liquiditaetsplanung L.jpg
Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Klein- unternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Preis 20,- EUR. Mehr Informationen >>
Anzeige

Buchhalter/in (Steuerfachangestellte/n)

logo-marc-galal.jpg
Die Marc Galal GmbH gehörtzu den führenden Instituten Deutschlandsim Bereich Weiterbildung, speziell für den Verkauf & Persönlichkeits-entwicklung. Mit ISO‐zertifizierten Konzepten und geschützten Patenten trainiert Marc Galal unter anderem Unternehmen wie Toyota, Renault, AXA und Altana Pharma. Im Rahmen unserer Expansion suchen wir ab sofort für unseren Standort in Frankfurt/Main eine/n Buchhalter/in (Steuerfach-angestellte/n)
Zum Stellenangebot >>

Anzeige
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software-Tipp

eurodata nr.1 lohn 290x120.jpg 
edlohn – webbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit eLohnakte, Archivierung  im eurodata Rechenzentrum, edtime/edpep für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. www.eurodata.de/steuerberater/lohnabrechnung
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

Webtipp

Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern.
Anzeige

RS Controlling-System

RS-Controlling-System.jpg Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

Bilanzbuchhalter werden !

Bilanzbuchhalter/in IHK ist die beliebteste Aufstiegsfortbildung für kaufmännische Praktiker aus allen Branchen.  Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 21 Monaten Bilanzbuchhalter mit IHK-Abschluss. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance >>
Anzeige

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>
Anzeige

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung
Anzeige

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Preiskalkulation

Preiskalkulation.jpgPreiskalkulation einfach gemacht: Excel-Tool zur Kalkulation Ihrer Preise. Geeignet sowohl im Dienstleistungs- als auch im Industriebereich. Auch zur Preiskalkulation einzelner Projekte anwendbar. Inklusive einstufiger Deckungsbeitragsrechnung. Excel-Tool bestellen >>