DSGVO: Datenschutzrisiko Papier

Die Datenschutzrichtlinie GSGVO gilt nicht nur für digitale Daten, sondern auch für die analoge Aktenablage

Wolff von Rechenberg
Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) versetzt Unternehmen in Alarmstimmung. Vor allem Rechts- und IT-Abteilungen versuchen noch bis zum 25. Mai 2018 Datenverarbeitungsprozesse den Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinie anzupassen. Doch was ist mit dem Papier? Akten, Verträge, Visitenkarten stellen ein Datenschutzrisiko dar, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwahrt werden, warnt Andreas Guhl, Legal Director DACH beim Büroausstatter Office Depot.

Die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO gilt seit dem 25. Mai 2018 für alle Unternehmen. Wer beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Verträge, Visitenkarten oder Notizzettel offen auf dem Schreibtisch herumliegen lässt, riskiert existenzbedrohende Strafen. Denn die DSGVO gilt nicht nur für die Datenspeicherung auf PCs und Servern, sondern auch für den Umgang mit analogen Dokumenten auf Papier. Daten dürfen ab dem 25. Mai 2018 nur noch für einzelne legitime Zwecke erhoben und abgelegt werden. In bestimmten Fällen wird man von betroffenen Personen im Nachhinein eine Einverständniserklärung einholen müssen, warnt Guhl in einer Pressemitteilung von Office Depot.

Unternehmen sollten ihre Dokumente nach Zweck und Anwendungsbereich ablegen. Für jeden Datensatz müssen Unternehmen dokumentieren können:
  • Für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wurde er erhoben?
  • Die Einwilligung der Person zur Datenspeicherung.
  • Die Dauer der Speicherung.

Mit einer solchen Dokumentation können Unternehmen bei einer Prüfung nachweisen, dass sie den Datenschutz ernst nehmen.

Wegschließen oder vernichten

Unternehmen müssen auch den Zugang zu Dokumenten regeln. Offen umherliegende Dokumente, aber auch Visitenkarten und Notizzettel mit personenbezogenen Daten sind ein Verstoß gegen den Datenschutz. Guhl empfiehlt für Notizen den Einsatz von Wiedervorlagemappen. So geraten Vorgänge nicht in Vergessenheit. Für den Transport von Unterlagen empfiehlt der Experte abschließbare Transportboxen. Akten sollten grundsätzlich in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern aufbewahrt werden. Die Schlüssel dazu dürfen nur in die Hände derjenigen Mitarbeiter gelangen, die mit den betreffenden Akten arbeiten müssen.

Karteileichen sind seit dem 25. Mai 2018 verboten. Unternehmen müssen Unterlagen löschen, die für den vorgesehenen Zweck nicht oder nicht mehr benötigt werden. Wer jetzt Notizzettel, Visitenkarten und Altverträge in den Papierkorb wirft, begeht den nächsten Datenschutzverstoß. Guhl empfiehlt die Anschaffung eines Aktenvernichters. Dies sei sicherer und meist günstiger als externe Dienstleister. So könnten die Unternehmer einfach am Feierabend alle nicht mehr benötigten Aufzeichnungen schreddern.

Externe Dienstleister für Aktenvernichtung

Externe Dienstleister vernichten meist nur nach Terminvereinbarung. Außerdem muss das Unternehmen sein Altpapier unzerkleinert einem unbefugten Dritten übergeben, was die DSGVO verbietet. Unternehmen, die beispielsweise wegen großer Papiermengen auf einen externen Dienstleister angewiesen sind, sollten sich von diesem vertraglich zusichern lassen, dass die Vernichtung unter Einhaltung des Datenschutzes geschieht.



Quelle: Office Depot
letzte Änderung W.V.R. am 06.04.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
kennzahlen-guide_titel_250px.jpg
Kennzahlen-Guide für Controller - Über 200 Kennzahlen mit Erläuterung und Beispielrechnung aus den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.

Preis: E-Book 12,90 EUR mehr >>

LI-In-Bug.pngBleiben Sie auf dem Laufenden und informieren sich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und Jobangebote auf unserer LinkedIn-Seite >>

Stellenanzeigen

Sachbearbeiter Rechnungswesen (m/w/d) mit Schwerpunkt Nebenbücher, Schnittstellen und Erlöse
Die Stadtwerke Heilbronn GmbH ist ein wachstums­orientiertes Infrastruktur- und Dienst­leistungs­unter­nehmen. Mit ca. 420 Mitarbeitern erbringen wir Leistungen für die Einwohner der Stadt Heilbronn und die in Heilbronn ansässigen Unternehmen in den Bereichen Wasser­versorgung, Stadtbahn und -bus... Mehr Infos >>

Teamleiter (m/w/d) Anlagenbuchhaltung
Essendi steht für mehr als den reinen Hotelbetrieb – wir schaffen die Dynamik, die Hotels erfolgreich macht. Als europäischer Marktführer im Economy- und Midscale-Segment investieren und agieren wir mit einem klaren Ziel: jede unserer Immobilien in einen nachhaltigen, lebendigen und bedeutungsvol... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
Zur ExtraHolding GmbH gehören unter anderen die ExtraEnergie GmbH, ein unabhängiger Anbieter von Ökostrom und klimaneutralem Gas, und die eg factory GmbH, die das gesamte operative Geschäft für die ExtraEnergie GmbH betreibt. Für unseren Standort in Monheim am Rhein suchen wir einen: Mehr Infos >>

Controller Werkscontrolling / Produktkalkulation (m/w/d)
Die TPG – The Packaging Group ist ein Firmenverbund international führender Hersteller und Entwickler von hochwertigen Verpackungsmaschinen. Durch den Zusammenschluss der Unternehmen FAWEMA, HDG und WOLF vereint die TPG Traditionsmarken, die über einzigartiges Know-how und eine herausragende Tech... Mehr Infos >>

Finanzbuchhalter*in als Sachbearbeiter*in Rechnungswesen
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geistesw... Mehr Infos >>

Mitarbeiter / Werkstudent im Controlling (m/w/d) – Power BI
Die Wurm-Gruppe gehört als Pionier der Automatisierung von Kälte- und Gebäudetechnik im Lebensmittelhandel zu den führenden Anbietern. Unsere Regel- und Überwachungssysteme werden von vielen bekannten Großunternehmen im In- und Ausland eingesetzt. Mit unseren energieeffizienten und zukunftsorient... Mehr Infos >>

Mitarbeiter (m/w/d) Leistungsabrechnung
Willkommen bei der Gesundheitskasse – einer starken Gemeinschaft aus vielen unter­schiedlichen Menschen! Unsere individuellen Stärken setzen wir zusammen dafür ein, dass unsere Versicherten gesund bleiben und werden. Dabei entwickeln wir uns persönlich immer weiter und unterstützen uns gegenseiti... Mehr Infos >>

Business Partner (w/m/d) Controlling mit unternehmerischem Gestaltungswillen
Wir sind MAINGAU – ein ambitioniertes Energie- und Techunternehmen mit klarem Fokus auf technologiegetriebene Lösungen für die Energiewelt von morgen. Mehr als 1.000.000 Kundenbeziehungen europaweit und ein Umsatz von 1,3 Milliarden Euro in 2024 machen uns zu einem der am schnellsten wachsenden E... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-5.jpg        
Umsatzsteuer Spezial: Reverse Charge korrekt anwenden!
In der Praxis gibt es sowohl beim inländischen als auch beim grenzüberschreitenden Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG oft Unklarheiten. Im Seminar lernst du an konkreten Problemfällen und erhältst Tipps zur Risikovermeidung, zur Rechnungsstellung sowie zur korrekten Meldung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der ZM.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Software-Tipp

box_E-Rechnungsgenerator_250px.png
Der „E-Rechnungsgenerator“ ist eine einfache Excel-Lösung, mit der sich (GoBD-konform) E-Rechnungen (im ZUGFeRD-Format) erstellen und auch direkt versenden lassen. Preis: 178,50 EUR  Jetzt hier downloaden >>

Software-Tipp

Fibunet_logo_290px.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel-Tool "doppelte Buchführung" für Buchhaltungs-Übungen

PantherMedia_Randolf-Berold_400x250.jpg
Dieses Excel-Tool zur Buchhaltung besteht aus 8 verschiedenen Tabellenblättern. Es besteht die Möglichkeit Buchhaltungsaufgaben zu berechnen und zum Abschluss zu bringen. Im Excel-Tool sind viele Formeln verbaut, die im Nachhinein mit einem Zellschutz versehen sind.  
Mehr Informationen >>

Forderungsverwaltung mit integrierter Kundendatenbank

Bild_Forderungsuebersicht.png
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Kundendatenbanken verwalten von bis zu 5.000 Kunden inkl. aller relevanten Kundendaten. Sie erhalten kundenbezogene Zuordnung von vergangenen und aktuellen Projekten (inkl. des akt. Status). Es gibt ein intelligentes Suchsystem nach Firma, Vor- oder Nachname, Straße, PLZ oder Stadt.
Mehr Informationen >>

ARAP Excel-Tool aktiv. Rechnungsabgrenzung leicht gemacht

Rechnungsabgrenzungsposten bilden beim Jahresabschluss Aufwendungen und Erträge, die dem Geschäftsjahr zuzuordnen sind, zu dem sie unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung wirtschaftlich gehören. Dieses ARAP Excel Tool übernimmt zuverlässig und genau monatliche zeitliche Abgrenzung und ermittelt den exakten Betrag automatisch.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Ditz_Nachhaltigkeit_ChatGPT.jpg

eBook: Nachhaltigkeit mit ChatGPT

Nachhaltigkeit und KI sind keine Gegensätze, sondern verstärken sich gegenseitig. Für Controller bietet das Buch eine unschätzbare Hilfestellung. Mit einem klaren Bezug zum Controlling bietet es Ihnen die Werkzeuge, um ESG- und CSRD-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen und gleichzeitig die Potenziale von künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT auszuschöpfen.

Jetzt hier für 8,99 EUR downloaden >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Excel-Tool-Beratung und Erstellung

Kein passendes Excel-Tool dabei?

Balken.jpgGern erstellen wir Ihnen Ihr Excel- Tool nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Bitte lassen Sie sich ein Angebot von uns erstellen.