Transparenzregister: Ende der Meldefrist beachten

Das Geldwäschegesetz (GWG) verpflichtet viele Unternehmen zur Meldung an das Transparenzregister

Die Meldefrist für das neue Transparenzregister endet 1. Oktober 2017. Für viele Unternehmen und Organisationen besteht eine Meldepflicht. Wer ihr nicht rechtzeitig nachkommt, riskiert ein Bußgeld. Davor warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Rechnungswesen-Portal fasst zusammen, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Die Europäische Union (EU) will mit der Vierten EU-Geldwäsche-Richtlinie Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erschweren. Die Mitgliedstaaten haben diese Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland hat der Gesetzgeber das mit dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz - GwG) getan. Das Gesetz trat am 26. Juni 2017 in Kraft und führt ein neues Register ein: Das Transparenzregister soll es erleichtern, den wirtschaftlich Berechtigten für ein Geschäft oder eine Transaktion festzustellen. Außerdem gewährt es Einblick in Geschäftsanteile von Unternehmen, Organisationen und Gesellschaften.

Für wen gilt die Meldepflicht zum Transparenzregister?

 Die Meldepflicht gilt gemäß § 20 Abs. 1 GWG für die folgenden Organisationen:
  • Juristischen Personen des Privatrechts. Das sind zum Beispiel: AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.A) uns rechtsfähige Stiftungen.
  • Eingetragene Personengesellschaften. Darunter fallen beispielsweise OHG, KG, einschl. GmbH & Co. KG, und Partnergesellschaften (PartG).
  • Trust nach ausländischem Recht.
  • Nichtrechtsfähige Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck.
  • Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.

 Für die GbR gibt die IHK in ihrer Information zum Transparenzregister Entwarnung. Die GbR unterliegt grundsätzlich nicht der Meldepflicht. Wenn eine GbR jedoch Anteile an einer GmbH hält, dann muss auch sie ihre Gesellschafter in die Gesellschafter in die Gesellschafterliste der GmbH eintragen. Betroffene sollten daran denken, dass sie Angaben im Transparenzregister bei Bedarf ebenso aktualisieren müssen, wie die in anderen Registern. Das gilt auch dann, wenn sich die Änderungen bereits aus anderen Registern ergeben.

Die Bundesanzeiger Verlags GmbH führt das Transparenzregister. Informationen finden Unternehmen im Internet. Dort ist nach Registrierung auch die Abgabe von Meldungen möglich:  www.transparenzregister.de
Ausnahmen von der Meldepflicht

 Die Meldepflicht entfällt, wenn die Angaben bereits aus anderen öffentlich zugänglichen Registern und Quellen elektronisch abrufbar sind, und zwar aus:
  1. dem Handelsregister (§ 8 des Handelsgesetzbuchs), 
  2. dem Partnerschaftsregister (§ 5 des Partnerschaftsgesellschaftsgesetzes), 
  3. dem Genossenschaftsregister (§ 10 des Genossenschaftsgesetzes), 
  4. dem Vereinsregister (§ 55 des Bürgerlichen Gesetzbuchs) oder 
  5. dem Unternehmensregister (§ 8b Absatz 2 des Handelsgesetzbuchs)

 Der Gesetzgeber bezeichnet das als Meldefiktion. Wichtig dabei:
  • Die Angaben müssen dort elektronisch abrufbar hinterlegt sein. Wer die Gesellschafterliste für eine GmbH noch nicht elektronisch hinterlegt hat, der sollte dies schnellstens nachholen.
  • Aus den Angaben muss hervorgehen, woraus sich die Stellung einer Person als wirtschaftlich Berechtigter ergibt. 

Besonders beim zweiten Punkt werden Betroffene feststellen: Die Einträge in anderen Registern enthalten nicht alle für das Transparenzregister erforderlichen Angaben. Fehlen solche Angaben, ist die Meldefiktion hinfällig. Betroffene müssen also in jedem Einzelfall prüfen, ob alle Angaben eingetragen und elektronisch verfügbar sind.

Der BVBC rät: Im Zweifelsfall sollten Unternehmen und Organisationen die Angaben dem Transparenzregister melden.
Bei Gesellschaften, die an einem organisierten Markt (§ 2 Abs. 5 WpHG) notiert sind oder nach EU-Recht ihre Stimmrechtsanteile offenlegen müssen, gilt die Mitteilungspflicht nach Angaben der IHK Berlin ebenfalls als erfüllt.

Welche Angaben müssen Meldepflichtige melden?

Meldepflichtige Unternehmen und Organisationen müssen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten ihrer Vereinigung einholen, aufbewahren, melden und gegebenenfalls aktualisieren.
Wirtschaftlich Berechtigter: Wirtschaftlich Berechtigte können nur natürliche Personen sein, denen das Unternehmen oder die Organisation gehört beziehungsweise die die Kontrolle darüber ausüben. Damit gilt die Meldepflicht für alle Gesellschafter, die mittelbar oder unmittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile besitzen oder die mehr als 25 Prozent der Stimmanteile kontrollieren. Das gilt auch, wenn die Person ihre Kontrolle nur mittelbar ausübt, etwa über verschiedene andere Gesellschaften, die sie kontrolliert.
Ergibt sich aus diesen Kriterien keine natürlich Person als wirtschaftlich Berechtigter, dann gilt der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner als wirtschaftlich Berechtigter. Über diesen Personenkreis müssen dem Transparenzregister folgende Angaben mitgeteilt werden:
  • Vor- und Nachname, 
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort sowie
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.

Aus den Angaben über Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ergibt sich in der Regel die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter. Hier sind also die Höhe der Kapitalanteile oder die Zahl der Stimmrechte anzugeben. Die Bonner Kanzlei Schiffer & Partner kritisiert jedoch: "Erklärungsbedürftig bleibt, was konkret mit der Angabe zu „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ im Sinne des GwG gemeint ist."

 Die Geschäftsführung der meldepflichtigen Organisation muss die nötigen Angaben einholen und an das Transparenzregister melden. Bei Trusts, nicht rechtsfähigen Stiftungen und bestimmten Rechtsgestaltungen muss die Verwalter oder die Treuhänder die Angaben sammeln und melden.

 Wer darf das Transparenzregister einsehen?

Das Transparenzregister steht nicht sofort nach Ablauf der Meldefrist zur Verfügung. Erst ab dem 27 Dezember 2017 können berechtigte Personen dort Auskünfte erfragen. Denn das Transparenzregister ist keineswegs öffentlich zugänglich.
  • Behörden dürfen es einsehen, wenn sie das zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben tun müssen. 
  • Personen und Organisationen, die nach § 2 GwG dazu verpflichtet sind, das GWG anzuwenden, können unter bestimmten Voraussetzungen das Transparenzregister einsehen. Dazu zählen beispielsweise Güterhändler, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Immobilienmakler in bestimmten Fällen die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.
  • Personen, die ein berechtigtes Interesse darlegen können, dürfen das Register ebenfalls einsehen. Darunter fallen beispielsweise Journalisten. Diese Gruppe bekommt allerdings lediglich Name, Geburtsmonat und -jahr sowie das Wohnsitzland erfahren.

 Wirtschaftlich Berechtigte können die Einsichtnahme in ihre Einträge im Transparenzregister ganz oder teilweise einschränken lassen. Dafür müssen sie allerdings wichtige Gründe vortragen. Das könne zum Beispiel der Fall sein, wenn der wirtschaftlich Berechtigte noch nicht volljährig sei oder wenn ihm andernfalls Erpressung, Bedrohung oder Nötigung drohen, erklärt die IHK in ihrer Information zum Thema.

letzte Änderung W.V.R. am 03.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BVBC, IHK Berlin, Schiffer & Partner
Bild:  panthermedia.net / serggn

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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