Digitalisierung im Rechnungswesen

Das papierlose Büro ist in Reichweite

1. Ausgangslage und Problemstellung


Die digitale Transformation geht im Rechnungswesen vor allem mit zunehmender Automatisierung der Abläufe einher. Dem Arbeitgeber geht es um Einsparungspotenziale bei den Arbeitsplätzen. Schätzungen zufolge läuft in Österreich und Deutschland rund die Hälfte der Beschäftigten Gefahr, ihren Arbeitsplatz aufgrund der Automatisierung zu verlieren.

Die Digitalisierung hat aber nicht nur negative Auswirkungen auf den Arbeitsplatz. Große Chancen der Automatisierung liegen in der Steigerung der Arbeitsproduktivität, der Autonomie der Beschäftigten und der Steigerung der Arbeitsqualität. Zwei Fragen stehen hier im Vordergrund: Wie schaut der Arbeitsplatz einer zukünftigen Buchhalterin und eines Buchhalters aus? Und welche Ausbildungen braucht man im Rechnungswesen?

Um es klar zu sagen: 100 Prozent Digitalisierung bedeutet das schon seit Jahrzehnten prognostizierte papierloses Büro. Verglichen mit anderen Unternehmensbereichen ist in der Buchhaltung der Arbeitsplatz, vor allem in Kleinst- und Kleinunternehmen, aber noch in hohem Maß manuell strukturiert, das papierlose Büro in weiter Ferne. Eine Studie von TNS Emnid im Auftrag von Sage erhob den Status Quo und die Vision vom papierlosen Büro; dazu wurden 2016 800 Büroangestellte in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Die wichtigsten Ergebnisse für Deutschland (vgl. Sage 2016, o. S.):
  • 74 Prozent der über 400 befragten Büroangestellten in Deutschland halten die Vision vom papierlosen Büro im Jahr 2026  für zumindest teilweise sinnvoll und 70 % auch für zumindest teilweise machbar. (Zum Vergleich: Für Österreich (207 Befragte) ergaben sich jeweils 67 %.)
  • 54 Prozent der deutschen Studienteilnehmer registrierten in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro. (Zum Vergleich: Österreich: auch hier 67 %.)
  • In Deutschland drucken 21 Prozent der Befragten Geschäftsunterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer und weitere 56 Prozent manchmal aus.
  • 61 Prozent der 309 deutschen Respondenten drucken elektronische Unterlagen zumindest manchmal „zum Bearbeiten“ aus und 52 Prozent "zum Archivieren".
  • 62 Prozent der deutschen Befragten nennen die Angst vor Datenverlust als Grund, der sie davon abhält, den Papierverbrauch mittels Software-Einsatz zu reduzieren. 

 Auch die digitale Archivierung hat sich noch nicht als Standard etabliert, obwohl sie spätestens seit Einführung der GoBD für originär elektronische Unterlagen (31.12.2014)  verpflichtend ist.
Der Arbeitsprozess in der Buchhaltung ist in den meisten Unternehmen noch wie folgt aufgebaut: Rechnungen, die per Mail kommen, werden ausgedruckt und in Ordnern abgelegt. Die Rechnungsdaten werden danach manuell in das jeweilige Buchhaltungssystem eingepflegt. Dabei muss u.a. die UID Nummer überprüft werden. Aktuellen Stand über den finanziellen Status des Unternehmens gibt es nur, wenn alle Belege tagesaktuell erfasst sind. Auch die Kommunikation mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bedarf viel manuellen Aufwands: Belege werden oft per Post übermittelt, oder die Daten werden mittels Email versendet, da die Berater nicht direkt auf die Systeme des jeweiligen Unternehmens zugreifen können.

Eine der Hauptanforderungen an die Buchhaltung heute ist die immer schnellere Bereitstellung von Daten und das Erfordernis, immer schneller Entscheidungen zu treffen. Diese sollten im Idealfall nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Grund von validen Fakten und Auswertungen getroffen werden. Wenn die Rechnungen – sowohl eingangs- als auch ausgangseitig – automatisch verarbeitet werden und die Bankenstände durch die digitale Verarbeitung immer  tagaktuellen Status haben, kann die Geschäftsleitung auch taggenaue automatische BWA oder GuV-Auswertungen bekommen und so fundierte Entscheidungen treffen (vgl. Silberer 2017, o. S.).

Überlegen wir, wie sich die folgenden Prozesse im Zuge der Automatisierung verändern können bzw. sollten:
  • Elektronische Eingangsrechnung (ER, Purchase-to-Pay-(kurz: PtP-)Prozess
  • Rechnungserstellungs- und elektronischer Freigabeprozess (Order-to-Cash, kurz: OtC)  
  • Archivierung von Belegen.

2. Elektronische Eingangsrechnung (ER, Purchase-to-Pay-Prozess)


Der PtP-Prozess umfasst alle Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen anfallen, also: Bestellung => Erfassen des Wareneingangs => Verbuchung der ER => Bezahlung des Lieferanten. PtP ist jener Prozess, in den bisher i.d.R. die meisten Automatisierungsbemühungen fließen, der aber gleichzeitig erfahrungsgemäß noch den geringsten Digitalisierungsgrad aufweist. Das liegt vor allem an der hohen Zahl an Papier-ER und am internen Freigabeprozess.
 Komplexität entsteht vor allem durch die Vielzahl und Vielfalt der ER bzw. ihrer Formate. So drucken z.B. in Österreich (Werte für Deutschland werden wohl ähnlich sein) rund 60 Prozent der Unternehmen elektronisch einlangende ER aus. Umgekehrt scannen über 60 Prozent der Unternehmen jene ER ein, die sie in Papierform erhalten. Und nach der Digitalisierung der ER vernichtet rund ein Viertel der Unternehmen den Originalbeleg (vgl. Deloitte 2016, o. S.). OCR eignet sich als Verfahren gut, um vom Lieferanten in Papier- oder PDF- übermittelte ER auszulesen und automatisiert weiterzuverarbeiten. Am OCR-Einsatz wird vor allem die Fehleranfälligkeit kritisiert; Alternative wäre etwa ein QR-Code.
 
Künftig könnte die Verbreitung der E-Rechnung OCR ablösen. Eine E-Rechnung kann entweder in einem elektronischen Format (z.B. pdf oder txt) oder in einem strukturierten Formt (z.B. XML) ausgestellt werden. Mit Ablösen der Papierrechnung durch Einführung der elektronischen Rechnung können die Kosten von 23 EUR auf 5,90 EUR gesenkt werden. Vergleichbare Zahlen liegen für die öffentliche Verwaltung: Hier können die Kosten von 25 EUR auf rund 7 EUR reduziert werden (vgl. FeRD 2018, o. S.).

Vergleichsweise stark nutzt die Praxis dzt. schon die Generierung automatischer Zahlungsvorschläge. Was derzeit fehlt, ist eine EU-einheitliche Regelung für strukturierte Rechnungen. Die Verknüpfung der ER mit der Bestellung beim Lieferanten und die Kombination mit einem ER-Workflow birgt weiteres Potenzial für automatisierte Bearbeitung und Kontrollen, z.B. den 3way-match.
  

3. Rechnungserstellungs- und elektronischer Freigabeprozess Order-to-Cash (kurz: OtC) 


 OtC ist jener Prozess, der sich von der Bestellung des Kunden über die Auslieferung der Ware bzw. Dienstleistung bis zur Zahlung des Kunden erstreckt. Der Grad an Digitalisierung und Automatisierung ist hier i.d.R. höher als im PtP-Prozess.  

Ist die Rechnungsfreigabe erfolgt, kann der Versand der Rechnungen elektronisch durchgeführt werden. Dann fallen nicht nur Porto-und Handlingkosten weg, der elektronische Versand führt auch zu einem schnelleren Zahlungseingang. Des Weiteren bedeutet dies einen besseren Kundenservice, denn das rechnungsempfangende Unternehmen muss die Rechnung nicht (mehr) manuell erfassen und kontrollieren und kann sie elektronisch weiter verarbeiten. Das wiederum kann zur Kundenbindung beitragen und wird von Unternehmen teilweise auch schon gefordert. Ein weiterer Vorteil ist das reduzierte Fehlerpotenzial, wodurch wiederum die Wahrscheinlichkeit von Reklamationen sinkt (vgl. Berndt/Brestrich 2015, S. 37 f.).

Der Workflow kann durch den Einsatz von elektronischen Signaturen (in Form einer mehrfachen, sequentiellen, gemeinsamen, Zeitstempel- oder Zeitspannensignatur) noch effizienter gestaltet werden können.

Es bietet sich zum Abschluss eine automatisierte Bankauszugsverbuchung an. Eine große Herausforderung ist die Zuordnung von Einzahlungen zur entsprechenden Rechnung.  Nur wenn jede Einzahlung z.B. mit der Rechnungsnummer richtig versehen wird, kann das System die Zahlung automatisch zuordnen und verbuchen. Mittels automatisierter Bankauszugsverbuchung ist eine  Zeitersparnis von über 50 Prozent gegenüber der herkömmlichen buchhalterischen Erfassung erreichbar.

In einem vollautomatisierten Workflow werden die Rechnungen in einem ERP System erzeugt und anschließend automatisch archiviert. Somit ist die Rechnung schon bei der Erstellung digitalisiert und muss nicht erst eingescannt oder anderwärtig digitalisiert werden.  

4. Archivierung von Belegen


Um die Prozesse bis zum Schluss des Geschäftsvorganges optimal zu gestalten, ist es am effizientesten, E-Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Ein elektronisches Archiv ist ein System, bei dem Informationen und Dokumente vollständig auf dem Rechner archiviert sind. Wesentliche Komponenten solcher DMS (Dokumenten-Management-Systeme) sind das Ablagesystem zur gesicherten Speicherung archivierter Daten und ein Erfassungssystem. Differenzierte Zugriffsrechte, die Möglichkeit zu Volltextrecherchen und die Archivierung über den ganzen Lebenszyklus sind dabei wichtige Kriterien.  

Zu den gesetzlich geforderten Aufbewahrungsformen und -fristen sind vor allem Rz 113 bis 144 der GoBD maßgeblich. Unter anderem müssen die elektronischen Rechnungen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht lesbar sein, und die Echtheit der Herkunft muss gewährleistet sein. Dafür muss ein revisionssicheres elektronisches Archiv eingerichtet werden. Dessen Vorteil ist, dass die Daten aus den Rechnungen zu jedem Zeitpunkt angezeigt und offengelegt werden können. Dadurch muss niemand mehr Rechnungen mühsam in Ordnern suchen, die Geschäftsleitung kann die Daten direkt abrufen.

Aufforderungen zur Automatisierung kommen u.a. auch von den Steuerbehörden. So muss die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgegeben werden, damit die Daten vom Fiskus schneller und effizienter verarbeitet werden können. Wenn die umsatzsteuerlichen relevanten Daten im jeweiligen Buchhaltungssystem richtig hinterlegt sind, dann es mittels Schnittstelle die Voranmeldungen online an das Finanzamt senden. Der Vorteil besteht darin, dass die Fehlerquote minimal gehalten wird und die Daten stets aktuell sind. Auf diese Weise sind auch Anträge auf Fristverlängerung Geschichte (vgl. Silberer 2017, o. S.).

5. Voraussetzungen zur Umsetzung


Die fachliche Ausbildung, die Beherrschung der gesetzlichen Anforderungen und das Verständnis der Zusammenhänge in der Buchhaltung sind im Zuge der Automatisierung und Digitalisierung wichtige Ausbildungsschwerpunkte für Mitarbeiter im Rechnungswesen. Es ist eine Veränderung des Berufsbildes im Gange: Routineaufgaben und manuellen Tätigkeiten werden noch stärker durch (die Optimierung der) Buchhaltungssoftware abgelöst.

Es besteht immer mehr das Erfordernis, sich neben den fachlichen Kompetenzen auch technische, Datenbank- und methodische Kompetenzen anzueignen. Mitarbeiter müssen ganzheitlich, komplexer und vernetzter denken und beurteilen (vgl. Neuburger 2017, S. 10). Sie müssen in der Lage sein, den IT-Experten Prozessabläufe so zu beschreiben, dass diese in der IT abgebildet werden können. 
   
Dieser Kompetenzwandel könnte in Zeiten des Fachkräftemangels für Unternehmen aber eine Barriere darstellen, da die erforderlichen Fähigkeiten zur Nutzung der Technologien aufgrund oft zeitintensiver Aus- und Weiterbildung nicht immer rasch genug zur Verfügung stehen (vgl. Arntz et al. 2016, S. 39).  

Zudem bestehen auch die bekannten Herausforderungen der Datensicherheit und oft auch eine gewisse Veränderungsscheu der Mitarbeiter. Aber: Das papierlose Büro ist in Reichweite!

letzte Änderung D.H.S. am 11.05.2021
Autor(en):  Dr. Helmut Siller
Bild:  panthermedia.net / dearza

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Autor:in
Herr Dr. Helmut Siller
Der Autor ist selbständiger Unternehmensberater mit Fokus Controlling und Unternehmenskriminalität, Lektor an Hochschulen und Fachautor. Dr. Helmut & Bärbl Siller Betriebsberatung und Training
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