Wenn Forderungen zweifelhaft oder dubios werden

Rechnungen zu Lieferungen und Leistungen von Unternehmen haben häufig ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Die entsprechenden Geldbeträge, die das Unternehmen erwarten kann, sind Forderungen, die zum Umlaufvermögen zählen. Manchmal warten Unternehmen länger als üblich auf die Begleichung ihrer Rechnungen und gelegentlich ergibt sich eine große Unsicherheit, ob das Geld in voller Höhe auf dem Geschäftskonto eingehen wird. Solche Forderungen werden "zweifelhafte Forderungen" oder "dubiose Forderungen" genannt.

Wie zweifelhafte Forderungen entstehen

In der Regel gehen Firmen davon aus, dass ihre Businesskunden die bestellten Waren oder Dienstleistungen bezahlen werden, weil sie nur bestellen, was sie sich auch leisten können. Doch manchmal gerät ein Kunde in eine finanzielle Schieflage, sei es durch plötzliche Absatzschwierigkeiten, Kurseinbrüche an der Börse oder eine Naturkatastrophe, die massive Schäden am Unternehmensvermögen verursacht. Manchmal können die Zahlungsschwierigkeiten durch neue Kredite abgefedert werden, in anderen Fällen bleibt nur der Weg in die Insolvenz.

Wenn einem Kunden so etwas widerfährt, dann werden die gegen ihn bestehenden Forderungen zweifelhaft. Und natürlich gibt es auch Firmenkunden, die aufgrund krimineller Energie in die Insolvenz schlittern oder abtauchen. Andererseits kann es sein, dass der Kunde mit der Lieferung oder der Leistung nicht zufrieden ist, weil sie seiner Meinung nach anders ausfällt als bestellt. Dann erteilt der Kunde eine Mängelrüge und stellt womöglich die Höhe der Forderung oder sogar die gesamte Forderung in Frage. Er zahlt trotz zweifacher Mahnung nicht und es könnte für den Rechnungssteller schwierig werden, den geforderten Betrag zu erhalten, selbst wenn ein Inkasso-Unternehmen eingeschaltet wird.

Bisher war nur von Unternehmenskunden im Bereich Business-to-Business die Rede, aber grundsätzlich kommen zweifelhafte Forderungen natürlich auch im Geschäft mit Endverbrauchern vor. Die Forderungen können auch aus Darlehen und Zinsen bestehen, die Banken oder andere Kreditinstitute gewährt haben. Entscheidend ist, dass das fordernde Unternehmen Informationen erhält, die an der Zahlungswilligkeit oder -fähigkeit des Kunden Zweifel aufkommen lassen. Als eine solche Information ist auch eine Zahlungsverzögerung um zwei oder drei Monate oder die Bitte des Kunden nach einem Zahlungsaufschub zu werten.

Warum das Befassen mit zweifelhaften Forderungen wichtig ist

Eines der wichtigsten Prinzipien bei der Aufstellung einer Bilanz ist das Vorsichtsprinzip. Es ist in § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) niedergelegt und bedeutet, dass Vermögenswerte einer Firma zurückhaltend bewertet werden müssen. Davon abgeleitet gilt für das Unternehmensvermögen das Niederstwertprinzip, in zwei Varianten: Das gemilderte Niederstwertprinzip ist auf das Anlagevermögen anzuwenden und besagt, dass Wertminderungen von Vermögensgegenständen, die voraussichtlich nicht dauerhaft sind, außerplanmäßig abgeschrieben werden können (§ 253 Abs. 3 Satz 6 HGB).

Umlaufvermögen, zu dem auch Forderungen gehören, ist hingegen nach dem strengen Niederstwertprinzip zu bewerten: Sinkt der Markt- oder der Börsenwert von Vermögensgegenständen zum Bilanzstichtag unter die Herstellungs- oder Anschaffungskosten, dann muss dieser niedrigere Wert angesetzt werden (§ 253 Abs. 4 Satz 1 HGB). Für zweifelhafte Forderungen bedeutet dies, dass sie nur mit dem wahrscheinlichsten Wert, also unter Berücksichtigung des Ausfalls eines Teilbetrags, in der Bilanz erscheinen dürfen. Mehr zum Vorsichtsprinzip ist hier>> zu finden. Über das Maßgeblichkeitsprinzip nach § 140 AO (Abgabenordnung), gelten die Vorgaben des Handelsrechts im Wesentlichen auch im Steuerrecht.

Aus Gründen der Bilanzklarheit müssen zweifelhafte Forderungen gesondert in die Bilanz geschrieben und wertberichtigt werden. Nicht wenige Unternehmen lassen ihre Buchhaltung jeden Monat eine Bilanz erstellen, damit die Geschäftsführung die aktuelle Entwicklung immer im Blick hat. Doch selbst wenn ein Unternehmen die Bilanz nur zum Jahresabschluss aufstellt, lohnt es sich, auch während des Jahres die zweifelhaften Forderungen im Blick zu behalten. Das geschieht beispielsweise durch ein Forderungsmanagement oder ein Liquiditätsmanagement. Denn die Menge der zweifelhaften Forderungen beeinflusst die Zahlungsfähigkeit einer Firma. Wenn außergewöhnlich viele Forderungen zweifelhaft und womöglich uneinbringlich werden, dann verringert dies die Liquidität des Unternehmens.

Bewertung von Forderungen

Aus diesen Gründen führen viele Firmen regelmäßig Forderungsausfälligkeitsprüfungen durch. Dabei gehen sie meist in mehreren Schritten vor, beispielsweise so:

1. Die einwandfreien Forderungen identifizieren.(Bei diesen Forderungen besteht (bisher) kein Zweifel, dass der Schuldner oder Kreditnehmer sie in voller Höhe begleichen wird. Geschätztes Ausfallrisiko: 0 %) 
2. Die zweifelhaften Forderungen ermitteln.
3. Zweifelhafte Forderungen auf die dafür vorgesehenen Konten buchen (1460 im Standardkontenrahmen 03 (SKR 03), 1240 im SKR 04). 
4. Einzelwertberichtigungen vornehmen. 
5. Die uneinbringlichen Forderungen ermitteln.(Bei uneinbringlichen Forderungen werden die entsprechenden Rechnungen höchstwahrscheinlich nicht beglichen und die Forderungen sind vollständig abzuschreiben. Geschätztes Ausfallrisiko: 100 %) 
6. Zweifelhafte Forderungen, die nicht einzeln bewertet werden müssen, pauschal berichtigen (siehe nächsten Abschnitt).

Um zweifelhafte Forderungen zu bewerten, muss zum einen die Ausfallwahrscheinlichkeit betrachtet werden, die zwischen 1 % und 99 % liegen kann. Zum anderen ist die Höhe des Ausfalls abzuschätzen. Beides zusammen wird auch Ausfallrisiko genannt, für dessen Abschätzung es keine konkreten Vorgaben gibt. Hier müssen Geschäftsführung und Buchhaltung auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Wenn allerdings, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, das Finanzamt wissen möchte, weshalb bestimmte Forderungen als zweifelhaft eingestuft worden sind, dann sollte dafür eine plausible Erklärung gegeben werden können. Die Anzeichen dafür, dass eine Forderung zweifelhaft ist, sollten deshalb zu jeder gebuchten zweifelhaften Forderung notiert werden.

Buchung und Wertberichtigung zweifelhafter Forderungen

Nachdem eine Forderung zweifelhaft geworden ist, besteht der erste Schritt darin, sie von den einwandfreien Forderungen zu trennen. Das geschieht mittels einer Umbuchung zwischen zwei aktiven Bestandskonten:

Wenn die Forderung schließlich doch in voller Höhe eingeht, gibt es zwei Möglichkeiten der Buchung. Entweder wird der Zahlungseingang auf dem Konto "Zweifelhafte Forderungen" verbucht:

Oder es wird die nun nicht mehr zweifelhafte Forderung zunächst zu den einwandfreien Forderungen zurückgebucht, bevor der Zahlungseingang gebucht wird:

Gegebenenfalls kommen noch Verzugszinsen hinzu, die dann als "Erträge aus Zinsen" zu buchen sind.

Wenn Forderungen beim Jahresabschluss noch immer zweifelhaft sind, müssen sie wertberichtigt werden, denn in der Bilanz erscheinen keine zweifelhaften Forderungen. Stattdessen verlangt § 253 Abs. 4 Satz 1 HGB: "Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen vorzunehmen, um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich aus einem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt."

Hinzu kommt, dass Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten sind (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Deshalb hat zu jeder zweifelhaften Forderung spätestens beim Erstellen der Bilanz eine Einzelwertberichtigung (EWB) zu erfolgen.

Auch hier gilt es wieder, vorsichtig und vernünftig abzuschätzen, wie hoch der Forderungsausfall sein wird; und auch dies muss gegebenenfalls gegenüber der Finanzbehörde plausibel begründet werden können. Wenn die Forderung beispielsweise 11.900 € beträgt, von der der Kunde wahrscheinlich nur die Hälfte bezahlen wird, dann muss zuerst der Nettowert der Forderung, also ohne Mehrwert-/Umsatzsteuer, ermittelt werden: 11.900 / 119 × 100 = 10.000. Davon die Hälfte sind 5.000 €. Dann kann gebucht werden:

Das entspricht einer direkten Abschreibung. Dabei ist die ursprüngliche Forderungshöhe nicht mehr der Bilanz zu ersehen. Wenn das jedoch der Fall sein soll, kann indirekt abgeschrieben werden mit der Buchung:

Die Umsatzsteuer, die im Rahmen der Sollversteuerung nach § 16 UStG (Umsatzsteuergesetz) im Voranmeldezeitraum der Rechnungserstellung bereits ans Finanzamt abgeführt worden ist, bleibt bei der Wertberichtigung zunächst außen vor. § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG sieht eine Korrektur (und damit Rückforderung) der Umsatzsteuer erst für den Zeitpunkt vor, zu dem eine (Teil-)Forderung uneinbringlich geworden ist. Das ist beispielsweise der Fall, wenn bei einem insolventen Kunden die Insolvenzquote feststeht.

Beträgt die Insolvenzquote lediglich 10 %, bedeutet dies, dass 90 % der ursprünglichen Forderung tatsächlich abgeschrieben werden müssen. Entsprechend werden dann auch 90 % der Umsatzsteuer korrigiert und vom Finanzamt zurückgefordert – üblicherweise wird dies mit aktuellen Umsatzsteuerzahlungen verrechnet. Bei einer ursprünglichen Forderung von 11.900 € ist der

Forderungsausfall dann wie folgt zu buchen:

Mehr zur Einzelwertberichtigung >> zu finden. Für Handelbetriebe, die große Mengen gleichartiger Ware verkaufen, oder Banken, die viele gleichartige Kredite vergeben, ist die Einzelwertberichtigung unter Umständen nicht zumutbar; dann kann auch eine Pauschalwertberichtigung vorgenommen werden. 

letzte Änderung S.P. am 15.07.2024 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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