Reisekostenabrechnung - Software-Lösungen im Vergleich

Die Reisekostenabrechnung von Dienst- und Geschäftsreisen ist nicht nur schwierig, sondern gestaltet sich oft auch sehr zeitintensiv. Mit der geeigneten Reisekosten-Software werden diese Prozesse vereinfacht und automatisiert. Unternehmen, die solche Reisekosten-Programme einsetzen, senken ihre Kosten und können die Reisen und Fahrten ihrer Mitarbeiter übersichtlicher darstellen und optimieren.

Der Einsatz der richtigen Software empfiehlt sich also für nahezu jede Firma. Und für jedes Unternehmen gibt es das geeignete Abrechnungsprogramm. Um die Auswahl zu vereinfachen hat sich die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de neun Anbieter von Reisekostenabrechnung-Software näher angeschaut:
  • Lexware - Reisekosten 2017
  • Stenzel Ingenieurbüro - SD Reisekosten 2016
  • HR Works - HR Works
  • ProSaldo GmbH - MonKey Reisekosten 2017
  • TASKX GmbH - Euro Reisekosten 2017
  • O-Soft - Reisekosten
  • Stotax - Reisekosten 2017
  • Intex - Reise
  • DATEV - Reisekosten Classic
Funktionen

Die grundsätzlichen Funktionen eines Reisekosten-Abrechnungsprogramms werden von allen Anbietern zur Verfügung gestellt. Dienst- und Geschäftsreisen können mit allen Details erfasst werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Fahrt im Inland oder im Ausland handelt. Eine Datenbank mit landesspezifischen Pauschalen und Währungen hilft bei der genauen Erfassung und Berechnung der Tages- und Übernachtungspauschalen nach dem aktuellen gesetzlichen Standard. Auch die automatische Vorsteuerberechnung ist in allen getesteten Programmen Standard.

Ein integriertes Fahrtenbuch* wird häufig angeboten – entweder ist es bereits zum Start integriert oder es wird eine Schnittstelle zu einem externen Fahrtenbuch-Programm angeboten. Einige Programmhersteller gehen sogar einen Schritt weiter und bieten eine Erfassung durch den mobilen Daten-Import vom Smartphone oder einer Datenübernahme aus Navigationssystemen.

Hervorzuheben ist auch, dass der Großteil von Programmen Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung beinhalten, was die Kommunikation mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt stark vereinfacht.
Eine weitere Vereinfachung bieten nur wenigen Programme indem sie über eine Schnittstelle mit Fibu- und Lohnbuchhaltungsprogrammen kommunizieren können. Die DATEV-Schnittstelle und ein Export der Daten zur Weiterverarbeitung ist dagegen bei nahezu jedem Programm dabei.

Außerdem ist fast in jeder Software eine Funktion zur elektronischen Belegarchivierung integriert, die ermöglicht, alle benötigten Belege elektronisch anzupassen und zu verarbeiten.

Technische Details

Die meisten getesteten Produkte sind unter Windows installierbar. Nutzer von Mac-Geräten stehen dagegen nur wenige Programme zur Verfügung. Glücklicherweise drängen immer mehr Versionen auf den Markt die onlinebasiert sind oder in der Cloud laufen.
Tipp: Besonders bei Reiseabrechnungsprogrammen ist die mobile Nutzung der Programme von Vorteil. Damit Anwender auch unterwegs auf die Software zugreifen und die Reisekosten im Blick behalten.

In unserem Vergleich wurde auch darauf geachtet, ob die Programme netzwerk- und mandantenfähig sind. Die meisten Programme unterstützen beide Funktionen. Notwendige Updates, wie zum Beispiel Änderungen im Reisekostenrecht werden von Anbietern mittlerweile kostenfrei angeboten.

Support

Notwendige Hilfe erhalten die Nutzer der Programme am einfachsten wenn Sie die FAQ lesen, ihre Anfragen per E-Mail schicken oder wenn die Telefon-Hotline anrufen. Bei fast allen Anbietern gehört dieser Service zum Programm-Paket. Dabei wird die Kundenhotline meisten kostenlos oder zum regulären Festnetztarifen angeboten. Eine Software-Schulung wird hingegen nicht immer angeboten. Jedes Programm in dieser Übersicht kann kostenlos getestet werden. Dabei ist zu beachten, dass eine Demoversion entweder auf begrenzte Zeit oder unter Ausschluss einzelner Funktionen benutzt werden kann.

Preise

Die Preise unterscheiden sich sehr stark. Neben den reinen Programmkosten werden bei einigen Anbietern auch Kosten für die Inbetriebnahme eines Setup-Pakets berechnet.

Fazit

Vor der Auswahl der Software ist es wichtig die firmeneigenen IT-Umgebung und die Ansprüche an das Programm genau zu kennen. Mit der Beantwortung dieser Fragen fallen bereits einige Reiseabrechnungsprogramme weg. Auch notwendige Schnittstellen, die die Arbeit mit bereits vorhandenen Buchhaltungslösungen vereinfachen sollten unbedingt in Betracht gezogen werden.
Unbedingt empfehlenswert ist die Nutzung der kostenlosen Testversionen. Hat man nach dem Test die passende Lösung gefunden, können bereits eingegebene Daten später einfach weiterverwendet werden.

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Quelle: Anbieterangaben
letzte Änderung W.V.R. am 28.01.2022
Autor(en):  Torsten Elsner
Bild:  panthermedia.net/ gstockstudio

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