Reisekosten - Fahrten im betrieblichen Auftrag

Wenn Angestellte eines Unternehmens im betrieblichen Auftrag reisen, entstehen sogenannte Reisekosten. Sie sind definiert als Aufwendungen, die in konkretem Zusammenhang mit Fahrten oder Reisen stehen, die betriebsbedingt erfolgen. Das können z.B. Ausflüge zu Messen, Schulungen, genauso wie mehrtägige Weiterbildungen oder auswärtige Vertragsverhandlungen und -abschlüsse sein. In der Regel muss der Arbeitnehmer die Kosten zunächst selbst tragen und im Nachhinein deren Erstattung beim Arbeitgeber beantragen. In dem Fall, dass der Unternehmer selbst reist, ist auch das Zahlen aus der betrieblichen Kasse möglich. Folgende Kosten werden dabei erstattet bzw. steuerlich berücksichtigt:

  • Fahrtkosten der An- und Abreise → öffentliche Verkehrsmittel, PKW, Park- und Mautgebühren
  • Verpflegungsmehraufwand → wird pauschal abgerechnet und ist abhängig von der Länge der Abwesenheit und dem Reiseziel (In- oder Ausland)
  • Übernachtungskosten → Beleg- oder Pauschalabrechnung
  • Nebenkosten → Kosten für z.B. Telefon, Fax, Versicherung, Eintrittskarten etc.

Wichtig bei der Beantragung ist grundsätzlich das Einreichen aller entsprechenden Belege im Original, denn eine Rückzahlung wird nur in der Höhe erfolgen, wie es nachgewiesen werden kann. Reisekostenerstattungen bedeuten für einen Arbeitnehmer steuerfreie Einnahmen, im Falles eines Unternehmers sind es Betriebseinnahmen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Vollständig können Sie das Bundesreisekostengesetz (BRKG) beim Bundesministerium der Justiz nachlesen.

Beispiel: Der Angestellte A. reiste 100 km (Hin- und Rückfahrt) mit seinem privaten PKW zu einer Tagung. Seine Abwesenheit betrug insgesamt 36 Stunden (Montag 8:00 bis Dienstag 20:00). Die Übernachtungskosten (ohne Frühstück) lagen bei € 155 brutto. Die Hotelrechnung liegt vor.


Bei Fahrten mit dem PKW werden pauschal € 0,30 pro km verrechnet. Die Höchstgrenze liegt allerdings bei € 130:
100 x 0,3 = € 30

Auch für den Verpflegungsmehraufwand gibt es Richtlinien:
8-24 Stunden → € 14,00
24 Stunden → € 28,00 

In diesem Beispiel ergibt sich somit ein Wert von:
14,00 + 14,00 = € 28,00

Die Hotelkosten werden voller in Höhe von € 155 erstattet.

Es ergibt sich daher ein Gesamtbetrag von:
30 + 28 + 155 = € 213

Stand: 2022



letzte Änderung Redaktion RWP am 21.01.2022

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13.01.2013 16:38:35 - Gast

Reisekosten wie und wann rechne ich Reisekosten ab und wann rechne ich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte? Außendienstmitarbeiter mit einem Büro in der Geschäftsstelle. Fährt von Zuhause mit dem eigenen PKW zum Kunden und dann auch wieder nach Hause. Außendienstmitarbeiter mit einem Büro in der Geschäftstelle. Fährt mit dem eigenen PKW von dort zum Kunden und anschließend nach Hause. Leider gibt es immer wieder Unstimmigkeiten zu dem Thema, so dass ich im Moment nicht sicher bin, ob die Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Bin Anfänger, wass die Reiskostenberechnung betrifft. Danke schon im Voraus! :denk:
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02.10.2013 13:43:56 - Gast

Hilfe was ist das denn????? An arbeitsfreien Tagen werden nur Spesen und Hotelkosten nach Stollfuß-Tabelle gezahlt Das bedeutet???
[ Zitieren | Name ]

04.05.2018 11:44:08 - Gast

Hallo zusammen, ich habe eine Frage: Ich kenne mich mit Reisekosten überhaupt nicht aus. Ich bin neu in der Firma und die Firma für die wir Büro- und Buchhaltungsaufgaben erledigen, hat uns zu einem Meeting (über zwei Tage) eingeladen, wo wir uns vorstellen sollten und was wir für sie tun. Ich bin mit meinem privat PKW gefahren. Wie rechne ich die km ab..... Mit oder ohne Spesen.....wenn, dann wie verhält es sich mit den Verpflegungspauschalen.... Könnte mir da einer weiter helfen? Vielen Dank im voraus. Gruß Kerstin
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07.05.2018 09:05:57 - wvr

Hallo, steht alles hier in den Beiträgen. https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Reisekosten_Themenspecial.php Gruß wvr
[ Zitieren | Name ]

09.05.2018 16:52:23 - Dobit

[QUOTE]wvr schreibt: Hallo, steht alles hier in den Beiträgen. https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Reisekosten_Themenspecial.php Gruß wvr[/QUOTE] Da kann ich dir zustimmen!
[ Zitieren | Name ]

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