Reisekosten

Wenn Angestellte eines Unternehmens im betrieblichen Auftrag reisen, entstehen sogenannte Reisekosten. Sie sind definiert als Aufwendungen, die in konkretem Zusammenhang mit Fahrten oder Reisen stehen, die betriebsbedingt erfolgen. Das können z.B. Ausflüge zu Messen, Schulungen, genauso wie mehrtägige Weiterbildungen oder auswärtige Vertragsverhandlungen und -abschlüsse sein. In der Regel muss der Arbeitnehmer die Kosten zunächst selbst tragen und im Nachhinein deren Erstattung beim Arbeitgeber beantragen. In dem Fall, dass der Unternehmer selbst reist, ist auch das Zahlen aus der betrieblichen Kasse möglich. Folgende Kosten werden dabei erstattet bzw. steuerlich berücksichtigt:

• Fahrtkosten der An- und Abreise → öffentliche Verkehrsmittel, PKW, Park- und Mautgebühren
• Verpflegungsmehraufwand → wird pauschal abgerechnet und ist abhängig von der Länge der Abwesenheit und dem Reiseziel (In- oder Ausland)
• Übernachtungskosten → Beleg- oder Pauschalabrechnung
• Nebenkosten → Kosten für z.B. Telefon, Fax, Versicherung, Eintrittskarten etc.

Wichtig bei der Beantragung ist grundsätzlich das Einreichen aller entsprechenden Belege im Original, denn eine Rückzahlung wird nur in der Höhe erfolgen, wie es nachgewiesen werden kann. Reisekostenerstattungen bedeuten für einen Arbeitnehmer steuerfreie Einnahmen, im Falles eines Unternehmers sind es Betriebseinnahmen, die umsatzsteuerpflichtig sind. 

Vollständig können Sie das Bundesreisekostengesetz (BRKG) beim Bundesministerium der Justiz nachlesen.

Beispiel:

Der Angestellte A. reiste 100 km (Hin- und Rückfahrt) mit seinem privaten PKW zu einer Tagung. Seine Abwesenheit betrug insgesamt 36 Stunden (Montag 8:00 bis Dienstag 20:00). Die Übernachtungskosten (ohne Frühstück) lagen bei € 155 brutto. Die Hotelrechnung liegt vor.

Bei Fahrten mit dem PKW werden pauschal € 0,30 pro km verrechnet. Die Höchstgrenze liegt allerdings bei € 130:
100 x 0,3 = € 30

Auch für den Verpflegungsmehraufwand gibt es Richtlinien:
8-24 Stunden → € 12,00
24 Stunden → € 24,00 

In diesem Beispiel ergibt sich somit ein Wert von:
12,00 + 12,00 = € 24,00

Die Hotelkosten werden voller in Höhe von € 155 erstattet.

Es ergibt sich daher ein Gesamtbetrag von:
30 + 24 + 155 = € 209

Quellen:
Thomson, Iris: Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen, 2. Aufl., Freiburg 2007.
Findeis/Kühlewein/Kühn u.a.: Spezielle Wirtschaftslehre für Büroberufe, 6. Aufl., Troisdorf 1997.
Bundesministerium der Justiz: Bundesreisekostengesetz, verfügbar unter: http://bundesrecht.juris.de/brkg_2005/BJNR141810005.html [Zugriff: Mai 2009]

letzte Änderung Redaktion RWP am 16.08.2018

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