Verpflegungsmehraufwand auf Dienst- oder Geschäftsreisen

Pauschalen für Inlandsreisen und Auslandsreisen

Wolff von Rechenberg
Für Verpflegung auf beruflichen oder geschäftlichen Reisen sind die Kosten steuerlich absetzbar. Allerdings nicht in tatsächlicher Höhe. Der Gesetzgeber gibt Pauschalbeträge vor. Wie das funktioniert und was dabei insbesondere auf Auslandsreisen zu beachten ist, hat Rechnungswesen-Portal.de zusammengetragen.

Die Verpflegungskosten zählen zu den Reisekosten. Reisekosten lassen sich nur für Reisen absetzen, die
  • beruflich oder
  • geschäftlich veranlasst sind.

Auf einer Reise befindet sich ein Berufstätiger immer dann, wenn er außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet.

Der Gesetzgeber akzeptiert für die Verpflegung auf Dienstreisen keine individuellen Verpflegungskosten. Zu aufwendig wäre die Berechnung für Unternehmen wie für Finanzämter. Die Kosten für Verpflegung lassen sich nur über eine Pauschale steuerlich absetzen. Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand können Steuerzahler auf einem von zwei möglichen Wegen steuerlich geltend machen:
  1. Der Arbeitgeber setzt die Pauschbeträge als Betriebsausgabe ab (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).
  2. Der Reisende setzt die Pauschbeträge in seiner privaten Steuererklärung als Werbungskosten ab (§ 9 Absatz 4a EStG).

Der erste Weg hat sich als Standard in Unternehmen etabliert. Der Betrag für Verpflegungsmehraufwand hängt in der Höhe ab von:
  • Der Reisedauer
  • Dem Reiseland

Verpflegungsmehraufwand auf Inlandsreisen

 Für Inlandsreisen gelten zwei Pauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG) mit zwei Beträgen (Stand: 2023):
  1. Für eine eintägige Reise, die länger als 8 Stunden dauert: 14 Euro.
  2. Auf mehrtägigen Reisen für jeden vollen Kalendertag, an dem der Reisende volle 24 Stunden der eigenen Wohnung fernbleibt: 28 Euro.


Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten vor Ort, dann muss der Pauschbetrag entsprechend gekürzt werden, um:
  • 20 % für ein Frühstück
  • 40 % für ein Mittagessen
  • 40 % für ein Abendessen

Das bestimmt § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG. Berechnungsgrundlage ist die volle Pauschale für Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 28 Euro.

Beispiel: Für eine Dienstreise eines Angestellten bucht der Arbeitgeber zwei Übernachtungen inklusive Frühstück. Für das Frühstück muss er von den Pauschbeträgen für die jeweiligen Tage jeweils 20 Prozent abziehen (5,60 Euro, Stand: 2021).

Nimmt der Reisende vor Ort an einer geschäftlichen Bewirtung durch seinen Arbeitgeber teil, muss der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand ebenfalls gekürzt werden. Das gilt allerdings nur, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt hat.
Beispiel A: Ein Außendienstmitarbeiter geht auf einer Dienstreise mit einem Kunden Mittagessen. Er bezahlt die Rechnung und muss daheim 40 Prozent eines vollen Pauschbetrags von seinem Verpflegungsmehraufwand kürzen. Denn es handelt sich um eine vom Arbeitgeber im eigenbetrieblichen Interesse bezahlte Mahlzeit.

Beispiel B: Der Außendienstler geht mit dem Kunden Mittagessen. Der Kunde zahlt diesmal die Rechnung. Der Außendienstler darf den ungekürzten Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand abrechnen, denn das Essen hat in diesem Fall nicht der Arbeitgeber bezahlt.

Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsreisen

Für Auslandsreisen gelten höhere Pauschalen – und zwar länderspezifisch, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht. Für die in der Bekanntmachung nicht genannten Länder gilt der Pauschbetrag für eine Reise nach Luxemburg. Führt die Dienstreise in ein Überseegebiet, das nicht im BMF-Schreiben aufgeführt ist, gilt der Pauschbetrag für das jeweilige Mutterland. Auch für Auslandsreisen nennt der Fiskus drei Pauschalen:
  1. Bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag.
  2. Für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag.
  3. Pauschbetrag für Übernachtungskosten.

Beispiel: Ein Buchhalter reist im Firmenauftrag zu einer Tagung nach Belgien. Die Tagung dauert zwei Tage jeweils vom Morgen bis in die Abendstunden. Der Buchhalter reist also am Tag vor der Tagung an. Er bleibt zwei volle Tage und reist am Morgen des nächsten Tages wieder ab. Folgende Pauschbeträge kann er in Anspruch nehmen (Stand: 2023):
  • Tag der Anreise: 28 Euro.
  • Zwei volle Tage Aufenthalt: 84 Euro (je Tag 42 Euro).
  • Tag der Abreise: 28 Euro.
  • Das ergibt eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 140 Euro.
  • Hinzu kommen die Pauschbeträge für zwei Übernachtungen (je 135 Euro) von insgesamt 270 Euro.

Achtung: Der Pauschbetrag für Übernachtung gilt nur im Wege der Erstattung durch den Arbeitgeber. Setzt unser Buchhalter seine Reisekosten als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung an, dann muss er die tatsächlichen Übernachtungskosten angeben.

Zur Berechnung gibt das Bundesfinanzministerium die folgenden Erklärungen:
  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an eine Auslandsreise gleich die nächste an, dann gilt für den Ortswechsel die jeweils höhere Pauschale für Verpflegungsmehraufwand.
Beispiel: Unser Buchhalter reist von seiner Tagung in Belgien gleich weiter zu einer Fortbildung in der Schweiz, wo er noch am selben Tag ankommt. Für den Abreisetag aus Belgien stünde ihm ein Pauschbetrag von 28 Euro zu. Er bekommt aber den Pauschbetrag für den Anreisetag in der Schweiz, denn der liegt mit 43 Euro höher. Dabei spielt keine Rolle, ob er noch einen Zwischenstopp im heimischen Brechte bei Paderborn einlegt, um frische Kleidung einzupacken.

Erhält der Reisende auf seinen Veranstaltungen Verpflegung, dann muss auch hier die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand um den Anteil für die jeweilige Mahlzeit gekürzt werden.
Beispiel: Der Buchhalter kommt in der Schweiz an, am Ort der Fortbildung. Dort sind die Teilnehmer mit einem Abendessen begrüßt. Das ist Teil des Programms. Der Arbeitgeber unseres Buchhalters hat das Essen also mitbezahlt. Darum muss der Pauschbetrag von 43 Euro um den Anteil eines Abendessens gekürzt werden. Der Pauschbetrag für einen vollen Tag liegt für die Schweiz bei 64 Euro. In der Reisekostenabrechnung muss der Pauschbetrag von 43 Euro also um 25,6 Euro (40 % von 64) gekürzt werden.

Achtung! Der Pauschbetrag für die Schweiz muss auch angewandt werden, wenn der Buchhalter in Belgien noch ein Frühstück eingenommen hat, das der Arbeitgeber bezahlt hat. Auch in diesem Fall muss der Pauschbetrag für die Anreise in der Schweiz um 20 Prozent eines vollen Pauschbetrags für die Schweiz gekürzt werden (20 % von 64 Euro = 12,80 Euro).

Übersicht über die ab 1. Januar 2024 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland:  BMF-Schreiben vom 21.11.2023 >>




Quelle: BMF
letzte Änderung W.V.R. am 28.05.2024
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Randolf Berold


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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