Excel- BetriebskostenabrechnungBeispiel: Für eine Dienstreise eines Angestellten bucht der Arbeitgeber zwei Übernachtungen inklusive Frühstück. Für das Frühstück muss er von den Pauschbeträgen für die jeweiligen Tage jeweils 20 Prozent abziehen (5,60 Euro, Stand: 2025).
Beispiel A: Ein Außendienstmitarbeiter geht auf einer Dienstreise mit einem Kunden Mittagessen. Er bezahlt die Rechnung und muss daheim 40 Prozent eines vollen Pauschbetrags von seinem Verpflegungsmehraufwand kürzen. Denn es handelt sich um eine vom Arbeitgeber im eigenbetrieblichen Interesse bezahlte Mahlzeit.
Beispiel B: Der Außendienstler geht mit dem Kunden Mittagessen. Der Kunde zahlt diesmal die Rechnung. Der Außendienstler darf den ungekürzten Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand abrechnen, denn das Essen hat in diesem Fall nicht der Arbeitgeber bezahlt.
Beispiel: Unser Buchhalter reist von seiner Tagung in Belgien gleich weiter zu einer Fortbildung in der Schweiz, wo er noch am selben Tag ankommt. Für den Abreisetag aus Belgien stünde ihm ein Pauschbetrag von 40 Euro zu. Er bekommt aber den Pauschbetrag für den Anreisetag in der Schweiz, denn der liegt mit 47 Euro höher. Dabei spielt keine Rolle, ob er noch einen Zwischenstopp im heimischen Brechte bei Paderborn einlegt, um frische Kleidung einzupacken.
Beispiel: Der Buchhalter kommt in der Schweiz an, am Ort der Fortbildung. Dort sind die Teilnehmer mit einem Abendessen begrüßt. Das ist Teil des Programms. Der Arbeitgeber unseres Buchhalters hat das Essen also mitbezahlt. Darum muss der Pauschbetrag von 47 Euro um den Anteil eines Abendessens gekürzt werden. Der Pauschbetrag für einen vollen Tag liegt für die Schweiz bei 70 Euro. In der Reisekostenabrechnung muss der Pauschbetrag von 47 Euro also um 28 Euro (40 % von 70) gekürzt werden.
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Quelle: BMF letzte Änderung W.V.R. am 13.01.2026 Autor(en): Wolff von Rechenberg Bild: panthermedia.net / Randolf Berold |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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