Für Verpflegung auf beruflichen oder geschäftlichen Reisen sind die Kosten steuerlich absetzbar. Allerdings nicht in tatsächlicher Höhe. Der Gesetzgeber gibt Pauschalbeträge vor. Wie das funktioniert und was dabei insbesondere auf Auslandsreisen zu beachten ist, hat Rechnungswesen-Portal.de zusammengetragen. 
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Beispiel A: Ein Außendienstmitarbeiter geht auf einer Dienstreise mit einem Kunden Mittagessen. Er bezahlt die Rechnung und muss daheim 40 Prozent eines vollen Pauschbetrags von seinem Verpflegungsmehraufwand kürzen. Denn es handelt sich um eine vom Arbeitgeber im eigenbetrieblichen Interesse bezahlte Mahlzeit.
Beispiel B: Der Außendienstler geht mit dem Kunden Mittagessen. Der Kunde zahlt diesmal die Rechnung. Der Außendienstler darf den ungekürzten Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand abrechnen, denn das Essen hat in diesem Fall nicht der Arbeitgeber bezahlt.
Beispiel: Ein Buchhalter reist im Firmenauftrag zu einer Tagung nach Belgien. Die Tagung dauert zwei Tage jeweils vom Morgen bis in die Abendstunden. Der Buchhalter reist also am Tag vor der Tagung an. Er bleibt zwei volle Tage und reist am Morgen des nächsten Tages wieder ab. Folgende Pauschbeträge kann er in Anspruch nehmen (Stand: 2021):
Beispiel: Unser Buchhalter reist von seiner Tagung in Belgien gleich weiter zu einer Fortbildung in der Schweiz, wo er noch am selben Tag ankommt. Für den Abreisetag aus Belgien stünde ihm ein Pauschbetrag von 28 Euro zu. Er bekommt aber den Pauschbetrag für den Anreisetag in der Schweiz, denn der liegt mit 43 Euro höher. Dabei spielt keine Rolle, ob er noch einen Zwischenstopp im heimischen Brechte bei Paderborn einlegt, um frische Kleidung einzupacken.
Beispiel: Der Buchhalter kommt in der Schweiz an, am Ort der Fortbildung. Dort sind die Teilnehmer mit einem Abendessen begrüßt. Das ist Teil des Programms. Der Arbeitgeber unseres Buchhalters hat das Essen also mitbezahlt. Darum muss der Pauschbetrag von 43 Euro um den Anteil eines Abendessens gekürzt werden. Der Pauschbetrag für einen vollen Tag liegt für die Schweiz bei 64 Euro. In der Reisekostenabrechnung muss der Pauschbetrag von 43 Euro also um 25,6 Euro (40 % von 64) gekürzt werden.
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Quelle: BMF letzte Änderung W.V.R. am 11.02.2021 Autor(en): Wolff von Rechenberg Bild: panthermedia.net / Randolf Berold |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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