Keine Angst vor der digitalen Rechnung

Onlinehändler dürfen auf Papierrechnungen für ihre Kunden verzichten. Doch Geschäftskunden brauchen die elektronische oder digitale Rechnung nicht zu fürchten. Sie gilt inzwischen auch ohne digitale Signatur.

Amazon will künftig auf Papierrechnungen verzichten. Mit einer entsprechenden Ankündigung hatte das Onlinekaufhaus Diskussionen ausgelöst. Geschäftskunden fürchteten um ihren Vorsteuerabzug, wenn eine Rechnung als PDF nicht anerkannt wird. Schließlich galt die elektronische Rechnung nur mit digitaler Signatur als rechtssicher. Viele Geschäftskunden von Amazon stellten die Frage: Dürfen die einfach die Papierrechnung weglassen und den Kunden auf eine PDF-Rechnung zum Download verweisen?

Versand ohne Papierrechnung rechtlich einwandfrei

Aus der Sicht der Finanzbehörden steht dem Vorgehen von Amazon rechtlich nichts entgegen. Das bestätigten die Oberfinanzdirektionen von Rheinland-Pfalz und Niedersachsen auf eine Anfrage des Rechnungswesen-Portals § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) formuliert einen die Rechnung auf Papier als Regelfall. Nur mit Zustimmung des Kunden kommt auch eine elektronische Rechnung in Frage. 
In Abschnitt 14.4 Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) erklärt der Gesetzgeber allerdings Papier- und Digitalrechnung als gleichwertig. Die Zustimmung zur elektronischen Rechnung bedarf demnach keiner besonderen Form. Es reicht ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Der Gesetzgeber geht aber auch von einem Einvernehmen aus, wenn "die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen." (Abschnitt 14.4 Abs. 1 UStAE) 

Regeln für elektronisch übermittelte Rechnungen


Die elektronische Rechnung darf auf folgenden Wegen übermittelt werden:
  • E-Mail (Dateianhang)
  • De-Mail
  • Download
  • Elektronische Datenübertragung (EDI)

Elektronisch übertragen wird auch ein Fax. Eine Rechnung auf Fax gilt jedoch als Papierrechnung. Papier- und elektronische Rechnungen gelten als ordnungsgemäß übermittelt, wenn
  • die Echtheit der Herkunft,
  • die Unversehrtheit des Inhalts und
  • die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Natürlich müssen alle Anforderungen an eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG erfüllt sein. Unternehmen sollten beachten: Als lesbar gilt eine Rechnung nur, wenn ihr Inhalt für das menschliche Auge erfassbar ist. Daraus ergibt sich, dass strukturierte Rechnungsdaten - beispielsweise in XML-Dateien - erst in eine lesbare Form gebracht werden müssen, in eine PDF- oder Textdatei beispielsweise.

Kontrollverfahren für die Online-Rechnung


Elektronische Rechnung? Nur mit digitaler Signatur! Diese Regel hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 2. Juli 2012 erheblich gelockert. Abschnitt 14.4 UStAE basiert auf diesem Schreiben. Diese Vorschrift fordert nun ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit einer digitalen Rechnung gewährleisten soll.

Wie ein solches Verfahren im Detail aussehen soll, überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen. Diese Formulierungen verunsichern den Steuerzahler. Dabei steht dahinter eine ganz einfache Forderung: Die Rechnung muss alle Anforderungen erfüllen. Außerdem muss einer Rechnung eine Leistung gegenüberstehen. Dieser Zusammenhang muss geprüft sein, was in Unternehmen ohnehin geschieht, bevor eine Rechnung bezahlt wird.
Tipp: Unternehmer sollten sich von solchen Formulierungen nicht verunsichern lassen. Wer nachweisen kann, dass einer Rechnung auch eine Leistung gegenübersteht, der bewegt sich auf sicherem Boden.

Fazit: Keine Angst vor digitalen Rechnungen


Noch zählen die Deutschen zu den Skeptikern der digitalen Rechnung. 32 Milliarden Rechnungen und Kassenbelegen werden jährlich in Deutschland ausgefertigt. Daran habe die elektronische Rechnung einen Anteil im einstelligen Prozentbereich, schätzte die Goethe-Universität Frankfurt am Main 2013. Wenn ein Branchenriese wie Amazon die Papierrechnung abschafft, wird dieser Anteil deutlich steigen. Andere Onlinehändler werden folgen oder setzen schon heute ebenfalls auf die digitale Rechnung.

Bedenken gegen die elektronisch übermittelte Rechnung auf Seiten von Unternehmen und Selbstständigen sind unbegründet. In seinem Schreiben vom 2. Juli 2012 schreibt das Ministerium:
"Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind."
Das bedeutet: Wer dem Finanzamt eine korrekte Rechnung vorlegt, bewegt sich auf rechtssicherem Boden – auch ohne digitale Signatur.

letzte Änderung W.V.R. am 03.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  OFD Koblenz, OFD Niedersachsen, UStAE, UStG
Bild:  panthermedia.net / dearza

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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