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Gelangensbestätigung: Fallen bei innergemeinschaftlicher Lieferung in der EU vermeiden

Wolff von Rechenberg
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen werden durch neue Nachweispflichten einfacher. Aber neue Fallstricke bringt die "Gelangensbestätigung". Das sollten Unternehmer über EU-Lieferungen wissen.

Seit dem 1. Oktober gelten einfachere Nachweispflichten für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Lieferungen in EU-Länder sind grundsätzlich steuerfrei,
  • wenn der ausländische Besteller Unternehmer ist
  • und die Ware für seine Firma erwirbt.

Neu: Gelangensbestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Weitere Voraussetzung: Der Lieferant muss gegenüber den Finanzbehörden belegen, dass die Ware tatsächlich von Deutschland in ein anderes EU-Mitgliedsland gelangt ist. Dafür hat der deutsche Gesetzgeber die so genannte "Gelangensbestätigung" eingeführt. Der ausländische Käufer muss dem deutschen Unternehmen nach Abschluss der Lieferung den Erhalt der Ware bestätigen.

Eigentlich verlangt der Fiskus eine solche Bescheinigung schon seit dem 1. Januar 2012. Die Neuregelung ab dem 1. Oktober vereinfacht die Handhabung der Gelangensbestätigung und lässt nun teilweise auch alternative Nachweise zu. Unternehmen profitieren von diesen Vereinfachungen. 

Allerdings ergeben sich daraus auch Probleme. So sei eine solche Regelung in Italien, Spanien und Frankreich unbekannt, erklärt DHPG. Ergebnis: Der deutsche Unternehmer wird eine Gelangensbestätigung zumindest aus diesen Ländern einfordern müssen. 
Achtung! Ohne Gelangensbestätigung vom Firmenkunden im EU-Ausland keine Umsatzsteuerfreiheit.


Regeln für die Gelangensbestätigung

Unabhängig davon, mit welchem Formular oder welchem Nachweis der deutsche Unternehmer seine EU-Lieferungen belegt, muss er in der Regel folgende Mindestangaben erfüllen.
  • Name und Anschrift des Abnehmers im EU-Ausland,
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware,
  • Ort und Monat der Beendigung des Transportes,
  • Ausstellungsdatum und
  • Unterschrift des Abnehmers oder seines Beauftragten.

Alternativen zur Gelangensbestätigung

Welche Alternativen zur Gelangensbestätigung möglich sind, hängt davon ab, ob und wie die Ware ins EU-Ausland versendet oder befördert wird.
  • Bringt eine Spedition sie zum Abnehmer, reicht der handelsübliche Frachtbrief. Der muss aber die Unterschriften des Auftraggebers und des Empfängers als Bestätigung für den Erhalt der Ware tragen.
  • Alternativ kann der Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist, auch per Spediteursbescheinigung erfolgen. Diese muss nun, anders als die früher gebräuchliche weiße Spediteursbescheinigung, auch die Angabe des Monats des Transportendes enthalten. Sie kann daher nicht mehr zu Beginn der Beförderung ausgestellt werden.

Tipp: Wer Fehler ausschließen will, sollte das neue von der Finanzverwaltung veröffentlichte Muster der Bescheinigung zu verwenden.
  • Schicken deutsche Unternehmen die Ware per Kurierdienst zum ausländischen Kunden, reichen schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein Protokoll des Dienstleisters, das den Transport bis zur Ablieferung beim ausländischen Kunden lückenlos dokumentiert (so genanntes "Tracking-and-Tracing-Protokoll").
  • Senden deutsche Firmen die gewünschten Teile per Post, genügen eine Bestätigung über die Entgegennahme des Abnehmers durch den Postdienstleister sowie ein Nachweis über die Bezahlung.

"Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen dürfte sich die Gelangensbestätigung als Regelnachweis durchsetzen", erwartet DHPG-Steuerberater Gert Klöttschen. Denn für diesen Fall sind auch Sammelbestätigungen möglich. Zum Beispiel für alle Lieferungen in einem Monat oder in einem Quartal. Außerdem darf das Formular auch auf andere Dokumente wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine verweisen.

Das Ganze funktioniert ebenso im E-Mail-Verkehr. Vorteil: In diesem Fall darf auch die Unterschrift fehlen. Der Unternehmer schreibt dann einfach eine E-Mail an seinen Kunden mit den notwendigen Angaben und fordert ihn auf, dies per Antwort-Mail zu bestätigen. Klöttschen: "Der lückenlose Rücklauf der Mails muss allerdings streng kontrolliert und ordnungsgemäß archiviert werden."

Umsetzung der Gelangensbestätigung

Für die nötigen Umstellungen gewähren die Finanzämter eine Übergangsfrist bis zum Jahresende 2013. Allerdings sollten Unternehmen die Regelungen möglichst umgehend anwenden. Denn der Aufwand sei erheblich, erklärt DHPG
Tipp: Unternehmen sollten mit ihren Abnehmern im EU-Ausland vereinbaren, welche Form der Gelangensbestätigung im konkreten Fall die beste ist. Dabei sollten auch die beteiligten Transportunternehmen (Speditionen, Kuriere etc.) einbezogen werden.

Mit der Zahl der Alternativen beim Gelangensnachweis wächst der organisatorische Aufwand. Die Wirtschaftskanzlei DHPG empfiehlt, Gelangensnachweise nach Versandtypen zu klassifizieren. Unternehmen müssen bis zum Jahresende ihre Kunden kontaktieren, Verhaltensmaßregeln festlegen sowie Mitarbeiter der Abteilungen Auftragsannahme, Versand und Rechnungswesen schulen. Tücken des Exports Gerade die Vielfalt möglicher Nachweise birgt einige Gefahren.

Bei Unstimmigkeiten ist die Steuerfreiheit der Ausfuhrlieferung in Gefahr. Umso dringlicher sind klare firmeninterne Regelungen.

Tücken bei innergemeinschaftlicher Lieferung

Auf die folgenden Tücken bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung sollten Unternehmen achten:
  1. Nachkontrolle: Die Nachweise werden erst zeitversetzt nach Abschluss des Transportes ausgestellt. Exporteure müssen den Eingang aller Belege nachhalten und die entsprechenden Nachweise archivieren.
  2. Reihengeschäfte: Eigentlich quittiert der eigene Abnehmer den Empfang der Ware. Doch nicht selten wird Ware über mehrere Lieferanten an den Endabnehmer befördert oder versendet. Dann fungiert der Endabnehmer als Vertreter des eigenen Abnehmers und unterschreibt.
  3. Abholfälle: Holt der Endkunde die Waren selbst ab und befördert sie in das EU-Ausland verlangt der Gesetzgeber prinzipiell eine Gelangensbestätigung. Dies ist für Lieferanten riskant, denn sie haben auf den Rücklauf des Nachweises kaum Einfluss. Gegebenenfalls sollten Unternehmen auf Abholfälle verzichten oder Sicherheiten einbehalten bis der Nachweis eingeht.
  4. Spediteursversicherung: Lässt der Auslandskunde die Ware abholen, kann der Spediteur versichern, dass er sie ins EU-Land bringt. Das reicht grundsätzlich. Bei begründeten Zweifeln wird das Finanzamt aber weitere Nachweise fordern.
  5. Vertretungsberechtigung: Werden Frachtbrief oder Gelangensbestätigung von Mitarbeitern des Abnehmers unterschrieben, muss der Exporteur darauf achten, dass die entsprechenden Personen auch vertretungsberechtigt sind. Dies erweist sich in der Praxis meist als sehr schwierig.
  6. Archivierung: Bei der Übermittlung der Belege per E-Mail muss auch die E-Mail des Kunden archiviert werden. Die Archivierung kann elektronisch, aber auch in ausgedruckter Form erfolgen.

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Quelle: DHPG
letzte Änderung W.V.R. am 28.11.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  PantherMedia / Antje Neika


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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23.02.2015 22:35:16 - Heinrich K.

Wie verhält es sich in folgender Situation:

Händler A aus D verkauft Ware an Kunden C aus AT.
Händler A aus D beauftragt den Hersteller aus D direkt an den Kunden C aus AT zu versenden.

Alle Beteiligten haben die UstIdNr. angegeben.

So verstehe ich es:
Händler A stellt Kunde C eine Rechnung ohne Steuer aus.
Hersteller C aus D stellt Händler A aus eine Rechnung für die Wareneinkauf mit Steuer aus.

richtig?
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