Umsatzsteuer: Tipps und Regeln für Reisekosten mit Bus und Bahn

Umsatzsteuer auf Bus- und Bahntickets können sich Unternehmen beim Vorsteuerabzug zurückholen. Aber wie hoch ist eigentlich der Steuersatz auf Fahrausweise? Der Blick aufs Ticket hilft meist nicht weiter. Auf Fahrausweisen muss der Umsatzsteuersatz nicht immer zwingend ausgewiesen sein. Eine Sonderregelung für Öffentliche Verkehrsmittel. Wie Unternehmen dennoch zum Vorsteuerabzug kommen.

Unternehmer A hat Ärger mit dem örtlichen Verkehrsunternehmen. Einem Mitarbeiter hat er ein Ticket für einen dienstlichen Termin bezahlt. Doch dann steht der Buchhalter beim Chef im Büro und beklagt, dass weder auf dem Vertrag noch auf der Fahrkarte die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Wie kann das sein? § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) Abs. 4, Satz 8 schreibt doch den Steuersatz auf jeder Rechnung vor.

Doch der Gesetzgeber macht für Fahrausweise eine Ausnahme (§ 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung UStDV). Hinzu kommt, dass der Gesetzgeber für Fahrten mit Bus und Bahn keinen einheitlichen Steuersatz vorgesehen hat. Wie soll die Buchhaltung Tickets für Bus und Bahn in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben?

Ermäßigter Umsatzsteuersatz für Nahverkehr

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Nahverkehr und Fernverkehr. Um den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) zu fördern, belastet ihn der Staat nur mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Was wir unter Nahverkehr zu verstehen haben, bestimmt §12 UStG: Der ermäßigte Steuersatz von derzeit 7 % (Stand: 2014) gilt demnach nur

• Innerhalb einer Gemeinde oder
• wenn die Strecke höchstens 50 Kilometer lang ist.
  

Hin- und Rückfahrt gelten als getrennte Fahrten, auch wenn der Reisende beide Touren gleichzeitig gebucht hat. Der ermäßigte Steuersatz im Nahverkehr gilt für alle Busse und Bahnen im Linienverkehr sowie für Taxen. Für das Taxi gilt jedoch ausschließlich die 50-Kilometergranze. Wer mit dem Taxi fährt, den Fahrer dort warten lässt, anschließend gleich wieder zurückfährt und dabei mehr als 50 Kilometer zurückgelegt hat, zahlt 19 %. Das Finanzamt versteht diesen Vorgang als eine einzige Fahrt.

Ermäßigter Steuersatz im Verkehrsverbund

Zurück zu Unternehmer A aus dem Beispiel. Die Fahrkarten für die Mitarbeiter bezieht er beim regionalen Verkehrsverbund. Da einige Kollegen auswärts wohnen, ist er erst recht unsicher: Welchen Steuersatz soll er bei der Vorsteuer ansetzen? An diesem Punkt hat der Gesetzgeber eine Vereinfachung eingeführt. Innerhalb von Verkehrsverbünden gilt der ermäßigte Steuersatz. Das bestimmt Abschnitt 15.5 des Umsatzsteueranwendungserlasses (UStAE). Dort heißt es:

"Enthalten gemeinsame Fahrausweise für Beförderungsleistungen durch mehrere in einem Verkehrs- und Tarifverbund zusammengeschlossene Unternehmer keine Angaben über den Steuersatz und die Entfernung, ist für die Berechnung der abziehbaren Vorsteuerbeträge der ermäßigte Steuersatz zu Grunde zu legen."

Steht auf Fahrausweisen in Verkehrsverbünden nichts anderes, dann gilt immer der ermäßigte Steuersatz. Andererseits gilt aber auch: Außerhalb eines Verkehrsverbundes müssen Verkehrsunternehmen auf ihren Fahrscheinen entweder den Steuersatz oder die Entfernung laut Tarif ausweisen.

Bahn: Ermäßigter Steuersatz auf Langstrecke

Auf Fernreisen finden sich Reisende in einer Zweiklassengesellschaft wieder. Während der Fiskus auf Reisen mit dem Fernbus auf Langstrecke 19 Prozent Umsatzsteuer erhebt, gilt für Fahrten mit der Deutschen Bahn auf Langstrecken seit dem 1. Januar 2020 der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent.

Netzkarten: Steuersatz für längste mögliche Fahrt

Etwas seltener nutzen Unternehmen Netzkarten für Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter. Aber vorkommen kann auch das. Aber welchen Steuersatz darf man beispielsweise für das "Quer-durchs-Land-Ticket" der Deutschen Bahn beim Vorsteuerabzug ansetzen? Auch diesen Fall regelt Abschnitt 12.14 UStAE. In Absatz 3 heißt es:

"Bei Bezirkskarten, Netzkarten, Streifenkarten usw. ist als maßgebliche Beförderungsstrecke die längste Strecke anzusehen, die der Fahrgast mit dem Fahrausweis zurücklegen kann."

Rechtsgrundsatz: Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, darf ihn nicht verwehrt bekommen

Grundsätzlich gewährt § 14 UStG einen einklagbaren Anspruch auf eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Unternehmen bleiben also nicht auf der Umsatzsteuer auf Fahrausweise sitzen. Wenn ein Verkehrsunternehmen weder zur Entfernung laut Tarif noch zum Steuersatz Angaben macht und nicht einmal einen Preis für die Tickets nennt, dann stellt sich zuletzt die Frage: Welche Belege akzeptiert das Finanzamt für den Kauf der Fahrausweise – wenn die Tickets selbst nicht in Betracht kommen.

Hier hängt viel von der Form des Vertrages ab. Häufig handelt es sich um Abonnement-Modelle. Dabei erwirbt der Kunde einen Fahrausweis, mit dem er beispielsweise das ganze Jahr in einem bestimmten Gebiet Bus oder Bahn benutzen darf.

Den Preis dafür stottert er in monatlichen Raten ab. Das Steuerrecht bezeichnet die monatlich anfallenden Beträge für die Tickets der Arbeitnehmer von Unternehmer A als "Teilleistungen". Die Bezahlung solcher Teilleistung kann das Unternehmen durch Kontoauszüge nachweisen. Das sieht Abschnitt 14.5 Abs. 17 UStAE vor.

Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung

Doch die Kontoauszüge gelten lediglich als Beleg für die Teilleistungen. Für unser Beispiel folgt daraus: Unternehmer A hat einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung vom örtlichen Verkehrsunternehmen – entweder einmal im Jahr für den Gesamtbetrag oder für die monatlichen Raten.

Sonderfall: Ticket für den Arbeitsweg

Ein Sonderfall tritt ein, wenn Unternehmer A. seinen Mitarbeitern ein Monatsticket der örtlichen Verkehrsbetriebe bezahlt, damit die Belegschaft des Unternehmens mit Bus und Bahn ins Büro und wieder nach Hause fahren kann. In diesem Fall kommt der Vorsteuerabzug nicht in Frage:

"Stellt der Unternehmer seinen Arbeitnehmern Fahrausweise für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zur Verfügung, sind die von den Arbeitnehmern in Anspruch genommenen Beförderungsleistungen nicht als Umsätze für das Unternehmen anzusehen. Die dafür vom Unternehmer beschafften Fahrausweise berechtigen ihn daher nicht zur Vornahme des Vorsteuerabzugs." ( Abschnitt 15.5. Abs. 1 UStAE)

Wichtig außerdem: Da der Mitarbeiter die Monatskarte auch für private Fahrten nutzen kann, entsteht ihm ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.

Quelle: dejure.org, Steuerlinks.de letzte Änderung W.V.R. am 30.11.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net/ Jörg Schiemann